Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Modul 05: Att stå värd för en inriktnings- och samordningsfunktion www.msb.se #grundSoL Detta är en av åtta moduler i utbildningspaketet ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar”. Modulen ligger på en fördjupande nivå och förutsätter att man har kunskaper motsvarande de fyra grundmodulerna, modul 1-4. Denna powerpoint-presentation är ett utbildningsmaterial för att kunna genomföra modul 05. Det finns också ett huvudmaterial i form av en PM som är tänkt att vara ett detaljerat stöd för dig som genomförare – dels med vilka förberedelser som behöver göras inför genomförandet, dels med ett detaljerat upplägg.

Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilden ger en översikt av de olika modulerna, den röda ringen markerar just denna modul. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version 1.1 2017-02-22

Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Syftet är att du får utveckla kunskap om att vara värd för en inriktnings- och samordningsfunktion (ISF) och stödet till denna (ISF-stöd). Behovet av att varje aktör bör ha en inriktnings och samordningskontakt (ISK) – är fastställd i samband med framtagandet av Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Version 1.1 2017-02-22

Kunskapsmål Beskriva förutsättningarna för deltagande i, och värdskap för, en inriktnings- och samordningsfunktion samt stödet till denna. Beskriva aktörers samtidiga ansvar att proaktivt hantera konsekvenserna av samhällsstörningar. Kunskapsmålen för modulen återkommer också mot slutet av denna presentation och blir en avstämning kring om målen har uppnåtts. Kunskapsmålen är hämtade från boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” (MSB777), sid 155-166. Version 1.1 2017-02-22

Program Inledning Repetition aktörsgemensamma former Gemensamma förhållningssätt Att stå värd för ISF Reflektion Avslutning Programmet ger en översikt av upplägget för deltagarna. Mer detaljer kring tider och annat hittar du i tillhörande PM till utbildningsmaterial för Modul 05 Att stå värd för en inriktnings- och samordningsfunktion. Version 1.1 2017-02-22

Kort presentationsrunda Namn Organisation Arbetsuppgifter vid samhällsstörning Mycket kort presentation av föreläsare och deltagare utifrån nyckelorden (namn, organisation och arbetsuppgifter vid samhällsstörning). Version 1.1 2017-02-22

Aktörsgemensamma former I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om aktörsgemensamma former, s.77-85. Inled med att visa filmen Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning med Olof Ekman (längd 4:02 min) Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning. Syftet med att visa filmen är att få en beskrivning av aktörsgemensamma arbetssätt. Visa bild 7 – Aktörsgemensamma former. Föreläs kort, tryck på att det vi pratar om är aktörsgemensamma former för samverkan, och inte interna organisatoriska former. Alla aktörer som är med och hanterar samhällsstörningar måste enkelt kunna komma i kontakt med varandra och hitta effektiva sätt att träffa överenskommelser. Enhetliga och gemensamma samverkansformer, liksom ett gemensamt språkbruk, underlättar kontakter mellan aktörer och förståelsen för varandras roller. Bilden visar hur olika aktörer ingår i en inriktnings och samordningsfunktion med en representant, och kopplingen till sin egen organisation. Inriktnings- och samordningsfunktion består av representanter från flera aktörer. Formerna kan beskrivas som en plattform för dialog, där berörda aktörer åstadkommer inriktning och samordning genom exempelvis överenskommelser. De har utformats så att de underlättar samverkan mellan aktörer och stöds av helhetsmetoden. Förutsättningarna för inriktning och samordning måste förberedas och vara etablerade i det dagliga arbetet genom bland annat möten, planering, utbildning och övning. Viktigt: Syftet med aktörsgemensamma former för samverkan är att träffa överenskommelser om inriktning och samordning för att samordnat hantera konsekvenserna av samhällsstörningar och utnyttja samhällets resurser effektivt. Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare MSB, berättar om samverkansformerna. Version 1.1 2017-02-22

