Fördjupningsdag vid Offentliga Rummet 2015 Digital samverkan Fördjupningsdag vid Offentliga Rummet 2015 Jan Sjösten Per-Ola Niblaeus Magnus Lingström Odd Sivertzen

Agenda – med hålltider och ansvariga 10.00 Inledning P-O/Magnus 10.45 Introduktion digital samverkan Magnus/Janne/P-O 11.30 Introduktion till gruppövning P-O Hur komma igång? Magnus Exempel – 4 behovssituationer - Digital betyg Janne - Skolskjuts Odd - Uppstart av företag Janne - Statistik-insamling/EIF P-O 12.00 LUNCH 13.00 Gruppövning Alla-coacha grupper 13.45     Redovisning P-O plus alla övriga (1 coach /grupp) 14.30     Exempel ur verkligheten (SAMBRUK) Claes-Olof 15.15 Summering av dagen P-O/Odd 16.00     SLUT

Agenda för fördjupningsdagen i Digital samverkan 10.00 Inledning Introduktion digital samverkan Introduktion till gruppövning 12.00 LUNCH 13.00 Gruppövning med redovisning 14.30     Exempel på digital samverkan Sambruk 15.15 Summering av dagen 16.00     SLUT

Dagens föreläsare representerar E-delegationens arbetsutskott för Digital samverkan Jan Sjösten är kommittésekreterare på E-delegationen och är en av de ansvariga för arbetsutskott digital samverkan. Jan har lång erfarenhet av myndighetsgemensam e-förvaltning med arkitektur-ansvar. Jan arbetar även som IT-strateg och IT-arkitekt på Skatteverket. Jan nås på jan.sjosten@skatteverket.se. Magnus Lingström arbetar som verksamhetsarkitekt på Transportstyrelsen och ingår i E-delegationens arbetsutskott för digital samverkan. Magnus har stor erfarenhet av utveckling av tjänste-arkitekturer. Han nås på magnus.lingstrom@transportstyrelsen.se Odd Sivertzen är kommittésekreterare på E-delegationen och arbetar som huvudprojektledare inom AU Digital samverkan. Odd har stor erfarenhet av att arbeta med organisationer i förändring både ur IT- och verksamhetsperspektiv, bl a från finanssektorn. Odd nås på odd@sivertzen.se Per-Ola Niblaeus är managementkonsult och har lång erfarenhet av nationell e-förvaltning. Det senaste året har Per-Ola varit projektledare för utvecklingen av Vägledning för digital samverkan inom E-delegationen. P-O nås på poniblaeus@nibco.se Under eftermiddagen kommer även Claes-Olof Olsson från Sambruk att delta som gästföreläsare

Vilka förväntningar finns på dagen? Inledning Vilka är här idag? Vilka förväntningar finns på dagen? Vilka utmaningar har ni på hemmaplan? Prata med dina närmaste grannar Var beredd att presentera gruppens svar

Introduktion

Regeringen fastställde 2012 en strategi för en digitalt samverkande förvaltning

Målet är att nå en enklare, öppnare och effektivare förvaltning med hjälp av digitala tjänster Gemensamma tjänster och information Tjänster och information från en enskild organisation Gemensamt Enskilt Näringslivet e-legitimation Mina ärenden Mina fullmakter Mina meddelanden Effektivare informationsförs. E-arkiv och e-diarium Hälsa Utbildning xx Arbete Boende Fritid Familj Tjänster och information från privata sektorn Enklare Öppnare Effektivare Förutsättningar för samverkan (vägledning, metod, standard, arkitektur) Vi kan sammanfatta den riktning som e-förvaltning måste ta på följande sätt: I e-förvaltningsstrategin pekar regeringen på att tjänster ska byggas utifrån medborgarnas behov och livssituationer, vilket kräver att offentlig sektor samverkar för att ta fram gemensamma tjänster. Det är inte heller effektivt att varje myndighet bygger en egen lösning för ett behov som är gemensamt i kontakten med andra myndigheter. I strategin nämns några av de gemensamma insatser som är på gång, till exempel Mina fullmakter. Flera av de insatser som nu är på väg att realiseras är sprunget ur en förstudie som gjordes på uppdrag av E-delegationen om behovet av nationella Mina sidor. Användarundersökningar visade att den som har många kontakter med offentlig sektor, gärna vill ha samlad information och ser att detta skulle förenkla vardagen. Nationella mina sidor bedömdes vara ett för stort projekt att realisera på en gång. Delegationen beslutade därför att starta de funktioner som bedömdes generera mest nytta. Detta resulterade i projekten Mina meddelanden (som redan var på gång), Mina ärenden och Mina fullmakter. Var och en av projekten bedömdes att realisera stora nyttor, men den största nyttan förväntas uppnås när tjänsterna kan användas tillsammans. Utvecklingen inom e-förvaltning kan alltså ske antingen inom en enskild organisation, gemensamt inom offentlig sektor när det finns ett gemensamt behov eller av privat sektor. Offentlig sektor arbetar med att underlätta förutsättningarna för samverkan, men också för utvecklingen i en enskild organisation eller inom privat sektor. Det sker bland annat genom att ta fram vägledningar, metod, standarder och arkitektur. När det finns gemensamma behov, undersök i första hand om det finns en tjänst som går att återanvända, bygga på , om det är standarder eller api:er som ska tas fram. I sista hand bygga en tjänst från grunden.

