Den här presentationen bör ses som PowerPoint-bildspel. Innan du börjar Den här presentationen bör ses som PowerPoint-bildspel. För att visa som bildspel: 1. Klicka på ‘Bildspel’ på menyn högst uppe på skärmen. 2. Välj ‘Från början’ Utbildningen för klubbsekreterare

Välkommen till utbildningen för klubbtjänstemän Innan du börjar Välkommen till utbildningen för klubbtjänstemän Den här kursen är uppdelad i fem avsnitt som kan genomföras under en session på 30 – 45 minuter eller under loppet av flera sessioner. För mer hjälp, kontakta klubbens IT-ordförande eller Lions utbildningscenter på: llcsw@lionsclubs.org Utbildningen för klubbsekreterare

Arbetsbok Den här kursen består även av en tillhörande arbetsbok för att ge dig en bättre inlärningsupplevelse. Arbetsboken är uppdelad i avsnitt, på samma sätt som i presentationen, vilket ger dig möjlighet att göra anteckningar och få mer information som komplettering till det som tas upp onlineutbildningen. Klicka här om du vill få tillgång till och skriva ut arbetsboken innan du fortsätter. Utbildningen för klubbsekreterare

Arbetsbok Notera: Klubbsekreterares ansvarsområden kan variera beroende på regionala rutiner och etablerade klubbprocedurer. Utbildningen för klubbsekreterare

Navigering Du kan navigera till olika avsnitt i kursen när vissa ikoner visas. Alla bilder körs i ett tidsbundet program. När en bild är genomförd visar en pil i nedre högra hörnet att du kan klicka vidare till nästa bild när du är klar. är en länk till en resurs på LCI:s webbplats eller en publikation. När du klickar på ikonen, länkas du till resursen. Det finns även länkar i utbildningens resursavsnitt. Klicka på för att komma tillbaka till bilden Innehåll om du vill göra om eller hoppa till ett visst avsnitt. Utbildningen för klubbsekreterare

Du har blivit vald till klubbsekreterare Välkommen Gratulerar! Du har blivit vald till klubbsekreterare Utbildningen för klubbsekreterare

Mål Den här kursen ger dig den grundläggande information och de resurser som du behöver för att förbereda dig på din nya post. När du genomfört den här kursen kommer du att: Känna till syftet med en lionklubb och dess position inom Lions Clubs Internationals struktur Kunna sammanfatta klubbsekreterarens ansvarsområden Kunna ta fram ytterligare resurser vid behov Utbildningen för klubbsekreterare

Avsnitt 2: Klubbens ledarteam Innehåll Klicka på länkarna nedan för att navigera till ett visst avsnitt, eller klicka på pilen för att fortsätta till Avsnitt 1. Avsnitt 1: Inledning Avsnitt 2: Klubbens ledarteam Avsnitt 3: Klubbsekreterarens ansvarsområden Avsnitt 4: Planera ditt ämbetsår Avsnitt 5: Resurser Utbildningen för klubbsekreterare

Välkommen till avsnitt 1: Inledning Gå till sidan 1 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Inledning Som sekreterare är du en viktig del i ledarteamet och fungerar som klubbpresidentens stöd när han eller hon leder klubben i serviceaktiviteter för att stödja det lokala samhället och närliggande områden. Men det är också viktigt att komma ihåg att du är del av något mycket större. Utbildningen för klubbsekreterare

Lions Clubs Internationals struktur 1 Klubb Lions Clubs International består av ett stort nätverk av lionmedlemmar, med klubbarna i centrum. Den här strukturen underlättar kommunikation och främjar service på lokal, regional och global nivå. Utbildningen för klubbsekreterare

Lions Clubs Internationals struktur 1 Klubb Nästa bild hjälper dig att gå igenom sidan 1 i arbetsboken. Ta dig tid att genomföra det här avsnittet. Utbildningen för klubbsekreterare

