Huvudbok SAP Best Practices

Syfte och fördelar och huvudprocesser Det här scenariot ger en allsidig bild av externredovisning och konton. Fördelar Registrering av alla affärstransaktioner säkerställer fullständiga och exakta bokföringsdata. Huvudprocesser Boka HB-kontodokument Visa dokumentjournalen Visa HB-saldon (lista) Utföra stående bokningar Kontounderhåll: Automatisk och manuell kvittning

SAP-applikationskrav och företagsroller SAP enhancement package 6 för SAP ERP 6.0 Företagsroller Huvudbokföring Ekonomichef

Detaljerad processbeskrivning Huvudbok Den centrala uppgiften inom huvudbokföring är att tillhandahålla en omfattande bild av externredovisning och konton. Registrering av alla affärstransaktioner (såväl primärbokningar som avräkningar från intern redovisning) i ett programvarusystem som är fullständigt integrerat med företagets övriga serviceområden säkerställer fullständiga och korrekta bokföringsdata. SAP FI-huvudbokföringen har följande funktioner: Fritt val av nivå: Koncern eller företag Automatisk och samtidig bokning av alla reskontraposter i lämpliga huvudbokskonton (avstämningskonton) Samtidig uppdatering av huvudbok och controllingenheter Realtidsutvärdering av och rapporter om aktuella bokföringsdata, i form av kontovisningar, bokslutsrapporter med olika bokslutsversioner och ytterligare analyser. I huvudsak fungerar huvudbokföringen som fullständig information om alla affärstransaktioner. Den är en centraliserad, aktuell referens för redovisningen. Verkliga enskilda transaktioner kan kontrolleras när som helst i realtidsbearbetning genom visning av originaldokument, detaljposter och kontoomslutning på olika nivåer, som till exempel: Kontoinformation Journaler Totalsummor/kontoomslutning Balansräkning/resultatutvärderingar

Processflödesdiagram Huvudbok Händelse Bokning (FI) Visning Visning och ändring Annullering Kvittning Huvudbokföring Process-beslut Process-beslut Process-beslut Visa ett dokument Visa grundboken Visa och ändra detaljposter Annullera dokument Boka HB-kontodokument Visa saldon Visa dokument-journalen Annullera dokument– Enskild annullering Visa HB-saldon (lista) Kontounderhåll: Automatiskt Kontounderhåll: Manuell kvittning Ekonomichef Bearbeta ett original-dokument för stående bokning Annullera dokument– Massannullering Lista över origina-ldokument för stående bokning Utföra stående bokningar HB = Huvudbok

Förklaring Symbol Beskrivning Användningsk ommentarer Symbol Band: Identifierar en användarroll, som till exempel fakturahandläggare eller försäljningsrepresentant. Bandet kan även identifiera en organisationsenhet eller grupp, i stället för en specifik roll. De övriga processflödessymbolerna i tabellen visas i dessa rader. Det finns så många rader som det krävs för att täcka in alla rollerna i scenariot. Rollband innehåller uppgifter som är vanligt förekommande för rollen. Externa händelser: Innehåller händelser som påbörjar eller avslutar scenariot eller som påverkar händelseutvecklingen i scenariot. Flödeslinje (heldragen): Linjen visar den normala stegsekvensen och flödesriktningen i scenariot. Flödeslinje (streckad): Linjen visar flöden till uppgifter som sällan används eller som är förknippade med villkor i ett scenario. Linjen kan även leda till dokument som deltar i processflödet. Sammanbinder två uppgifter i en scenarie-process eller en händelse som inte är ett steg Kontakt/händelse: Identifierar en åtgärd som antingen leder in i eller ut ur scenariot, eller en utomstående process som pågår under scenariot Motsvarar inte ett uppgiftssteg i dokumentet Enhetsprocess: Identifierar en uppgift som täcks steg för steg i scenariot Motsvarar ett uppgiftssteg i dokumentet Processreferens: Om scenariot refererar till ett annat fullständigt scenario anger du det scenariots nummer och namn här Delprocessreferens: Om scenariot refererar till delar av ett annat scenario anger du det scenariots nummer, namn och stegnumren här Processbeslut: Identifierar ett beslut/en förgrenings-punkt, vilket innebär att slutanvändaren måste göra ett val. Linjer representerar olika val som kommer från olika delar av romben. Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet. Visar ett val som måste göras när steget har utförts. Symbol Beskrivning Användningskommentarer Till nästa/från föregående diagram: Leder till nästa/föregående sida i diagrammet Flödesschemat fortsätter på nästa/föregående sida Utskrift/dokument: Identifierar ett utskrivet dokument, en rapport eller ett formulär Motsvarar inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa ett dokument som har genererats av ett uppgifts-steg. Denna symbol har inga utåtriktade flödeslinjer Redovisningsdata: Anger ett dokument för en redovisningspost Budgetplanering: Anger ett budgetplaneringsdokument Manuell process: Täcker en uppgift som görs manuellt Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa en uppgift som utförs manuellt, som till exempel att lasta av en lastbil till lagret, vilket påverkar processflödet. Befintlig version/data: Blocket täcker data som kommer in från en extern process Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används symbolen för att visa data som kommer från en extern källa. Detta steg har inga inåtriktade flödeslinjer Systembeslut godkänd/ej godkänd: Blocket täcker ett beslut som tas automatiskt av programvaran Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet, i stället används den för att visa ett beslut som programvaran gör automatiskt när ett steg har utförts. Diagram-länk <Funktion> Utskrift/ dokument Extern till SAP Redovisnings-data Affärsaktivite / händelse Budget-planering Enhetsprocess Manuell process Process-referens Befintlig version/data Delprocess-referens System-beslut godk./ej godk. Process-beslut