Att göra förändringar till förbättringar I komplexa sysytem Sarah Lundberg och Ulf Andersson Memeologen

”Hobby nivå” ”Kosmetisk nivå” ”Transformativ nivå” Leder förändringsarbetet till förbättring av vården? - Baseras i huvudsak på eget intresse - Görs när tid finns till ”annat” - Förändringar som är synbara men ändrar inte systemet - Punktinsatser här och där utan samband - Håller ett tag - Förändringen omvandlar hela system. Omvandling av rutiner, policies, regler, uppföljning, beteende mm. - Förändringarna sker systematiskt och upprepas gradvis Jim Easton NHS UK

Ord i stället för handling; 1. Beslut i stället för handling - ex. vis omorganisationer 2. Presentationer i stället för handling - fokusering på rapporter 3. Dokument i stället för handling - tillverka ex.vis policies, program m.m 4. Målsättningar i stället för handling - förväxla mål med genomförande 5. Planering i stället för handling - förväxla planeringsarbete med genomförande Källa: Jeffrey Pfeffer, Robert I Sutton. The knowing - doing gap

Traditionell förändring Identifiera problemet Samla data Värdera alternativ Välja lösning Implementera Beslut Förändrat omgivning/miljö Feed back ”Sidoeffekter” Andra agerar Ny viljeinriktning hos andra Vilja/insikt Beslut Förändrar omgivning/miljö Feed back ”Sidoeffekter” Andra agerar Ny viljeinriktning hos andra

Låg Hög Låg Grad av samtycke Grad av säkerhet Enkelt Kaos Komplicerat Komplext Komplexa system ( ”Stacey´s diagram”)

77777 Fungerande team Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam

88888 X Mål Tid Omfattning X Mål Tid Omfattning X Mål Tid Omfattning X Mål Tid Omfattning Utvecklingsmönster AB CD

Lärandet som en feed back process tillämpas som en förändringsmetod i PDSA-cykeln (Shewhart-Deming). PDSA-cykeln Planera GörStudera Agera Förbättringskunskap –lärandestyrd förändring

Beslut Förändrat omgivning/miljö Feed back ”Sidoeffekter” Andra agerar Ny viljeinriktning hos andra Vilja/insikt Beslut Förändrar omgivning/miljö Feed back ”Sidoeffekter” Andra agerar Ny viljeinriktning hos andra Planera GörStudera Agera

mål! Vad vill vi åstadkomma? Hur vet vi att en förändring är en förbättring? Vilka förändringar kan leda till en förbättring? PDSA-cirkeln mått! idéer! test! Förbättringsmodell - T Nolan, E Deming m fl Planera GörStudera Agera

12 Spridning i en population

13 Motstånd mot förändring existerar inte! Om förändringen inte sker finns det, hos de som skall göra jobbet, en starkare attraktion till något i det rådande systemet som väger tyngre än attraktionen i det nya systemet. Summan av M+L+T måste tillsammans bli större än K! Missnöje:Graden av missnöje med det nuvarande tillståndet Lockelse:Den erbjudna förändringens lockelse Trovärdighet:Trovärdigheten och kvaliteten i metoden som tillämpas för att nå dit Kostnad:Arbetsinsats och kostnad för de som skall göra jobbet

SNURRAN Idéer och kunskaper testas i verkligheten. Insikter om förändringsbehov Synliggör gap mellan önskvärt och nuläge så att det skapar uppslutning Samla kunskap och erfarenheter och konceptualisera (visa möjliga vägar) Designa förändringsarbetet och sätt samman förändringsteam Erfarenheten från förändringar sprids - forum - fakta, upplevelsen Rigga för att gjord förändring upprätthålls - regler, rutiner - uppföljningssystem Process för att leda systematisk förändring Insikt om förändringsbehov

Foglighet medgörlig, undfallande, lätt att styra Bygger på eftergivenhet Anpassar sig Människor utan handlingsutrymme kan inte ledas. De måste styras Uppslutning smidig, flexibel, tillmötesgående Bygger på engagemang/medverkan Väljer ett angreppssätt för att följa en viljeinriktning Hållbar förändring av; rutiner, omfördelning av arbetsuppgifter, ta bort onöda osv., säkras genom beteendeförändring. Hållbar beteendeförändring skapas genom värderingsförskjutning. En värdering behöver tvångsfrihet och fri vilja för att skapas. Graden av frivillighet varierar från att vara den som kommer med en ny idé till att ”gilla läget”. För att uppnå uppslutning räcker det inte med enbart beteendeförändring utan att förändringen sker för den rätta orsaken – dvs. mot de värderingar som anses utveckla verksamheten i en önskvärd riktning. Ex: att man verkligen anser att väntetid är fel, att säker vård är viktigt, att inte skada är grundläggande, att vara i toppklass är eftersträvansvärt osv.

Vad är problemet? (Tillgänglighet, läkarbrist) Kort beskrivning A3 rapport (för problemlösning) Ämne Kort bakgrund Förstå nuvarande situation med fakta, mätningar och problembeskrivning Kort syfte/mål, vad vill vi uppnå Analys: Rotorsaker (5 varför, fiskbesndiagram) Möjliga lösningar och utvärdering (utvärdera åtminstone två) Val av lösning Plan för införande Vad? Vem? Klart när? Ev. test i liten skala Uppföljning (vad, hur, när) Mätetal & måttVad blev resultatet (ifylles efter test/införande) Upprättad av …………………………………………………………. Datum…………………………………………….