Workshop kring Miljösamverkan Skåne 2017-09-05 Frågeställningar: Behov av eventuell översyn av organisation Förankring av ”miljöstrategisk inriktning” Miljösamverkan styr- och projektledningsgrupp 5 sept. 2017

Förmiddagen varvas med cafésamtal (3 grupper), redovisning (muntligt/skriftligt) och en avslutande diskussion i storgrupp Varmt välkomna !

Anteckningar från utvärderingen den 24 maj 2017 Punkt 2 Att ett förankrings- och informationsarbete görs av den miljöstrategiska inriktningen MSS beslutat om och kopplingen till miljömålen. Utveckla den miljöstrategiska inriktningen som stöd för tillsynen. Olika informationer på hemmaplan – viktigt att information om projektidéer och MSS når alla. Vem ska ingå i MSS? Ska vi ha representanter från andra förvaltningar/enheter/avdelningar än traditionell miljötillsyn (miljöstrategiska, tekniska, bygg) med hänsyn till att projektens inriktning? Vi får inte tappa bort livsmedel och hälsoskyddet Viktigt att tydliggöra vad vi menar med ”miljöstrategisk inriktning”, vad som ingår respektive inte ingår i MSS verksamhet samt tydliggöra projekten (avgränsning/ambition, mål)

Anteckningar från utvärderingen den 24 maj 2017 Punkt 3. Visualisera organisationen för MSS. Det finns tydliga och konkreta beskrivningar av styrgruppens och projektledningsgruppens respek- tive uppdrag, men dessa behöver kommuniceras ut och förankras i organisationerna. Se över om båda grupperna behövs. Beskriv också vad som ligger i de respektive projektledartjänsterna och gränssnitten mellan de respektive projektledare. Vi får förankra MSS organisation och arbete än bättre i höst inför val av ledamöter och ersättare till MSS åren 2018-2019. Behov av organisationsförändring? Tydliggöra behov, roller och ansvar mellan grupperna samt förankring och delaktighet mellan kommuner som ingår respektive inte igår i styrgrupp/projektgrupp. Hur utvecklar vi dialogen mellan grupperna? Styrgruppen åtar sig att anordna en workshop med styrgruppen/projektledningsgruppen i augusti/september där vi fortsätter diskussionen kring eventuell översyn av MSS organisation.

Anteckningar från utvärderingen den 24 maj 2017 Punkt 5. Vad det gäller kunskapen ute i verksamheterna om hur rekrytering till styr- respektive projektledningsgrupp går till, bör styrgruppen ställa sig frågan om det behöver göras ett informationsarbete kring detta. Rekrytering skulle kunna ske i fem olika noder: sydväst, sydöst, nordväst, nordost och mittSkåne. Ta upp frågan på höstens workshop.

Nuvarande huvudsakliga arbetsuppgifter för styrgrupp och projektledningsgrupp (enligt VP 2016 – 2017) Styrgrupp Fastställa verksamhetsplanen inklusive projektens syfte och inriktning Besluta i projektadministrativa frågor tex budget och tidsplaner Tillsätta och stödja projektledningen Godkänna projektplaner Godkänna projektredovisningar Utvärdera verksamheten Projektledning Föreslå verksamhetsplan Ta fram projektbeställningar till projektarbetsgrupperna Granska projektplaner Driva verksamheten Bemanna och samordna projekt Administrera och hålla hemsidan aktuell Följa upp verksamheten

Vilken organisation behövs för att styra och sköta MSS verksamhet så att målen uppfylls? Beslut organisation – nuläge: styrgrupp tillsättning av projektledning – nuläge: styrgrupp VP – inriktningsbeslut av projekt och annat arbete under verksamhetsperioden, projektledningsgruppens förslag till projektbeställningar, fastställande av verksamhetsplanen – nuläge: styrgrupp ekonomi – nuläge: styrgrupp arbetsgruppernas förslag till projektplaner – nuläge: projektledningsgrupp ”granska” och styrgrupp ”godkänna” (behövs beslut av båda grupperna?) godkännande av färdiga projektrapporter – nuläge: styrgrupp

MSS representation 2017 Förklaringar Blå fyllning = Projektledningsgrupp Röd fyllning = Styrgrupp Lila fyllning = Projektlednings- och styrgrupp Nuvarande bemanning Styrgrupp Annelie Johansson, ordf. Länsstyrelsen Gerd Lundquist, Länsstyrelsen Jeanette Schlaucher, Länsstyrelsen Kerstin Åkerwall, Malmö miljöförvaltning Björn Berséus, Lunds miljöförvaltning Lena Åkesson, Helsingborgs miljöförvaltning Tommy Danielsson, Kristianstads miljö- o samhällsbyggnad Richard Davidsson, Arbets- och miljömedicin (Region Skåne) Göran Jansson, Länsstyrelsen, projektledare MSS, adjungerad Elin Ulander, Kommunförbundet, projektledare MSS, adjungerad Projektledningsgrupp Helene Blom, Lomma Anneli Gille, Höganäs Jörgen Hanak, Landskrona Caroline Elmstedt, Malmö Anders Lindén, Sjöbo miljöförvaltning Carina Barthel, Ystad Österlenregionens miljöförbund Jonas Fröjd, Länsstyrelsen Ingela Valeur, Länsstyrelsen Göran Jansson, Länsstyrelsen, projektledare MSS, Elin Ulander, Kommunförbundet, projektledare MSS, Båstad Osby Örkelljunga Ängelholm Höganäs Östra Göinge Bromölla Perstorp Hässleholm Åstorp Bromölla Klippan Helsingborg Bjuv Svalöv Höör Kristianstad Landskrona Styrgrupp fastställa verksamhetsplanen inklusive projektens syfte och inriktning besluta i projektadministrativa frågor tex budget och tidsplaner tillsätta och stödja projektledningen godkänna projektplaner godkänna projektredovisningar utvärdera verksamheten Projektledning föreslå verksamhetsplan ta fram projektbeställningar till projektarbetsgrupperna Granska projektplaner Driva verksamheten bemanna och samordna projekt administrera och hålla hemsidan aktuell följa upp verksamheten   Eslöv Hörby Kävlinge Lomma Lund Burlöv Staffanstorp Sjöbo Malmö Svedala Tomelilla Skurup Simrishamn Vellinge Ystad Trelleborg © Lantmäteriet

