Representation – skattereglerna i praktiken Ulf Bokelund Svensson

Viktiga begrepp Omedelbart samband med näringsverksamheten t ex affärsförhandlingar, invigningar, jubileer, demonstrationer, visningar, personalfester Inleda och upprätthålla affärsförbindelser affärsförhandling tid, plats, personer Skäligt belopp Representationstillfälle Extern rep riktar sig mot personer utanför företaget tex kunder, lev, samarbetspartners. Intern rep riktar sig mot personer inom det egna ftg:et tex anställda och deras anhöriga, styrelseledamöter, ägare, revisorer, tidigare anställda. För att kostnaden ska bli avdragsgill krävs att kostnaden har omedelbart samband med näringsverksamheten. Det är det viktigaste begreppet inom representationsreglerna, för avdragsrätten hänger på detta. Ingå i ett led i förhandlingarna, värdskap vid inledning, försiktighet mot ofta återkommande mot samma Tid: Tidpunkten bör inte vara allför skild från själva förhandlingarna (det bör finnas ett tidssamband). Plats: Det bör finnas ett ortssamband. Lättare att påvisa det omedelbara sambandet om man håller sig i närheten av verksamhetsorten när man representerar. Ibland på mässor etc. är det rimligt att man kan rep. på annan ort. Utomlands- knappats avdragsgillt om man inte kan visa att det är affärsmässiga bedömningar som ligger bakom valet av ort. Kan man visa att det verkligen är en studie- eller konferensresa så kan det bli avdragsgillt. Personer : Här bör det finnas ett personsamband, inte alltid så lätt att säga vilka personer ett ftg kan få avdrag för. Närstående: tex makar och goda vänner har ingen direkt anknytning, deras kostnader är INTE avdagsgilla. SKV anser att personer som har en DIREKT ANKNYTNING till affärsförhandlingarna är avdragsgilla. Se upp med rep. mot personer som redan har ett stadigvarande affärsförbindelse med, då anser RSV att det kan finnas inslag av personlig gästfrihet och då blir det inte avdragsgillt. Generös tolkning: dra av hela kostnaden och gör ett öppet yrkanden i deklarationen. Inleder affärsförbindelser; man är i starten vill veta vem man ska ha ett samarbete med. Upprätthålla: har en årlig omförhandling av ett avtal, man representerar, och försöker bidra till att affärsförbindelsen bibehålls. Skäligt belopp: finns ingen entydig definition. Lagbestämmelserna om skäligt belopp är att levnadskostnader INTE ska vara avdragsgilla, utan bara representationsutgifterna. Lyx: är inte avdragsgillt, uppfyller inte kraven på omedelbart samband med verksamheten och skäligt belopp. Om rep. Betraktas som lyx får ingenting dras av, dvs 0:-. Finns inget grundavdrag upp till ett visst belopp. Tex. Inköp av havskryssare, flygplan, slott, inträden till dyrare föreställningar. Kan även leda till förmånsbeskattning, ej kunder - saknar anställningförhållande, men de anställda, ägarna, styrelsen m.fl.

Representationstillfälle Högst en dag vid representation under flera dagar = varje dag ett tillfälle avdragsramen för kringkostnader = ett avdrag per dag Avdragsramen för måltider gäller per måltid flera måltider samma dag (samma tillfälle) ger flera avdrag Avdragsramen gäller för varje bjudande företag Flera företag som delar på notan ger flera avdrag Saknas definition i lag, förarbeten och rätsspraxis. Drink i bar, följt av middag, följt av hockeymatch = ett tillfälle En billig representation kan inte kvittas mot en dyr

Dokumentation mm Dokumentation och deklaration högre krav än normalt personer, varför, när ska kunna visas Representation i hemmet – var extra noga Ingen kostförmån eller annan förmånsbeskattning om det är representation Beviskraven högre här, ligger nära till hands att det är en personlig levnadskostnad. Mycket på kvittona kan till en viss del omfatta privata oxfiléer, mycket som talar för att det INTE handlar om affärsförbindelser. 90:- + moms/person är avdragsgillt, dvs 90:- + 22,50 = 112,50/person Momsfri verksamhet: finns en särskild lagregel, 90:- + moms = 112,50 är avdragsgillt. Kompensation för att de momspliktiga verksamheterna får lyfta moms på avdragsgilla representationskostnader. Dokumentation: Krav på verifikationerna Datum när handlingarna upprättats, vad affärshändelsen handlar om, vilka personer som är inblandade, priset, vilka handlingar som ligger till grund för fakturan Kan bli förmånsbeskattning för de anställda, inte de man representerar emot. Interna kurser/konferenser = EJ representation, dvs fullt momslyft. EJ momslyft alls om det är personliga levnadskostnader. Repr i utlandet = avdrag inkl den utländska momsen, dvs lägre avdragsutrymme. Om återbetalning av den utländska momsen = samma avdrag som inom Sverige.

