Portföljstyrning och Mätbarhet – Sundsvall42 2017 –

Vad ÄR Portföljstyrning Portföljstyrning ÄR att styra och transparensgöra Portföljstyrning ÄR att förtydliga och kommunicera Portföljstyrning ÄR att göra rätt och sluta göra fel saker Portföljstyrning inkluderar all aktiviteter i en organisation, vidmakthålla/linje samt utveckling Vad är INTE Portföljstyrning Portföljstyrning är INTE en IT fråga, det är INTE för IT-portföljen Portföljstyrning är INTE till för att skapa kontroll Portföljstyrning är INTE en agil fiende Portföljstyrning ersätter INTE ansvarstagande medarbetare och urholkar INTE medarbetarnas frihet i att utföra sitt arbete

Vad får man UT av Portföljstyrning Målet med portföljstyrning är att styra alla aktiviteter inom organisationen mot organisations övergripande mål. Meningen är att på ett delegerat väl underbyggt, kontinuerligt och gemensamt sätt genomföra rätt aktiviteter av rätt orsaker vid rätt tidpunkt. Väl genomförd portfölj-styrning skapar förutsättningar för: Ett effektivt resursutnyttjande över hela organisationen Ett effektivt investerings fokus, där man gör rätt saker vid rätt tid i rätt ordning, och med rätt resultat, säkerställda mot organisationens övergripande mål Transparens och spårbarhet av beslut, val och prioriteringar Kortare beslutsvägar, reducerad komplexitet och underlättar mer agila arbetssätt, ger förutsättningar för ansvarstagande Transparent, inklusive och tydlig kommunikation till alla medarbetare Spårbarhet och förståelse mellan organisations mål och medarbetarens egna mål och dagliga arbete, nedbrytbarhet av mål på alla nivåer Möjlighet för alla medarbetare att kunna utmana alla aktiviteter och gemensamt säkra att endast värdeskapande aktiviteter utförs

Ideal Portföljstyrning Föreslagna aktiviteter Bör UTFÖRAS BEHOV Projekt, Uppdrags och initiativsportfölj UTVECKLING Linjearbete, basverksamhet och BAU BASVERKSAMHET Basverksamhet GÖRS Verksamhetsutveckling En Organisations övergripande aktivitets portfölj. EN ÖVERGRIPANDE PORTFÖLJ

Process connections– Do not delete this text box Grundkrav för Portföljstyrning Styrning Planering Uppföljning VP Mäta Utför data- entry Ändra Rapport Mäta Ändra Styra Måste hänga samman Resurs Kompetens Kostnad Tid Planering Mål Uppföljning Mätning Resurs Planera Kompetens Utföra Mäta Tid

Mätbarhet nyckeln till Portföljstyrning För att få effekt av portföljstyrning krävs att god mätbarhet är utvecklad i verksamhetens alla delar. God mätbarhet är nedbruten från strategisk nivå till individuell nivå med tydlig och verklig spårbarhet och korrelation mellan vad individen arbetar med och hur detta tillför värde till organisationens strategiskt övergripande mål. Mätbarhet nyckeln till Portföljstyrning 1 STRATEGISKA MÅL Ledningsgrupp & Styrelse KUNDNÖJDHET Organisationens mål är att förbättra kundnöjdheten på alla sätt. 2 TAKTISKT MÅL Expertgrupper & Styrning ÄRENDEHANTERING En stark påverkande faktor i kundnöjd- het är hur kundens ärenden löses. 3 OPERATIVT MÅL Medarbetare och team SVARSTID I mitt dagliga arbete hanterar jag kundens ärenden på telefonen.