Vad finns i vår omvärld? EU - ISA

EU – ISA – European Interoperability Framework

Vägledande principer för digital samverkan har tagits fram och beslutats av E-delegationen ARKITEKTURPRINCIPER Hämta information vid källan Öka medborgarnas insyn och möjligheter att påverka GRUNDPRINCIPER Bestäm och tillämpa gemensamma begrepp, modeller och mönster Bygg tjänstebaserat Bedriv ett riskbaserat informationssäkerhetsarbete Skydda den personliga integriteten Analysera rättsliga förutsättningar Anpassa till olika gruppers och individers behov Digitala möten Tjänste- och processamverkan Säkerhet och juridik Använd öppna standarder Beakta informationens skyddsvärde i hela kedjan Återanvänd redan inlämnad information Låt digitala möten ske på användarnas villkor G2 Upprätthåll rätt nivå på informationssäkerhet och integritet G3 Låt behov och nytta vara styrande G5 D2 D3 D5 T1 T3 T4 T5 S1 S2 S3 S4 Utgå från medborgarnas livshändelser G1 Låt digitala kanaler vara det primära alternativet D1 Delegera mandat och ansvar G4 Öppna upp för externa innovatörer D4 Tillgängliggör och återanvänd information och tjänster enhetligt T2 version 1.3

samverkande förvaltning E-delegationens vägledningar ger tillsammans riktlinjer för att nå en digitalt samverkande förvaltning Principer för Digital samverkan Digital samverkan Nyttorealisering Metod för utveckling i samverkan Organisering av samverkan Effektiv it-försörjning Direktåtkomst Behovsdriven utveckling Webbutveckling Återanvändning av offentlig information (PSI) Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling m.m. Delegationen tar fram en rad vägledningar inom olika områden. Några av de mest aktuella är Riktlinjer för myndigheters användning av sociala medier Vägledning för nyttorealisering Vägledning för behovsdriven utveckling Vägledning för webbutveckling (tidigare 24-timmarsvägledningen) Vägledning för vidareutnyttjande av offentlig information (PSI-direktivet) Till några av dessa vägledningar finns nätverk och koncernstödsgrupper knutna som man kan ta stöd av. Kontakta E-delegationens kansli för mer information. http://www.edelegationen.se/Publikationer/Vagledningar/

Medborgarbehovet kan tillgodoses via olika kanaler och bygger på att andra aktörer lämnar information Med- borgare Privat- personer, företag Myndighet A Bastjänster förmedlar information Myndighet X Ansvarar för medborgar- relationen Telefon Myndighet B Digitala Personliga Företag F

Berörda aktörer etablerar en samverkan och tjänster realiseras och utnyttjas enligt principer för digital samverkan Med- borgare Privat- personer, företag Myndighet X Ansvarar för medborgar- relationen Myndighet A Myndighet B Företag F Digitala Personliga Telefon Bastjänster förmedlar information från källan

Principerna påverkar realiseringen på olika sätt Med- borgare Privat- personer, företag Myndighet X Ansvarar för medborgar- relationen Myndighet A Myndighet B Företag F Digitala Personliga Telefon G1: Utgå från livshändelser G2: Digitala möten på användarnas villkor D1: Digitala kanaler primära D2: Anpassa till olika behov D3: Öka medborgarnas insyn D4: Öppna upp för externa innovatörer D5: Återanvänd redan inlämnad info G5: Låt behov och nytta vara styrande T1: Tillämpa gemensamma begrepp T2: Tillgängliggör och återanvänd information och tjänster enhetligt T3: Bygg tjänstebaserat T4: Hämta information vid källan T5: Använd öppna standarder G3: Rätt nivå på informations-säkerhet och integritet G4: Delegera mandat och ansvar S1: Säkra tillgänglighet, riktighet, sekretess och spårbarhet S2: Låt informations-ägaren välja säkerhetsnivå S3: Använd rätt autenticerings-nivå S4:Analysera rättsliga förut-sättningar

Graden av självständighet leder till olika förutsättningar för samverkan Självständigamyndigheter Samverkan mellan många aktörer Ett ledningsstyrt Sverige Mynd C Mynd B Mynd A Regering Dep Dep Mynd A Mynd A Mynd C Bilden summerar grovt förutsättningarna för styrning i staten. Dagens situation med självständigt styrande och beslutande myndigheter (det vi kortfattat kallar ”Den svenska modellen”) kommer att bestå, en situation med hårdare styrning från regering och departement, vilket vi kan se i andra länder, ligger långt bort i tiden om det någonsin blir så. Vi kan alltså inte enbart fortsätta som idag om vi vill ha en effektivare samverkan inom det offentliga samtidigt som en hårdare detaljerad styrning inte kan förväntas, vägen framåt är då mer samverkan mellan offentliga aktörer. Vi behöver då hitta sätt och ge stöd för hur detta ska gå till. Optimering av egen verksamhet Samverkan ”Ministerstyre”

Ökat antal aktörer och ökad komplexitet i samverkan kan hanteras Koncern (Enterprise) Partnerskap Federation Samverkansformer (en förenklad bild…) Komplexitet Antal aktörer Obs! Federation är inte liktydigt med hög komplexitet Verksamhet Arkitektur för samverkan Säkerhet, Juridik Process Information Tjänst Applikation Teknik Säkerhet Enkel arkitektur ”Traditionell” arkitektur Samverkansformer är en viktig del av konceptet för att skapa insikt om olika sätt att organisera samverkan. Bilden ovan ger bara en enkel generalisering av samverkansformer, i verkligheten kommer det finnas fler varianter ofta anpassade efter syftet med samverkan. Det är också viktigt att inse att en aktör kommer att ha/ingå i flera olika typer av samverkan. Enkel arkitektur där fokus är att minska komplexiteten är en viktig inriktning för samverkan för hela den svenska offentliga verksamheten. För minskad komplexitet med fortsatt självständigt styrda och beslutande parter rekommenderas en förenklad arkitektur med minskat fokus på applikation och teknik och ökat fokus på process, information och tjänst. Detta också för att minimera påverkan på parternas interna verksamhet (garantera fortsatt oberoende) samt skapa förutsättningar för att hantera flertalet av de utmaningar vilka beskrivits tidigare, exempelvis ”Den svenska förvaltningsmodellen gäller”, ”Tekniska olikheter måste överbryggas” mm.

