Version 0.9 2016-10-10 www.msb.se #grundSoL Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Modul 08: Rollen som inriktnings- och samordningskontakt www.msb.se #grundSoL Detta är en av modulerna i utbildningspaketet ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar”. Modulen ligger på en grundläggande nivå. Denna powerpoint-presentation är ett utbildningsmaterial för att kunna genomföra den modulen. (Modul 08) Det finns också ett huvudmaterial i form av en PM som är tänkt att vara ett detaljerat stöd för dig som genomförare – dels med vilka förberedelser som behöver göras inför genomförandet, dels med ett detaljerat upplägg.

Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim Version 0.9 2016-10-10 Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilden ger en översikt av de olika modulerna. Den röda ringen markerar just denna modul. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version 1.0 2016-12-12

Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Version 0.9 2016-10-10 Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Syftet är att du ska utveckla kunskaper om vad rollen som inriktnings- och samordningskontakt (ISK) innebär. Behovet av att varje aktör bör ha en inriktnings och samordningskontakt (ISK) – är fastställd i samband med framtagandet av Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Version 1.0 2016-12-12

Version 0.9 2016-10-10 Kunskapsmål Beskriva aktörers samtidiga ansvar att proaktivt hantera konsekvenserna av samhällsstörningar. Redogöra för betydelsen av att inblandade aktörer påbörjar hanteringen samtidigt. Beskriva vad som kan ingå i en initial bedömning. Kunskapsmålen för modulen återkommer också mot slutet av denna presentation och blir en avstämning kring om målen har uppnåtts. Kunskapsmålen är hämtade från boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” (MSB777), sid 155-166. Version 1.0 2016-12-12

Program Inledning Repetition aktörsgemensamma former Version 0.9 2016-10-10 Program Inledning Repetition aktörsgemensamma former Inriktnings- och samordningskontakt (ISK) Tid, proaktivitet och samtidighet Medvetet beslutsfattande Reflektion Avslutning Programmet ger en översikt av upplägget för deltagarna. Mer detaljer kring tider och annat hittar du i PM för Modul 08: Rollen som ISK Version 1.0 2016-12-12

Kort presentationsrunda Version 0.9 2016-10-10 Kort presentationsrunda Namn Organisation Arbetsuppgifter vid samhällsstörning Mycket kort presentation av föreläsare och deltagare utifrån nyckelorden (namn, organisation och arbetsuppgifter vid samhällsstörning). Version 1.0 2016-12-12

Film – aktörsgemensamma former Version 0.9 2016-10-10 Film – aktörsgemensamma former - Vad innebär detta arbetssätt för din organisation? Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare MSB, berättar om samverkansformerna. Låt deltagarna reflektera två och två utifrån filmen; vad innebär detta arbetssätt för din organisation?   Lyft fram 2-3 diskussioner och sammanfatta vad de olika delarna i gemensamma former innebär. Låt nästa bild visas som en förstärkning vid deras bikupa Version 1.0 2016-12-12

Etablera gemensamma former Kontakt Inriktnings- och samordningsfunktion Stöd Låt denna bilden vara uppe under deltagarnas bikupa efter filmen, som en förstärkning I de gemensamma grunderna beskrivs de viktigaste former som behövs, dessa kan kallas olika, det viktiga är att ha en gemensam syn på uppgift och roller för dessa tre former. Det är viktigt att formerna är etablerade i det dagliga arbetet. En kontaktpunkt: en form för att etablera och upprätthålla kontakter i det aktörsgemensamma arbetet. En inriktnings- och samordningsfunktion, ”funktion”: Den kan liknas vid en plattform för dialog, där aktörer träffas fysiskt eller virtuellt (telefon/video/internet). Tanken är att funktionen ska var flexibel, representanter för olika aktörer möts för att träffa överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Representanterna ska med stöd av helhetsmetoden (som vi kommer prata om längre fram) bidra till att prioritera åtgärder och resurser. Ett stöd (till inriktnings- och samordningsfunktionen): Det är en grupp som bereder underlag till överenskommelser i funktionen. Det kan ses som en analysenhet som arbetar med omvärldsbevakning, kriskommunikation, informationsdelning och samlade lägesbilder. Version 1.0 2016-12-12