Vem gör vad på vilken nivå? Kostnads effektivitet Som definierat av lednings-gruppen. 0% Digital-isering Kvalitet Kund 5% Designkriterier, övergripande målbild STRATEGISK NIVÅ Ledningsgrupp och Styrelse sätter strategi, inritning och definierar design kriterier samt initierar stora inriktningsinitiativ PROJEKT 15: automatisera adressändringar PROJEKT 12: Korta handläggningstiden för kund PROJEKT 16: Stordatormigration PROJEKT 7: Digitala pensionsbesked PROJEKT 22: Minska antalet felutbetalningar PROJEKT 1: Portföljstyrning PROJEKT 10: IT systemupphandling PROJEKT2: GDPR Styrning TAKTISK NIVÅ Portföljstyrgrupp, styr och prioriterar taktiskt utifrån satta ramar. Enhets- och Sektions-chefer samt experter ingår. Befintligt Inriktning .... BAS-verksamhet Utveckling.... OPERATIV NIVÅ Dagligt utför arbete, levererar daglig verksamhet och verksamhetsutveckling utifrån satta prioritering. Sektionschefer och medarbetare arbetar fritt och agilt. Befintligt Inriktning ....

EXEMPEL PORTFÖLJSTYRNING STRATEGI Ledningen eller staten sätter nya strategier, visioner och ställer nya krav. MÄTNING Mätning av utförda aktiviteter och produktion skapar ändrade behov och/eller nya möjligheter. EX: Pensionsberäkning ändras och ny pensionsskatt träder ikraft EX: Ärendehanterings tiden är 4 timmar, mot satt taktiskt mål på 8 timmar, kundnöjdhet är 95% mot ett strategiskt mål på 90% PORTFÖLJSTYRNING KAPACITET Kapaciteten förändras, sjukdom, stress, pensionering eller resurser slutar. ÄNDRING EX: Nyckelperson slutar, två projekt och fem linjeaktiviteter kan ej slutföras/genomföras LAGAR OCH OMVÄRLD Prioriterings-förändringar sker, försening av aktiviteter och ändrade förutsättningar eller driftsstörningar uppstår. Nya lagar stiftas och införs, omvärlden förändras och ställer nya krav på betalningsflöden och volymer. EX: GDPR träder ikraft EX: VP arbete skall ej utföras

ANGREPPSSÄTT MÅL RESURS KOMPETENS TID/PLANERA MÄTA RESURS MÄTA PORTFÖLJSTYRNING Nu finns fundamenten för effektiv portföljstyrning. Arbetet med implementering av portföljstyrning kan göras. KOMPETENS MÅL Sätta organisationens övergripande mål och design kriterier samt bryta ner dessa från strategiska mål till taktiska och operativa mål. RESURS Resursdefiniera organisationens alla bas resurser, endera human kapital eller arbetade kapital. Vidmakthåll real-tids förändringar i kapacitetsplanen. KOMPETENS Kompetens-mappa alla humanresurser till nyckelkompetenser och arbetsmoment för att koppla samman med planering samt kapacitetshantera TID/PLANERA Institutionalisera god planering, återkommande revideringar, koppla samman vad som gjorts med vad som återstår i relation till tid SAMT volym. Konstant revidering. MÄTA Mätbarhet – mätbarhet - mätbarhet. Säkra mätbarhet på alla nivåer, sätt mätbarheten mot konkreta värden som kan göras styrbara.

TÄNK PÅ….. Institutionalisera ; Tänk på att arbeta in alla grundkrav och arbetsmoment in i daglig användning, artefakter i all ära …. Verkligt dagligt arbete är den verklige vardagshjälten ….THE HERO…. Förändringsarbete, inte i fina strategier och kommunikationsplaner utan i VERKLIGT hårt dagligt förändringsarbete, work-shoppa, metodstöd, främja individuellt ledarskap, BYGG medarbetarna Utför implementation i steg, bit inte av hela organisationen på en gång, börja med något enkelt och redan väl organiserat, LÄR, var ödmjuk, även en super HEROs gör saker i steg och på ett smart sätt…. Ha INTE övertro på att systemstöd är lösningen på Institutionaliseringen, endast hårt metodiskt och uthålligt förändringsarbete ger önskat resultat Lös grundkraven helt, se till att cykeln upprepas kontinuerligt, säkra bra planering Slut cirkeln mellan mätbarhet och styrning, se till att det är en evig konstant och upprepad loop, en evighetsmaskin helt enkelt…… VAR BEREDD PÅ EN LÅNG, DYR PROCESS OCH FÖRVÄNTA DIG HÅRT OCH OTACKSAMT ARBETE