Samverkansarkitektur Konceptet Samverkansarkitektur

Informationssäkerhet Konceptet utgår från ett behov och tydliggör berörda aktörer och deras samverkan Behov: Konceptet utgår från ett behov som kan utgå från livshändelse Aktörer: De intressenter som behöver samverka för att nå målen Driva samverkan: Innebär att etablera och utveckla den gemensamma styrningen mot det gemensamma målet Processer: De verksamhetsprocesser som behöver interagera Information: Information som ska utbytas Tjänster: De digitala tjänster som utgör bärare Kataloger: För återanvändning av redan utvecklade tjänster och informationsobjekt   Information Tjänster Processer Driva samverkan Arbete Skola Hälsa Företag Familj Åldrande Vårdnad Samhälle Aktör Kataloger Digital samverkan Behov Informationssäkerhet Juridik Konceptet utgår från ett behov och är uppbyggt kring de fem perspektiven process, information, tjänst, juridik och informationssäkerhet 1. Processer: De verksamhetsprocesser som behöver interagera mellan olika aktörer 2. Information: Den gemensamma förståelsen av information som ska utbytas 3. Tjänster: De digitala tjänster som utgör bärare av den efterfrågade informationen 4. Juridik: Förutsättningar i form av lagar och förordningar som påverkar möjligheter och former för samverkan 5. Informationssäkerhet: Kraven på informationens riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet ska tillgodoses Sökbara kataloger för återanvändning är viktiga för tillgänglighet och användbarhet, både vid utveckling och i förvaltning

Informationssäkerhet Samverkansarkitekturen syftar till att beskriva hur aktörerna samverkar Livshändelser kan initiera behov av samverkan Livssituation, livshändelse och agerande I en livssituation som en medborgare befinner sig i (t ex Min hälsa) uppstår livshändelser, som kan leda till ett agerande, som startar en myndighetsinteraktion Samverkansprocess Består av de olika aktörernas samverkande processer och beskriver enbart det som behövs för att samverkan ska fungera Informationsutbyte De informationsobjekt som ska utbytas eller levereras från en aktör till en annan Tjänst Den digitala tjänst som levererar de informationsobjekt som överenskommits Juridik Juridiska aspekter påverkar hela samverkansarkitekturen och måste beaktas tidigt Informationssäkerhet Krav på informationens riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet Livshändelser Hälsa Livssituation Livshändelse kund agerar kund Arbete Skola Företag Familj Åldrande Vårdnad Samhälle Process Information Tjänst Juridik Informationssäkerhet Bild från 60-minuterspresentationen

Juridiska förutsättningar måste beaktas tidigt och tillräcklig juridisk kompetens måste finnas med i samverkansgruppen Juridiska aspekter vid digital samverkan Rättsliga förordningar kan starkt begränsa tänkt genomförande av utvecklingsaktiviteter och förändring av befintliga författningar tar lång tid. Särskilt bör följande områden beaktas Rättsliga begränsningar vid informationsutbyte Offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen, personuppgiftslagen samt specifika registerförfattningar Sekretessbrytande bestämmelser Sekretessreglerade uppgifter kan i vissa fall lämnas ut om sekretessbrytande bestämmelser följs Informationsutbyte och personuppgiftslagen Personuppgiftslagen samt registerförfattningar kan medge eller hindra ett informationsutbyte Utlämnandeformer Direktåtkomst eller Utlämnande på medium för automatiserad behandling Gallring Normalt ska handlingar bevaras Gallringsutredning kan behövas Observera att det kan finnas andra rättsliga frågeställningar som behöver beaktas

Informationssäkerhet är ett viktigt kravområde och bör bedrivas riskbaserat Tillämpning av digital samverkan förutsätter att berörda aktörers krav på säkerhet kan tillgodoses, dvs att information kan kommuniceras enligt önskade kriterier för riktighet, konfidentialitet, tillgänglighet och spårbarhet. Informationssäkerhetsarbetet bör bedrivas riskbaserat och systematiskt Den personliga integriteten måste skyddas Informationens skyddsvärde måste beaktas i hela kedjan Informationssäkerhetsarbetet bör baseras på en risk- och sårbarhetsanalys samt en informationsklassning av berörd information

Livshändelse- exempel Projekt La Vita, ”att bli efterlevande” Pensionsmyndigheten, Försäkringskassan och Skatteverket Referensgrupp med SKL, begravningsbyråer m.fl. Utgår från Personas: Torsten, 55 år sambo med Eva ”Eva har varit en klippa ända från beskedet till slutet.” Pia, 76 år gift med Per ”Jag har hjärtesorg efter Pers död, men vi har hunnit tala igenom hur vi vill ha det.” Sofia, 37 år gift med Peter ” Pang! Det kom så plötsligt! Allt är i ett töcken. Jag vet inte var jag ska börja?” Projekt La Vita, ”livet”, har bl.a. använt denna för att föreslå hur myndigheterna kan hjälpa och stödja medborgare som blir efterlevande. Man har utgått från s.k. personas i olika situationer, t.ex. Torsten vars hustru gått bort i cancer. Torstens ”kundresa” före och efter hustruns dödsfall har analyserats. Parallella projekt under uppstart Gå till arbete – Arbetsförmedlingen Nyanländ – Migrationsverket Få barn – Försäkringskassan