Avdrag extern representation Lyxrepresentation inget avdrag Representation i utlandet högre avdrag än i Sverige? Måltider lunch, middag, supé – 90 kr andra förfriskningar (frukost, fika mm) – 60 kr Teater, golf mm (kultur, idrott mm) – 180 kr Lyxrepresentation: Skäligt belopp avdragsgillt. All lyxbetonad representation sållas bort direkt pga för höga kostnader. De hårda kraven på omedelbart samband med verksamheten och skäligt belopp gör att lyx blir en icke avdragsgill kostnad. Ex jaktutflykter, specialarrangerad underhållning, segelbåt, helikoptrar, inköp herrgård, dyrare idrottsevengemang Lunch, middag eller supé är 90:-/person. Supé = en måltid som intas senare på kvällen, vanligen efter middagen, men är inte lika omfattande som en middag. Enligt svensk Ordbok är det en mindre måltid sent på kvällen, ofta av finare slag. Andra måltidsutgifter: Allt annat? Frukost, vickning, nattmacka, rejäl macka och öl, nötter till ölen Då anser SKV att 60:-/person är avdragsgillt när det är ANDRA MÅLTIDSUTGIFTER än lunch, middag eller supé. Skäliga belopp: Teater, golf 180:-/person. Ofta är det kanske både måltid och golf vid samma representationstillfälle. Borde bli 90:- för maten och 180:- för golfen. Finns ingen lagtext på detta, saknas rättsfall. Men troligt att man gör båda avdragen.

Avdrag extern representation Jubileum, invigningar mm måltid – 90 kr övriga kostnader – skäliga kostnader Demonstrationer och visningar måltider inte avdragsgilla enklare förtäring avdragsgillt – 60 kr Representationsgåvor – 180 kr julgåvor normalt inte avdragsgilla reklamgåvor – 350 kr inkl moms? Rättspraxis visar på högre värde, t ex 4 000 kr i ”dop-present” till rederi Jubileum, invigningar: passa på att få uppmärksamhet, normalt får man ngt att förtära. Avdragsgillt om det är ett JUBILEUM FÖR FÖRETAGET som det står i lagtexten. Här syftar man till att inleda eller bibehålla affärsförbindelser. Jubileer vid 25,50, 75, 100 år osv är OK. Jubileer som gäller annat än själva företagets ålder är normalt inte avdragsgilla. Jubileet är ett enda representationstillfälle även om det pågår i flera dagar. Demonstrationer och visningar: Ofta tar man det som en ren marknadsföringskostnad, svårt att veta hur många som är där, och kan inte representera med alla. Men annars 60:- Representations- och reklamgåvor: Representationsgåva är för att smörja affärskontakterna. Måste finnas omedelbart samband med verksamheten. Julklappar ej OK, om det inte är gjorts en affärsförhandling just då. Beloppet är 180:- Reklamgåvor: hör eg. inte till representationsområdet. Dessa är ju avdragsgilla som reklamkostnad. Men ska vara enklare, inte allt för dyra presentartiklar, ofta logotype på. Tex. väskor, pennor, handdukar, kortlekar. Finns inget högsta värde här, ofta är presentartiklar billiga. 280 + moms ok enligt RR Rättsfall fr. KR i STO: BPA VVS sidenslipsar, badhanddukar m.m. Värdet varierade mellan 200-480 kr. KR ansåg att det rörde sig om enklare presentartiklar och godkände avdraget som reklamgåva.

Avdrag intern representation Styrelsemöten, bolagsstämma, revision måltider inte avdragsgilla (men ingen förmånsbeskattning eftersom det är representation) enklare förtäring avdragsgillt – 60 kr Personalfester måltidskostnader – 90 kr kringkostnader – 180 kr högst två avdragsgilla personalfester per år okej med en (1) övernattning enligt SKV Styrelsemöten, bolagsstämma, revision – räknas som intern representation. Riktar sig till personer som tillhör företaget men nödvändigtvis inte behöver vara anställda i företaget. Måltider är inte avdragsgilla här, däremot är enklare förtäring avdragsgillt, dvs andra måltider 60:- (öl, macka, fika). Personalfester – tex julbord, kick-offer, golfdagar, kräftskiva. 2 personalfester/år är avdragsgilla. Kringkostnader : musikunderhållning, hyra av lokal, uppträdande. Ofta kombineras personalfester med internkurs tex, då går själva festen under representationsreglerna för personalfester medan övriga kostnader bedöms enligt vanliga avdragsregler för interna kurser. Allt för frekventa och påkostade personalfester KAN leda till förmån, kanske inte troligt men möjligheten finns. Ex. Ett företag ordnar resa till Stockholm för personalen där det ingår måltider, teater och övernattning. Måltiderna slås ihop och beloppet blir högst 90:- och kringkostnaderna för teater 180:-. Resan och logikostnaderna dras av helt och hållet som driftskostnader.