Konstitutionellt område Lions Clubs Internationals struktur Konstitutionellt område En klubb består av minst 20 medlemmar En zon består av 4 – 8 klubbar En region består av 10 – 16 klubbar * Ett distrikt består av minst 35 klubbar med 1 250 aktiva medlemmar Flera distrikt i ett givet geografiskt område utgör ett multipeldistrikt Alla lionklubbar finns i ett av sju konstitutionella områden, som representeras av minst en internationell direktor *valfritt Multipeldistrikt Distrikt Region* Zon Klubb Utbildningen för klubbsekreterare

Konstitutionellt område Lions Clubs Internationals struktur Konstitutionellt område De enskilda klubbarna och dess medlemmar är kärnan i vår organisation. Utan deras engagemang för lokala hjälpinsatser skulle vi inte ha möjlighet att upprätthålla vårt arv av global service. Multipeldistrikt Distrikt Region* Zon Klubb Utbildningen för klubbsekreterare

Som klubb i vår stora internationella organisation är ert mål: Att göra det möjligt för de frivilliga att tillhandahålla service i samhället, tillgodose humanitära behov samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar. Utbildningen för klubbsekreterare

Lionklubbarnas syfte För att förverkliga vårt mål måste våra klubbar tjäna många syften. Låt oss ta en snabb titt på Stadgar och arbetsordning för lionklubb och se om du känner till en lionklubbs alla syften. Utbildningen för klubbsekreterare

Lionklubbarnas syfte Du får se en serie påståenden. Välj ”Ja” om påståendet stämmer med en lionklubbs syften eller ”Nej” om det inte är en lionklubbs syfte. Utbildningen för klubbsekreterare

Det här är ett av lionklubbarnas syften Syftet med en lionklubb är… Här är första påståendet. Att förena medlemmarna med band av vänskap, gott kamratskap och ömsesidig förståelse. Klicka antingen på JA eller NEJ JA Det här är ett av lionklubbarnas syften JA JA NEJ Utbildningen för klubbsekreterare

Det här är ett av lionklubbarnas syften Syftet med en lionklubb är… Här är nästa påstående. Att uppmuntra duglighet och ansvarskänsla i både affärs- och yrkesliv utan egen ekonomisk vinning. Klicka antingen på JA eller NEJ JA Det här är ett av lionklubbarnas syften JA JA NEJ Utbildningen för klubbsekreterare

Det här är ett av lionklubbarnas syften Syftet med en lionklubb är… Är du redo för ett till? Att genom aktiva insatser inom olika områden bidra till samhällets välfärd. Klicka antingen på JA eller NEJ JA Det här är ett av lionklubbarnas syften JA JA NEJ Utbildningen för klubbsekreterare

Du kan läsa alla syften i Artikel II i Stadgar för lionklubb Lionklubbarnas syfte Vilket av följande påståenden är INTE en lionklubbs syfte? Okej, de här var ganska lätta. Nu tar vi ett som är lite svårare. Klicka på ditt svar. Att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd mellan jordens folk. Att befrämja god samhällsanda bland alla medborgare. Att främja politiska ledare som stödjer lionklubbarnas uppgift. Att främja politiska ledare som stödjer lionklubbarnas uppgift. Att utgöra ett forum där frågor av allmänt intresse må fritt och allsidigt dryftas… Du kan läsa alla syften i Artikel II i Stadgar för lionklubb Utbildningen för klubbsekreterare

Lionklubbarnas syfte Hur kan du hjälpa till att främja lionklubbarnas mål och syfte? Skriv ditt svar på sidan 2 i din arbetsbok. Utbildningen för klubbsekreterare

Välkommen till avsnitt 2 : Klubbens ledarteam Gå till sidan 3 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Alla lionklubbar består av ett ledarteam som stödjer klubbens aktiviteter. Nästa bild hjälper dig att fylla i klubbens organisationsschema på sidan 3 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Närmast föregående president Klubbens ledarteam Låt oss nu titta på klubbens organisationsschema. Första VP  Club Members Board of Directors  President Sekreterare Kassör Andra VP Närmast föregående president  Klubbmedlemmar Styrelse  President Utbildningen för klubbsekreterare

