Datahanteringsplan på SND

Några punkter SNDs checklista och en snabb översikt av den SNDs checklista för datahanteringsplan. Varifrån och vad finns? Några utländska finansiärer som har krav på DHP

SNDs checklista för datahanteringsplan Nu publicerad på SNDs webbsida Ny version redan under arbete… (levande dokument!)

Datahanteringsplan En datahanteringsplan är ett formellt dokument som skapas i början av forskningsprocessen och ger ett ramverk för vad som skall ske under och efter forskningsprojektet. Dokumentet skall uppdateras kontinuerligt under forskningsprojektet i förhållande till vad som sker i och kring projektet. En datahanteringsplan är ett formellt dokument som skapas i början av forskningsprocessen och ger ett ramverk för vad som skall ske under och efter forskningsprojektet.

SND:s checklista för datahanteringsplan SND:s checklista för datahanteringsplan. Den innehåller 9 delar, med ett antal tillhörande element. Innehållet i checklistan liknar på många sätt checklistor som tagits fram vid andra dataarkiv (tex DCC, ICPSR). Den har dock anpassats till svenska förhållanden t ex avseende juridiska aspekter. Följande kan lyftas fram med SND:s checklista: Till varje element kan man fundera på om det är relevanta för sitt projekt, (element som inte är relevanta behöver man inte ha med) Varje element har också en text som besvarar varför informationen är viktigt.

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Projektnamn Projektbeskrivning Finansiering Primärforskare Huvudman Producent etc Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Administrativa uppgifter är information rörande forskningsprojektet som är av grundläggande karaktär, såsom projektets namn och dess finansiering. Uppgifterna finns oftast tillgängliga redan när projektet startar vilka man med fördel kan ange i datahanteringsplanen för att förvara relevant information samlad i ett och samma dokument. Informationen är dessutom viktig för att kunna långtidsbevara och tillgängliggöra forskningsmaterialet. Uppgifter som huvudman, producent, riktlinjer vid lärosätet som man behöver förhålla sig till under projektet (tex informationsklassning och aspekter kring IT-säkerhet). Här kan man även ange vilka roller som projektmedarbetare har och vem som har ansvar för olika delar i planen, inklusive vem som skall upprätthålla datahanteringsplanen. Med tydliga riktlinjer och ansvarsfördelning blir det t.ex. enklare att samarbeta med kollegor och att introducera nya medarbetare till projektet.

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Juridiska aspekter Etikprövning Informerat samtycke Upphovsrätt Avtal med andra aktörer Skydd av respondent Etc… Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Juridik och etik.. Här är det väsentligt att tänka steget före. Vad är viktigt att fundera på innan projekten startar? Vad gäller när det är igång? Och när projektet ska avslutas? Kommer det att krävas etikprövning, informerat samtycke? Kommer data att innefatta personuppgifter? Vad krävs enligt PuL för att få behandla personuppgifter? Vilka krav ställs om det handlar om känsliga personuppgifter? Kommer det finnas restriktioner eller embargo för det insamlade datamaterialet? Gällande avslut av projektet – vad säger Arkivlagen om forskningsmaterial? Här kan det vara aktuellt att ta hjälp av lärosätets jurist, så att relevanta frågor kan redas ut.

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Beskrivning av materialet som ska användas Typ av data Befintligt material Datainsamling (när, var, hur) Insamlingsmetod Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Det här syftar till att beskriva lite kort det data som ska användas i forskningen. Vilken typ av data handlar det om? Numerisk, text, ljud, bild, video, geospatial, programvara, 3D… Planerar man att återanvända redan befintligt data? I så fall, varifrån kommer den? Eller kommer ny insamling att ske? (när, var, hur sker insamlingen)? Insamlingsmetod/Hur skall data samlas in? Enkäter/registerdata/kliniska data, bilder/ljud/video/djupintervjuer…

