Handläggarutbildning DFS Dokumentflödessystem Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-30

Målsättning för handläggarutbildningen Utbildningen är till för dig som ska handlägga ärenden med handlingar och arbetsdokument i DFS diarieföringsmodul. Du ska efter utbildningen (m h a handläggarmanualen) kunna arbeta med dina tilldelade ärenden i systemet. Du får också se hur man söker efter information i DFS. Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Program DFS-handläggarutbildning 13:00 Presentation av DFS inom LU - Varför? Hur? Översikt av DFS-systemet Begrepp och behörighetsroller inom DFS-systemet Handläggargränssnittet Demo 1 – digital handling Demo 2 – pappershandling 14:30 Kaffepaus Demo 3 – rapporter Demo 4 – makulera felaktig handling Handlingar och arbetsdokument Demo 5 – arbetsdokument (Office add-in) Demo 6 – sök 16:00 Avslutning Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Varför ska vi diarieföra? Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Diarieföring Lagkrav: SekrL §15:2 Inkomna eller upprättade handlingar När? Unik beteckning? Vem? Vad? __________________________________________ Ordning – att kunna finna handlingar JK-balansen Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Dokumenthantering DFS Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18 Utskrifter Verksamhets- Applikationer t.ex. Fakturor, ritningar, avtal Databaser Formulär Fotografier Grafik Video E-post Websidor Pappersdokument Elektroniska dokument Word, Excel etc. Fax DFS Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Begrepp i DFS diarieföringsmodul Serie – en serie med ärenden för viss organisatorisk enhet inom LU Ärende – ett ärende har en eller flera handlingar Handling – en handling kan bestå av ett eller flera ”dokument” Inkomna / upprättade handlingar Pappershandlingar Elektroniska handlingar skannat dokument e-mail via Outlook e-mail postat till en registratorsradress uppladdad fil från egen dator (Word, Excel, PowerPoint, pdf m fl) Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Strukturen och behörigheter Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Behörigheter i DFS Rollen ”Registrator” – kan se alla ärenden inom egen serie Skapa Tilldela Administrera Avsluta (ad acta) _________________________________________________________________ Rollen ”Handläggare” – kan kombineras med se-behörighet i egen serie Ej avsluta Rollen ”Handläggare Plus” på ärende - kan kombineras med se-behörighet i egen serie Ny roll ”Utökad handläggare” på serie – måste ha se-behörighet i egen serie Ej sekretess Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Ärende och handling Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Starta DFS Öppna webbläsare (t.ex. Explorer) https://dfs.adm.lu.se Logga in Användarid: Lucat-id Lösenord: Logga ut Personligt / Logga ut Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Hjälp Frågetecken i aktivt fönster ger onlinehjälp Handledning Kortkommandon ”Ctrl+r” LU Service Desk tel: 29000 e-mail: servicedesk@ldc.lu.se Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Skärmbildens uppbyggnad Navigationslisten till vänster tar dig till olika delar av systemet rubrikknapp (grå) – startsida för funktionen funktionsknapp (bild) – olika varianter av funktionen Rubriks- och funktionslisten upptill med rubrik och funktionsknappar tar dig till olika funktioner i valt objekt, t.ex. ett ärendekort Informationsfönstret stora ytan mitt i visar objekt/fönster du valt, t.ex. ett handlingskort Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Demo 1 Handlägga ärende med ny handling från egen dator Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet Lägg till ny handling i ärendet Obligatoriska uppgifter på handlingskortet Ladda upp fil från egen dator Lägg till bevakningsdatum för ärendet Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Demo 2 Handlägga ärende med pappershandling - Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet Lägg till ny handling i ärendet Obligatoriska uppgifter på handlingskortet Dokument från skanner (ev. via Outlook) Lägg till två bevakningsdatum för ärendet Skicka mail till den andra handläggaren Skriv ut ärendeblad och lämna ärendet till registrator Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Kaffepaus Hur många ärenden har vi i vårt diarium? Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Digitalt diarium 1990 – Förvaltningen 1994 – Kanslier 2007 – DFS 307 003 17/9 2008 Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Demo 3 Rapporter Rubrikknapp ”Rapporter” i navigationslisten Välj Serie Välj rapport Välj Handläggare eller Alla Välj Avdelning eller Alla Välj Period Generera rapport Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Demo 4 Makulera felaktig handling, mm Kontrollera befintliga uppgifter / handlingar på ärendekortet Makulera felaktig handling i ärendet Skriv först in varför handlingen makuleras (i Informationsrutan) Makulera handlingen Lägg till ny handling Visa hur registrator ser den makulerade handlingen i inkorgen Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Demo 5 Arbetsdokument Ladda upp arbetsdokument från egna datorn inifrån DFS-systemet till ärendet direkt ifrån Word (eller Excel) om Office Add-in installerad Se länk på Ärendekortet! Arbeta med dokumentet – flera versioner Fastställ arbetsdokumentet – blir ny handling i ärendet Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Paus Kortpaus (5 min) Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Demo 6 Sök-funktioner Via ärendekort tomt ärendekort för att skriva in sökbegrepp förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten I ärende ”sökbyggare” – ange sökvillkor och välj kolumnrubriker I dokument fritextsökning och sök i alla fält Bevakningsdatum för ”dina” ärenden - där du är tilldelad som handläggare Öppna ärenden alla icke avslutade - där du är tilldelad som handläggare Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Sök-funktioner Sökbyggaren I ärende – ”Sökbyggaren sätt sökvillkor genom att välja i listboxarna ovanför vita strecket i den andra från vänster: välj objekt (t.ex. Ärende) i nästa listbox: välj typ av information om objektet (t.ex. Ärendemening) ange därefter själva sökvillkoret (t.ex. innehåller) och sökparameter (t.ex. doktorand) välj vad som ska skrivas ut genom att välja bland kolumnrubrikerna i listboxarna under vita strecket (det går att få fram flera kolumner genom att ändra antalet i rutan uppe till höger) välj sorteringsordning genom att klicka på de svarta rutorna så att de blir upp- eller nedpilar (forts. följer) Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

Sök-funktioner Prova hur många träffar sökningen ger genom att klicka på knappen ”Visa antal” Ändra ev. antalet ”Max. träffar” för att få fram alla träffar Klicka på knappen Visa träfflistan (eller förstoringsglaset ”Sök” i funktionslisten) Finesser: Sökvillkor kan anges på flera rader och kombineras med OCH/ELLER samt INTE Spara undan sökvillkoren – diskettknappen i funktionslisten Exportera resultatet till Word eller Excel – knappar i funktionslisten Bodil Danielsson, Juridiska enheten, 2008-09-18

http://www.lu.se/dfs http://www.lu.se/legal Bra länkar http://www.lu.se/dfs http://www.lu.se/legal http://forvaltningskunskap.nu