Avdrag intern representation Julklappar och julbord 450 kr inkl moms i julgåva (allt utom pengar) julbord i samband med personalfest 90 kr + moms Informationsmöten mm måltidskostnader – 90 kr Interna kurser och konferenser Interna kurser och konferenser – dessa kostnader är helt avdragsgilla som personalkostnader. Skillnaden mellan informationsmöte och intern konferens är att konferens räcker längre. Räknas ur förmånsskattesynpunkt men inte ur avdragssynpunkt som representation.

Porsche-domen Lanserade ny bilmodell Bokfördes som marknadsföring momslyft 860 000 kr SKV betraktade detta som representation Avdrag med 60 kr x 116 personer = 6 960 kr och momslyft med 1 740 kr Avdrag medges inte (och inte heller momslyft) för lyxbetonad representation KR gjorde också bedömningen att det handlade om representation och fastställde avdragsnivån Är de svenska momsreglerna förenliga med EU:s momsregler? Sverige fick behålla sitt undantag för representation, men inte utöka eller införa nya begränsningar KR kom fram till att begränsningarna utökats Ny prövning ska göras enligt reglerna som gällde 1995 SKV överklagade inte – konsekvenser? KRNG mål nr 24-12, 2013-09-20 Evenemang på ishotellet i Jukkasjärvi. Kostnaderna för evenemanget bestod av mat, dryck, hotell, slädtransporter, guidade turer, shower mm, för bolagets personal och gäster (journalister). Hela kostnaden hanterades av bolaget som en avdragsgill marknadsföringskostnad och moms lyftes med drygt 860 000 kr. Representation enligt Skatteverket Skatteverket ansåg att det inte var fråga om en marknadsföringskostnad, utan om representation. Enligt Skatteverket hade bolaget inte visat att det fanns ett så klart samband mellan de inbjudna gästerna (journalisterna) och verksamheten att representationen var avdragsgill, och även om det hade funnits ett sådant samband torde arrangemanget räknas som ej avdragsgill lyxrepresentation. Avdrag medgavs dock för de utgifter bolaget hade för demonstration av den nya bilmodellen. Skäligt representationsavdrag vid demonstrationer och visningar är enligt Skatteverkets allmänna råd dock endast 60 kr plus moms per person, vilket innebar avdrag med 60 x 116 personer (journalisterna, men inte den egna personalen) = 6 960 kr, och momslyft på 15 x 116 = 1 740 kr.

Momsen efter Porsche-domen – ställningstaganden från SKV Grundregeln: momslyft på avdragsgilla kostnaden t ex beräknat på 180 kr för kultur/idrott eller representationsgåvor ingen ändring för momsfria företag trots Porsche-domen; 14-kronorsschablon för extra avdrag gäller vid måltid med alkohol (10,80 kr vid alkoholfri måltid) Demonstrationer och visningar nivåerna för 1995 (300 kr/person inkl starköl) eller 1996 (60 kr/person inkl vin/sprit) får användas enligt dagens regler gäller också 60 kr/person inkl vin/sprit

Momsen efter Porsche-domen – ställningstaganden av SKV Måltider Nivåerna för 1995 (300 kr/person inkl starköl) eller 1996 (180 kr/person inkl vin/sprit) får användas istället för dagens 90 kr/person inkl vin/sprit Huvudmetod: proportionering utifrån faktiska kostnader, dvs andel av totalkostnad (alkohol resp alkoholfritt) och utifrån valt årsalternativ Alternativ 1995 extern representation: måltidskostnad inkl starköl (både mat och starköl måste ingå) på minst 300 kr/person; schablon 46 kr/person Alternativ 1995 intern representation: måltidskostnad inkl starköl (både mat och starköl måste ingå) på minst 200 kr/person; schablon 31 kr/person Alternativ 1996: måltidskostnad inkl eventuell vin/sprit på minst 180 kr/person; schablon 28 kr/person (om den debiterade momsen är minst 28 kr/person) En sammansatt tjänst (t ex krogshow inkl måltid) med 25% moms, ger momslyft med högst 75 kr/person (extern rep) respektive 50 kr/person (intern rep)