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Rutiner kring dokumentation Vilken dokumentation Vilken metadata Metadatastandard Terminologier, ontologier etc. Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Att dokumentera saker som sker under processen är viktigt för att senare kunna: förstå materialet kunna återskapa forskningsresultat och för att möjliggöra sekundäranvändning av data. Här behöver man skapa rutiner för hur dokumentationen det ska gå till: Vilken typ av dokumentation skall följa med materialet? Vad ska anges i vilket dokument? Hur skall innehållet i datamaterialet dokumenteras? Finns det Ontologier/terminologier inom ämnesområdet som man kan använda sig av bör följa? Man kan också fundera på om det finns någon metadatastandard som är lämplig att använda, eftersom det kan ge information om hur vissa typer av metadata bör skrivas. Det kan vara bra att stämma av med ett dataarkiv om vad som kan vara lämpligt att använda.

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Hur ska data hanteras under projektet? Mappstruktur Organisering av data Filnamn Versionering Filformat Lagring och backup Informationsklassning och säkerhet Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Här handlar det om att skapa ordning och reda för materialet som används i projektet. Struktur på mappar, versionering av filer, organisering av data osv… Det är också viktigt att ange vilka säkerhetsåtgärder som behöver vidtas för att uppfylla regler/riktlinjer vid universitetet (tex avseende informationsklassning och IT-säkerhet) Vilka säkerhetsåtgärder behöver t ex vidtas för att material som innehåller känsliga personuppgifter förvaras säkert?

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Vad krävs för att hantera data säkert och strukturerat? Kostnad för personal för att dokumentera materialet för databearbetning för datahantering Lagring Hårdvara och mjukvara Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data För att kunna hantera forskningsmaterial säkert och strukturerat är det viktigt att man redan från början budgeterar för resurser som kommer att krävas. - Personalkostnader för att dokumentera materialet under projektets gång och för att förbereda data och dokumentation för långtidsbevarande och eventuellt tillgängliggörande. Kostnad som eventuellt kan uppstå i samband med lagring av forskningsmaterialet, eller för att... … införskaffa nödvändig hårdvara och mjukvara (såsom system för backup, säkerhet och dokumentationsprogram)

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Planera för hur data och material ska lagras och bevaras på sikt. Vad ska arkiveras enligt Arkivlagen? Lämpliga filformat för långtidsbevarande? Bevara vid ett dataarkiv? Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Här kan man planera för hur data ska bevaras på sikt. - Man kan även ange vilka handlingar som ska arkiveras. - En annan sak att ta fundera kring är vilka format som är lämpliga. Hör gärna med ett dataarkiv om råd! - Planerar man även att långtidsbevara data vid ett dataarkiv så kan man ange vem som kontaktar arkivet, vilket/vilka och när det ska ske? (bra att göra det tidigt så att man kan få råd om vad man skall tänka på)

Checklista för DHP Administrativa uppgifter Juridik och etik Planera för tillgängliggörande av datamaterialet Var, när och hur? Arkiv, universitetet, forskargruppen själv? Hela/delar av materialet? Citering? PID? Administrativa uppgifter Juridik och etik Insamling/produktion av data Dokumentation och metadata Datahantering under projektet Kostnader Långtidsbevarande och arkivering Tillgängliggörande av data Kan datamaterialet tillgängliggöras? Om det är så.. , kommer data att tillgängliggöras via ett dataarkiv, via universitetet eller via forskargruppen själva? Kommer hela eller endast delar av datamaterialet att tillgängliggöras? Varför kan eventuellt inte hela materialet tillgängliggöras? Kan man göra något för att mer alternativt allt skall kunna tillgängliggöras? Kan det bero på riktlinjer och/eller juridiska/etiska aspekter? Ange det i så fall detta här. Finns det risk att tillgängliggörandet blir försenat? Varför och kan man göra något åt det? Önskemål om hur data ska citeras. Ska materialet få en beständig identifierare (PID)?

