Svensk idrotts verksamhetssystem kommunikation & administration mellan medlemmar, föreningar & förbund

Vad är IdrottOnline Administrativ & kommunikativ IT-plattform mellan medlemmar, föreningar, förbund Webbplatser för klubbar = IdrottOnline Klubb Webbplatser för förbund = IdrottOnline Förbund Gemensam administration mellan klubb & förbund = IdrottOnline Administration Koppling mot respektive idrottstävlingsadministration Ett användarnamn och lösenord

Varför är IdrottOnline nummer ETT? ETT personregister så att man som person inom svensk idrott endast kan finnas EN gång ETT gemensamt administrativt, kommunikativt system som både förening och förbund kan samarbeta i ETT på Idrottens egna behov skapat system 3

Några av fördelarna med IdrottOnline All administration på ett ställe Ett användarnamn och lösenord till alla dina sidor Min sida där du redigerar dina uppgifter i hela idrotten Medlemsregister med uppdatering mot SPAR Skapa och hantera avgifter Söka och hantera licenser Söka och hantera Idrottslyft Skapa och anmäla sig till utbildning Hantera och söka LOK-stöd Enkel hemsida Vanligt webbverktyg – EpiServer Samma för förbund och föreningar Gemensamt nyhetsflöde Dela kalenderaktiviteter Automatisk resultat- och aktivitetsinformation (koppling till TA) Nyhetsbrev Forum och blogg på Mötesplatsen 4

… och så här hänger det ihop … ett system under ständig uvteckling

Det gemensamma inom alla idrotter T.ex. Medlemsregister Personregister Publika webbplatser Webbaserad idrottsadministration Community Idrottens tävlingssystem - serielottning domartillsättning söka arrangemang - resultat - statistik - licenser - live sändningar - avgiftshantering m.m. IdrottOnline Klubb IdrottOnline Administration IdrottOnline Förbund Det gemensamma inom alla idrotter T.ex. Medlemsregister Personregister RF tjänster LOK-stöd Idrottslyft Elit Utbildningsmodul Års/föreningsrapporter Person Organisation Anläggning Aktivitet Export

IdrottOnline växer

IdrottOnline i siffror 20 450 webbplatser 17 376 unika föreningar 3 718 föreningar som ej aktiverat IdrottOnline Antal unika personer kopplade till ett medlems- och/eller personregister i systemet 1 820 807 Antal personer i vårt databas IAS 2 931 593 Samtliga 69 förbund kör IdrottOnline Administration 25 SF har mer än 90% av sina föreningar i IdrottOnline

LOK-stödet i IdrottOnline Ca 10 000 föreningar söker LOK-stöd varje år Ca ¼ av dem har öppnat för närvaroregistering 4 383 aktiviteter via SMS under mars månad

Föreningars kännedom om IdrottOnline * 1 Ja 2 Ja, med det skulle kunna vara bättre 3 Nej

Föreningar som deltagit i IdrottOnline-utbildning * Ja Nej

Använder ni IdrottOnline som er hemsida? * 1 Ja 2 Ja, dessutom som administrativt verktyg för medlemshantering, LOK- stöd och Idrottslyft 3 Nej, men som administrativt verktyg för LOK-stöd och Idrottslyft 4 Nej

Föreningars nöjdhet med IdrottOnline Mycket nöjd Nöjd Inte nöjd Inte alls nöjd

IdrottOnline-strategi i föreningen * Ja Nej

Föreningar som deltagit i IdrottOnline-kurs * Ja Nej

Ledarens vardag Aktives vardag Anställdes vardag 2015 Alla SF och IF är anslutna och använder verksamhetssystemet IdrottOnline 2012-13 Fortsätta utveckla och säkerställa funktionen av IdrottOnline som gemensamt verksamhets- och kommunikationssystem för svensk idrott på alla nivåer Ledarens vardag Aktives vardag Anställdes vardag

Aktives vardag – exempel funktioner Avgifter – förenklad administration bl.a. i samband med registrering av ny medlem Utbildningsmodulen – förbättrad kallelsehantering, kalender och mötesplats koppling Kommunikation – skapa funktionalitet för att följa/prenumerera på aktiviteter, nyheter samt gästboksinlägg LOK – förbättrad möjlighet till att prenumerera på förändringar inom ”sina aktiviteter”. Genom att utveckla, förbättra och förenkla funktioner gällande kommunikationsverktyg som mobila tjänster, kalenderfunktioner och betallösningar. Förenklat arbetssätt gällande den aktive som idrottare i både individuellt idrott som i lagidrott i både IdrottOnline Klubb, Administration, Mötesplatsen och Min sida samt kopplat mot administrativa tjänster som LOK och utbildningsmodulen.