Syftet med aktörsgemensamma former Ska leda till beslut och överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Åstadkomma effekt Knyta ihop aktörer - offentliga, privata, frivilliga Behovet styr Krav på förmåga hos aktörer Kontinuitet Föreläs om bild 8, syftet med aktörsgemensamma former. Formerna främjar ett samlat uppträdande. Till skillnad från dagens former vars syfte främst är att dela information om läget mellan aktörer har de här föreslagna formerna ett mer långtgående syfte, nämligen att leda till överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Det här är de huvudsakliga skillnaderna mellan de föreslagna formerna och dagens förhållanden: • Samverkan är inte enbart ett forum för informationsdelning och lägesbeskrivning, utan en funktion för att aktörsgemensamt åstadkomma inriktning och samordning. • De föreslagna formerna stöder ett flexibelt sätt att knyta ihop aktörer inom och mellan olika nivåer. • De föreslagna formerna erbjuder en plattform för alla typer av aktörer: offentliga, privata och frivilliga. • Tillämpning av formerna för inriktning och samordning är behovsstyrd och begränsas inte av geografi, typ av samhällsstörning eller vilka aktörer som är med. • Inriktning och samordning kan initieras i alla faser tack vare tydliga former samt förmågekrav på aktörer. • Formerna går att tillämpa på alla typer av samhällsstörningar. • Formerna strävar efter att skapa kontinuitet och spårbarhet i händelsehanteringen. Version 1.1 2017-02-22

Etablera gemensamma former Kontakt Inriktnings- och samordningsfunktion Stöd Visa denna bild under det att deltagarna arbetar i bikupa, efter filmen och presentationerna av bilderna 7-11, som en förstärkning. I de gemensamma grunderna beskrivs de viktigaste former som behövs, dessa kan kallas olika, det viktiga är att ha en gemensam syn på uppgift och roller för dessa tre former. Det är viktigt att formerna är etablerade i det dagliga arbetet. En kontaktpunkt: en form för att etablera och upprätthålla kontakter i det aktörsgemensamma arbetet. En inriktnings- och samordningsfunktion ”funktion”: den kan liknas vid en plattform för dialog, där aktörer träffas fysiskt eller virtuellt (telefon/video/internet). Tanken är att funktionen ska var flexibel, representanter för olika aktörer möts för att träffa överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Ett stöd (till inriktnings- och samordningsfunktionen): det är en grupp som bereder underlag till överenskommelser i funktionen. Det kan ses som en analysenhet som arbetar med omvärldsbevakning, kriskommunikation, informationsdelning och samlade lägesbilder. Version 1.1 2017-02-22

Aktivera när någon aktör anser att det behövs En aktör initierar funktionen Värden sammankallar funktionen Funktionen möts fysiskt eller virtuellt. Ett stöd sammankallas. Bilden visar processen för att initiera en inriktnings- och samordningsfunktion Kontaktpunkten ska ha hög tillgänglighet och kunna nås dygnet runt, året runt. Ett bra exempel är den tjänsteman i beredskap (TIB) som många myndigheter har eller motsvarande. Det är viktigt att man som kontaktpunkt även är proaktiv och tidigt tar kontakt med andra aktörer för att underlätta det aktörsgemensamma arbetet. En ”funktion” kan aktiveras när behovet uppstår. Alla aktörer får och ska kunna aktivera den. Det är komplexiteten i den eller de händelser man ska hantera som avgöra behovet. Funktionen sammankallas normalt av en aktör med geografiskt områdesansvar som är värd. I uppgiften ingår att leda och dokumentera möten, erbjuda mötesplats och organisera ett ”stöd” till funktionen. Det ingår även att se till att det finns teknik, uthållighet (och till exempel sambandsplanering, rutiner, tillgänglig personal, lokaler, med mera). Värden ska även bjuda in representanter för offentliga och privata aktörer samt frivilliga resurser. De ska säkerställa att handlingar upprättas på rätt sätt, att föra dagbok och mötesprotokoll, med mera. Stödet sammankallas och organiseras av värden som också ser till att det finns organisatoriska, personella och tekniska förutsättningar. Det leds av en koordinator och bemannas i huvudsak av geografiskt områdesansvarig, experter, med flera. Men resurser från andra aktörer kan också delta i arbetet. Stödet arbetar mer kontinuerligt än en funktion. Flera stöd kan finnas samtidigt, och de kan arbeta på en fysisk plats eller med stöd av olika tekniska lösningar på distans. Version 1.1 2017-02-22