SNDs checklista för datahanteringsplan. Varifrån och vad finns?

Datahanteringsplaner (inkl. ”checklistor”) ICPSR Guidelines for Effective Data Management Plans http://www.icpsr.umich.edu/files/datamanagement/DataManagementPlans-All.pdf Elements of a DMP: http://www.icpsr.umich.edu/icpsrweb/content/datamanagement/dmp/elements.html Framework for Creating a DMP: http://www.icpsr.umich.edu/icpsrweb/content/datamanagement/dmp/framework.html Usage of Elements Across a Sample of Organizations: http://www.icpsr.umich.edu/icpsrweb/content/datamanagement/dmp/table.html Guide to Social Science Data Preparation and Archiving: http://www.icpsr.umich.edu/files/deposit/dataprep.pdf

Datahanteringsplaner (inkl. ”checklistor”) UKDA Data management checklist: http://www.data-archive.ac.uk/create-manage/planning-for-sharing/data-management-checklist Erfarenheter från DMP: http://www.data-archive.ac.uk/media/203597/datamanagement_socialsciences.pdf Managing & Sharing Data: http://www.data-archive.ac.uk/media/2894/managingsharing.pdf Data management recommendations: http://www.data- archive.ac.uk/media/257765/ukda_datamanagementrecommendations_centresprogrammes.pdf

Datahanteringsplaner (inkl. ”checklistor”) GESIS Hänvisar till CESSDA (som i sin tur hänvisar till UKDA, DCC, ICPSR, DANS…) JISC Hänvisar numera till DCC

Datahanteringsplaner (inkl. ”checklistor”) DCC Checklist for a DMP, v4.0: http://www.dcc.ac.uk/sites/default/files/documents/resource/DMP/DMP_Checklist_2013.pdf How to develop a DM&SP: http://www.dcc.ac.uk/resources/how-guides/develop-data-plan Curation Policies: http://www.webarchive.org.uk/wayback/archive/20100215094818/http://www.dcc.ac.uk/resour ce/curation-policies/

Datahanteringsplaner (inkl. ”checklistor”) EDINA DMP: http://datalib.edina.ac.uk/mantra/datamanagementplans/ DANS DMP: https://dans.knaw.nl/en/about/organisation-and-policy/information- material/DANSdatamanagementplanjanuari2015UK.pdf Info om dmp samt avtal hos DANS: https://dans.knaw.nl/en/about/organisation-and-policy/information- material/NWODANSDatacontractbrochureUKDEF.pdf

Datahanteringsplaner (inkl. ”checklistor”) CESSDA hänvisar till UKDA, DCC, ICPSR, DANS… http://cessda.net/CESSDA-Training/Research-Data-Management DMP http://cessda.net/content/download/239/2381/file/CESSDA%20User%20Guide%20for%20data% 20management_2_Research%20data%20management%20plan.pdf H2020 Guidelines on Data Management http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/oa_pilot/h2020-hi- oa-data-mgt_en.pdf

Verktyg DCC EDINA DMPonline: https://dmponline.dcc.ac.uk/ DMP template for PostGrads: http://datalib.edina.ac.uk/mantra/Data_management_plan_template_MANTRA.docx.

Verktyg DANS DMP template: https://dans.knaw.nl/en/about/organisation-and-policy/information- material/DANSdatamanagementplansjabloonUK.docx DMPTool https://dmptool.org/

Exempel på krav från finansiärer DCC: Lista med dmp-krav hos brittiska finansiärer: http://www.dcc.ac.uk/resources/data-management-plans/funders-requirements DMPTool (USA): Lista med mallar för DHP hos amerikanska finansiärer: https://dmptool.org/guidance Welcome Trust Information om vad en Data Sharing Plan skall innehålla: https://wellcome.ac.uk/funding/managing-grant/developing-data-management-and-sharing-plan