Gemensam tentamenshantering vid SLU:s huvudorter Workshop 31 januari, 2018

Dagordning Bakgrund och syfte med projektet Arbetet så här långt – vad har gjorts inom projektet? Tänkt process för framtida tentamenshantering Tidsplan för införandet Fika Gruppdiskussioner Förväntningar på den nya funktionen? Kvalitetssäkrad och rättssäker tentamensservice – Vad innebär det för er? Vad är viktigt att tänka på och hantera inom det fortsatta projektet? Summering och avslut

Bakgrund Internrevisionen har genomfört en granskning av det förebyggande arbetet och rutinerna vid hantering av misstänkt fusk inom utbildning på grund- och avancerad nivå. I sin sammanfattande bedömning har man identifierat följande brister och förbättringsområden: SLU saknar ändamålsenliga skrivsalar Antalet tentamensvakter är få och saknar i vissa fall utbildning Det saknas tydliga och för SLU gemensamma instruktioner för hur studenterna ska informeras inför tentamen

Syfte – nytta med projektet De väsentligaste rekommendationerna är följande: Att regler skapas för att säkerställa hur skrivsalarna ska vara utformade Att antalet tentavakter utökas samt att tentavakterna får en adekvat utbildning Att samma regler och samma instruktioner ska gälla för hela SLU Syfte – nytta med projektet Projektet syftar till att skapa en kvalitetssäkrad, rättssäker och effektiv tentamensservice till institutioner och studenter.

Mål – resultat av projektet Huvudmål: Införa en gemensam tentamenshantering vid SLU:s campus i Uppsala, Alnarp och Umeå. Delmål Ta fram riktlinjer för samordning av tentamenstillfällen Tentamenstillfällen ska bokas i godkända tentamenslokaler via Tentamensservice Tentamensservice ska hantera tentamensvakter och tentander Ta fram en obligatorisk utbildning för tentamensvakter Tydliggöra gällande riktlinjer och instruktioner för hur studenterna ska informeras inför tentamen

Avgränsningar Projektet – steg 1 avgränsas till campus Uppsala. Projektet – steg 2 blir övriga huvudorter, d.v.s. Alnarp och Umeå. Att ta fram nya tentamenssalar hanteras av ett separat projekt (Infrastruktursavdelningen ansvarar) Att införa hantering och systemstöd för digital examination hanteras av ett separat projekt (Utbildningsavdelningen tar fram projektförslag) Att integrera TentaAdmin med andra system (t.ex. Ladok eller lokalbokningssystem) skall göras på sikt, men inte inom tidsramen för projektet

Arbetet så här långt Arbetsplats och webbsida TentaAdmin - system för administration av tentamenstillfällen Tentamensregler – ändringsförslag Beställningsformulär Ändamålsenliga skrivsalar – kravställning Tentamensrum - Funka Tentamenshantering och tentamensstatistik idag Process för framtida tentamenshantering Workshops, träffar, nyhetsbrev och möten Referensgrupp, tentamensvakter, andra lärosäten

Tentamenshantering och tentamensstatistik idag Förfrågan tentamenshantering NJ + S, Ultuna NJ 7 av 9 institutioner svarat S 1 av 2 institutioner svarat Tentamenshantering VH, Ultuna VH Samlad statistik från Utbildningsservice VHC

Statistik kurser Ultuna Antal kurser Ultuna NJ S VH Totalt Antal institutioner 9 2 6 17 Antal kurser 233 11 130 374 Antal kurser per termin Ht-17 Vt-18 NJ 128 105 S 6 5 VH 70 60 Totalt 204 170 ca 2/3 av kurserna har salstentor

Statistik tentor NJ + S Antal tentor Antal tentamens -tillfällen (ord + 2 omtentor) Antal studenter ord tillfällen Uppskattat antal studenter omtentor Totalt antal tentander Ht 2017 85 255 1699 531 2230 Vt 2018 64 192 1257 393 1650 Totalt 149 447 2956 924 3880

Tentamenshantering NJ + S Endast två institutioner som har inhyrda tentavakter På de flesta institutioner är det dock annan personal än kursledare/examinatorer som vaktar numera Samordning? Ja, för omtentor i augusti Införstådda i tentamensregler? Varierar från ”ja, de är väl införstådda” till, ”de blir informerade innan vakttillfället”, ”hoppas det” och ”många känner nog bara till grunderna”

Statistik tentor VH Totalt antal tentor VH 2016/17: 250 (52% samordnade) Totalt antal tentadagar VH läsåret 2016/17: 97 Totalt antal tentander VH läsåret 2016/17: 6 600 Hösten 2016: 90 tentor (35 samordnade), 36 dagar, 2830 tentander Våren 2017: 125 tentor (60 samordnade), 54 dagar, 3480 tentander Augusti 2017: 38 tentor (35 samordnade), 9 dagar, 290 tentander

Tentamenshantering VH Samordnad utbildningsadministration alla institutioner inom VH, Utbildningsservice VHC (US-VHC) Samordnad tentamensplanering, alla tentor planeras och bokas via US-VHC Pool av tentavakter (arvodister) som vaktar alla tentor I princip inga kursledare/examinatorer som vaktar Samordnar drygt hälften av alla tentor

Sammanfattande statistik tentor Ultuna Antal tentamens-tillfällen Totalt antal tentander VH 250 6 600 NJ + S 450 4 000 Totalt 700 10 600

– från beställning till tentadag Tentamenshantering – från beställning till tentadag Beställning av tentamens-platser Beställning görs via beställningsformulär senast 15/11 inför våren och 15/5 inför hösten Kompletteras löpande Tentamens-service bokar tentasalar Tentasalar bokas innan ord. lokalbokning påbörjas Godkända/rekommenderade tentasalar i första hand Funka rum i U-huset i första hand Bokning av tentaplatser Tentamensservice bokar tentavakter till tentasalar och Funka rum Debitering görs per beställd tentaplats (?) Inför tentan Allt material (tentor, listor mm) lämnas till Tentamensservice senast dagen innan tentan På tentadagen hämtar tentavakterna tentorna hos Tentamensservice Efter tentan Kursledare/ administratör hämtar skrivna tentor hos Tentamens-service

Tentamensservice Infrastrukturavdelningen   Infrastrukturavdelningen Administrativa servicekontoret Servicecenter Tentamensservice Uppgifter Samordna tentaplatser i lokaler Informera om tid och plats för tenta Anställa, arvodera, boka in tentavakter Ta emot och lämna ut tentor Anställa Tentamensamordnare

Tidsplan för införandet VT18 Anställa och utbilda tentamensvakter Ny organisation och process kring gemensam tentamenshantering Systemstöd Funka Debitering av tentamensplatser Information till studenter och institutioner HT18 Gemensam tentamenshantering via Tentamensservice

Gruppdiskussioner Frågeställningar Upplägg Förväntningar på den nya funktionen? Kvalitetssäkrad och rättssäker tentamensservice – Vad innebär det för er? Upplägg 3 grupper Diskussion inom respektive grupp 2 x 30 minuter Återsamling kl. 15.00

Vad är viktigt att tänka på och hantera inom det fortsatta projektet?

Summering och avslut