Retur till leverantör SAP Best Practices
Syfte och fördelar och huvudprocesser Scenariot handlar om verksamhetsflödet för returer tillbaka tilll leverantören. Målgrupp är inköpare, lagerpersonal och bokförare. Fördelar Varor kan returneras med en returorsak antecknad i dokumentet All information för FI-följdfunktioner som reducering av fakturabelopp, avslag, annullering etc. tillhandahålls Huvudprocesser Skapa returbeställning Leveranslista för beställningar Kvittering för plockning Godsuttag Manuell granskning av pågående krediter
SAP-applikationskrav och företagsroller SAP enhancement package 6 för SAP ERP 6.0 Företagsroller Inköpare Produktionsansvarig Lagerhandläggare Leverantörsreskontra
Detaljerad processbeskrivning Retur till leverantör Processen för att returnera varor till leverantörer börjar med behovet att returnera en artikel till en leverantör. Den inledande aktiviteten är att begära en Returns Material Authorization (RMA) från leverantören. Det här är ett manuellt steg och RMA-numret anges i ett textfält på returbeställningen. Inköparen skapar sedan en returbeställning i systemet. Returbeställningen liknar en vanlig beställning förutom returindikatorn som anger att det är en returbeställning så att artiklarna kan skickas tillbaka till leverantören. Bekräftelsen på returbeställningen skickas till leverantören och returleveransen skickas till leveransavdelningen där artiklarna plockas och skickas tillbaka tillsammans med följesedeln. När leveransavdelningen skapar leveransen dras artiklarna bort från lagersaldona. En kreditnota genereras vilken överför skulden till leverantören.
Processflödesdiagram Retur till leverantör Händelse Behov att returnera köpt artikel Inköpare Retur-beställnings-bekräftelse Manuell granskning av pågående krediter Skapa returbeställning Produktions-ansvarig Granska behov Lagerhandläggare Leveranslista för beställningar Boka godsuttaget Lager GM/FM Leverantörsreskontra GM/FM inköpspris-avvikelse leverantör Kreditnota RMA = Returns Material Authorization, PO = Purchase Order, GM/FM = Godsmottagning/fakturamottagning, PPV = Inköpsprisavvikelse
Förklaring Symbol Beskrivning Användningsk ommentarer Symbol Band: Identifierar en användarroll, som till exempel fakturahandläggare eller försäljningsrepresentant. Bandet kan även identifiera en organisationsenhet eller grupp, i stället för en specifik roll. De övriga processflödessymbolerna i tabellen visas i dessa rader. Det finns så många rader som det krävs för att täcka in alla rollerna i scenariot. Rollband innehåller uppgifter som är vanligt förekommande för rollen. Externa händelser: Innehåller händelser som påbörjar eller avslutar scenariot eller som påverkar händelseutvecklingen i scenariot. Flödeslinje (heldragen): Linjen visar den normala stegsekvensen och flödesriktningen i scenariot. Flödeslinje (streckad): Linjen visar flöden till uppgifter som sällan används eller som är förknippade med villkor i ett scenario. Linjen kan även leda till dokument som deltar i processflödet. Sammanbinder två uppgifter i en scenarie-process eller en händelse som inte är ett steg Kontakt/händelse: Identifierar en åtgärd som antingen leder in i eller ut ur scenariot, eller en utomstående process som pågår under scenariot Motsvarar inte ett uppgiftssteg i dokumentet Enhetsprocess: Identifierar en uppgift som täcks steg för steg i scenariot Motsvarar ett uppgiftssteg i dokumentet Processreferens: Om scenariot refererar till ett annat fullständigt scenario anger du det scenariots nummer och namn här Delprocessreferens: Om scenariot refererar till delar av ett annat scenario anger du det scenariots nummer, namn och stegnumren här Processbeslut: Identifierar ett beslut/en förgrenings-punkt, vilket innebär att slutanvändaren måste göra ett val. Linjer representerar olika val som kommer från olika delar av romben. Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet. Visar ett val som måste göras när steget har utförts. Symbol Beskrivning Användningskommentarer Till nästa/från föregående diagram: Leder till nästa/föregående sida i diagrammet Flödesschemat fortsätter på nästa/föregående sida Utskrift/dokument: Identifierar ett utskrivet dokument, en rapport eller ett formulär Motsvarar inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa ett dokument som har genererats av ett uppgifts-steg. Denna symbol har inga utåtriktade flödeslinjer Redovisningsdata: Anger ett dokument för en redovisningspost Budgetplanering: Anger ett budgetplaneringsdokument Manuell process: Täcker en uppgift som görs manuellt Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används den för att visa en uppgift som utförs manuellt, som till exempel att lasta av en lastbil till lagret, vilket påverkar processflödet. Befintlig version/data: Blocket täcker data som kommer in från en extern process Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i ett dokument, i stället används symbolen för att visa data som kommer från en extern källa. Detta steg har inga inåtriktade flödeslinjer Systembeslut godkänd/ej godkänd: Blocket täcker ett beslut som tas automatiskt av programvaran Motsvarar vanligen inte ett uppgiftssteg i dokumentet, i stället används den för att visa ett beslut som programvaran gör automatiskt när ett steg har utförts. Diagram-länk <Funktion> Utskrift/ dokument Extern till SAP Redovisnings-data Affärsaktivite / händelse Budget-planering Enhetsprocess Manuell process Process-referens Befintlig version/data Delprocess-referens System-beslut godk./ej godk. Process-beslut