Att införa nya IT-stöd utan trassel - utmaning eller utopi? Thomas Lind Uppsala universitet Institutionen för informationsteknologi

Denna session -Dels ett urval av “kritiska framgångsfaktorer”, “möjliggörare”, “barriärer” mm relaterat till införandet av nya IT-stöd för professionella användare. -Dels en kritisk diskussion kring motsättningar mellan olika faktorer samt andra begränsningar och utmaningar i relation till dessa.

Ett urval av forskningsartiklar Organisk sökning efter forskningsartiklar med faktorer för systemutveckling, informationssystemprojekt samt innovationsspridning -Genomgång av ca 500 artiklar -22 relevanta, varav 7 litteraturstudier -276 faktorer sammanlagt -41 faktorer kvar efter en första kategorisering

Ett par invändningar mot framgångsfaktorer -”Framgång” och ”misslyckande” kan definieras och tolkas på många sätt -Interaktion/beroenden mellan faktorer sällan tydlig -Tar ej hänsyn till tidsaspekter -Många faktorer kan få motsatt effekt om ej ”rätt” tillämpade -Vad som är ”rätt” tillämpning kräver erfarenhet och kunskap om lokala förutsättningar

Faktorer - Införande: 1.Högsta ledningens stöd 2.Bekräftat behov av förändring 3.En vision med utbrett stöd 4.Fokus på verksamhetsförändring 5.Alla påverkade (mellan-) chefer involverade 6.Effektiv kommunikation i alla led 7.Organisationen har faktisk och upplevd potential att genomföra förändringar 8.Utbildning av anställda 9.Involvering av anställda 10.”Nöjdhet” med tekniken 11.Uppdaterad och tillgänglig information 12.Strukturerad utvärdering och uppföljning 1.Högsta ledningens stöd 2.Bekräftat behov av förändring 3.En vision med utbrett stöd 4.Fokus på verksamhetsförändring 5.Alla påverkade (mellan-) chefer involverade 6.Effektiv kommunikation i alla led 7.Organisationen har faktisk och upplevd potential att genomföra förändringar 8.Utbildning av anställda 9.Involvering av anställda 10.”Nöjdhet” med tekniken 11.Uppdaterad och tillgänglig information 12.Strukturerad utvärdering och uppföljning E. Ziemba and I. Obłąk, “Change Management in Information Systems Projects for Public Organizations in Poland,” Interdisciplinary Journal of Information, Knowledge, and Management, vol. 10, pp. 47–62, 2015.

Faktorer - Utveckling: Orealistiska projektmål Svårigheter att kombinera ”rätt” kompetenser i utvecklingsteamet Inadekvat teknisk expertis Projektledning och kontroll Frekventa ändringar i kravspecifikationen Orealistisk tidplan och budget Problem med teknisk plattform eller infrastruktur Brist på stöd från ledning Orealistiska projektmål Svårigheter att kombinera ”rätt” kompetenser i utvecklingsteamet Inadekvat teknisk expertis Projektledning och kontroll Frekventa ändringar i kravspecifikationen Orealistisk tidplan och budget Problem med teknisk plattform eller infrastruktur Brist på stöd från ledning K. M. Whitney and C. B. Daniels, “The root cause of failure in complex IT projects: Complexity itself,” Procedia Computer Science, vol. 20, pp. 325–330, 2013.

Faktorer - Innovationsspridning: Produktens relativa fördel Möjlighet att prova först Möjlighet att observera andra användare Potentiella användares homogenitet Sociala och organisatoriska strukturer –Formella / informella –Sociala nätverk Kommunikationskanaler Opinionsbildare Produktens flexibilitet –Verktyg eller verktygslåda Kompatibilitet –Social –Teknisk –Organisatorisk Befintlig infrastruktur –Barriärer / möjliggörare Produktens relativa fördel Möjlighet att prova först Möjlighet att observera andra användare Potentiella användares homogenitet Sociala och organisatoriska strukturer –Formella / informella –Sociala nätverk Kommunikationskanaler Opinionsbildare Produktens flexibilitet –Verktyg eller verktygslåda Kompatibilitet –Social –Teknisk –Organisatorisk Befintlig infrastruktur –Barriärer / möjliggörare M. Cain and R. Mittman, “Diffusion of Innovation in Health Care,” 2002.

De kanske mest kritiska av de kritiska framgångsfaktorerna -Ledningens uttalade stöd -Förtroende, resurstilldelning, långsiktighet -Tydligt syfte / mål / vision -Med utbredd förståelse bland de som påverkas! -Kommunikation -”Vi har inte hört någonting om det här!” -Överensstämmelse mellan IT-stödets utformning och organisationens avsikter

Den sociala aspekten inte att underskatta -Konsensus och förankring -Centralt för att hantera motstånd, men.. -Finns inget definitivt ”färdigt” -Samverkan och involvering -”Alla ska med!” -Ohanterlig tröghet -Företagskultur och minnet av tidigare förändringar -Kraftigt motstånd uppstår sällan utan anledning

Skräddarsytt eller standardiserat, egenutveckling eller leverantör? -Affärssystem -”Lita på best practice” -”En organisation kan inte hantera ett systembyte parallellt med en större verksamhetsförändring” -Forskningen inte entydig, men! -Medvetenhet och förståelse för fördelar och nackdelar kritisk

Varianter av införandestrategier -”Big Bang” -Pilotinstallationer -En del i taget -Gammalt och nytt parallellt

Avslutande käpphästar -Bevarande och spridande av lärdomar inom organisationen -Utvärderingar i syfte att lära och förbättra, inte skuldbelägga -Fokus på det önskade arbetet

Utmaning eller utopi? Kanske är det så att uppfyllande av alla framgångsfaktorer och undvikande av alla fallgropar utgör en omöjlig ekvation att lösa. Kanske har vi inte identifierat tillräckligt många faktorer. Kanske har vi inte lärt oss hantera redan identifierade faktorer ”rätt”. Kanske behöver man göra ”rätt” ett flertal gånger innan en negativ trend bryts.