Skapa förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde Vägen mot e-arkiv Skapa förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde

Varför gemensam förstudie? Använda våra resurser på ett effektivt sätt Lära av varandra Bygga upp intern kompetens inför nästa steg Minska kostnaderna Tyngre kravställare gentemot framtida leverantör

Nils bilder Nils bilder Den gemensamma bilden inom förstudiens projektgrupp, den bild vi ville förmedla utåt av varför vi måste satsa på e-arkiv.

E-tjänst Verksamhets-system Närarkiv Slutarkiv Så här upplever vi att det fungerar idag. Illustrerar att det här är en verksamhetsfråga – det är där dubbelarbetet sker. För arkivet fungerar det jättebra med papper. Alla medarbetare skapar information/dokument. Egenskaper/etiketter (metadata) som vi ”hänger på” från början följer oftast med hela vägen in i ett e-arkiv – om dokumentet/informationen ska bevaras.

E-tjänst System för bevarande Verksamhets-system Mellanarkiv Slutarkiv Så här vill vi att det ska fungera, en sammanhängande kedja. Stödja e-förvaltning: visionen är all information (handlingar) enbart hanteras elektroniskt. Långsiktigt säkra informationsförsörjningen, dvs hanteringen av elektroniska handlingar och uppgifter. Syftet med förstudien var att identifiera de aktiviter som kommunerna behöver för införa e-arkiv och få en obruten, digital kedja.

Förstudiens mål Färdplan över förberedelser för ett effektivt införande av e-arkiv med sikte på ett elektroniskt informationsflöde. Delprojektmål: Kartlägga nuläge. Kartlägga det interna börläget för ett elektroniskt informationsflöde. Konkreta förslag på aktiviteter. Uppdraget var att ta fram en färdplan över vad som behöver göras för att kommunkoncernerna ska vara förberedda för ett effektivt införande av e-arkiv med sikte på en helt elektronisk hantering av dess allmänna handlingar och uppgifter. Kartlägga nuläget. Kartlägga det interna börläget för ett elektroniskt informationsflöde. Ta fram ett beslutsunderlag som innehåller konkreta förslag på aktiviteter. Hur kan vi överbrygga glappet mellan nuläge och börläge för att skapa rätt förutsättningar?

Förstudieorganisation Projektägare Styrgrupp Projektledare Projektgrupp Viktigt med en bredd av kompetenser: Arkiv, juridik, registratur, IT, kommunikation. En fördel med verksamhetsperspektiv. Så här såg projektorganisationen ut. Representation från alla tre kommuner i styrgrupp och projektgrupp. Kompletterande kompetenser – arkiv, juridik, IT, registratur, verksamhet. Fokusera gärna på att få med verksamhetsrepresentanter – det blir lätt arkivfokus annars trots att det egentligen inte är en arkivfråga. Stor fördel att vi byggt upp intern kompetens inför nästa steg.

Aktiviteter under förstudien Nulägesinventering – teknik, förvaring, regler och rutiner Framåt – informationsägarskap, juridik, teknik och säkerhet Omvärldsbevakning Nyttoanalys Systeminventering Workshop – verksamheternas behov och förväntningar Kommunikationsplan och intressentanalys Nuläge – Hur fungerar det idag? Framåt – Vad behöver vi tänka på? Omvärldsbevakning – det börjar bli en ”het” fråga. Vi har även sett att det finns ett stort intresse för vår förstudie. Nyttoanalys – men många osäkerhetsfaktorer gör detta svårt att räkna på. Systeminventering – Intervjuer med systemförvaltare. Tittat på några system och förutsättningarna för e-arkivering. Workshop – blev även ett informationstillfälle. Kommunikationsplan och intressentanalys – viktigt att det finns.

Nyttor med e-arkiv Säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen Bidra till en ökad effektivisering Ge ökad tillgänglighet till information Förbättra medborgarservice och stödja delaktighet Jag tänkte berätta lite övergripande om resultatet av några av förstudies aktiviteter. Några av nyttorna som vi identifierade under nyttoanalysen

Nyttor med e-arkiv Minskat behov av utökade arkivlokaler Minskade licens- och driftkostnader Minskade kostnader för att skapa arkiveringslösningar i efterhand Starkare varumärke

Slutsatser systeminventering Krav på systemleverantörerna Systemförvaltarnas kunskap om systemen Positiva till e-arkivering Mellanarkiv Åtkomst till arkivet via det aktuella verksamhetssystemet Metod: Intervjuer med systemansvariga och i vissa fall även systemleverantören. Sju system inventerades – Finns systemet i flera kommuner, FGS, intresse Krav på systemleverantörerna att skapa export- och konverteringsfunktioner E-arkivet måste kunna hantera leveranser från system som är förberedda för e-arkivering och system som inte är förberedda E-arkivet bör ha funktioner som kan bearbeta ett arkivpaket så att det förbereds för arkivering Bästa resultatet uppnås när systemleverantören kontaktas och kan svara på systemspecifika frågor Fler kontakter med systemansvariga kommer att behövas, för att fördjupa frågorna Tre grupper kommer att beröras Systemleverantör Systemförvaltare och Systemägare (kund) Kommunens it-drift Viva (Socialtjänst) – Eskilstuna Treserva (Socialtjänst) – Strängnäs Castor (Bygg och Miljö) – Eskilstuna Visual Arkiv (Arkivförteckning) – Strängnäs och Eskilstuna Lex (Allmänna diariet) – Strängnäs och Eskilstuna HR+ (Löner) – Strängnäs ProCapita (Äldreomsorg) – Enköping

Workshop: Förväntningar Effektiva arbetssätt Likartat arbetssätt oavsett tjänsteman. Ökad informationssäkerhet. Informationen blir mer sökbar och lättillgänglig. Avlastning av verksamhetssystemen. Minskat behov av närarkiv. Det här var verksamheternas bild av vad de såg för fördelar med införande av e-arkiv.

Färdplan framåt Hur skapar vi rätt förutsättningar för införa ett e-arkiv? Aktiviteter inom fem områden: verksamhet, ansvar, samverkansformer, e-arkiv och teknik. Workshop med projektgruppen för att samla ihop allt mot slutet av projekttiden. De 10 viktigaste att börja med är markerade med gult. Ex: Översyn av dokument som styr hantering av allmänna handlingar (uppdaterade, samstämmiga, efterlevs) Förankra och informera Beslut om samma e-arkivlösning i hela kommunen. Inte valbart Alla måste arbeta i verksamhetssystemen, digitala arbetssätt. Krav på befintliga och nya verksamhetssystem (gallring och uttag av info) Bygga upp en infrastruktur. Tekniska förutsättningar. System, kompetens och org för att hantera elektroniskt lagrad info så att den bevaras, vårdas och görs åtkomlig på ett säkert sätt över tid.

Frågor?

Så här ser rapporten ut. Vi gjorde även en ”populärversion” i form av en broschyr.