KALLA TILL DISTANSMÖTE VIA MICROSOFT LYNC, KLIENT SAMORDNAD VÅRD- OCH OMSORGSPLANERING

Innehåll sid. Distansmöte via video 3 Inför mötet 4 Inför mötet, inloggning på dator 5 Inställningar i Microsoft Lync 6 Inställningar ljudenhet 7 Inställningar kamera 8 Skapa kallelser i Outlook klient 9 Kalla närstående via Outlook klient 10 Kopiera länk Outlook klient till KLARA SVPL 12 Kopiera länk från KLARA SVPL till e-post 16 Anslut till Lync-möte via KLARA SVPL 17 Genomföra Lync-möte 18 Avsluta Lync-möte 21 Vid problem med ljud och bild 22 För att komma igång med Lync gå till VGR:s hemsida som beskriver var du som är VGR anställd hittar Lync och hur du kommer igång. Länk finns på videomötes sidan: http://intra.vgregion.se/lync Mer information om distansmöte via video vid samordnad vård- och omsorgsplanering http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/Videomote/ Fler lathundar, manualer: http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/Videomote/Manualer-Videomote/ 2

Distansmöte via video med Microsoft Lync För att kunna kalla till flerpartsmöte behöver du en Enterprise licens för Microsoft Lync. Licensen beställer din chef i behörighetsbeställningen. http://intra.vgregion.se/sv/Insidan/IT/Jag-vill-ha-hjalp/System/Lync/Lync-flerpartsmote/ Innan första mötet behöver några inställningar göras som du hittar i lathunden ”Förberedande inställningar för MS Lync” som du hittar bland lathundarna: http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/Videomote/Manualer-Videomote/ För bästa kvalitet använd fast uppkoppling till nätet via nätverkssladd. Stäng av knappen för trådlös mottagning på datorn så att du säkrar att du är uppkopplad via det fasta nätet. Kontrollera innan du ansluter till mötet att ljud och kamera på din dator är inkopplade och fungerar, se manual. Testa att uppkopplingen fungerar mellan parterna innan första mötet. Koppla alltid upp i god tid innan mötet så du ser att din egen utrustning fungerar Alla verksamheter ska använda kamera vid mötet, så patienten kan se vem som deltar på mötet Lägg in ditt foto i Microsoft Lync som syns om kameran inte fungerar. Om bilden fryser eller försvinner, fortsätt mötet med endast ljud. Om både bild och ljud via dator försvinner, ring telefonnumret som följde kallelsen och slå in angiven konferenskod, så fortsätter du att delta i mötet via telefon. Ett samordnat vård- och omsorgsplaneringsmöte får inte spelas in p.g.a. sekretess. 3

Inför mötet Ge patienten ”Patientinformation samordnad vård- och omsorgsplanering, distansmöte via video” Om närstående vill vara med via dator, be om deras e-postadress. Skapa möte via Outlook kalender. Kopiera länken till mötet och skicka via e-post till närstående. Bifoga ”Närståendeinformation samordnad vård- och omsorgsplanering, distansmöte via video” i kallelsen Klistra in möteslänk och konferens-ID i KLARA SVPL för att kalla kommun och primärvård till överenskommen mötestid. Sjukhuset är ordförande på mötet. Följ struktur för mötet enligt ”Checklista distansmöte via video vid samordnad vård- och omsorgsplanering” 4

Inför mötet, inloggning på dator När du ska använda Lync ska du vara inloggad från grunden i datorn. Du ska inte använda dej av våra gemensamma konton (GK-konto) eftersom det innebär en risk. Om personen som använt GK-konto före dej missat logga ur program som t.ex e-post eller Lync kommer du fritt kunna använda dessa program som tillhör den tidigare personen. För att se vem som är inloggad i datorn: Klicka på windowsflaggan Du ser ditt namn eller GK konto uppe till höger i rutan. 2 1 5