Närmast föregående president Klubbens ledarteam Som sekreterare är du klubbens verksamhetschef. Du är kontaktpersonen mellan klubben och distriktet samt vår organisation Du står under överinseende av presidenten och klubbstyrelsen Första VP  Club Members Board of Directors  President Sekreterare Kassör Andra VP Närmast föregående president  Klubbmedlemmar Styrelse  President Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbens ledarteam Styrelsen består av: President Närmast föregående president Vicepresidenter Sekreterare Kassör Klubbmästare (Inte obligatorisk) Tail Twister (Inte obligatorisk) Medlemsordförande Andra valda styrelsemedlemmar En beskrivning av alla roller finns på sidan 7 i Handboken för klubbtjänstemän. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbens ledarteam Tillsammans ska styrelsen… Låt oss nu ta en snabb titt på era gemensamma ansvarsområden. Klicka en gång på pusslet för att se era gemensamma ansvarsområden. Tillsammans ska styrelsen… Granska och bereda alla nya ärenden och intentioner inom klubben innan de framläggs för godkännande av klubbmedlemmarna. Godkänna alla utgifter och får inte sätta klubben i skuld. Ha befogenhet att modifiera åtgärder vidtagna av en klubbtjänsteman. På rekommendation av finanskommittén utse en eller flera banker, där klubbens medel skall sättas in. Godkänna den säkerhet som klubbens tjänstemän skall ställa. Låta granska klubbens bokföring, konton och verksamhet varje år. Hänskjuta alla frågor som rör nya affärer och ny policy inom klubben till respektive ständiga och särskilda klubbkommittéer för studium och rekommendation. Upprätthålla minst två (2) separata kassor, som styrs av allmänt accepterade bokföringsprinciper. Inte godkänna utbetalningar för administrativa ändamål från nettobehållningen av projekt och aktiviteter, där medlen samlats in från allmänheten. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbens ledarteam Vad kan du som klubbsekreterare göra för att hjälpa klubbens ledarteam att samarbeta på ett bra sätt? Click once on the puzzle to reveal your shared responsibilities. Ange ditt svar på sidan 4 i din arbetsbok. Utbildningen för klubbsekreterare

Utveckla ledarskapsfärdigheter Lions utbildningscenter erbjuder gratis onlinekurser för att hjälpa medlemmarna med ledarutveckling. Ytterligare resurser Fundera på att delta i följande onlinekurser: Introduktion till Lions ledarskap Att lyssna effektivt Effektiva team Mer information om Lions utbildningscenter finns här. Utbildningen för klubbsekreterare