Torsten, 55 år sambo med Eva ”Eva har varit en klippa ända från beskedet till slutet.” ? ITPK PA03 En intressentanalys har vidgats till privata aktörer vars processer påverkar den efterlevande, exemplifierat med tjänstepensionsbolag. ITP1 ITPK

En livshändelse leder till ett agerande, som i sin tur kan initiera ett behov av samverkan kund-värde V-objekt Aktör A Aktör B Aktör C Kundvärde skapas i hela processen och i varje interaktion med kunden Samverkans-process med kunden som aktör Samverkande processer Livssituation Livshändelse 1 agerande kund Livshändelse 3 Livshändelse 2 Livshändelse 4

Aktörerna måste nå en gemensam förståelse av de begrepp som är relevanta för denna samverkan. Begrepps-/informations-modell Aktör 2 Begreppsmodell, gemensam för samverkan Begrepps-/informations-modell Aktör 1 Begrepps-/informations-modell Aktör 3 Begrepps-/informations-modell Aktör 4 Varje aktör har sina egna begrepps- och /eller informationsmodeller (oavsett om dessa är formaliserade eller ej). Samverkansgruppen bör minst komma överens om en gemensam begreppslista i syfte att kunna prata om det man samverkar kring. Med ett ambitiösare upplägg kan en gemensam begreppsmodell tas fram. Denna bör dock endast hantera de begrepp där man behöver komma överens om betydelsen – den minsta gemensamma nämnaren. Modellen kommer i de flesta fall innhålla både komponenter och relationer från alla olika aktörernas interna modeller, men också helt nya begrepp som behöver ingå i den ”minsta gemensamma nämnaren”. Informationsutbytesobjekt/-modell

Begreppsmodellen utgör grunden för en informationsutbytesmodell, som innehåller de nödvändiga informationsutbytesobjekten

Tjänstebeskrivningen är indelad i tre delar som beskriver tjänsten plus en tjänsteinstansbeskrivning Verksamhetsnytta Informations-utbytesobjekt Informations-utbytesobjekt Teknikval Protokoll mm Informations-utbytesobjekt Meddelanden Sekvenser Profil Logiskt gräns-snitt Tekniskt gränssnitt Instans Verklig tjänst som kan anropas, hittas i katalog

Utvecklingsmetodik & Instruktioner agera Livssituation livshändelse 1 livshändelse 2 livshändelse 3 livshändelse 4 Namn på livssituation Info kund-värde Aktör A Aktör B Aktör C Samverkansprocess Processkatalog Info.utb.katalog V Tjänstekatalog

Relevanta informations-utbytesobjekt Verksamhetsobjekten från process-analysen ligger till grund för informations-utbytesobjekten, som levereras via tjänster Gemensam begreppsmodell Relevanta informations-utbytesobjekt i i i Informationsanalys Spårbarhet Informationsobjektet/-en definieras i tjänstens logiska gränssnittet.

Konceptuell begreppsmodell för samverkansarkitekturen

Återanvändning – Säkerställ att kunskap och erfarenheter överförs till strukturkapital, återanvänd redan utvecklade tjänster via kataloger Återanvändning och erfarenhetsöverföring Ju mer utvecklat strukturkapital, desto lättare blir det att utveckla samverkanskomponenterna Ju mer samlad kompetens och grad av erfarenhetsåtervinning, desto effektivare blir drift och förvaltning av samverkans tjänster och informationsutbyte Kataloger för tjänster och informationsobjekt är viktiga verktyg för att möjliggöra återanvändning och bygga strukturkapital I Sverige finns bl a en nationell tjänstekatalog för i första hand bastjänster från olika myndigheter för att tillhandahålla grundläggande information Andra tjänstekataloger finns inom olika sektorer, t ex vården

Nationella tjänstekatalogen – nuläget 28 jan 2015 – totalt 99 tjänster En ny version av katalogen planeras, som kommer att ge möjlighet att återanvända informationsobjekt och andra former av specifikationer

Kataloger - principiellt exempel Nationell Tjänstekatalog ”Visa tjänste-beskrivning” Bolagsverkets informations-katalog ”Visa företags-information” ”Visa kommun- och landstings-processer” ”Visa ändrings-information” ”Lämna räkenskapsutdrag” SKL:s tjänstekatalog Skatteverkets tjänstekatalog

Driva samverkan

Samverkansgruppen består av de aktörer som driver samverkan Driva samverkan innebär att etablera och utveckla den gemensamma styrningen mot det gemensamma målet   Driva samverkan Aktör Samverkansgruppen består av de aktörer som driver samverkan Utgångspunkt: Gemensamma mål Tre perspektiv: Samverkansgruppens styrning Styrning av specifika utvecklingsinitiativ Styrning av drift och förvaltning av tjänster och andra produkter

Livscykel-perspektiv Samverkansgruppens styrning delas in sex delområden   Driva samverkan Aktör Mål och syfte Livscykel-perspektiv Överens-kommelser Styrande förutsättningar Finansiering Roller och ansvar

Överenskommelser måste tydliggöras Samverkansidén – en avsiktsförklaring besvarar frågan varför en samverkan behövs skissar på en tänkbar lösning redovisar möjliga nyttor tydliggör styrande förutsättningar Samverkansöverenskommelsen – bindande avtal Tydliggör hur samverkan ska styras Beskriver regelverk och ansvarsfördelning Tydliggör var nyttan realiseras Utvecklingsöverenskommelse Preciserar vad som ska utvecklas Ansvarsfördelning vid utveckling Kostnadsfördelning vid utveckling Drift- och förvaltningsöverenskommelse Tydliggör ansvarsfördelning Tydliggör kostnadsfördelning Informationsutbytesöverenskommelse Tydliggör informationsutbyte Servicenivåer mm

