Serviceavtal med periodisk fakturering SAP Best Practices

Syfte och fördelar och huvudprocesser En tjänsteleverantör har ett serviceavtal med en kund. Verksamhetsflödet startar med ett meddelande och en serviceorder. Fördelar Kundavtalsadministration Kundserviceadministration Serviceorderhantering Inköp Periodisk fakturering Huvudprocesser Skapa ett kundavtal Skapa ett servicemeddelande Ändra servicemeddelandet Skapa en serviceorder Ändra serviceordern Tidsregistrering (211) Reseadministration (191) Bekräfta använda material Skapa en beställning Bekräfta godsmottagning Registrer fakturan för beställning Visa planerade/verkliga kostnader Stänga serviceordern – tekniskt slutförd Skapa fakturering av avtal

SAP-applikationskrav och företagsroller SAP enhancement package 6 för SAP ERP 6.0 Företagsroller Tjänsteleverantör Service anställd Inköpare Leverantörsreskontrabokförare Lagerhandläggare Faktureringsadministratör

Detaljerad processbeskrivning Serviceavtal med periodisk fakturering De resulterande kostnaderna (avgift, kostnader för resor och reservdelar) från serviceordern konteras på serviceordern och faktureras kunden via periodisk avtalsdebitering. Tjänsterna som tillhandahålls anges i försäljningskontraktet och kundordern per tjänsteenhet, så tjänsten kan delas upp och faktureras i separata enheter. Priset för tjänsteenheten beräknas inte av systemet i detta exempel, utan uppdateras manuellt i avtalet av tjänsteleverantören efter förhandling om det med kunden. Om det behövs beställs och köps reservdelar in.

Processflödesdiagram Serviceavtal med periodisk fakturering Händelse Affärsaktivitet/händelse Kund skapar en beställning Tjänste-leverantör Tids-registrering (211) Skapa ett kundavtal Skapa ett service-meddelande Ändra service-meddelandet Skapa en serviceorder Rese-administra-tion (191) Service anställd Ändra serviceordern Bekräfta materialanvändningg Material-rörelse Visa planerade/-verkliga kostnader Stänga serviceordern – tekniskt slutförd Inköpare Skapa inköpsorder Lager-handläggare Bekräfta gods-mottagning Leverantörs-reskontra Avräkna serviceorder (189) Registrera fakturan för beställning Stänga serviceordern – affärsvy (189) Faktureringsadministratör Skapa fakturering av avtal

Förklaring Symbol Beskrivning Användningsk ommentarer Symbol Band: Identifierar en användarroll, som till exempel fakturahandläggare eller försäljningsrepresentant. Bandet kan även identifiera en organisationsenhet eller grupp, i stället för en specifik roll. De övriga processflödessymbolerna i tabellen visas i dessa rader. Det finns så många rader som det krävs för att täcka in alla rollerna i scenariot. Rollband innehåller uppgifter som är vanligt förekommande för rollen. Externa händelser: Innehåller händelser som påbörjar eller avslutar scenariot eller som påverkar händelseutvecklingen i scenariot. Flödeslinje (heldragen): Linjen visar den normala stegsekvensen och flödesriktningen i scenariot. Flödeslinje (streckad): Linjen visar flöden till uppgifter som sällan används eller som är förknippade med villkor i ett scenario. Linjen kan även leda till dokument som deltar i processflödet. Sammanbinder två uppgifter i en scenarie-process eller en händelse som inte är ett steg Kontakt/händelse: Identifierar en åtgärd som antingen leder in i eller ut ur scenariot, eller en utomstående process som pågår under scenariot Motsvarar inte ett uppgiftssteg i dokumentet Enhetsprocess: Identifierar en uppgift som täcks steg för steg i scenariot Motsvarar ett uppgiftssteg i dokumentet Processreferens: Om scenariot refererar till ett annat fullständigt scenario anger du det scenariots nummer och namn här Delprocessreferens: Om scenariot refererar till delar av ett annat scenario anger du det scenariots nummer, namn och stegnumren här Processbeslut: Identifierar ett beslut/en förgrenings-punkt, vilket innebär att slutanvändaren måste göra ett val. Linjer representerar olika val som kommer från olika delar av romben. Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet. Visar ett val som måste göras när steget har utförts. Symbol Beskrivning Användningskommentarer Till nästa/från föregående diagram: Leder till nästa/föregående sida i diagrammet Flödesschemat fortsätter på nästa/föregående sida Utskrift/dokument: Identifierar ett utskrivet dokument, en rapport eller ett formulär Motsvarar inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa ett dokument som har genererats av ett uppgifts-steg. Denna symbol har inga utåtriktade flödeslinjer Redovisningsdata: Anger ett dokument för en redovisningspost Budgetplanering: Anger ett budgetplaneringsdokument Manuell process: Täcker en uppgift som görs manuellt Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa en uppgift som utförs manuellt, som till exempel att lasta av en lastbil till lagret, vilket påverkar processflödet. Befintlig version/data: Blocket täcker data som kommer in från en extern process Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används symbolen för att visa data som kommer från en extern källa. Detta steg har inga inåtriktade flödeslinjer Systembeslut godkänd/ej godkänd: Blocket täcker ett beslut som tas automatiskt av programvaran Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet, i stället används den för att visa ett beslut som programvaran gör automatiskt när ett steg har utförts. Diagram-länk <Funktion> Utskrift/ dokument Extern till SAP Redovisnings-data Affärsaktivite / händelse Budget-planering Enhetsprocess Manuell process Process-referens Befintlig version/data Delprocess-referens System-beslut godk./ej godk. Process-beslut

Masterdata som används Appendix Masterdata som används Tjänsteproduktionsenhet Material/tjänst Material Uppdragsgivare Godsmottagare Betalare PE Lager Företag Controllingenhet Inköpsorganisation Försäljningsorganisation Distributionskanal Verksamhetsgren Systemposition Anställningsnummer Produktionsgrupp Leverantör