Välkommen till avsnitt 3: Klubbsekreterarens ansvarsområden Gå till sidan 5 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Som klubbens verksamhetschef och styrelsemedlem har du följande viktiga ansvarsområden … Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Hur många möten behöver du delta i? Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Följande schema är vanligt: Typ av möten Varje månad Ordinarie styrelsemöten Ordinarie klubbmöte Vid behov Extra styrelsemöten (när tre eller fler styrelsemedlemmar så begär) Extra klubbmöte (ska begäras 10 dagar i förväg) Varje år Möte för att överlämna ansvaret till nya klubbtjänstemän Årsfest Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden En stor del av ditt ansvar är kopplat till att anordna möten. Låt oss ta en närmare titt. Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Ta dig tid att besvara frågorna på sidorna 5 - 6 i arbetsboken. Klubbsekreterarens ansvarsområden Dina mötesuppgifter består av tre 3 steg. Före mötet Under mötet Efter mötet Ta dig tid att besvara frågorna på sidorna 5 - 6 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Steg 1 – Före mötet Ge medlemmarna förhandsinformation om mötesdatum och tider Skapa en dagordning för mötet tillsammans med presidenten Samla ihop eventuell korrespondens att dela ut till lämpliga ordförande eller medlemmar Förbered, vid behov, utmärkelser eller foldrar till nya medlemmar Förbered en medlemslista för närvarokontroll Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Steg 2 – Under mötet Ta närvaro För mötesprotokoll Dokumentera gästtalare, lionmedlemmar som är på besök och besökare som inte är lionmedlemmar Samla in och registrera medlemsavgifterna och ge medlemmarna kvitton Samla aktivitetsinformation från kommittéordförande Be nya medlemmar fylla i lämpliga formulär Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Steg 3 – Efter mötet Notera närvaron Notera utdelade utmärkelser Kontrollräkna insamlade medel och notera betalade avgifter Sätt in eller överlämna insamlade pengar till kassören och spara ett kvitto Arkivera/dela ut mötesprotokollet när de är justerat Följ upp eventuella ouppklarade ärenden från mötet Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Sekreteraren har också ansvar för att förbereda styrelsemöten. Se sidan 6 i arbetsboken för mer information. Kom ihåg att klubbsekreterares ansvarsområden kan variera beroende på regionala rutiner och etablerade klubbprocedurer. Anpassa förslagen i den här kursen till er klubbs behov. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Nu ska vi ta en titt på hur man för mötesprotokoll. Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Prata med avgående sekreterare om hur protokollen brukar se ut. Normalt tar protokollen upp… Typ av möte (ordinarie, extra eller styrelsemöte) Datum och plats för mötet Namn på person som leder mötet Beslut om godkännande av tidigare mötesprotokoll Alla förslag, ansvarig och om förslagen godkändes eller inte Alla protokollpunkter och överklaganden och om de godkändes eller inte Tidpunkt för utlysande av möte och när mötet slutade Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Protokoll ska registrera vad klubben gör, inte vad medlemmar säger. Av den andledningen är debatter informella och nedtecknas inte. Korrekt terminologi är viktigt och ska användas. Mer information finns på sidan 7 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Nu ska vi titta på hur man uppdaterar klubbregistret. Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Besvara frågan på sidan 8 i arbetsboken. Klubbsekreterarens ansvarsområden Klubbens arkiv ska innehålla: När lionklubben chartrades Stadgar och arbetsordning Klubbhistorik Protokoll från alla klubb- och styrelsemöten Årsrapport över klubbtjänstemän och kommittéer Aktivitetsrapporter Register över klubbmedlemmar Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Om klubben inte har ett system för att underhålla registren, såsom närvaro och avgiftsbetalningar, starta ett nu. Besvara frågan på sidan 8 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Nu ska vi titta på hur man sköter klubbens korrespondens. Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Gör anteckningar på sidan 9 i din arbetsbok. Klubbsekreterarens ansvarsområden Klubbsekreteraren får mycket information, från LCI och andra, gällande utbildning, evenemang och möten. Korrespondens kan komma elektroniskt eller per post och gälla presidenten, kassören, kommitté- och/eller projektordförande. Det är viktigt att all korrespondens öppnas, läses och delas ut så snart som möjligt. Gör anteckningar på sidan 9 i din arbetsbok. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Vi rekommenderar att klubbsekreteraren och presidenten träffas i början av ämbetsperioden och diskuterar hur korrespondens ska besvaras, sparas och rapporteras. I en del klubbar har sekreteraren ansvar för klubbens nyhetsbrev och är viktig för klubbens PR. Om du inte har ansvar för dessa uppgifter är det viktigt att du har en nära kontakt med dem som har det. Det säkerställer att alla viktiga klubbnyheter publiceras. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Fylla i och skicka in klubbrapporter är en annan viktig uppgift för klubbens sekreterare. Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Det är viktigt att skicka in korrekta rapporter i rätt tid eftersom klubben strävar efter att få klubbens excellensutmärkelse. En del av de rapporter och formulär som du kommer att ha ansvar för är: Månatlig medlemsrapport Månatlig serviceaktivitetsrapport Inrapportering av klubbtjänstemän Beställning av klubbrekvisita Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden MyLCI är den webbplats som används för rapportering av många lionklubbar runtom i världen. Den nås via LCI:s webbplats och alla nödvändiga formulär skickas in här.* *Inte alla distrikt använder MyLCI. Om inte ert gör det, kontrollera med avgående sekreteraren hur er klubb gör rapporteringen. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Det finns många fördelar med att använda MyLCI. Du kan: Inrapportera tjänstemän och skicka in den månatliga medlemsrapporten Visa, uppdatera och ladda ner medlemsinformation samt skriva ut medlemskort Registrera klubbens serviceaktiviteter varje månad Ta del av framgångsrika serviceaktiviteter som andra klubbar har lagt ut Gör anteckningar på sidan 9 i din arbetsbok. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden När nya klubbtjänstemän är rapporterade till LCI:s huvudkontor skickas e-post med information om hur man får tillgång till systemet och väljer ett lösenord. I den resursavsnittet för den här kursen finner du länkar till videoinstruktioner och Vanliga frågor om MyLCI. Mer information om att skicka in rapporter kan också hittas i Handboken för klubbtjänstemän. Utbildningen för klubbsekreterare