Roller och överenskommelser måste tydliggöras Överenskommelser som behövs Samverkansidén – en avsiktsförklaring besvarar frågan varför en samverkan behövs skissar på en tänkbar lösning redovisar möjliga nyttor tydliggör styrande förutsättningar Samverkansöverenskommelsen – bindande avtal Tydliggör hur samverkan ska styras Beskriver regelverk och ansvarsfördelning Tydliggör var nyttan realiseras Drift- och förvaltningsöverenskommelse Tydliggör ansvarsfördelning Tydliggör kostnadsfördelning Informationsutbytesöverenskommelse Tydlig informationsutbyte Servicenivåer mm Tre kategorier av roller Ledningsroller Ex: Samverkansansvarig, nyttorealiseringsansvarig Konsumentroller Ex: Behovsansvarig, införandeansvarig Producentroller Ex: Tjänsteproducent, informationsägare

Utveckling av samverkan fokuserar på ett utvecklingsinitiativ, inom ramen för en större utvecklingsinsats Utvecklings-insats Fånga behov Analysera förutsättningar Analysera verksamhet Specificera informationsutbyte Realisera tjänst/förändring Följ upp tjänst/förändring Fånga behov Analysera förutsättningar Analysera verksamhet Specificera informationsutbyte Realisera tjänst/förändring Följ upp tjänst/förändring Utvecklings-initiativ Fånga behov Analysera förutsättningar Analysera verksamhet Specificera informationsutbyte Realisera tjänst/förändring Följ upp tjänst/förändring Se även Metod för utveckling i samverkan, som fokuserar på den översta nivån, utvecklingsinsats

Förvalta digital samverkan innebär att säkerställa värdet av de tjänster som tillhandahålls Det som har utvecklats i samverkan måste förvaltas, så att målen kan fortsätta att uppfyllas i takt med förändrade behov och krav. Viktigt att följa upp Hantering av förändringar och risker Etablera forum och rutiner för att hantera förändringar och risker Samverkansprocessen och dess ingående delar Tydliggör ansvarsfördelning och se till att de olika delarna har tydliga mål Informationssäkerheten Både producenter och konsumenter måste se till att informationen hanteras på det sätt som informationssäkerhetskraven anger Tjänsternas leverans och kvalitetskrav Uppfyller tjänsterna de servicenivåer som ställs Nyttorealisering Realiseras nyttan enligt plan?

Förvalta digital samverkan innebär att säkerställa värdet av de tjänster som tillhandahålls Det som har utvecklats i samverkan måste förvaltas, så att målen kan fortsätta att uppfyllas i takt med förändrade behov och krav. Viktigt att följa upp Hantering av förändringar och risker Etablera forum och rutiner för att hantera förändringar och risker Samverkansprocessen och dess ingående delar Tydliggör ansvarsfördelning och se till att de olika delarna har tydliga mål Informationssäkerheten Både producenter och konsumenter måste se till att informationen hanteras på det sätt som informationssäkerhetskraven anger Tjänsternas leverans och kvalitetskrav Uppfyller tjänsterna de servicenivåer som ställs Nyttorealisering Realiseras nyttan enligt plan? Aktör A Aktör B Aktör C Aktör D Nyttjas av Tjänst 1 Tjänst 2 Tjänst 3 Tjänst 4 Tjänst 5 Tjänst 6 Tjänst 8 Tjänst 9 Symtom Orsak Lösning

Tjänsternas leverans och kvalitetskrav Aktör A Aktör B Aktör C Aktör D Nyttjas av Tjänst 1 Tjänst 2 Tjänst 3 Tjänst 4 Tjänst 5 Tjänst 6 Tjänst 8 Tjänst 9 Tjänsterna realiserar samverkan. Förändringar kan få stora konsekvenser speciellt på komplexa beroenden Tjänsteorienteringen gör dock att beroendena mellan aktörerna minskar En tjänst kan tillhandahållas i flera parallella versioner, vilket innebär att anpassningstakten kan koordineras utifrån interna beroenden och förutsättningar. Förändringar av en tjänst hanteras av aktören själv, vilket gör tjänsten verktygs- och metodoberoende. Tjänsteproducenten bestämmer hur driften ska ske Tjänsterna realiserar samverkan Förändringar kan få stora konsekvenser, men tjänstefieringen innebär att man kan kapsla in detaljerade egenskaper som gör att beroendena kan hållas nere.

Koordinerad incident- och problemhantering kräver en tydlig struktur över tjänsterna och deras beroenden Aktör A Aktör B Aktör C Aktör D Nyttjas av Tjänst 1 Tjänst 2 Tjänst 3 Tjänst 4 Tjänst 5 Tjänst 6 Tjänst 8 Tjänst 9 Symtom Lösning Incidenthantering Syftet med incidenthantering är att så snabbt som möjligt återställa en tjänst när denna är otillgänglig Tjänsteleverantören har ansvar för att uppfylla servicenivåerna, men ofta är det flera parter som är inblandade och då behövs koordinering mellan dessa Incidenthantering när flera aktörer berörs behöver tydliggöras i fråga om: Behov och teknisk lösning för delning av drifthändelser (event) mellan aktörerna för att skapa proaktivitet och gemensam uppfattning om driftläget Hur incidenter skapas/identifieras och vem som får/kan göra detta Vilka incidenttyper som finns och hur de olika typerna hanteras och klassificeras Behov och teknisk lösning för att skicka incidentrapporter mellan aktörer Gemensam processbeskrivning för incidenthanteringsprocessen Organisation och roller för incidenthantering, t ex team för att lösa incidenter som påverkar flera aktörer Orsak