Alla aktörer kan initiera en ISF När ISF behövs eller kan behövas på sikt Begäran till aktör med geografiskt områdesansvar Aktörer med geografiskt områdesansvar på begäran på eget initiativ Kallelse t.ex. genom larmcentral Alla aktörer kan initiera en inriktnings- och samordningsfunktion om den bedömer att aktörsgemensam inriktning och samordning behövs eller kan behövas på sikt. Därför måste aktörerna också veta hur det går till att initiera funktionen och när den ska initieras. Denna bedömning kan grundas i exempelvis en risk- och sårbarhetsanalys, underrättelseanalys, larmplan, vid oklart läge eller vid tillbud. Funktionen initieras normalt genom begäran till en aktör med geografiskt områdesansvar (lokal och regional nivå) eller MSB (nationell nivå). Aktörer med geografiskt områdesansvar och MSB måste alltid sammankalla en funktion på begäran. Aktörer med geografiskt områdesansvar och MSB har också rätt att initiera en funktion på eget initiativ, genom sin egen inriktnings- och samordningskontakt eller annan lämplig funktion. Hanteringen av begäran, kallelsen samt anordnandet av det första mötet kan exempelvis delegeras till en larmcentral med dygnetruntbemanning. Processen ska tillämpas nationellt enligt fördefinierade och fastställda rutiner, till exempel genom att det första mötet har en fördefinierad agenda. Version 1.1 2017-02-22

Diskutera kring aktörsgemensamma former Diskutera parvis Vad innebär arbetssätten för din organisation? Tid till förfogande: ca 10–15 minuter Deltagarna diskuterar med varandra två och två utifrån filmen och presentationen av bild 7, 8, 9, 10 och 11, utifrån frågeställningen – vad innebär detta arbetssätt( (aktörsgemensamma former) för din organisation? Bild 9 kan med fördel visas under deltagarnas diskussion som en förstärkning av vad som bland annat ingår i aktörsgemensamma former. Lyft fram 2-3 diskussioner och sammanfatta vad de olika delarna i aktörsgemensamma former innebär. Version 1.1 2017-02-22

Gemensamma förhållningssätt Helhetssyn Perspektiv- förståelse Människan som en del av systemet Tid, proaktivitet, samtidighet I grunderna finns det några förhållningssätt som kommer att underlätta den gemensamma hanteringen. Du kan koppla dessa till värdskapet och hur de kan påverka arbetet i aktörsgemensamma former (ISF, ISF stöd, koordinator och mötesledare). Förhållningssätten är indelade i de här huvudrubrikerna: Ha en helhetssyn på det som ska skyddas, på vilka hjälpbehov som finns, på resurser och på effekter av olika sätt att agera. Se olika perspektiv för att förstå hela skeenden och identifiera flera behov Att fatta beslut i en medveten process med papper och penna eller med andra Ta hänsyn till människan som en del av systemet Ta hänsyn till tidsskalor, proaktivitet och samtidighet Ha snabb, tidig öppen och korrekt kriskommunikation Viktigt! Att tydliggöra att arbetet i aktörsgemensamma former utgår från helhetssyn där proaktivitet och perspektivförståelse är framgångsfaktorer för värdskapet. Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation Beslutsfattande Version 1.1 2017-02-22