Aktivera när någon aktör anser att det behövs En aktör initierar funktionen Värden sammankallar funktionen Funktionen möts fysiskt eller virtuellt. Ett stöd sammankallas. Bilden visar processen för att initiera en inriktnings- och samordningsfunktion Kontaktpunkten ska ha hög tillgänglighet och kunna nås dygnet runt, året runt. Ett bra exempel är den TiB (tjänsteman i beredskap) som många myndigheter har, eller motsvarande. Det är viktigt att man som kontaktpunkt även är proaktiv och tidigt tar kontakt med andra aktörer för att underlätta det aktörsgemensamma arbetet. En ”funktion” kan aktiveras när behovet uppstår – alla aktörer får och ska kunna aktivera den – det är komplexiteten i den eller de händelser man ska hantera som avgöra behovet. Funktionen sammankallas normalt av en aktör med geografiskt områdesansvar som är värd. I uppgiften ingår att leda och dokumentera möten, erbjuda mötesplats och organisera ett ”stöd” till funktionen. Det ingår även att se till att det finns teknik, uthållighet (och till exempel sambandsplanering, rutiner, tillgänglig personal, lokaler, med mera). Värden ska även bjuda in representanter för offentliga och privata aktörer samt frivilliga resurser. De ska säkerställa att handlingar upprättas på rätt sätt, att föra dagbok och mötesprotokoll, med mera. Stödet sammankallas och organiseras av värden som också ser till att det finns organisatoriska, personella och tekniska förutsättningar. Det leds av en koordinator och bemannas av geografiskt områdesansvarig, experter, med flera. Stödet arbetar mer kontinuerligt än en funktion. Flera stöd kan finnas samtidigt, och de kan arbeta på en fysisk plats eller med stöd av olika tekniska lösningar på distans. Version 1.0 2016-12-12

Inriktnings- och samordningskontakt (kontaktpunkt) Dygnet runt Ser till att rätt mottagare nås Kan initiera ISF Beskriv ISK rollen utifrån stödtexten. Inriktnings- och samordningskontakt är aktörens kontaktpunkt gentemot andra aktörer. Varje aktör behöver en kontaktpunkt, för att öka tillgängligheten samt tydliggöra och underlätta kontakter med andra aktörer. Den är den primära kontaktvägen in i en organisation för att tidigt kunna agera och initiera åtgärder vid samhällsstörningar. För vissa aktörer (exempelvis myndigheter enligt krisberedskapsförordningen, kommuner, landsting, företag) finns redan olika bestämmelser och former av jour eller beredskap vid störningar i den ordinarie verksamheten. Alla aktörer som kan involveras vid samhällsstörningar bör sträva efter att upprätt hålla denna förmåga. Kontaktpunkten ser till att rätt mottagare nås i den egna organisationen samt upprätthåller kontaktuppgifter till andra aktörer. Den kan även initiera en inriktnings- och samordningsfunktion. De enskilda aktörerna avgör vilka eventuella ytterligare uppgifter och befogenheter som kontaktpunkten har, exempelvis att sammankalla en egen ledni ISK bör; vara lätt att kontakta för andra aktörer ha beredskap dygnet runt och alla dagar på året ha ett tydligt ansvar med befogenheter att vidta åtgärder och att i övrigt kunna agera utifrån den egna organisationens uppdrag bedriva omvärldsbevakning utifrån organisationens ansvarsområde i syfte att tidigt kunna initiera agerande. Kontakt Version 1.0 2016-12-12

