VIS Verksamhetens Informationssystem ”Rätt information till rätt användare vid rätt tillfälle”

Agenda Radera dokument Versionshantering Vyer Redigera behörighet på producentplatser Flytta dokument mellan producentplatser Avisering, följa dokument och websidor Min profil Era frågor och funderingar

Radera dokument För att kunna radera ett dokument får det inte vara: - Pågående arbetsflöde - Inte publicerat på Dokument+ Om ett dokumentet har varit publicerat på Dokument+ raderas från Samarbeta så raderas dokument bara från Samarbeta, alla versioner som funnits på Dokument+ finns kvar i Arkivet. När ett dokument raderas så hamnar det först i producentplatsens papperskorg (30 dagar), alla medlemmar i producentplatsen kan hämta tillbaka det. Sedan hamnar det i administratörens papperskorg (30 dagar), ta kontakt med VIS administratören för att hämta tillbaka.

Demo – Radera dokument

Övning – Radera dokument Gå till samarbeta i utbildningsmiljön visutb.nll.se och in i valfri producentplats Gå in i producentplatsens dokumentbibliotek Välj ett dokument genom att föra muspekaren över dokumentnamnet och sedan klicka i rutan till vänster I menyn som visas högst upp på sidan, välj Ta bort dokument

Versionshantering Huvudversion Delversion Versioner som har publicerats till Dokument+ och därmed arkiverats Fyra senaste huvudversionerna finns tillgängliga i producentplatsen Delversion Versioner som aldrig publicerats Skapas alltid när ett dokument checkas in Sparas för senaste huvudversionen Versionshanteringen styrs automatiskt av VIS. Både dokumentets innehåll och egenskaper sparas och arkiveras tillsammans med alla versioner av ett dokument. Huvudversion - Varje gång dokumentet publiceras så skapas det en ny huvudversion. At publicera ett dokument är enda sättet att skapa en huvudversion. Huvudversioner anges i heltal, t.ex. 1.0, 2.0, 3.0. De fyra senaste huvudversionerna finns på producentplatsen i Samarbeta och är tillgängliga för alla som har tillgång till producentplatsen. Äldre huvudversioner finns i arkivet. Delversion - Varje gång ett dokument checkas in så skapas det en ny delversion. En delversion är en arbetsversion av ett dokument och har aldrig publicerats. Delversioner anges i decimaltal, t.ex. 0.1, 0.2, 1.1, 1.2. - Delversioner sparas för den senaste huvudversionen, t.ex. om senaste huvudversionen är 3.0 så sparas delversioner 3.1, 3.2, 3.3 osv och är bara tillgängliga i producentplatsen. När ett dokument publiceras raderas delversionerna. Enda sättet att skapa en ny huvudversion är att godkänna/publicera ett dokument. När man checkar in ett dokument så finns valet att checka in en huvudversion, denna funktion är inte tillgänglig i VIS.

Demo - Versionshistorik Versionshistoriken för ett dokument kan öppnas från dokumentbiblioteket på en producentplats. Titta på en äldre version genom att klicka på datumstämpeln tillhörande versionen som ska visas. Titta på egenskaperna för en version. Det går att återställa en äldre version av ett dokument från versionshistoriken i producentplatsen.

Övning - Versionshantering Gå till samarbeta och in i valfri producentplats Gå in i producentplatsens dokumentbibliotek Välj ett dokument genom att föra muspekaren över dokumentnamnet och klicka i rutan till vänster I menyn som visas högst upp på sidan, välj Versionshistorik Titta på äldre versioner av dokumentet genom att klicka på datumstämpeln tillhörande den versionen som ska öppnas upp Mer detaljerad information om Versionshantering och hur du arbetar med versionshanteringen hittar du i hjälpen. Kopiera följande text och klistra in i adressfältet i ett internetfönster: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/Sidor/Versionshantering.aspx

Dokumentbibliotek och vyer Tre fördefinierade vyer i alla producentplatser: Standardvy, Alla dokument och Mina dokument Möjlighet att skapa egna vyer Vägar till dokumentbiblioteket och de olika vyerna Vyn ”Mina dokument” Varje producentplats har ett dokumentbibliotek. Där samlas alla dokument som skapas i en producentplats. När du är på en producentplats startsida så finns olika vägar att gå för att komma in i dokumentbilioteket. Beroende på vilken väg man går kommer man till olika vyer. Standardvy - Visar mappar och i nivån längst ner (där inga mappar finns) visas dokument. Alla dokument - Visar alla dokument utan mappar. Mina dokument - Visar alla dokument som inloggad användare har skapat eller senast redigerat, utan mappar. Alla användare kan skapa egna vyer. Med egenskaper bestämmer du vilka dokument som ska visas i vyn. Ägaren av producentplatser kan skapa vyer som är synliga för alla användare i producentplatsen. Du kan tänka på en vy som en mapp. Du samlar alla dokument som hör ihop i en vy (med hjälp av egenskaper). Fördelen med vyer jämfört med mappar är att ett dokument kan visas i flera vyer, du behöver inte välja en vilket gör det lättare att hitta. Mer detaljerad information om vyer och du arbetar med vyer finns i hjälpen. Kopiera följande text och klistra in i adressfältet i ett internetfönster: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/Sidor/Vyer.aspx