Vara värd för inriktnings- och samordningsarbete Ordna med tekniska, organisatoriska och personella förutsättningar Bjuda in aktörer, även frivilliga Upprätta handlingar, dagbok, protokoll Aktörer som har geografiskt områdesansvar (kommuner och länsstyrelser på lokal respektive regional nivå), och MSB på (nationell nivå), ska kunna vara värd för funktioner och stöd. Att vara värd för inriktnings- och samordningsarbete innefattar att: • se till att det finns tekniska, organisatoriska, personella och fysiska förutsättningar samt uthållighet för inriktnings- och samordningsarbete (sambandsplanering, rutiner, tillgänglig personal, (utse mötesledare , koordinator och personer till ISF-stödet), lokaler, whiteboard, dokumentation, visualiseringsteknik, WIS, RAKEL, kontaktvägar m.m.) • ansvara för att starta aktörsgemensam hantering genom att bjuda in representanter för offentliga och privata aktörer samt frivilliga resurser till att delta i eller bidra till inriktnings- och samordningsarbete i dess olika former (inbjudan, dagordning, mallar m.m.) • ansvara för att de handlingar som upprättas hanteras enligt gällande regler för offentlig verksamhet och ansvara för att ”dagbok” och mötesprotokoll förs. Förmågan att vara värd för inriktnings- och samordningsarbete kan bygga på andra aktörers förmåga att vara stödresurs för inriktnings- och samordningsarbete   Version 1.1 2017-02-22

Bli bra på att kommunicera, dokumentera och visualisera Värden ska bidra med att skapa förutsättningar för informationsdelning i detta ingår: Efterfråga information från andra: Var tydlig med vilken information som behövs och vad den ska användas till. Skapa informationsunderlag: Ta reda på vem som ska ha informationen, om den behöver säkerhetsklassas. Gör information tillgänglig för andra: Sänk trösklarna för att ta kontakt med andra och förmedla hellre för mycket information än för lite. Ta emot information från andra: Återkoppla och beskriv på vilket sätt man hade nytta av informationen. Visualisering kan vara att använda whitboard, karta, bilder, filmsekvens etc. Dokumentation kan vara att använda WIS, kallelse till möte, mötesanteckningar m.m. Version 1.1 2017-02-22

Gruppdiskussion 1 Vara värd för inriktnings- och samordningsarbete - Vad är syftet med att ha en värd? - Vilken kompetens behöver värden? - Vilka är värdens uppgifter? Tid till förfogande: ca 30–45 minuter Visa bilden och presentera uppgiften. Dela in deltagarna i grupper max 6 personer per grupp. Gruppen ska diskutera alla frågorna. Varje deltagare ska vara beredd att kunna presentera vad de har kommit fram till i nästa moment tvärgruppsdiskussion. Version 1.1 2017-02-22

Gruppdiskussion 2 Diskutera likheter och olikheter från föregående gruppdiskussion Vara värd för inriktnings- och samordningsarbete Utifrån gruppens diskussion, formulera 3 punkter som ni särskilt vill lyfta upp i storforum. – skriv ner dessa på blädderblocksblad Diskussion i tvärgrupp. Blanda de olika grupperna och bilda nya grupper samt presentera uppgiften. Tid till förfogande: 20 minuter Version 1.1 2017-02-22

- Vad är syftet med att ha en värd? Snabbt initiera det aktörsgemensamma arbetet för att åstadkomma inriktning och samordning för att möta hjälpbehoven vid en samhällsstörning. Version 1.1 2017-02-22

- Vilken kompetens behöver värden? Goda kunskaper om gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Ett brett nätverk inom området samhällsskydd och beredskap Goda kunskaper om tekniska stödsystem Version 1.1 2017-02-22