Övning

Samverkansidé – ett sätt att komma igång Samverkansidén är den första överenskommelsen mellan deltagande aktörer som planerar att starta en samverkan. Den kan jämföras med en affärsidé eller avsiktsförklaring. Här definieras syfte med samverkan, förutsättningar och avgränsningar tydliggörs och en initial lösningsidé formuleras. Syfte Intressenter Omfattning och avgränsningar Givna förutsättningar Lösningsidé Förväntad nytta Tidsramar Initial finansiering

Samverkansidé – ett sätt att komma igång Syfte Vilket är det bakomliggande behovet som vi ska lösa Vilka problemställningar finns idag Intressenter Vilka är de deltagande aktörerna (deltagarna)? Vilka övriga intressenter finns? Omfattning och avgränsningar Omfattning: livssituation, livshändelse, preliminär samverkansprocess, informationsbehov Avgränsningar: Vilka verksamhetsdelar ligger utanför? Vilka intressenter ligger utanför och varför? Andra avgränsningar? Givna förutsättningar Tillämpliga lagar Informationssäkerhetskrav Andra förutsättningar Lösningsidé Hur skulle en framtida lösning skulle se ut, övergripande Förväntad nytta Vilken nytta ger lösningen, övergripande Tidsramar Under vilken tidsperiod ska samverkan finnas? När bedöms lösningen/lösningarna vara utvecklade?(om möjligt att besvara) Initial finansiering Om behov finns, annars står varje deltagare för sina kostnader i det initiala skedet

Genomgång av exempel ”P-anmärkning”

5 Utmaningar – Exempel på behov Digitala betyg Insamling av kommunal statistik Ansökan om kommunala tillstånd vid start av restaurangföretag Samordning av skolskjutsar Beslutsunderlag för ekonomiskt bistånd

För varje behov finns en kortfattad beskrivning Digitala betyg Idag finns skolor i både privat- och i offentlig regi. Betygsättning utgör en viktig del av lärarnas arbete och det är en form av myndighetsutövning. Betygen beslutas av den enskilde läraren. Dagens process är i stor utsträckning manuell. I Skolverkets förordning framgår att underskrift av betyg i betygskatalogen får ske med elektroniska signaturer. Den snabba tekniska utvecklingen innebär att betygsättningen successivt digitaliseras. Det finns flera möjliga nyttor med att digitalisera betygssättningen, t ex mindre risk för felaktigheter, snabbare process från beslut om betyg till tillgängliggörande samt snabbare ansökningsförfarande till nya utbildningar om betygen redan finns digitaliserade och slipper skickas som brev. En utmaning kommer att vara att betygen behöver hanteras över tid på ett rättssäkert och hållbart sätt. Insamling av kommunal statistik En stor mängd statistik från kommunerna samlas regelbundet in av statliga myndigheter. Flera olika myndigheter utgör mottagare. Uppgifterna utgör underlag för SCB:s årliga statistikredovisning om Sverige. Idag skickas en stor del av uppgifterna manuellt till berörd myndighet. Processen är för vissa uppgifter mycket resurskrävande och genomförs regelbundet. En digitaliserad insamling- och redovisningsprocess skulle kunna spara en stor mängd arbetstimmar samt minska risken för felaktigheter. Det kan också vara ett sätt att tillgängliggöra uppgifter för vidareutnyttjande (”Öppna data”). Ansökan om kommunala tillstånd vid start av företag För många företag behövs kommunala tillstånd. T ex gäller det restaurangföretag. Idag måste företagaren ansöka om dessa hos kommunen, separat från övrig dialog med Bolagsverket och Skatteverket vid start av företag. Företagsportalen www.verksamt.se skulle kunna användas som gemensam ingång även för ansökan om kommunala tillstånd. Detta skulle underlätta för den enskilde företagaren och kan också innebära en enklare och snabbare process för kommunen. Även kommunen skulle kunna ha nytta av tjänster för att utnyttja myndighetsuppgifter om företag. Samordning av skolskjutsar De flesta kommuner har ett behov att tillhandahålla skolskjuts. Skolskjutsar över kommungränserna eller med anledning av specifika behov kan leda till svårigheter att hantera alla delar av skolskjutsen på ett bra och användarvänligt sätt. En digital process för hantering av allt som rör skolskjutsar inom kommunen skulle kunna göra hanteringen effektivare samt minska risken för fel i processen. Exempel på saker som måste hanteras är kontroll att du bor i kommunen, vilka barn som ingår i familjen, kontroll om funktionsnedsättning, hantering av barn som växelvis bor på olika platser, hantering av skjuts till Fritidsverksamhet, hantering av olika typer av skolskjuts, allmän linjetrafik lokaltåg, buss, tunnelbana spårvagn och båt, särskild skolskjuts med inhyrd buss, båt, bil eller eget fordon. Exempel där lösning redan finns Beslutsunderlag för ekonomiskt bistånd Varje kommun har ansvar för beslut om ekonomiskt bistånd till sina invånare. Innan ett beslut kan tas behöver underlag samlas in från myndigheter och andra organisationer avseende inkomst, arbetssituation, studiestöd mm för den berörda personen. Det är ofta tidsödande att samla in informationen manuellt och det kan ta flera veckor att genomföra. Nyttan av en digitaliserad informationsinsamling är betydande och innebär dels att handläggaren får mer tid till klienterna dels att beslutsprocessen kan bli snabbare och mer korrekt.