1. Varje aktör måste kunna lämna initial bedömning ”Vindruterapport” möjlig händelseutveckling möjliga framtida lägen behovs- och resursbild bedömning av egen uthållighet samverkanskapacitet För att åstadkomma aktörsgemensam inriktning och samordning i formerna måste aktörerna före, under och efter en händelse ha förmåga att lämna initial bedömning till andra aktörer. Det är en kortare lägesrapport som lämnas till andra aktörer till exempel i form av det som kallas ”vindruterapport” på fältnivå. Bedömningen kan lämnas på eget initiativ eller på begäran från en annan aktör och kan lämnas via aktörens inriktnings- och samordningskontakt eller annan lämplig funktion, om andra former för aktörsgemensam hantering är aktiverade och tillämpas. Bedömningen redovisas alltid när inriktnings- och samordningsfunktionen sammankallas i under-fasen. Bedömningen görs ur aktörens eget perspektiv och har ett fördefinierat och fastställt innehåll som innefattar bland annat • möjlig händelseutveckling • möjliga framtida lägen • behovs- och resursbild • bedömning av egen uthållighet • samverkanskapacitet. Version 1.0 2016-12-12

Workshop - inriktning och samordningskontakt Dela in er fem grupper, en fråga per station. 1. Vem är ISK? (organisatorisk placering, finns det olika kontaktpunkter hos er) 2. Vilka aktörer är skyldiga att ha en ISK? 3. Vad ska ISK göra? (beredskap, mandat, omvärldsbevakning,) 4. När ska ISK göra det? (svarstid, inställelsetid) 5. Hur ska ISK göra det? (teknik, kontakter, planer, instruktioner och kontaktvägar) Dela in gruppen i mixade grupper och skriv ut frågorna och stödorden nedan och sätt upp dem i anslutning till blädderblock på stationerna. En fråga per station. Max 6 personer per station annars görs fler stationer av varje sort. Vem är ISK? (organisatorisk placering, finns det olika kontaktpunkter hos er) Vilka aktörer är skyldiga att ha en ISK? (finns i olika regelverk) Vad ska ISK göra? (beredskap, omvärldsbevakning, mandat, När ska ISK göra det? (svarstid, inställelsetid, lämna rapport) Hur ska ISK göra det? (teknik, kontakter, planer, instruktioner, kontaktvägar) Se till att grupperna diskuterar frågorna och skriver svar på blädderblocken. Byt station i samlad grupp var 7 minut eller när diskussionen är ”klar”. Tid för stationsdiskussionen. Ca 45 min   Version 1.0 2016-12-12

Diskutera - vem är ISK? Stödord till era diskussioner - Vem är ISK? organisatorisk placering finns det olika kontaktpunkter hos er Skriv ner svaren på blädderblock Vem är ISK? (organisatorisk placering, finns det olika kontaktpunkter hos er, Organisatorisk placering – var finns ISK någonstans i organisationens beredskapsstruktur? Olika kontaktpunkter – miljöjour, socialjour, teknisk jour, räddningschef i beredskap, chef i beredskap, vakthavande befäl, Tjänsteman i beredskap (TiB), mfl Version 1.0 2016-12-12

Diskutera - vilka är skyldiga att ha en ISK? ‒ Vilka är skyldiga att ha en ISK? ‒ Var hittar du stöd för detta? Skriv ner svaren på blädderblock Vilka är skyldiga att ha en ISK? Bilaga till krisberedskapsförordningen 2015:1052, - vissa statliga myndigheter har särskilt ansvar föreskrift om katastrofmedicinsk beredskap SOSFS 2013:22 Länsstyrelsens instruktion Myndigheters instruktioner övrigt Version 1.0 2016-12-12

Diskutera - vad ska ISK göra? Stödord till era diskussioner ‒ Vad ska ISK göra? beredskap omvärldsbevakning mandat Skriv ner svaren på blädderblock Vad ska ISK göra? Ha beredskap Hög tillgänglighet 7/24/365 Göra omvärldsbevakning – via olika kanaler som dagspress, radio och TV, WIS, krisinformation.se och deras omvärldsbevakning, webben mm Mandat – ansvar med befogenheter att vidta olika åtgärder för sin organisations räkning Informera internt och externt Sammanställa underlag Lämna rapporter - kunna genomföra en kortare föredragning, dela information i WIS etc Version 1.0 2016-12-12