Låt oss ta en snabb återblick över vad som behandlats hittills. Klubbsekreterarens ansvarsområden Wow! Det är ett stort ansvar. Låt oss ta en snabb återblick över vad som behandlats hittills. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Du kan hitta stöd för svaren i avsnitt 3 i arbetsboken. Fråga 1 Klubbprotokoll innehåller vanligtvis all nedanstående information, förutom a) Typ av möte som hölls b) Datum och plats för mötet c) Vem som sa vad på mötet d) Tid då mötet utlystes Diskussioner rapporteras inte, man rapporterar endast vilka medlemmar som väckte ett förslag eller stödde ett. Klicka på ditt svar Utbildningen för klubbsekreterare

Det rapporteras som ”avslaget”. Klubbsekreterarens ansvarsområden Du kan hitta stöd för svaren i avsnitt 3 i arbetsboken. Fråga 2 Om ett förslag inte får tillräckligt med röster, rapporteras det som misslyckat. SANT FALSKT Det rapporteras som ”avslaget”. Klicka på ditt svar Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterare har ansvar för allt nedanstående, förutom? Klubbsekreterarens ansvarsområden Du kan hitta stöd för svaren i avsnitt 3 i arbetsboken. Här är sista frågan. Fråga 3 Klubbsekreterare har ansvar för allt nedanstående, förutom? a) Beställa klubbrekvisita b) Schemalägga möten c) Läsa och dela ut klubbens korrespondens d) Underhålla klubbfiler Klubbens president har ansvar för att schemalägga möten men klubbsekreteraren har ansvar för att kalla mötesdeltagarna. Klicka på ditt svar Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Sista ämnet som kommer behandlas under ansvarsområden är dina åtaganden utanför den egna klubben. Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Delta i alla klubb- och styrelsemöten Organisera klubb- och styrelsemöten Föra mötesprotokoll Uppdatera klubbregistret Ta emot och besvara klubbens korrespondens Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Sista ämnet som kommer behandlas under ansvarsområden är dina åtaganden utanför den egna klubben. Distriktsguvernörens rådgivande kommitté DG:s rådgivande kommitté Distriktsguvernörens rådgivande kommitté består av zonordförande klubbpresidenter och klubbsekreterare inom zonen Kommittén informerar ordföranden om ärenden i zonen och gör rekommendationer i ärenden som påverkar alla klubbar i distriktet. Zonordföranden vidarebefordrar sedan rekommendationerna till distriktsguvernören och till distriktsrådet. Besvara frågorna på sidan 10 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