Demo – Skapa vy

Övning – Skapa vy Gå till Samarbeta och in i valfri producentplats Gå in i dokumentbiblioteket på valfritt sätt Högst uppe på sidan visas namnet på vyn som du är inne i, välj Visa alla Klicka på de tre punkterna till höger om vyns namn I menyn som visas välj Skapa vy Välj Standardvy och fyll i kriterierna för vilka dokument som ska visas i vyn Mer detaljerad information om Vyer och hur du arbetar med vyer hittar du i hjälpen. Kopiera följande text och klistra in i adressfältet i ett internetfönster: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/Sidor/Vyer.aspx

Behörighet - Samarbeta Ägare REDIGERA INSTÄLLNINGAR, t.ex. lägga till/ta bort medlemmar. Medlem REDIGERA INNEHÅLL, t.ex. skapa och redigera dokument Besökare LÄSA ALLT Läsare (bara projektplats) LÄSA PUBLIKT material Behörighet sätts för varje enskild producentplats på samarbeta. Ägare - Har rätt att redigera inställningar, t.ex. behörighet. Medlem - Har rätt att skapa nya dokument och redigera. Besökare - Har rätt att läsa allt, men inte skapa eller redigera något. Läsare (endast för projektplatser) - Har rätt att läsa allt publikt material. Alla NLL användare är läsare på alla projektplatser.

Redigera behörighet Arbetsgrupp (PPA) och Projektplats (PPP) Ägaren redigerar alla behörighetsnivåer Organisatorisk producentplats (PPO) – Ägare redigerar behörighetsnivå ägare och besökare – Behörighetsnivå medlem styrs av iHSAk och uppdateras automatisk beroende på anställning Arbetsgrupp och Organisatorisk producentplats har en grupp per behörighetsnivå (Ägare, medlem och besökare). Projektplats har flera olika roller som anges för projektet. Beroende på vilken roll i projektet en användare har så får användaren automatisk en av de tre behörighetsnivåerna (ägare, medlem eller besökare): Projektledare = behörighetsnivån ägare. Projektgrupp, Styrgrupp och Referensgrupp = behörighetsnivån medlem. Projektbesökare = behörighetsnivån besökare. En fjärde behörighetsnivå finns för projektplatser. Alla NLL användare har behörighetsnivån läsare, det går inte att ändra på. Som läsare kan man alla publikt material; Publicerade dokument, Projektuppföljning, Kalender, Kontaktinformation, Projektblogg och de kan kommentera blogginlägg.

Demo – Redigera behörighet PPO och PPA De grupper som ska redigeras har Arbetsgruppens namn i gruppnamnet. Klicka på en behörighetsnivå för att se vilka användare som har behörighet på den specifika nivån och för att redigera behörigheten (lägga till eller ta bort behörighet).

Övning – Redigera behörighet Gå till startsidan för producentplatsen som behörigheten ska redigeras för Klicka på kugghjulet uppe i högra hörnet, välj Webbplatsinställningar, Webbplatsbehörigheter Klicka på Medlemmar på producentplatsen. Välj Nytt och lägg till dig själv som medlem Välj Åtgärder och ta bort dig själv som medlem Mer detaljerad information om Vyer och hur du arbetar med vyer hittar du i hjälpen. Välj den typ av producentplats som du är intresserad av, kopiera tillhörande text och klistra in i adressfältet i ett internetfönster: Arbetsgrupp: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/arbetsgrupp/Sidor/Redigera%20behörighet%20och%20kontaktinformation%20för%20Arbetsgrupp.aspx Organisatorisk producentplats: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/organisatoriskproducentplats/Sidor/Redigera%20behörighet%20och%20kontaktinformation%20för%20Organisatorisk%20producentplats.aspx Projektplats: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/projektplats/Sidor/Redigera%20behörighet%20för%20Projektplats.aspx

Flytta dokument mellan producentplatser Funktion för att flytta dokument mellan administrativa producentplatser (PPA & PPO) Övriga dokument – klipp och klistra Det finns en speciell funktion för att flytta dokument mellan administrativa producentplatser. Till administrativa producentplatser hör Arbetsgrupp och Organisatorisk producentplats. För att kunna flytta ett dokument måste användaren ha behörighet till producentplatsen som dokumentet flyttas ifrån och som det flyttas till. Dokument går inte att flytta om det är publicerat till Dokument+, då måste det avpubliceras först. När ett dokument flyttas mellan två producentplatser så behåller dokumentet alla egenskaper, den enda egenskapen som uppdateras är ’Faktaägare’.