Diskutera - när ska ISK göra det? Stödord till era diskussioner ‒ När ska ISK göra det? svarstid inställelsetid Skriv ner svaren på blädderblock När ska ISK göra det? Svarstid – hur snabbt förväntas man vara tillgänglig Inställelsetid – hur snabbt förväntas man vara på plats på tex förutbestämd plats/lokal etc Version 1.0 2016-12-12

Diskutera - hur ska ISK göra det? Stödord till era diskussioner ‒ Hur ska ISK göra det? teknik kontakter planer instruktioner Hur ska ISK göra det? Teknik – Rakel, WIS, samverkanswebben, Skype mm Kontakter - intern kontaktlista, via olika nätverk, via andra ISK, via SOS Alarm, via överenskommelser om kontaktvägar Planer – följa de planer som finns instruktioner – följa checklistor och instruktioner Skriv ner svaren på blädderblock Version 1.0 2016-12-12

Uppföljning av de olika stationerna i storforum WORKSHOP - Inriktning och samordningskontakt Uppföljning av de olika stationerna i storforum Version 1.0 2016-12-12

Tänk på olika tidsperspektiv – hantera och planera samtidigt Inled med att visa filmen Tid, proaktivitet och samtidighet Tid: Flera tidsskalor måste hanteras samtidigt vid en samhällsstörning, de behov som måste tillgodoses i början är inte desamma som de som behöver tillgodoses längre fram. För åtgärder som tar lång tid att starta upp kan det betyda att man måste fatta beslut om att sätta dem i verket innan det behov som ska tillgodoses har uppstått. Detta går förmodligen bara om man snabbt bygger upp den organisation som behövs för att uppmärksamma också det långsiktiga. Ofta klumpar man ihop behoven i tre olika kategorier: omedelbara behov behov på medellång sikt behov på lång sikt. Samhällsstörningars natur avgör vilken uppdelning som är lämplig, men behoven att agera utifrån olika tidsskalor finns alltid. Tid som kritisk faktor Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om tidsaspekterna vid hanteringen av en samhällsstörning och vikten av att ta initiativ och agera tidigt. Version 1.0 2016-12-12

‒ Vad innebär proaktivitet för dig som ISK? Version 0.9 2016-10-10 Diskussion Diskutera två och två ‒ Vad innebär proaktivitet för dig som ISK? ‒ Vad och hur omvärldsbevakar min organisation? Låt deltagarna diskutera två och två; - Vad innebär proaktivitet för dig som ISK? - Vad och hur omvärldsbevakar min organisation? Förstärk vikten av att tidigt reagera och agera på tidiga och diffusa signaler. Om deltagarna inte har någon omvärldsbevakning i dag så kan de diskutera hur de anser att de skulle göra detta Version 1.0 2016-12-12

Fatta beslut enligt en medveten process Föreläs utifrån bilden Ibland är det bråttom att fatta beslut. Då kan det vara frestande att gå på sin intuition, magkänslan. Problemet med intuition är att den använder sig av den erfarenhet som vi har i minnet, antingen medvetet eller omedvetet. Ju mindre erfarenhet vi har, desto större är risken att vi fattar beslut som riskerar att få olyckliga konsekvenser. Så långt du kan bör du fatta beslut i en medveten process som är transparent och kommunicerbar, även om det tar tid och är jobbigt ”med penna och papper”, eftersom det bidrar till att tänka analytiskt och hjälper till att hålla ordning på mycket information tillsammans med andra människor, så att ni kan hjälpas åt att upptäcka felaktigheter och missuppfattningar. Vid beslutsfattande under samhällsstörningar finns inte alltid möjlighet att identifiera och värdera olika alternativ. Istället får man ofta fokusera på att hitta en tillräckligt bra lösning på ett problem. Det är viktigt att komma ihåg att magkänslan inte kan stängas av och att beslutsfattare alltid är begränsat rationella. Koppling till rollen som ISK Utifrån mandat som ISK – framgår det vilka beslut som rollen förväntas kunna fatta (kan vara formulerat i checklista/rollkort etc). Då är det viktigt att dessa beslut blir formulerade, kommunicerade och dokumenterade Man kan ibland behöva rådgöra med någon annan kopplat till medvetet beslutsfattande Ett sätt att få in andra personers perspektiv Se filmen Medvetet beslutsfattande. Medvetet beslutsfattande Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om beslutsfattande i aktörsgemensamma sammanhang. Version 1.0 2016-12-12

