HR Fönster inom Region Skåne Samverkan OP/IVA 2012-09-27

HR Fönster HR Fönster är ett regionalt projekt som syftar till att införa ett enhetligt arbetssätt för personaladministration genom ett gemensamt IT-stöd. HR: Human resources Fönster: en samlande plats för HR-relaterad information

Införande November 2011 - Rekrytering, Offentliga jobb - alla förvaltningar Mars 2012 - HR Fönster etapp 1 - Hässleholms sjukhusorganisation, CSK, Primärvården Skåne November 2012 - HR Fönster etapp 2 - Alla förvaltningar utom Skånes universitetssjukhus, Helsingborgs lasarett och Regionservice Mars 2013 - HR Fönster etapp 3 - Skånes universitetssjukhus, Helsingborgs lasarett och Regionservice

Utbildning Chefer och chefsstöd Medarbetare 2 dagar resp 1/2-dag Självstudier (E-learning) Ca 30 min Frigöra tid i verksamheten

Varför? Enhetligt arbetssätt Ett system (nu flera) Modernare system/funktionalitet

Förändring innebär Nytt system, men framför allt ett nytt arbetssätt Webbaserat Självrapportering Måste ske i tid för utbetalning i tid Intern åtkomst i nuläget Extern åtkomst med tiden

Olika rapporteringar HR Fönster Manuell hantering Medarbetare Chef/chefsstöd HR-funktion GSF Lön Flex o flexkorrigeringar Turbyten Fyllnads- och övertid Vanliga frånvaroorsaker såsom semester, kompledig samt sjuk /vab del av dag Facklig tid utan lön Tjänstledig utan lön Arbetad tid under jour för läkare Arbetad tid under jour/ beredskap övr personal Inrikes reseräkningar o reseutlägg Km-ersättning Sjukdom och vård av barn hel dag Facklig tid med lön Tjänstledig med lön Förskjuten arbetstid Smitta Olovlig frånvaro Studieledighet med lön Friskvård Semesterdgr till timmar Utbet. saldo/semdgr Nattillägg alla ersättningar utanför avtal o övergångsperiod Arvoden Semester under sjuk o sjuk under semester Utbildningsbidrag Utrikes resor Detaljerad information finns i rutinbeskrivningen indata till lön

Lokala kontaktpersoner Christina Nordqvist (HR), lokal projektledare, utbildare Johan Eliasson (HR), utbildare Irene Krantz (IT), utbildare Pia Isaksson (AC), utbildare

Support I samband med driftstart av etapp 1 etablerades en Regiongemensam support hos GSF. Supporten avser ärenden från de förvaltningar som gått in i HR Fönster. Övriga förvaltningar fortsätter arbeta som vanligt Ärendehantering Supportfrågor/ärenden anmäls via telefon (30000, val 4) Öppettider och bemanning Måndag-Fredag 8.00-16.30, även under lunchtid. Enstaka dagar kommer andra öppettider att gälla pga interna möten Supporten bemannas av löneadministratörer från GSF Löneservice

Support Typ av frågor/ämnen som besvaras av GSF Support Kommer från Lönefrågor, t ex fel lön, varför visst belopp etc Chef, Medarbetare (efter första kontakt med chef) Felaktiga personuppgifter och anställningsuppgifter Chef, HR-funktion förvaltning Införsel, skattefrågor, ej lön på konto, utbetalningsavi Medarbetare Handhavandefrågor avseende funktioner i HR-Fönster (Rapportera, Beslut, Person- och Anställningsuppgifter, Uppföljning, Registrera schema) Chef, Chefsstöd, Medarbetare, HR-Funktion förvaltning Typ av fråga/ämne som INTE besvaras av GSF Support Hänvisas till Övergripande frågor från press, frågor från fackliga repr HR-funktion på förvaltning Tolkningar av avtal och frågor om anställningsavtal Problem med inloggning IT Konstruktion av schema Verksamheten på resp förvaltning Handhavande i TimeCare Schema-administratör TimeCare i första hand och därefter till Förvaltningsadmin TimeCare Handhavande i Adato och Förhandling Utsedda ansvariga på resp förvaltning