DG:s rådgivande kommitté Klubbsekreterarens ansvarsområden Som medlem av distriktsguvernörens rådgivande kommitté förväntas du att… Samarbeta med zonordföranden för att säkerställa att alla klubbar i zonen drivs effektivt och följer organisationens stadgar och arbetsordning Uppmuntra deltagande i distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser Främja deltagande i charterfester Diskutera olika sätt att hjälpa klubbar som behöver hjälp med medlemstillväxt eller ledarutveckling Uppmuntra olika arrangemang och evenemang i klubbarna, till exempel möten mellan klubbar, installation av klubbtjänstemän, intagning av nya medlemmar eller ceremonier som hedrar mottagare av nyckelutmärkelser DG:s rådgivande kommitté Utbildningen för klubbsekreterare

DG:s rådgivande kommitté Klubbsekreterarens ansvarsområden Du kan också bli tillfrågad att… DG:s rådgivande kommitté Hjälpa till att sammanställa rapporter inför rådgivande kommitténs möte. Hjälpa till med förberedelser om klubben har utsetts att stå som värd för ett zonmöte. Utbildningen för klubbsekreterare

Besvara frågorna på sidan 10 i arbetsboken. Klubbsekreterarens ansvarsområden Rådgivande kommittén förväntas ha möte minst tre gånger per år. Fördelar Att delta i möten … Ger dig möjlighet att utbyta idéer om program, projekt, insamlings- och medlemsfrågor Erbjuder ett forum för att etablera samarbetsrelationer mellan klubbar Ger dig möjlighet att träffa andra lionmedlemmar i området Besvara frågorna på sidan 10 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Klubbsekreterarens ansvarsområden Lions utbildningscenter erbjuder gratis onlinekurser för att hjälpa medlemmarna med ledarutveckling. Ytterligare resurser Fundera på att delta i följande onlinekurser: PR Tala offentligt Mötesledning Mer information om Lions utbildningscenter finns här. Utbildningen för klubbsekreterare

Välkommen till avsnitt 4: Planera ditt ämbetsår Gå till sidan 11 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Målet med det här avsnittet är att ge dig vägledning för att strukturera din ämbetsperiod som klubbsekreterare. Vi kommer at… Finna sätt på vilka du kan förbereda dig inför din nya roll och dina nya ansvarsområden Beskriva fortlöpande uppgifter som du måste utföra under perioden Ta upp saker att beakta när klubben lämnar över till nästa ledarteam Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Gå igenom sidorna 11 - 12 i arbetsboken för att ta del av dina ansvarsområden under ämbetsperioden. Utbildningen för klubbsekreterare