- Vilka är värdens uppgifter? Erbjuda funktionell mötesplats Sammankalla - ta fram dagordning - skapa underlag till möten Utse mötesledare till ISF Utse koordinator till stödet Dokumentera möten och distribuera till relevanta aktörer Följa upp överenskomna åtgärder och aktuella frågeställningar    Före/under Lokal – whiteboard, visualiseringsteknik, mötesplats Mallar/agendor Sammankalla (rutiner WIS, Rakel etc) Inbjudan/dagordning Utse mötesledare/koordinator till ISF-Stöd Vilka aktörer kan vara aktuella aktivera/bjuda in – etablera Kontaktvägar Nätverk Säkerhet för upprättande av dokument Utse personer/aktörer till stödet Öva olika personer/funktioner/aktörer Leda Dokumentera mötet Aktivera ISF-stödet Dela/skicka ut dokumentation löpande Uppföljning av överenskommelser och aktuella frågeställningar Återrapportering Samverka med motsvarande funktioner som etablerats på andra nivåer eller för särskilda problemområden   Efter Sammanställning av dokumentation Erfarenhetsåterkoppling Revidera dokument utifrån utvärdering Version 1.1 2017-02-22

Gemensamma grunder för samverkan och ledning i x län, x kommun I denna bild kan du utveckla hur samverkan och ledning är tänkt att fungera i vårt län. Beskriv här hur samverkan är organiserat i er region el motsv. T ex namn på personer, gällande policies och rutiner och vilka upparbetade nätverk som finns. Version 1.1 2017-02-22

Tre viktigaste budskapen Erbjuda funktionell mötesplats. Stå för struktur och organisering i det aktörsgemensamma arbetet. Sammankalla ISF och initiera stöd till ISF. Kunskapsmål Beskriva förutsättningarna för deltagande i, och värdskap för, en inriktnings- och samordningsfunktion samt stödet till denna. Beskriva aktörers samtidiga ansvar att proaktivt hantera konsekvenserna av samhällsstörningar. Syftet med budskapen är att förstärka vad som är viktigt att ha med sig efter utbildningen Syftet med att visa målen är att deltagarna i nästa moment ska reflektera kring utbildningen, och att det även är möjligt att göra en utvärdering. Version 1.1 2017-02-22

Reflektion Fundera först enskilt. - Vad tar jag med mig? - Vad behöver vi göra i vår organisation för att vara värd eller bidra till värdskapet för en ISF? Diskutera sedan i mindre grupper vad ni har kommit fram till. Syftet med reflektionen är att deltagarna ska få möjlighet att fundera kring utbildningstillfället och reflektera kring detta. Låt deltagarna fundera enskilt 5 minuter utifrån följande frågor; - Vad tar jag med mig? -Vad behöver vi göra i vår organisation för att vara värd eller bidra till värdskapet? Låt deltagarna därefter diskutera i mindre grupper (4-5 personer) i ca 15 min vad de kommit fram till och skriva ner ett nyckelord för varje fråga som de vill förmedla till övriga. Genomföraren frågar några grupper vad de har kommit fram till Version 1.1 2017-02-22

Avslutning Funktioner/roller Fördjupning Bas Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilderna visar alla modulerna i utbildningspaketet Om det finns en planering för när i tid övriga moduler är tänkta att genomföras, kan genomföraren med fördel kommunicera detta till deltagarna. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version 1.1 2017-02-22

MSB:s stöd till implementering Informations- och utbildningsmaterial Webbsända seminarier Handledning Kortfilmer Presentationer Allt material finns på: msb.se/samverkanledning Funktionsbrevlåda: implementerasol@msb.se Syftet med denna bild är att visa deltagarna det material som finns att ta del av för fortsatt implementering av Gemensamma grunder vid samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Varje aktör ansvarar för att implementera de gemensamma grunderna i sin egen organisation och MSB erbjuder flera olika typer av stöd till detta arbete. Stödet består till exempel i att erbjuda utbildningar och informations- och utbildningsmaterial. Informations- och utbildningsmaterial finns att beställa och ladda ned gratis från MSB:s hemsida www.msb.se/samverkanledning Webbsända seminarier Handledning med övningar och diskussionsfrågor Kortfilmer i alla teoretiska utgångspunkter Presentationer, bildspel i olika längder Version 1.1 2017-02-22

www.msb.se/samverkanledning Version 1.1 2017-02-22