Exempel på behov av samverkan: Digitala betyg Idag finns skolor i både privat- och i offentlig regi. Betygsättning utgör en viktig del av lärarnas arbete och det är en form av myndighetsutövning Betygen beslutas av den enskilde läraren. Dagens process är i stor utsträckning manuell. I Skolverkets förordning framgår att underskrift av betyg i betygskatalogen får ske med elektroniska signaturer. Dagens snabba tekniska utveckling innebär att betygsättningen successivt digitaliseras. Det finns flera möjliga nyttor med att digitalisera betygssättningen: Mindre risk för felaktigheter Snabbare process från beslut om betyg till tillgängliggörande Snabbare ansökningsförfarande till nya utbildningar om betygen redan finns digitaliserade och slipper skickas som brev. Utmaningar: Betygen behöver hanteras över tid på ett rättsäkert och hållbart sätt. I skolverkets föreskrift SKOLFS 2012:8 står det:   7 §   Den eller de som beslutar om ett betyg ska datera uppgiften i betygskatalogen och förse uppgiften med egenhändig signatur. Förs betygskatalogen elektroniskt får uppgiften i stället signeras med en sådan avancerad elektronisk signatur som avses i 2 § lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer.

Exempel på behov av samverkan: Kommunal statistik Insamling av kommunal statistik En stor mängd statistik från kommunerna samlas regelbundet in av statliga myndigheter. Flera olika myndigheter utgör mottagare. Uppgifterna utgör underlag för SCB:s årliga statistikredovisning om Sverige. Idag skickas en stor del av uppgifterna manuellt till berörd myndighet. Processen är för vissa uppgifter mycket resurskrävande och genomförs regelbundet. En digitaliserad insamling- och redovisningsprocess skulle kunna spara en stor mängd arbetstimmar … Mindre risk för felaktigheter Snabbare process från beslut om betyg till tillgängliggörande Snabbare ansökningsförfarande till nya utbildningar om betygen redan finns digitaliserade och slipper skickas som brev.

Exempel på behov av samverkan: Ansökan om kommunala tillstånd vid start av restaurangföretag Hur skulle portalen Verksamt kunna användas som gemensam ingång för kommuner vid start av företag (utgå från restaurangföretag). Hur kan verksamt.se användas i kommunernas processer för att stödja start av företag Kan Kommuner använda nationella ansökningsformulär och att ta emot ärenden via kontaktpunkten på verksamt.se Hur skulle Kommunerna kunna använda informationsbehov kopplat till statliga myndigheters registerdata och den nya sammansatta tjänsten från Bolagsverkets för företagsgrunddata Vilka generiska slutsatser kan dras för att andra branscher

Exempel på behov av samverkan: Samordning av skolskjutsar De flesta kommuner har ett behov att tillhandahålla skolskjuts. Skolskjutsar över kommungränserna eller med anledning av specifika behov kan leda till svårigheter att hantera alla delar av skolskjutsen på ett bra och användarvänligt sätt. En digital process för hantering allt som rör skolskjutsar inom kommunen gör hanteringen effektivare samt minskar risken för fel i processen.

Exempel: Skolskjuts Hantering av skolskjuts mellan kommuner Kontroll att du bor i kommunen. Kontroll vilka barn som ingår i familjen. Kontroll om funktionsnedsättning Hantering av barn som växelvis bor på olika platser. Hantering av skjuts till Fritidsverksamhet Hantering av olika typer av skolskjuts, allmän linjetrafik lokaltåg, buss, tunnelbana spårvagn och båt, särskild skolskjuts med inhyrd buss, båt, bil eller eget fordon.

Exempel på behov av samverkan: Ekonomisk informationsförsörjning till beslut om ekonomiskt bistånd Varje kommun har ansvar för beslut om ekonomiskt bistånd till sina invånare Innan ett beslut kan tas behöver underlag samlas in från myndigheter och andra organisationer avseende inkomst, arbetssituation, studiestöd mm för den berörda personen Det är ofta tidsödande att samla in informationen manuellt och det kan ta flera veckor att genomföra Nyttan av en digitaliserad informationsinsamling är betydande och innebär dels att handläggaren får mer tid till klienterna dels att beslutsprocessen kan bli snabbare och mer korrekt.

Gruppövning: Utforma en Samverkansidé! Välj ett behov där (digital) samverkan mellan olika aktörer skulle förbättra servicen till medborgaren eller effektivisera handläggningen – ta något av tidigare exempel om det inte finns något passande på hemmaplan Formulera ett utkast till Samverkansidé för det valda behovet Var beredd att presentera utkastet på ca 5 minuter

Redovisning av gruppövningen

Sambruk – exempel på digital samverkan Text och bild: Sambruk

Erfarenheter från digital samverkan - praktikfall klassificerade utifrån typ av samverkan samt vilka typer av aktörer som är involverade Samverkanstyp Samverkande process Informationsutbyte Digitala tjänster Aktörstyper Myndigheter Landsting/Region Kommuner Företag Medborgare Övriga organisationer Typ av samverkan Exempel 1 (EIF) Informationsutbyte mellan kommuner och myndigheter Exempel 2 (Min Pension) Informationsutbyte och E-tjänst mellan medborgare, företag, myndigheter och kommuner Exempel 3 (RIF) Samverkande process samt informationsutbyte mellan myndigheter Exempel 4 (Verksamt) Livshändelsebaserad E-tjänst och informationsutbyte mellan medborgare, företag, myndigheter och kommuner