Ledarens vardag – en lång önskelista… Nedlagd förening, uppstartad förening, sammanslagning av förening, uppdelning av förening, alliansförening. Krav som kan komma på på LOK utifrån dessa projekt Tränare/ledare Lägga ner förening, ombilda Förstudie nedlagd förening, uppstartad förening, sammanslagning av förening, uppdelning av förening, alliansförening. Krav som kan komma på på LOK utifrån dessa projekt Nedläggning/delning av förening, krav på IL utifrån detta projekt. Tränare/ledare, Anställd Kopplingar till anläggningsmodul om sådan utvecklas. Anläggningsmodul kopplingar till Användbarhet (röda tråden) Fixa toppbar i redigerarläget Förbättringar utbildningsmodulen, hjälptexter, användbarhet, små förfiningar Röda tråden IF Förenklad uppladdning av bild i nyhet. Flytta ur redigerarläget från toppbarens kod. Åtkomst via ikon eller text. Medlemsansökan till förening via formulär Tränare/ledare, aktiv, anställd Skicka meddelanden till grupper/lag. Målsmän, andra ledare i klubben. Skriva nyhet med bild direkt från mobil. Ny lag/gruppmall (layout) Vill kunna välja fält att visa Behörigheter - Implementera behörighetsprojektet, kopplat mot ett gemensamt begreppsvokabulär (även utövarbegrepp) Behörigheter - förenklat och kopplat mot roller Förstudie E-handel/betallösning Slå på formulär för alla klubbar, kolla om det går prestandamässigt först. Dokument Stöd och utveckling av uttagen för kontrollprocessen (koppling till e-utbildning ?) beskriv processen hur ser den ut, hur vill man jobba. Kopieringsfunktion förening Föreningsanmälansfunktion Kommunsystem integrering uppdatering av tjänst Logga in på vilken sajt som helst. (görs efter behörighet) Skapa underlag till meddelandetjänsten Trupplista, visa utövare (beroende av utövarbegreppet) Tränare/ledare mobilreg Tränare/ledare, Anställd Koppla lag/grupp till serier i TA-system (Mats). Skapa pluginsystem i lag-/gruppvy i medlemsregistret. Förfining av mobilregistrering Förening önskar få påminnelse att ej inskickad ansökan finns Påminnelse om att oregistrerade aktiviteter finns LOK-app förutsatt att en App-strategi utvecklas Mail om LOK-fyllnadsbetalning, skapa detta som ärende också samt visa för förening Typad aktivitet (attribut) Betalfil text( tydligare för förening) Hämta in serier/resultat till kalender och resultatsida baserat på lag/grupp. Kopplingar till tävlingssystem, skriva referat, prestanda, Förbättrad lagfunktionalitet för att underlätta registrering ( t e x kunna lägga till person på en LOK-aktivitet, kunna hämta och dela aktiviteter mer effektivt,påminnelse att man nya vyer, behörighet) Uppdatera grupp på aktiviteterna Koppla lag/grupp i IAS till arbetsrum Meriter (utbildningar kan landa i meriter) Tränare/ledare, aktiv, anställd Bygga ihop Min sida med Min profil. Ändra startsida vid inloggning (min sida) Förbättra startsidan i Mötesplatsen Skapa händelser i Mötesplatsens feed från våra verksamhetssytem (utb, bokhandel, LOK, Idrottslyft) Utveckla bloggen i Mötesplatsen Utveckla forumet i Mötesplatsen Nyhetsbrev, bättre funktionalitet Tjänstelageroptimering * Förbättra metoder in/ut data * Prestandaförbättringar i metoder Edit servrar * Sätta upp servrar i Prod för att kunna testa Förbättra prestandan i Epi (underlag behövs från Apica) Prestanda MA/FED - Den synpunkt/kommentar som vi får in mest av - det går alldeles för långsamt att jobba i systemet, och då syftar de flesta till MA/Fed. Prestandamätning/Analys * Installera DynaTrace Prod/Test * Konfigurera DynaTrace för nya Appar * Skapa Business Transactions * Skapa mätningar i Apica Web-Performance * Skapa rapportvägar till utvecklare utifrån insamlad data Tränare/ledare, aktiv, anställd Mirroring * Databaser för rapporter Kod optimering * Djupanalys av rapporter från Drift * Återkoppla och besluta om åtgärd Bryta ut annonsytor från startsidorna Prestanda Adresser - Nya medlemmar får SPAR-adresser by default vid nästkommande uppdatering, aktivt val om ej uppdateras Adresser - funktion på person för klubb/SF "uppdatera alla" till SPAR vid nästkommande körning Buggfixar Ansökningsrapporter (nya med nytt IL-år, ny inriktning, användbarhet och hjälptexter) Tränare/ledare Nya krav utifrån nytt IL SSL inlogg * Förstudie vem/hur * Införa säkrare inlogg Stöd för Godkännandeprocessen kan t ex vara utvärdering (kundnöjdhet mm) Kunna registrera alla typer av aktiviteter inte bara LOK-aktiviteter. Beslutstöd inkl, grafisk Epi del Tränare/ledare, Anställd Rapporter (föreningsrapporter, idrottsspecfika rapporter) Basfakta Prestentation av IL-data SF-stöd E-utbildning LOK-stödsregler för förening Bygga om tjänst för att uppdatera grupp från IOA Samarbete med externa partners