Inför mötet, inställningar i Microsoft Lync Inför varje möte behöver du kontrollera ljud och bild Öppna Lync. Klicka på själva kugghjulet 1 6

Inför varje möte, ljud inställningar i Microsoft Lync Det är rekommenderat att använda extern mikrofon och högtalare då datorns inbyggda mikrofon ger sämre ljud. 6. Klicka på ”Ljudenhet” 7. Välj enhet för ljud t.ex. headset. Klicka på rullistan för att se vilka val du har. 8. Klicka på grön pil under högtalare för att höra om ljudet fungerar. 9. Hör du inget, klicka på rullistan för att byta enhet. 10. Om mikrofonen fungerar syns genom att en blå mätare rör sig under mikrofon-uppsättning. 11. Får du ingen blå stapel, klicka på rullistan och byt enhet. 12. Kontrollera din samtalskvalitet innan du använder Microsoft Lync första gången. 7 9 6 8 11 10 12 7

Inför varje möte, kamera inställningar i Microsoft Lync Inför varje möte kontrollera att rätt kamera enhet är vald och att kameran får med det antal deltagare som är tänkt ska delta på mötet. 13. Klicka på ”Videoenhet” och se att kameran är riktad åt rätt håll 13 14 14. Har du problem med flimrande bild se inställning för kamera i Lathund ”Förberedande inställningar” 8

Skapa kallelse i Outlook klient 1. Gå till Kalender och stå i START fliken 2. Klicka på symbolen ”Nytt Lync-möte” 3. Uppgifter för Lync-möte skapas automatiskt i kallelsen. 4. Döp mötet till Ärendenummer i KLARA SVPL vid ”Ämne” 5. Skicka. En lokal rutin ska finnas på enheten om vilka du ska skicka möteskallelsen till när du skapar mötet. Det är lämpligt skicka den till en grupp på din egen enhet som har behörighet till vårdplaneringsmöte så fler än en person har den i sin kalender. Se nästa sida hur du kallar närstående till mötet 1 2 5 4 3 9

Kalla närstående via e-post i Outlook klient Högerklicka på länken till Lync-möte Välj ”Kopiera hyperlänk” 2 1 10

Kalla närstående via e-post i Outlook klient 3. Gå in i din e-post i inkorgen och klicka på ”Ny e post” 4. Klistra in länken till mötet och telefonnummer samt Konferens-ID genom högerklicka eller Ctrl + V 5. Klicka på ”Bifoga fil” för att skicka med ”Närståendeinformation samordnad vård- och omsorgsplanering” 6. Skriv in den närståendes e-postadress 7. Skicka kallelsen 3 Det ser väl inte riktigt ut så här när klistrar in den kopierade länken? Utan så här: https://meet.vgregion.se/fornamn.efternamn/6TZDMKJK Se nästa bild 5 7 6 4 4 11

Kalla närstående via e-post i Outlook klient 3. Gå in i din e-post i inkorgen och klicka på ”Ny e post” 4. Klistra in länken till mötet och telefonnummer samt Konferens-ID genom högerklicka eller Ctrl + V 5. Klicka på ”Bifoga fil” för att skicka med ”Närståendeinformation samordnad vård- och omsorgsplanering” 6. Skriv in den närståendes e-postadress 7. Skicka kallelsen 3 Förslag Kopia av bild 11 5 7 6 4 4 12

Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL Högerklicka på länken till Lync-möte Välj ”Kopiera hyperlänk” 2 1 13

Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL 4. För att klistra in den kopierade länken från Outlook i KLARA SVPL måste du först välja ”Videomöte” 4. De tidigare grå fälten för ”Video länk” ”Anslut till telefonnummer” och ”Konferensid” ändras till att bli ifyllnadsbara 3 4 14

Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL 5. Klistra in den kopierade länken i fältet ”Video länk” 6. Telefonnumret är förifyllt Om det är en annan typ av videomöte än Lync går det skriva i fältet, t.ex. Cisco i fältet för telefonnummer så ringer man upp varandra via sina konferensanläggningar. 5 6 15

Kopiera länk från Outlook klient till KLARA SVPL 7. Kopiera konferens-ID från mötet 8. Klistra in numret i fält för ”Konferensid” i KLARA SVPL Avisera meddelandet i KLARA SVPL som vanligt när du är klar med kallelsen. 7 8 16

Kopiera Lync-länk från KLARA SVPL till e-post Om du inte kallar närstående direkt när du skapat mötet eller från kalendern i Outlook, kan du även kopiera länken i KLARA och skicka den med e-post. Markera länken i fältet ”Video länk” Högerklicka för att få meny för att kopiera eller tryck Ctrl + C för att kopiera Klistra in länken i ett vanligt e-post meddelande och skicka. OBS! Glöm inte kopiera och klistra in telefonnummer och konferens-ID 1 2 3 4 17

Anslut till Lync-möte via KLARA SVPL När kallelsen aviseras bildas en klickbar länk till mötet (8) 8. Klicka på länken i KLARA SVPL och du kopplas in till mötet. 9. Telefonnummer och Konferensid att ha som reserv om du får problem med bild och/eller ljud 9 9 8 18

Genomföra Lync-möte När du klickat på länken i KLARA kommer du direkt in på mötet 1. Du ser deltagarna i listan till vänster 2. Du ser deltagarna med videobild/foto till höger 3. Om du inte har din kamera inkopplad, klicka på ikonen kamera med rött streck för att starta den. 1 2 3 19

Genomföra Lync-möte 4. Om någon på mötet har störande ljud i din omgivning, be dem klicka på ikonen för att stänga av ljudet för att inte störa de andra mötesdeltagarna. De hör allt som sägs och kan klicka på ikonen igen tillfälligt när du vill säga något. 5. Om ni som mötesdeltagare inte hör varandra, klicka på ikonen för snabbmeddelande/chatt-funktionen. 6. Skriv i meddelande/chatt-rutan där alla ser ditt meddelande. 4 6 5 20

Genomföra Lync-möte 7. Du kan hjälpa en mötesdeltagare att stänga av ljudet på sin mikrofon genom att högerklicka på deltagarens bild/video 8. Om en mötesdeltagare har en mikrofon-ikon med rött streck på sin bild går det inte att höra den personen. Du kan hjälpa mötesdeltagare att slå på ljudet på sin mikrofon genom att högerklicka på deltagarens bild/video 7 8 21

Avsluta Lync-möte 9. För att avsluta ett möte skall man klicka på de ”tre punkterna” längst ner till höger på mötesbilden 10. Klicka på ”Avsluta mötet”. Alla deltagare blir då urloggade ur mötet. 9 10 22

Vid problem med ljud och bild Dubbelkolla att du inte stängt av ljudet på själva datorn samt att dina högtalare och mikrofon via Lync inte är avstängda. Du kan alltid meddela de andra deltagarna om dina problem med ljudet via chatt- funktionen. Fungerar ändå inte ljudet? 1. Avsluta samtalet 2. Gör ändringarna i inställningarna (se lathund och manualer på hemsidan) 3. Klicka på OK knappen Fungerar fortfarande inte ljudet, ha kvar bilden och ring in med telefonnummer och kod som finns i kallelsen. Om både ljud och bild försvinner ringer du och fortsätter mötet via telefon. Om ljudkvaliteten är dålig, klicka på stäng av ljud för att inte störa mötet och sätt på ljudet igen när du vill prata. 23

Vid problem med bild som fryser 10 Att förstora bilden på skärmen med ikonen (10), kräver mer kraft av Lync och kan göra att bilden lättare fryser. Förstora istället genom att: 9.”Ta tag i ” något av hörnen med pekaren/musen och dra upp bilden. 9 24