Anskaffning utan QM SAP Best Practices

Syfte och fördelar och huvudprocesser Anskaffning utan kvalitetsstyrning Fördelar Användning av helhetliga dataset såsom inköpsinfoposter, anskaffningsförteckningar, kontrakt Bearbetning av rollspecifika arbetslistor är möjlig Huvudprocesser Visa och allokera beställningsanmodanden Omvandla allokerade beställningsanmodanden till beställningar/skapa beställning manuellt Ändra beställning Godkänna beställning Skriva ut beställning Ta emot varor från leverantör Fakturamottagning per detaljpost Utgående betalning

SAP-applikationskrav och företagsroller SAP enhancement package 6 för SAP ERP 6.0 Företagsroller Inköpschef Inköpare Lagerhandläggare Leverantörsreskontra

Detaljerad processbeskrivning Anskaffning utan QM I den här anskaffningsprocessen kan inköpshandläggaren via en offertjämförelselista välja den bästa leveranskällan genom att utvärdera svar/offerter från leverantörerna. En beställningsanmodan genereras antingen via MRP-processen eller manuellt av en beställare. En inköpare utvärderar beställningsanmodan och omvandlar den till en beställning. Beställningen ska godkännas baserat på ett fördefinierat belopp innan den skickas till en leverantör.

Processflödesdiagram Anskaffning utan QM Händ-else MRP genererade anskaffnings-behov Material-planerare Skapa beställnings-anmodan Ja Inköps-chef Godkänna beställning Nej Ja Inköpare Behov av offertför-frågan Nej Beställning Korrekt? Ändra beställning Beställningsgodkännade krävs? Skriva ut beställning Nej Skicka beställning (till leverantör) Nej Offert för anskaffning (128) Ja Ja Lager-hand-läggare Lager GM/FM inköpspris-avvikelse Skriva ut GM-dokument Kontrol-lera varor (inga regist-rerade fel) Ta emot varor från leverantör till beställningen Ta emot varor till restriktivt disponibelt lager Leverantörsreskontra Accounts Payable Utgående betalning GM/FM inköpsprisavvikelse Små avvikelser Använd moms för faktiskt belopp som ska betalas Fakturamottag-ning per detaljpost Periodbokslut i redovisning (159) Extern redovisning (102) MRP = Materialbehovsplanering, RFQ = Offertförfrågan, GM/FM = Godsmottagning/fakturamottagning, PPV = Inköpsprisavvikelse

Processflödesdiagram Anskaffning utan QM Händ-else MRP Generated Procurement Needs Genererar beställningsanmodanden Inköpschef Godkänna beställning Ja Nej Yes Inköpare Beställning Korrekt? Ändra beställning Beställningsgodkännade krävs? Skriva ut beställning Skicka beställning (till leverantör) Nej Nej Ja Lagerhand-läggare Skriva ut GM-dokument Ta emot varor från leverantör till beställningen Lager GM/FM inköpspris-avvikelse Leverantörsres-kontra Utgående betalning GM/FM inköpsprisavvikelse Använd moms för faktiskt belopp som ska betalas Små avvikelser Fakturamottagning per detaljpost Periodbokslut i redovisning (159) Extern redovisning (102) MRP = Materialbehovsplanering, RFQ = Offertförfrågan, GM/FM = Godsmottagning/fakturamottagning, PPV = Inköpsprisavvikelse

Förklaring Symbol Beskrivning Användningsk ommentarer Symbol Band: Identifierar en användarroll, som till exempel fakturahandläggare eller försäljningsrepresentant. Bandet kan även identifiera en organisationsenhet eller grupp, i stället för en specifik roll. De övriga processflödessymbolerna i tabellen visas i dessa rader. Det finns så många rader som det krävs för att täcka in alla rollerna i scenariot. Rollband innehåller uppgifter som är vanligt förekommande för rollen. Externa händelser: Innehåller händelser som påbörjar eller avslutar scenariot eller som påverkar händelseutvecklingen i scenariot. Flödeslinje (heldragen): Linjen visar den normala stegsekvensen och flödesriktningen i scenariot. Flödeslinje (streckad): Linjen visar flöden till uppgifter som sällan används eller som är förknippade med villkor i ett scenario. Linjen kan även leda till dokument som deltar i processflödet. Sammanbinder två uppgifter i en scenarie-process eller en händelse som inte är ett steg Kontakt/händelse: Identifierar en åtgärd som antingen leder in i eller ut ur scenariot, eller en utomstående process som pågår under scenariot Motsvarar inte ett uppgiftssteg i dokumentet Enhetsprocess: Identifierar en uppgift som täcks steg för steg i scenariot Motsvarar ett uppgiftssteg i dokumentet Processreferens: Om scenariot refererar till ett annat fullständigt scenario anger du det scenariots nummer och namn här Delprocessreferens: Om scenariot refererar till delar av ett annat scenario anger du det scenariots nummer, namn och stegnumren här Processbeslut: Identifierar ett beslut/en förgrenings-punkt, vilket innebär att slutanvändaren måste göra ett val. Linjer representerar olika val som kommer från olika delar av romben. Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet. Visar ett val som måste göras när steget har utförts. Symbol Beskrivning Användningskommentarer Till nästa/från föregående diagram: Leder till nästa/föregående sida i diagrammet Flödesschemat fortsätter på nästa/föregående sida Utskrift/dokument: Identifierar ett utskrivet dokument, en rapport eller ett formulär Motsvarar inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa ett dokument som har genererats av ett uppgifts-steg. Denna symbol har inga utåtriktade flödeslinjer Redovisningsdata: Anger ett dokument för en redovisningspost Budgetplanering: Anger ett budgetplaneringsdokument Manuell process: Täcker en uppgift som görs manuellt Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa en uppgift som utförs manuellt, som till exempel att lasta av en lastbil till lagret, vilket påverkar processflödet. Befintlig version/data: Blocket täcker data som kommer in från en extern process Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används symbolen för att visa data som kommer från en extern källa. Detta steg har inga inåtriktade flödeslinjer Systembeslut godkänd/ej godkänd: Blocket täcker ett beslut som tas automatiskt av programvaran Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet, i stället används den för att visa ett beslut som programvaran gör automatiskt när ett steg har utförts. Diagram-länk <Funktion> Utskrift/ dokument Extern till SAP Redovisnings-data Affärsaktivite / händelse Budget-planering Enhetsprocess Manuell process Process-referens Befintlig version/data Delprocess-referens System-beslut godk./ej godk. Process-beslut