Anställdes vardag – är också viktig LOK – vidareutveckla funktioner för att förenkla ansökning/registreringsförfarandet t.ex. via mobiltelefon samt kommunsystemintegrering Idrottslyftet – nya ansökningsrapporter i och med nya Idrottslyftsåret bl.a. med förändrade inriktningar Anläggningsmodul – kopplingar mot kommunala system Grupp/lag funktionalitet – bl.a. se över hur systemet kan underlätta olika typer av direktkommunikation mellan tränare/ledaren och olika lag/grupper. IdrottOnline Klubb – Vidareutveckla funktionerna i ”mötesplatsen” samt koppla mot övriga delar av IdrottOnline, förbättrad bild hantering Community – forum inom laget/föreningen? Med övergripande målsättning att utveckla, förbättra och förenkla funktioner gällande kommunikationsverktyg som t.ex. mobila tjänster och kalenderfunktioner. Samt att förenkla arbetssättet gällande grupp/lag/ trupp i både IdrottOnline Klubb, Administration och ”Min sida”.

2013 - fokusområden Paketering av IdrottOnline Skapa en tydligare paketering av IdrottOnline, vad finns idag och hur nyttjar man detta. Marknadsföringen mot de olika målgrupperna. Säkerställa kvalité på funktioner, tjänster, support, information och utbildning. Skapa en helhet utifrån central och lokal nivå för högsta nyttjandenivå både för SF, IF och RF/SISU/DF/SISU-d. Styrelsens verktyg Fortsätta att utveckla, förbättra och förenkla funktioner gällande kommunikationsverktyg som mobila tjänster, kalenderfunktioner och styrelseinformation. Skapa en samlingssida för styrelser på både förbund och föreningsnivå att kunna följa förbundet/föreningens utveckling utifrån data i IdrottOnlines moduler. Stärka marknadsföringen och tydligare visa vad som redan finns och hur man kan nyttja detta. Aktives och administratörens vardag Skapa mobila tjänster som gör administrationen och kommunikationen enklare och att detta synkroniseras med den webbaserade versionen. Lyfta upp data och skapa stödsystem, samt fortsatt utveckling av de verksamhetsinterna systemen såsom LOK-stöd- , IL-, utbildning- och Administrationsmodulerna. Vi måste bli bättre på marknadsföring, vad systemet kan och till vem vi riktar oss. Nyttja roller m.m. för att kunna skräddarsy.