Demo – flytta dokument

Övning – Flytta dokument Gå till Samarbeta och in den producentplats som innehåller dokumentet som ska flyttas Gå in i producentplatsens dokumentbibliotek Välj dokument som ska flyttas genom att föra muspekaren över dokumentnamnet och sedan klicka i rutan till vänster I menyn som visas högst upp på sidan, välj Flytta till producentplats I dialogrutan som visas väljer du den producentplats som dokumentet ska flyttas till När dokumentet är flyttat gå till den nya producentplatsen och verifiera att dokument ligger där och att alla egenskaper är korrekt, endast producentplats har uppdaterats Mer detaljerad information om att flytta dokument och hur det görs hittar du i hjälpen. Kopiera följande text och klistra in i adressfältet i ett internetfönster: http://vis.nll.se/process/hjalp/samarbeta/Sidor/Flytta%20dokument%20mellan%20producentplatser.aspx

Följa dokument och websidor Följa utvalda dokument Avisering via mail när dokument uppdateras Fungerar på Dokument+ och Samarbeta Följa websidor, producentplatser Avisering i nyhetsfeed på Min sida när producentplatsen uppdateras Som användare kan du skapa en avisering på dokument som du är intresserad av. Om du skapat avisering för ett dokument så får du ett mail när det uppdateras, t.ex. när en ny version publiceras till Dokument+ eller en ny delversion skapas på producentplatsen. Avisering kan skapas för dokument i Dokument+ och dokument i producentplatsen i Samarbeta. Om aviseringen skapas i Dokument+ får du endast mail när dokumentet ändras på Dokument+, inte när det ändras i Samarbeta. Om aviseringen skapas i Samarbeta får du endast mail när dokumentet ändras på Samarbeta, inte när det ändras i Dokument+. Du kan alltid välja att avsluta en avisering. Om du har en avisering på ett dokument i Dokument+ och det avpubliceras så avlutas aviseringen, du meddelas om det.

Demo – Avisering Följa dokument och websidor

Övning – Följa dokument och websidor Skapa avisering på Dokument+ Navigera till Dokument+ och leta fram ett dokument som avisering ska skapas för Visa egenskaperna för dokumentet och välj att skapa avisering Skapa avisering på Samarbeta Navigera till Samarbeta Gå in i en producentplats och sök i fritextsökning eller dokumentbibliotek reda på dokument som avisering ska skapas för Välj dokumentet som avisering ska skapas för och välj avisering från menyn högst uppe på sidan Öppna mailen och verifiera att bekräftelse skickats för båda aviseringarna Skapa avisering på webbplats, producentplats Gå in på den producentplats du vill följa, markera stjärnan Följ uppe till höger Verifiera att du på Mina sidor ser den webbplats du följer

Min sida Namn Arbetsplats Yrkesroll Mailadress Språkkunskap Alla användare i VIS har en egen profil. Det går att söka bland personer på Dokument+. Grundläggande information hämtas från iHSAk (Namn, roll, arbetsplats, mail). Den informationen kan endast ändras via iHSAk, uppdateras den där så uppdateras den automatiskt i VIS. Alla användare lägger upp en bild på sig själv och fyller på med ytterliga information. Språk är en ny egenskap som ska ange via iHSAk. Tanken är att användare ska kunna söka på språk och plats för att hitta någon som kan ett språk. Definition för hur väl man ska kunna ett språk, inväntar svar från Projektkontakt för Språkprojektet. Tag kontakt med din lokala iHSAk administratör för uppdatera information i iHSAk. Telefonnummer Fråga mig om

Demo – Min sida

Övning – Min sida Gå till produktionsmiljön, vis.nll.se. Klicka på Min sida Kontrollera att informationen under Om mig är korrekt Klicka på Redigera din profil Fyll på med information och ladda upp en bild på dig själv. Klicka sedan Spara och stäng Verifiera så att all information som du fyllde i har uppdaterats korrekt på din profil Läs lite mer om Min profil i hjälpen. Kopiera följande text och klistra in i adressfältet i ett internetfönster: http://vis.nll.se/process/hjalp/minprofil/Sidor/Min%20profil.aspx

Era frågor och funderingar

Utvärdering För att förbättra och anpassa utbildningen vill vi ha feedback Helt anonyma svar Viktigt med utvärderingen för att kunna förbättra och anpassa efter användarna. Helt anonyma i svaren, ingen kan se vem som skrivit vad.