Exempel 1. Lunch med alkoholfri dryck Xerxes AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för lunch med totalt 450 kr för tre personer. Kostnaden avser mat och alkoholfri måltidsdryck. Restaurangen har tagit ut moms med 12 procent. Av totalbeloppet, 450 kr, avser därför 48,20 kr (10,71 % av 450 kr) mervärdesskatt. Xerxes AB har momspliktig verksamhet. Kostnaden för lunchen understiger 300 kr exklusive moms per person. Xerxes AB har rätt att lyfta hela den debiterade momsen, dvs 48,20 kr. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 131,80 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Exempel 2. Middag med starköl – tillämpning av en schablon Ypsilon AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive moms och kostnaden för starköl är 600 kr exklusive moms. Restaurangen har tagit ut moms med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr).  Ypsilon AB har momspliktig verksamhet. Ypsilon AB kan få lyfta moms med skäliga 46 kr per person. Bolaget har därför rätt att lyfta moms med 138 kr. Ypsilon AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive starköl. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 1350 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Exempel 3. Middag med starköl - fördelning utifrån faktiska kostnader Zäta AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive moms och kostnaden för starköl är 600 kr exklusive moms. Restaurangen har tagit ut moms med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr).  Zäta AB har momspliktig verksamhet. Zäta AB vill inte tillämpa schablonen vid beräkning av momslyft. Bolaget väljer i stället att beräkna momslyftet utifrån de faktiska kostnaderna exklusive moms för mat respektive starköl. Av den totala kostnaden exklusive moms avser 60 % (900/1500) mat och 40 % (600/1500) starköl.  Högst momsen på ett underlag som uppgår till 900 kr exklusive moms (300 kr x 3) kan lyftas . Av detta belopp ska 540 kr (60 % av 900 kr) anses avse mat och 360 kr (40 % av 900 kr) anses avse starköl. Bolaget har därför rätt att lyfta moms med 12 % på 540 kr och 25 % på 360 kr, alltså totalt med 154,80 kr. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 1333,20 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Exempel 4. Middag med vin – beräkning enligt de regler som gällde 1996 Quality AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 879 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 450 kr exklusive moms och kostnaden för vin är 300 kr exklusive moms. Restaurangen har tagit ut moms med 129 kr (12 % på 450 kr och 25 % på 300 kr).  Quality AB har momspliktig verksamhet. Om moms att lyfta beräknas enligt schablon och enligt de regler om gällde 1996 kan Quality AB få lyfta moms med skäliga 28 kr per person. Bolaget har därför rätt att lyfta moms med 84 kr. Quality AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 525 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation. Quality AB kan i stället välja att beräkna moms att lyfta utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Av den totala kostnaden exklusive moms avser 60 % (450/750) mat och 40 % (300/750) vin. Högst momsen på ett underlag som uppgår till 540 kr exklusive moms (180 kr x 3) får lyftas . Av detta belopp ska 324 kr (60 % av 540 kr) anses avse mat och 216 kr (40 % av 540 kr) anses avse vin. Bolaget har därför rätt att lyfta moms med 12 % på 324 kr och 25 % på 216 kr, alltså totalt med 92,88 kr. Återstående del av måltidsutgiften, 516,12 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Exempel 5. Middag med vin, momsfri verksamhet Åms AB har vid ett representationstillfälle haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive moms och kostnaden för vin är 600 kr exklusive moms. Restaurangen har tagit ut moms med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr).  Åms AB har momsfri verksamhet och har alltså inte rätt att lyfta moms eller rätt till återbetalning av moms. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr) med tillägg för den moms som avser detta belopp. Åms AB kan få avdrag för 90 kr med tillägg för moms med skäliga 14 kr per person. Bolaget därför rätt att, vid inkomstbeskattningen, få avdrag för 270 kr plus 42 kr, dvs totalt 312 kr för detta representationstillfälle. Åms AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Återstående del av måltidsutgiften blir en icke avdragsgill kostnad för representation. Åms AB kan som alternativ vid inkomstbeskattningen dra av 270 kr med ett tillägg för mmosen på beloppet beräknat utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Avdraget skulle då uppgå till 270 kr plus 46,44 kr (12 % x 162 kr + 25 % x 108 kr), dvs totalt 316,44 kr.