2013 fokusområden forts. Beslutstöd/ Översiktsyv Möjliggöra för SF och IF att på en samlad yv få tillgång till SF och IF data. Göra beslutsstödsmodulen till ett självklart arbetsverktyg och ge användaren stöd för analys, fakta och rapporter. E-handel & betalningar Vidareutveckling av e-handelsplattformen och betalsätt för att ge föreningar och förbund fler möjligheter att sköta transaktioner mellan medlem, förening och förbund. Nytt rf.se & nytt extranet Ny anpassad webbplats för RF baserad på IdrottOnline Förbund Standard. Nytt extranet (ersätter idrottsinfo) för våra målgrupper Ärende och dokumenthantering Göra en full integration mellan central och distriktsnivå inom RF/SISU/DF/SISU-d gällande IT och dokumenthantering. Möjliggöra för SF att avropa dessa tjänster för tydligare koppling mot SDF. PuL Fortsätta en proaktiv dialog med Datainspektionen ang. PuL och dess hantering, samt sprida budskapet vidare till våra medlemmar.

Temperaturen på IdrottOnline idag! Antal föreningar per SF som aktivt använder IdrottOnline Klubb Svenska Konståkningsförbundet 95,5% Svenska Bågskytteförbundet 94,4% Svenska Skidskytteförbundet 93,5% Svenska Orienteringsförbundet 90,8% Svenska Fäktförbundet 90,0% Svenska Baseboll och Softboll förbundet 89,7% Svenska Rugbyförbundet 88,6% Svenska Mångkampsförbundet 87,1% Svenska Ridsportförbundet 84,9% Svenska Roddförbundet 80,4% Minst en uppdatering i månaden på både hemsidan och i bildarkivet. 12 685 föreningar använder IdrottOnline aktivt. … men 20 förbund har fler än 50% av sina föreningar som inte använder IdrottOnline Klubb som sin webbsida

Temperaturen på IdrottOnline idag! Antal föreningar som har minst 5 medlemmar i sitt medlemsregister Svenska Konståkningsförbundet 98,5% Svenska Sportdykarförbundet 95,9% Svenska Ridsportförbundet 95,3% Svenska Klätterförbundet 94,3% Svenska Dartförbundet 93,6% Svenska Orienteringsförbundet 91,8% Svenska Basketbollförbundet 90,8% Svenska Bågskytteförbundet 89,4% Svenska Fäktförbundet 88,5% Svenska Bangolfförbundet 85,0% Så här ser statistiken ut med endast godkända föreningar. De är dessa som ligger till grund för nya SF-bidragssystemet. … men 8 förbund har mer än 50% av sina föreningar som inte använder medlemsregistret i IdrottOnline

IdrottOnline kan göra mer än konkurrentererna Hemsidor IdrottOnline Laget.se Svenskalag.se Sportnik.se Proteam Online Lagsidan.se Administration IdrottOnline SportAdmin Kansliet Online TA-system FOGIS - LagTA SSF-TA - IndTA Eventor GIT Svemo TA TSM Handboll TA m.fl SF-system CupAssist CupOnline Proteamity Arenasystem Utbildningsys Domarsystem Analyssystem Ekonomisyst Personalsyst Samarbetspl. Hur ser då omvärlden ut? Har här tittat på system som idag finns och nyttjas på Idrottsmarknaden och satt dem lite där de hör hemma i dessa 3 områden, sen är det inte helt svart på vitt. Många föreningar använder IdrottOnline aktivt. 12 685 använder men inte resterande. 19 förbund har IdrottOnline Administration som datakälla för sitt personregister.

Hur blir vi bättre Fokus användarna (ledarna) Bättre prestanda och användbarhet Skapa en röd tråd – Medlem-förening-förbund Skapa vinster för alla - ”what´s in IT for me” Utveckla mobila tjänster Se systemet som vårt och skapa delaktighet

IdrottOnline Klubb – hemsida – från början…

Enkelt att fixa en standardsida…

… men går att anpassa

Skapa nyhetsbrev och eget domännamn Skapa mottagarlistor där personer kan anmäla sig Skicka nyhetsbrev till alla personer med en viss roll/grupp i sin organisation (dec) Obegränsat antal nyhetsbrev Mer önskemål? Eget domännamn I dec kommer en lösning till att behålla sitt domännamn för förbund. Piloter önskas

…lätt att redigera – man ser vad som händer

Många olika sidtyper att välja mellan

…och mobilanpassa med ”Responsiv design” Responsivdesgin, fungerar på alla olika bildskärmar, anpassar sig efter bildskärmens upplösning. Lanseras i december för klubbarna, olika färgteman, möjlighet att skräddarsy med enkla ingrepp …välj ”version 2.0” under Design på huvudsidan

…så att man kan läsa och hantera i mobilen IdrottOnline Klubb i mobilen IdrottOnline Klubb och förbund anpassat för olika enheter

…och ny mobilapp för Gruppen på G under 2013 Att kunna sköta föreningsadministration och kommunikation via mobilen är ett steg att förenkla. Här kommer ni på dagens sista pass från projektledaren för IOA Thomas Larsson, få en live demo av dels appen, men också in real life vår mobila satsning!

