BVForum 2010-08-13 Sören Thuresson

Inloggning

BV Forum meny Klicka på ditt namn för att byta lösenord Knapp för första sidan

Visa uppdrag Klick på datum visar detaljer om besöket Samma bild som kontraktsnummer om man går från planering

Mandagar Identifiera besöket, se hur många dagar .. För in dessa Vid MD och tryck Uppdatera (längst ner på sidan)

Definiera revisionen Skapad site kan raderas Ett tryck på denna knapp skapar en ny site. Dagarna för besöket fördelas på alla siter Visar gamla rapporter Definiera processer Skapa fil Tillbaka till föregående bild Uppdaterar dagar Visar andra besök hos samma kund

Länka besök Knappen andra besök visar andra kontrakt hos samma kund. Med knapparna t.v. Kan besök länkas och därmed rapporteras tillsammans. Tryck igen för att ta bort länken

Definiera processer Processer ger denna bild Välj de fördefinerade eller skriv egna Processer/Avdelningar skall vara enligt programmet då det blir dessa som kommer i ”SF03” TL skapar Accessfilen, TM hämtar. Filnamn får inte ändras. Uppgifterna kan ändras och filen skapas på nytt men tänk på att alla i teamet måste ha samma version

Hämta Accessfil Spara filen på din Laptop, byt inte namn. Sudda den inte förrän efter att allt är godkänt och klart i fall något behöver ändras.

Projektmallar Via menyn – Planering – Projektmallar kommer man till info dokument om kontrakten Klicka på kontraktsnummret för att visa dokumentet

Projektmall

Planering

Boka besök Klicka på skicka för att skicka ett bokningsmail till kund

Mail till kund Plats för egna kommentarer

Använd Accessfilen Hämta accessfilen till din dator före revisionen. När filen öppnas första gången identifierar man sej Väljer språk i Accessfilen. Skall stå på Sweden (inte Sverige)

Sammanfattning (SF03) Kundens email används för inloggning och måste verifieras Namn på ort, adress, kontaktperson, etc kan ändras. Klicka här

Kontrollera uppgifter Börja alltid med att kontrollera och ev rätta uppgifter om företaget Kundens mail måste godkännas innan filerna laddas upp Kolla noga att det är den mail som kunden normalt använder

Sammanfattning (SF03) Datum kan ändras på plats Processer kan ändras men då måste alla i teamet göra exakt samma ändring OBS! En ”SF03” för varje standard och dag och ort

Revisionsrapport Ger en rapport per site

Revisionsrapport Dokument kan bifogas

Avvikelser Visar denna sida Skapar en ny avvikelse

Skriv avvikelse Tänk på att alltid skriva färdigt ”huvudet” på avvikelsen innan du går ur sidan Välj dag, site, major eller minor, standard, paragraf, avdelning och process. Standardens text kommer upp automatiskt men kan redigeras

Revisionsslutsats Denna knapp måste man trycka på för att rapporten skall gå att ladda upp

Intervjuer Här kan man själv fylla i en intervjulogg eller ge kunden en fil att fylla i (finns på forum under Guide) och sedan importera denna fil

Team Leader rapport Fyll i enligt rubriker. Allt ovanför Teamets kompetens måste fyllas i, resten om skäl finns Kryssa i rutan för att visa certifikatsändring Synpunkter på bemanning och kunnande i förhållande till verksamheten Teamleader rapport är helt intern , går ej till kund. Kommentarer om speciella förhållanden eller svårigheter Vad bör man tänka på

Ändring av certifikat Certifikatsändring måste vara kryssat om fliken Ändring av cert skall synas Företagsnamn och adress för varje site Ange ackreditering, språk och antal för varje certifikat Visa certifikatstexten Ange språk och tillhörande scope Normalt är scopet detsamma för alla standarder men om inte finns möjlighet att ange standard Data om det förra kontraktet och certifikatet (om data finns)

Kommentar Fliken kommentar visar info från kommentarfältet i Zig

Planering Om en site fyll i antal dagar per besök och standard Vid mer än en site används i stället SF17 multisite som bifogas

Synkronisera Om flera revisorer är med på revisionen gör var och en sin egen Accessfil Team Leader hämtar in kollegornas filer (via mail, USB-minne, BVforum-Uppgifter-Filer e.dyl.) Tryck på Sök för att välja fil, sedan Sykronisera för att slå ihop filerna. Resulatet blir en fil som TL kan editera innan den laddas upp

Dokumenthantering Knapparna på vänster sida skapar dokument för visning (ej editerbara) Knapparna på höger sida skapar och skickar dokumenten till BVForum.

Dokumenthantering Rapporten och avvikelserna laddas upp i s.k. Snapshot format. Läsprogrammet, Snapshot viewer, är gratis och kan hämtas på Bvforum. Flera kunder har dock restriktioner i vad de får installera på sina datorer. Där för skall de två filerna Revisionsrapport och Avvikelserapport konverteras till PDF-format och laddas upp till rapporten via Bifoga fil. Glöm inte att också ladda upp programmet Revisionsrapporten blir lång då samman-fattningen läggs till i slutet. Ett sätt att undvika detta är att bara printa ”rapportsidorna” när man skapar PDF:n

Efter revisionen Kunden går in på BVForum och svarar på avvikelserna. Tänk på att alla de tre fälten (Korrigering, Avvikelse, Korrigerande åtgärd) måste fyllas i med minst 10 bokstäver var. När kunden stänger avvikelsen går ett mail till TL. TL går in på Uppgifter/Rapporter alt. Uppgifter/Avvikelser och accepterar eller nekar avvikelsen. Om TL nekar får kunden ett mail att åtgärden inte blev godkänd. Om ”Uppföljning vid nästa besök” kryssas kommer avvikelsen med i nästa accessfil och skall då kommenteras igen

Besvarad avvikelse

Skicka till Kvalitetsavd. När alla avvikelser är godkända skickar TL rapporten vidare till kontoret med denna knapp