Vilken organisation behövs för att styra och sköta MSS verksamhet så att målen uppfylls? Drift Drift Projektledare Utifrån styrgruppens inriktningsbeslut tillsammans med sakkunniga för aktuell frågeställning utarbeta förslag till projektbeställningar. Daglig drift av verksamheten, inkluderande genomförande av projekt och andra aktiviteter enligt VP. Ta fram beslutsunderlag till styrgrupp och projektledningsgruppsmöten Kommuner, Lst och AMM Bemanna MSS organisation: styrgrupp, projektledningsgrupp och projektarbetsgrupper. Bistå projektledarna med expertkunskap vid framtagande av VP och genomförande av projekt Som representant i styr-eller projektledningsgrupp eller projektarbetsgrupp informera, inom den egna organisationen om MSS verksamhet i allmänhet, till projektledarna i frågor av vikt för MSS verksamhet

För- och nackdelar delar med nuvarande organisation Fördelar Med både en styrgrupp och en projektledningsgrupp blir det många kommuner som är engagerade i miljösamverkansarbetet. En tydlig process och struktur finns för principer för nominering och val till styr- respektive projektledningsgrupp (styrgruppens beslut den 16 november 2015). Nackdelar Stora krav att nyttan med två grupper är motiverad och att rollfördelningen är tydlig och motiverad. Den administrativa bördan för projektledarna är större för två grupper än för en. Vid utarbetande av VP har styrgruppens inriktningsbeslut inte fungerat optimalt – projektledningsgruppen har inte fått ett tillräckligt genomarbetat förslag för att i sin tur precisera.

Statement Miljösamverkan har gått från att vara ett samarbetsprojekt till en löpande verksamhet med gemensam förvaltning inom vilken vi driver tillsynsprojekt och kompetensutveckling. Dagens organisation med styrgrupp, projektledningsgrupp och arbetsgrupper härrör från tiden då Miljösamverkan initierades som ett samverkansprojekt. Organisationen upplevs inte vara ändamålsenlig sett till behov av tydlighet gällande roller och ansvar mellan grupperna eller förankring och delaktighet mellan kommunerna som ingår respektive inte ingår i någondera grupp. Alla önskar att Miljösamverkan Skåne får fortsatt mandat att anordna seminarier samt planera och genomföra projekt för att utveckla en likartad och rättssäker tillsyn i Skåne. Miljösamverkan arbetar med miljöskydd, hälsoskydd, natur, livsmedel. Arbetet ska ges en miljöstrategisk inriktning för att effektivisera tillsynen.

Finns behov av förändringar? Ska vi behålla nuvarande styrgrupp och projektledningsgrupp eller ska vi finna en alternativ organisation? JA NEJ Projektets namn

Miljösamverkans organisation Utgångspunkt: Ponera att vi endast har en fast styrgrupp och ett antal temporära arbetsgrupper utifrån beslutade tillsynsprojekt och seminarier. Kan sammansättningen i styrgruppen fördelas utifrån deltagande chefers kompetenser för ökad delaktighet och förankring? Hur många personer bör ingå i styrgruppen för att åstadkomma önskvärd förankring och delaktighet mellan kommunerna? Vilken roll ska representanterna i styrgruppen ha före, under och efter styrgruppsmötena för att vi som organisation ska kunna utveckla dialogen mellan styrgruppen och de temporära arbetsgrupperna? Skissa på en möjlig organisation för att åstadkomma önskvärda förändringar Projektets namn

Miljöstrategisk inriktning Utgångspunkt: Enligt verksamhetsplanen ska Miljösamverkans projekt ges en miljöstrategisk inriktning i syfte att effektivisera tillsynen. Ge exempel på tidigare och pågående tillsynsprojekt där den miljöstrategiska inriktningen eller samarbetet med miljöstrateger skapat mervärde för tillsynen? Hur förankrar vi Miljösamverkans arbete hos miljöinspektörer, miljöstrateger, kommunekologer m.fl. för att vi tillsammans ska skapa mervärde i tillsynen? Hur åstadkommer vi en ökad tydlighet och effektiv tillsyn gällande projektens inriktning, ambition, avgränsning och mål i enskilda projekt? Skissa på en bullentin som beskriver det fortsatta arbetet