Nytt annonseringssystem IdrottOnline Nya annonssystemet. Möjliggör för Idrottsavtalsparners, bäst betalande, SF sponsorer/samarbetspartners samt under Q1 2013 även för föreningar att enkelt kunna samla sina sponsorer. Behövs inga animationer utan man kan ladda upp en PDF eller en webbplats eller kampanjsite. ÖVERGÅNG till 2013

Föreningen får en bra översikt i sitt Beslutsstöd …om man har alla medelmar i sitt register

…söka och hantera Idrottslyftsansökningar

Medlemsregistret

…personer kan själva ansöka om medlemskap Inträdesansökan lanserats, så att man direkt via förbundet kan göra en ansökan om att bli medlem i förbundet. Automatiserat flöde mellan IF-SF-RF och tillbaka

… Bli medlem – IdrottOnline Klubb Möjlighet för föreningarna att direkt på IdrottOnline Klubb få in fullständiga uppgifter på personer. Hamnar i edlemsregistret i IdrottOnline Administration.

…sen är det lätt att söka och hantera medlemmar

Nytt avgiftshanteringssystem Första delen av kunna hantera betalflöden från IdrottOnline. Första lanseringen nu handlar om avgifter som typ medlemsavgift, träning och lägeravgifter

…Gruppadmin – ett bra sätt att sprida ansvaret

Min sida

…kommer under 2013 att flyttas över till Mötesplatsen Enklare inloggningsförfarande: Startsida Mötesplatsen En personlig startsida som nu samlar ditt idrottsengagemang från nyheter, blogginlägg och interna meddelanden i dina grupper till din personliga info och vilka avgifter du har att betala. Allt samlat på ett ställe. Ändringar i behörighetssystemet möjliggör inloggning från vilken IdrottOnline sida man vill. Man kan också hoppa mellan olika klubbar, förbund Mötesplatsen blir ny startsida när man loggar in i systemet. Det som rör mig och mina intressen visas, samt om jag har betalningar av avgifter till föreningen att göra. YA LAYOUTEN som infördes under året, med både enklare användning och prestanda som resultat!!

LOK-stöd med Närvaroregistrering Manualer finns på www.idrottonline.se Hur blir man en förening som närvaroregistrerar? Våren 2011 hade 2 280 föreningar aktiverat närvaroregistreringen (av totalt cirka 10 000) Hösten 2010 = 2 069 föreningar Ansökan med både närvaroregistrering och manuellt tillägg

Lägg till deltagare direkt från medlemsregistret

Man kan också lägga till hel grupp från medlemsregistret

Registrera aktiviteter

Registrera aktiviteten (närvaron)

Vilka var där?

Berätta vad ni gjort…

Status

Ansökan med prognos

Historik

Mobilregistrering

Mobilregistrering Innebär att man, istället för att logga in på föreningens IdrottOnline-sida, registrerar aktivitet och närvaro från sin mobiltelefon. Genomförs närvaroregistreringen via mobiltelefonen är sammankomsten klar och tas automatiskt med i föreningens kommande LOK- stödsansökan (förutsatt att villkoren för godkänd sammankomst är uppfyllda).

Mobilregistrering Ledaren behöver en mobiltelefon som kan ta emot sms Mobiltelefonen ska kunna ta emot datatrafik

Mobilregistrering Ledaren väljer själv om denne vill mobilregistrera

Hur sker mobilregistreringen Ledaren får ett SMS 30 minuter innan aktiviteten startar.  Där finns en länk till deltagarförteckningen.   

”Klicka på länken för att öppna sidan där du registrerar deltagarna”

Ledaren ”bockar bort” de deltagare som INTE är närvarande.