Tre viktigaste budskapen Version 0.9 2016-10-10 Tre viktigaste budskapen ISK skall finnas hos alla aktörer för att påbörja hanteringen av en samhällsstörning   Som ISK är det viktigt att agera på diffusa signaler för att kunna vara proaktiv ISK bör kunna lämna en initial bedömning Kunskapsmål Beskriva aktörers samtidiga ansvar att proaktivt hantera konsekvenserna av samhällsstörningar. Redogöra för betydelsen av att inblandade aktörer påbörjar hanteringen samtidigt. Beskriva vad som kan ingå i en initial bedömning. Syftet med budskapen är att förstärka vad som är viktigt att ha med sig efter utbildningen Syftet med att visa målen är att deltagarna i nästa moment ska reflektera kring utbildningen, och att det även är möjligt att göra en utvärdering. Version 1.0 2016-12-12

Reflektion Fundera först enskilt - Vad tar jag med mig? Version 0.9 2016-10-10 Reflektion Fundera först enskilt - Vad tar jag med mig? -Vad behöver vi göra i vår organisation för att kunna bidra på ett bra sätt till aktörsgemendamma former i form av ISK? Diskutera sedan i mindre grupper vad ni har kommit fram till. Syftet med reflektionen är att deltagarna ska få möjlighet att fundera kring utbildningstillfället och reflektera kring detta. Låt deltagarna fundera enskilt 5 minuter utifrån följande frågor; - Vad tar jag med mig? -Vad behöver vi göra i vår organisation för att kunna bidra på ett bra sätt till aktörsgemensamma former i form av ISK? Låt deltagarna därefter diskutera i mindre grupper (4-5 personer) i ca 15 min vad de kommit fram till och skriva ner ett nyckelord för varje fråga som de vill förmedla till övriga. Genomföraren har möjlighet att samla in deras skrivna nyckelord som ett stöd för kommande utbildningar/kommande utveckling. Version 1.0 2016-12-12

Avslutning Funktioner/roller Fördjupning Bas Version 0.9 2016-10-10 Avslutning Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilderna visar alla modulerna i utbildningspaketet Om det finns en planering för när i tid övriga moduler är tänkta att genomföras, kan genomföraren med fördel kommunicera detta till deltagarna. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version 1.0 2016-12-12

MSB:s stöd till implementering Version 0.9 2016-10-10 MSB:s stöd till implementering Informations- och utbildningsmaterial Webbsända seminarier Handledning Kortfilmer Presentationer Allt material finns på: msb.se/samverkanledning Funktionsbrevlåda: implementerasol@msb.se Syftet med denna bild är att visa deltagarna det material som finns att ta del av för fortsatt implementering av Gemensamma grunder vid samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Varje aktör ansvarar för att implementera de gemensamma grunderna i sin egen organisation och MSB erbjuder flera olika typer av stöd till detta arbete. Stödet består till exempel i att erbjuda utbildningar och informations- och utbildningsmaterial. Informations- och utbildningsmaterial finns att beställa och ladda ned gratis från MSB:s hemsida www.msb.se/samverkanledning Webbsända seminarier Handledning med övningar och diskussionsfrågor Kortfilmer i alla teoretiska utgångspunkter Presentationer, bildspel i olika längder Version 1.0 2016-12-12

www.msb.se/samverkanledning Version 0.9 2016-10-10