Övertag och Recertifiering Jan-Olof Marberg

2 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag  Nya rutiner i BMS.  Vad är min roll?

3 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag Sälj PTR Kund Certifikat Audit Report Pre-Transfer Review Pre-Transfer Review Form 1 1.Säljaren gör första granskningen, och certifikat samt senaste 2 revisionsrapporter från föregående certifieringsorgan begärs in som underlag till Team Leadern. Säljaren fyller i ”Pre-Transfer Review”-formuläret (del 1), och vanlig kontraktsinformation (”projektmall”). Övertag av certifikat från annat certifieringsorgan kan endast göras för giltiga certifikat som ligger inom vårt ackrediteringsområdet.

4 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag

5 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag Planering PTR FA/Certifiering 2 Pre-Transfer Review Team Leader Pre-Transfer Review Form Technical Manager Certifikat Audit Report Projektbeskrivning Audit Report PUB / Recert 2.Övertag skall i normalfallet göras i samband med en revision (recert eller PUB). Planeringen informerar Team Leadern och ser till att dokumentation från föregående certifieringsorgan blir tillgängliga. Team Leadern kontrollerar då det som krävs för övertaget och dokumenterar detta i revisionsrapporten.

6 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag Planering PTR Pre-Transfer Review Pre-Transfer Review Form Technical Manager 3 FA/Certifiering Transfer Audit Audit Report PTR Enkel Singl e- site 3.I de fall ett övertag ej görs vid ett ordinarie revisionsbesök skall en bedömning göras av Technical Manager, el. utsedd person. Det skall avgöras om en särskild ”Transfer Audit” skall göras eller ej. Undantag från ”Transfer Audit” kan endast göras för enkel verksamhet på en ort (single-site). Bedömning dokumenteras i ”Pre- Transfer Review”-formuläret (del 2).

7 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag Planering PTR Pre-Transfer Review Pre-Transfer Review Form Technical Manager FA/Certifiering Transfer Audit 4 Audit Report PTR Enkel Singl e- site 4. En ”Transfer Audit” är en begränsad revision med inriktning på övertaget, dvs verifiering av ett implementerat system, giltiga certifikat och stängda avvikelser. En revisionsrapport skrivs med resultat, revisionsslutsats och begäran om certifikat (”anmodan”).

8 Bureau Veritas Presentation _ Date Övertag 5. Team Leadern skall kontrollera följande vid revisionsbesöket: (dvs, både vid ordinarie PUB/recert eller vid ”Transfer Audit”) - Verksamheten stämmer med “scopet” - Det finns giltigt certifikat för varje site - Det inte finns “öppna” avvikelser. Granska 2 senaste rapporterna - Om det finns allvarliga klagomål mot kunden? - Om myndigheterna som berörs har pågående ärenden eller krav Planering PTR FA/Certifiering Pre-Transfer Review Team Leader Pre-Transfer Review Form Technical Manager FA/Certifiering Transfer Audit Certifikat Audit Report Projektbeskrivning 5 Audit Report PTR 5

9 Bureau Veritas Presentation _ Date Recertifiering  Viktigt skede avseende: 1. Certifikatets giltighet 2. Planering och genomförande SV 1 15 Jan 07 SV 2 15 Jan 08 Audit Cycle (3 years) Certification Cycle (3 years) Certification Decision 24 Apr 06 Expiry date 23 Apr 09 Last day Stage 2 audit 15 Jan 06 Recertification Audit Date 14 Jan 09

10 Bureau Veritas Presentation _ Date Recertifiering – certifikatets giltighet SV 1 15 Jan 07 SV 2 15 Jan 08 Audit Cycle (3 years) Certification Cycle (3 years) Certification Decision = Effective date 24 Apr 06 Expiry date 23 Apr 09 Last day Stage 2 audit 15 Jan 06 Recertification Audit Date 14 Jan dagar före certifikat går ut Ingen förlängning tillåten!! mao för sent – nytt cert!

11 Bureau Veritas Presentation _ Date Recertifiering – certifikatets giltighet  Vad skall vi göra? 1. Säljare (el. Recerthandläggare): Bevaka certifikats utgångsdatum vid recert och övertag och "flagga" nedströms i flödet då det är kort om tid. OBS kolla rapport från PUB 5, det kan finnas väsentlig info här inför nästa period. 2. Planerare: Bevaka certifikats utgångsdatum vid recert och övertag och "flagga" till revisionsledaren då det är kort om tid. Kommentar i BV Forum är bra, men är det kritiskt får vi göra det tydligt för revisionsledaren.

12 Bureau Veritas Presentation _ Date Recertifiering – certifikatets giltighet 3. Revisorer (team leader): Vid recert och övertag måste det kontrolleras certifikatets utgångsdatum (info från BV Forum samt certifikat hos kund). Då det är kort om tid måste kunden uppmärksammas så att avvikelser kan stängas i tid. Vi kan inte ge dem 2 månader om certifikatets giltighet inte medger det. OBS vid recert måste vi förstås kolla föregående rapporter så vi tar hänsyn till förra teamets synpunkter (det har missats på det också ibland). 4. Final Approval: Ta hänsyn till rapporter som det "flaggats" för (certifikatets giltighet), så att hanteringen kan prioriteras.

13 Bureau Veritas Presentation _ Date Recertifiering – planering och genomförande  Ur Lathunden om PUB 5 / Recertifiering : PUB 5 : - Stäm av korrekta uppgifter om scope, anställda, orter och notera i Team Leader Report (BV Forum). Det är kritisk information inför recertifieringens planering. - Gå igenom certifieringsperiodens utfall i form av, avvikelsehantering, måluppfyllelse. mm – lämna gärna förslag till Planering och nästa Team Leader inför kommande 3 års period i ”TL-Report”. Recertifiering: - Gå igenom föregående 3 årsperiods utfall med ledningen, måluppfyllelse och systemets verkan (driver det förbättringsarbete). Det skall framgå i revisionsrapporten, antingen i rapporttexten eller i slutsatsen. - Kontrollera certifikatets utgång så att det finns tid att stänga ev avvikelser.