Ledaren klickar på Registrera Registrering/ändringar går att göra under tre timmar från det att meddelandet är utskickat.

…sen också LOK via den nya IdrottOnline-appen Att kunna sköta föreningsadministration och kommunikation via mobilen är ett steg att förenkla. Här kommer ni på dagens sista pass från projektledaren för IOA Thomas Larsson, få en live demo av dels appen, men också in real life vår mobila satsning!

Mobilregistrering Aktiviteterna finns på föreningens sida

Mobilregistrerade aktiviteter har egen ikon

Skriva ut närvarokort

IdrottOnline Mötesplats

Utbildningsmodulen

Anmäl utbildning

Anmälan till utbildningar

Anmälningsforumlär

SF satsningar i IdrottOnline Fortsatt utveckling av hela IdrottOnline-plattformen Lansering av LagTA baserat på Fogis integrerat helt med IdrottOnline. (Bandy, Rugby, Korpen) Projektstart IndTA (Cykel, Segling, Konståkning, Skyttesport, Skidskytte) Ytterligare 8 förbund igång med sina TA-system kopplade mot IdrottOnline (Skidor, Orientering, Friidrott, Basket, Handboll, Svemo, Volleyboll, Bordtennis)

IdrottOnline-kanalen på Youtube Mer information helpdesk@rf.se www.idrottonline.se IdrottOnline-kanalen på Youtube

IdrottOnline - framtid Effektivare administrativa flöden Modern kommunikation via egen community och delningsmöjligheter till sociala medier. IdrottOnline mötesplats - Mervärde för medlemskap Tillgänglighet – mobila tjänster Öppenheten och tillgänglighet i förening och förbund Användarvänlighet Samarbete med andra stödorganisationer

Bättre prestanda och användbarhet Hur hjälps vi åt? Fokus ledare/tränare Bättre prestanda och användbarhet Få våra medlemmar att vilja nyttja hela IdrottOnline – skapa en helhet Medlem, förening, förbund Skapa ”what´s in IT for me” Mobila tjänster Systemet är vårt

Hur kan vi vässa oss? IdrottOnline mötesplats kopplat till utbildningsmodulen Blogga? Nätverka mellan varandra? Idrottens videokonferens system Gemensamt ärendehanteringssystem Vi jobbar ihop Lär dina kollegor Bättre Idrottssupport

Utvecklingsprojekt med IT-stöd Riksidrotten -11 Status Digital reseräkning och tidsrapportering Klart, utbildning kvar Effektivare mötesplatser- videokonferens Utrullning sker v.12-14 Marknadswebb Svenskidrott - världens bästa Första möte i april Förstudie digital användande Pågående Idrottens bokklubb Idrottsmuseéts webbplats Ej påbörjat Prestanda IdrottOnline Användbarhet IdrottOnline Behörighetsprojekt IdrottOnline Genomföra RIM Planeringsfas Communityfunktionalitet - IdrottOnline mötesplats Vaccinera klubben - kampanjsite   Utbildningsmodulen LOK-stöd SISU:s webbplatser RF:s webbplatser Ärendehanteringssystem Utvärderingsverktyg RIG Kontorslösning Pågående kring DF-lösning Idrottslyft Intranet IPS-profil Påbörjat Styrelserum RS/FS  Ej budget Bosöns fyslabb  Projektstart maj Anläggningsmodul  Samarbetet med SKL? Webb-TV projekt  Ej budget – gratis, reklam? Elitmodul -ett blågul elitprogram Projektstart maj Utvärderingsverktyg Blågult elitprogram Extranet Digitala klassrum Digitalt utbildningsmaterial IFL på nätet Värdefullt på nätet Bildbank Bläddringsbara PDF-filer Införande av organisationsnummer

Ej prioriterade projekt med IT-stöd 2011 Webbshop  Ej budget, ej prioriterat FFA - omvärldsbevakningssystem FFA- forskningsdatabas SF-bidragsmodul Drive-IN idrott Samarbetspartner integration Samarbetsplattform med universitet Webb "vinnare i långa loppet" Idrottskade webb Artro SM-veckan webb

Redigera hemsida i IdrottOnline Struktur och grundinställningar Boxinställningar Skapa sida Skriva text Länkar Bilder, dokument Nyheter och nyhetskonfigurering Kalendern