Förberedelser inför din ämbetsperiod Planera ditt ämbetsår Innan du officiellt intar din post finns det flera steg du kan ta för att bli bättre förberedd. Förberedelser inför din ämbetsperiod Delta i utbildningen för klubbtjänstemän Träffa nuvarande sekreterare och gå igenom eventuella pågående ärenden Om du använder MyLCI för rapportering, skapa ett eget konto och gå igenom utbildningsmaterialet Kontrollera att informationen om tjänstemän och medlemmar är korrekt på klubbens medlemslista, på MD/distriktsnivå samt hos LCI Samarbeta med klubbpresidenten och kassören avseende den årliga budgeten och hjälp till att inrätta kommittéer Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Varje månad Varje månad ska du: Delta i klubb- och styrelsemöten Skicka in månatliga medlemsrapporter Skicka in aktivitetsrapporten Uppdatera medlemsregistret Samla in och lämna över pengar till klubbkassören och få kvitto Besvara/skicka ut brev eller korrespondens Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Varje kvartal Varje kvartal ska du: Delta i zonmöte tillsammans med klubbpresidenten Rapportera till presidenten och styrelsen om det finns förfallna skulder och åtgärder som vidtagits för att samla in avgifter Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Två gånger om året Två gånger om året ska du: Jämföra klubbens medlemslista med listan över halvårsvisa medlemsavgifter som skickas från LCI till klubbens kassör Samarbeta med klubbkassören för att skicka ut halvårsvisa uppgifter till varje medlem om vederbörandes avgifter och övriga ekonomiska förpliktelser gentemot klubben. (er klubb kan välja att göra detta varje kvartal eller en gång om året) Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Vid behov Vid behov ska du: Gå igenom ifyllda ansökningar från nya medlemmar och lägga in dem i klubbregistret Skicka in information om nya medlemmar till LCI Beställa klubbrekvisita och utmärkelser genom LCI eller lokal leverantör Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Valtider Efter det årliga valet ska du: Skicka in Inrapportering av klubbtjänstemän (PU-101) Ta emot och dela ut information om riks/distriktsmöten och internationella kongresser Ansöka om medlemsutmärkelser från LCI och distriktet Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Slutet av ämbetsåret Du har fortfarande en viktig roll i klubbens framtida framgångar och det är viktigt att du förbereder dig på att effektivt överlämna ansvaret till nästa års klubbtjänstemän. Du har nått slutet av ditt ämbetsår som klubbsekreterare. Slutet av ämbetsåret Kontrollera uppgifter för utmärkelser för 100 % närvaro och ‘antal medlemsår’ Upprätta ett nytt närvaroformulär för det kommande året Förbered en årsrapport över aktiviteter, donationer, timmar osv., för årsslutsbankett eller möte Kontrollera att alla klubbfiler är uppdaterade och redo att överlämnas till inkommande klubbsekreterare Möte med inkommande klubbsekreterare och genomgång av uppgifter och pågående ärenden. Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Vilka mål hoppas du nå under din ämbetsperiod som klubbsekreterare? Lista dessa på sidan 13 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Planera ditt ämbetsår Ytterligare resurser Lions utbildningscenter erbjuder gratis onlinekurser för att hjälpa medlemmarna med ledarutveckling. Innan vi avslutar… Ytterligare resurser Fundera på att delta i följande onlinekurser: Skriva en personlig målbeskrivning Målsättning Hantera förändring Mer information om Lions utbildningscenter finns här. Utbildningen för klubbsekreterare

Välkommen till avsnitt 5: Resurser Gå till sidan 14 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare

Det är mycket du måste komma ihåg när du inleder din ämbetsperiod som klubbsekreterare. När som helst kan du gå igenom hela den här presentationen eller återvända till ett visst avsnitt. Utbildningen för klubbsekreterare

Resurser Du kan lära dig mer och få ytterligare information genom att bekanta dig med dokument och utbildningsmaterial på följande webbsidor på LCI:s webbplats. Webbsidor: MyLCI Information för klubbtjänstemän Ledarskapsresurscenter Lions utbildningscenter Lions Clubs medlemsresurser Leda en klubb Utbildningen för klubbsekreterare

Resurser MyLCI videoinstruktioner: Introduktion till MyLCI Använda webbplatsen MyLCI Publikationer: Stadgar och arbetsordning LA-1 – Internationellt LA-2 – Klubb LA-4 – Distrikt Handbok för klubbtjänstemän Konsten att ge erkänsla Utbildningen för klubbsekreterare

Har vi uppfyllt våra mål? I den här kursen har vi: Gått igenom syftet med klubben och den viktiga position som klubben har i Lions Clubs Internationals struktur Sammanfattat de många ansvarsområden du har som klubbsekreterare Tillhandahållit länkar till användbara resurser Utbildningen för klubbsekreterare

Ditt nästa steg blir att genomföra utbildningen för klubbsekreterare på distriktsnivå. Under den utbildningen kommer du att få mer information och få möjlighet att diskutera samarbetet mellan klubbtjänstemän, sätta upp mål och skapa handlingsplaner. Grattis till att ha genomfört första delen av utbildningen för klubbsekreterare. Utbildningen för klubbsekreterare

Tack för att du har deltagit! Om du har frågor kontaktar du: Leadership@Lionsclubs.org Utbildningen för klubbsekreterare