Erfarenheter från verkligheten, exempel

Exempel 1: Effektiv informationsförsörjning av ekonomiskt bistånd (EIF) Initierande livshändelse: ”Jag har ett behov av ekonomiskt bistånd” Behov Varje kommun har ansvar för beslut om ekonomiskt bistånd till sina invånare Innan ett beslut kan tas behöver underlag samlas in från myndigheter och andra organisationer avseende inkomst, arbetssituation, studiestöd mm för den berörda personen Det är ofta tidsödande att samla in informationen manuellt och det kan ta flera veckor att genomföra Lösning Sedan maj 2014, finns en en digital tjänst som möjliggör för kommunens handläggare att erhålla det nödvändiga underlaget inom ett antal sekunder istället för veckor. Detta har realiserats med hjälp av digitala tjänster som innebär att nödvändiga uppgifter på begäran skickas elektroniskt till kommunens handläggningssystem, där det sedan kan presenteras på bildskärmen för handläggaren direkt. Erfarenheter Viktigt att tidigt förstå vilka juridiska förutsättningar som föreligger. Engagera juridisk expertis från dag 1. Samverkansöverenskommelse med tydliga roller för inblandade och gemensamma mål är viktigt En bra nyttokalkyl ger draghjälp och engagemang

Exempel 2: Min pension (www. minpension Exempel 2: Min pension (www.minpension.se) Initierande livshändelse: ”Jag går i pension” Behov Komplexiteten i pensionsvillkoren för arbetstagare har ökat och för många är det mycket komplicerat att få fram en komplett bild av den framtida pensionen. Man måste antingen på egen hand kontakta olika banker, försäkrings-bolag och andra pensionsbolag eller utnyttja en särskild pensionsrådgivare Lösning Webbportalen Min Pension är ett samarbete mellan staten och pensionsbolagen och är gratis att använda. 31 företag och myndigheter samverkar sedan 10 år. Självbetjäningstjänsten www.minpension.se lanserades 2004. Verksamheten finansieras till hälften av staten och till hälften av pensionsbolagen. Idag är ca 2,2 miljoner pensionssparare registrerade användare. När en användare registrerat sig samlas grunddata in om de olika delarna av pensionen. Detta tar för de flesta 1-15 minuter. Därefter kan simuleringar av pensionsutfall göras direkt av användaren. Erfarenheter Uppbyggnaden av en stor kundstock tar lång tid och kräver uthållighet Utvecklingen har skett i många små steg, vilket varit viktigt Samverkan stat-privat är en styrka men kräver uthållighet Privat pension Tjänstepension Allmän pension

Exempel 3: En digitalt sammanlänkad rättskedja Initierande livshändelse: “Jag har blivit utsatt för ett brott” Behov Varje år hanteras ett stort antal brottmål av rättsväsendets myndigheter. För att möta utmaningarna krävs en effektivare brottmålshantering. Tidigare var hanteringen av brottmål mellan myndigheterna till stor del manuell och pappersbaserad. Samma uppgifter, t ex namn, personnummer, adress och brottslig gärning, registrerades på nytt hos varje myndighet. Handlingar skickades i stor utsträckning i pappersform eller fax och mycket tid gick åt för att kopiera, hantera och skanna in pappersdokument Lösning En förstärkt samverkan om informationshanteringen mellan rättsväsendets myndigheter beslöts av regeringen redan 1996. Sedan 2009 leds och samordnas arbetet av Justitiedepartementet. Samma år påbörjades den första etappen av arbetet, där målet var att digitalisera en stor del av informationshanteringen. Etappen avslutades 2013 och har resulterat i ett elektroniskt informationsflöde mellan de myndigheter som hanterar de största volymerna (Polismyndigheten, Åklagarmyndigheten, Skatteverket, Ekobrottsmyndigheten och Sverige Domstolar). Erfarenheter Betydande nyttor har erhållits redan av den första etappen. Effekterna består främst i minskad pappershantering och registreringsarbete Grundförutsättningar för kommande utvecklingsarbete har också lagts Berörda myndigheter har fått en ökad kunskap och förståelse om varandras arbete i rättskedjan, vilket ger ökat ansvar för kvalitet och effektivitet Öppenhet och tillit mellan varandra är av stor vikt för en god samverkan

Exempel 4: Företagsportalen www. verksamt Exempel 4: Företagsportalen www.verksamt.se Initierande livshändelse: ”Fundera på, starta, driva, utveckla och avveckla företag” Behov En företagare eller blivande företagare behöver uppfylla ett antal krav från olika myndigheter för att kunna starta och driva ett företag. Regelverket är komplext och för den enskilde företagaren kan det vara svårt och tidsödande att kommunicera med varje myndighet för sig. Lösning Verksamt.se har utvecklats genom ett samarbete mellan tre myndigheter och gick i produktion 2009. Förvaltning och anpassad utveckling pågår. Verksamt.se har sammanställt och strukturerat information och tjänster för att stödja en företagare utifrån företagarens perspektiv Verksamt.se kan användas oberoende var man befinner sig i sin utveckling som företagare. Stöd ges till den som funderar på att starta, ska starta, redan driver, vill utveckla eller ska avveckla ett företag Verksamt.se är också den svenska kontaktpunkten för företagstjänster, i enlighet med EU:s servicedirektiv Erfarenheter Från att tidigare ha utgått från den egna myndighetens behov har man nu börjat utgå från medborgarperspektivet Det är viktigt att etablera enhetliga begrepp mellan berörda myndigheter och det kan ta lång tid att nå dit

Kritiska framgångsfaktorer för digital samverkan

Summering

Summering av dagen Uppföljning av dagen och era förväntningar Bikupeövning Vad behöver vår organisation hjälp med? Vilka andra ser jag att vår organisation behöver samverka med? Vilka inom min organisation behöver involveras? Vilka ska jag kontakta? …. Uppföljning av dagen och era förväntningar Vad har varit bra? Vad har vi lärt oss? Vad kan förbättras?

Var finns det mer information? På E-delegationens hemsida (www.edelegationen.se/publikationer/vagledningar) finns vägledningar och andra verktyg som underlättar olika delar av den digitala samverkan