Att starta, planera och driva projekt Nästan vetenskap eller bara sunt förnuft?

Dagens program Projektarbete som arbetsform Projektorganisation, små och större projekt Projektbeskrivning Projektplanering Praktiskt arbete Kort om projektgenomförande - problemlösning och kreativitet Framgångsfaktorer Lite Nacka-formalia

Projektarbete som arbetsform

Projektarbete - definition ”Projektarbete innebär att en grupp självständigt löser en avgränsad arbetsuppgift under en bestämd tid med en given budget. Projektet avslutas med skriftlig och muntlig rapport.”

Ett projekt är tidsbegränsat med tydligt slutdatum genomförs av en avgränsad grupp personer har en avgränsad arbetsuppgift och budget är fristående från den ordinarie organisationen är av engångskaraktär ska leda till förbättringar avslutas med skriftlig/muntlig rapport

Projektets faser Projektarbete Idé Utvärdering Beslut Avslut Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projekt Projektorganisation

Projektorganisation Beställare Referensgrupp Styrgrupp Projektgrupp

Projektorganisation: Projektledare Man väljer normalt inte en person som: Är chef till någon av projektmedlemmarna Är djupt specialiserad inom området Vem väljer man, då??? Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Vad kännetecknar en bra projektledare? Analytisk förmåga Lagledarbegåvning Organisatörsegenskaper Diplomatisk läggning Inköpserfarenhet Kunna coacha Företagsamhet Säljarbegåvning Strategisk blick

Projektorganisation: Projektgrupp Ska tillsammans ha de kunskaper, erfarenheter och personliga egenskaper som behövs för att lösa uppgiften Ska ha en god förmåga att arbeta tillsammans Om gruppstorleken: Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projektorganisation: Beställare Utser projektledare Ger direktiv Mål Tid Budget Har löpande kontakt med projektet I stora projekt: en styrgrupp tillsätts som fattar större formella beslut Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projektorganisation: Referensgrupp Fungerar som bollplank Deltar inte aktivt i projektgruppen Personer med Stor allmänkunskap Specialistkunskap Representanter för ”slutanvändare” Fackliga uppdrag I små projekt: referenspersoner Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projektorganisation: Inre intressenter Beställaren Styrgruppen Projektgruppen Referensgruppen Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projektorganisation: Yttre intressenter Chefer till projektmedlemmar Arbetskamrater Andra anställda Blivande användare Ledningsgrupp Leverantörer Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projektorganisation: Förankring Viktigt att informera Varje intressent ska (helst) se positivt på projektet Vilka är intressenter i ditt projekt? Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Projekt Projektbeskrivning

Projektbeskrivning

Projektbeskrivning Del Beslutas av Innebär Bakgrundsbeskrivning Beställaren Varför vi ska genomföra projektet (=vad är problemet?) Målbeskrivning Vad vi ska uppnå Avgränsning Vad vi bara ska uppnå och göra/vad vi inte ska uppnå och göra

Projektbeskrivning Del Beslutas av Innebär Arbetsuppgift Projektgruppen Vad vi ska göra Metod Hur vi ska göra Tidplan Beställaren och projektgruppen Delmål och tid för avslut Ekonomiska förutsättningar Beställaren Tilldelade resurser (tid och pengar) Avrapportering När och hur

Projekt Projektplanering

Projektplanering Tid- och aktivitetsplan (vad ska vi göra?, när?) Resursplan (vilka resurser ska vi använda?)

Projektplanering - budget Kostnader ska specificeras resor utbildning material Kom ihåg att tiden är en kostnad (lönekostnad för antal timmar som läggs ner)

Projektbeskrivning Gör en risk-/konsekvensanalys K = konsekvens S = sannolikhet R = riskvärde Risk K S R Åtgärdsplan Bilen trasig 5 1 Kolla tågtider Dåligt väder 3 15 Köpa regnkläder

Problemlösning och kreativitet… Projekt Problemlösning och kreativitet…

Olika metoder för problemlösning Frågemetoder Idéskapande metoder Beskrivande och sorterande metoder Ta det lugnt-metoder

Frågemetoder Till exempel enkäter

Idéskapande metoder Till exempel tankekarta (mind map)…

gruppdiskussioner projektarbete omväxling utveckling föredrag jobbigt människor arbetssätt gruppdiskussioner projektarbete omväxling utveckling platser arbetsuppgifter LEDARSKAPSAKADEMIN föredrag jobbigt nätverk i andra kommuner Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem inom kommunen

Idéskapande metoder …och spånande (brainstorm) Nätverk Projektteknik Omvärldskunskap Andra kommuner Erfarenhet Kritiskt tänkande Kunskaper Nätverk Roligt Metoder

Beskrivande och sorterande metoder Till exempel SWOT S = strengths (styrkor) W = weaknesses (svagheter) O = opportunities (möjligheter) T = threats (hot)

Beskrivande och sorterande metoder SWOT-analys Styrkor Svagheter Möjligheter Hot

Ta det lugnt-metoder Till exempel avslappning och promenader

Vad är det som gör ett projekt framgångsrikt? Framgångsfaktorer Vad är det som gör ett projekt framgångsrikt?

Framgångsfaktorer – fyra Kommunikation Avgränsning Struktur …och en nypa galenskap!

Projektets mål Ska vara tydliga Ska vara realistiska Ska vara väl förankrade Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Mål och avgränsning Målet ska vara klart och tydligt avgränsat Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Mål och delmål Delmål kan underlätta genomförandet Varje delmål ska följas upp Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Avlastning Projektmedlemmarna behöver stöd och avlastning – får du hjälp med dina ordinarie arbetsuppgifter? Tydliga = uppfattas rätt av alla inblandade Mätbara = man ska kunna veta att man har nått målen Realistiska = det ska kännas meningsfullt att försöka nå dem

Våga vara lite galen!

Projekt …och till sist

Projekt: lite Nacka-formalia Se till att dina dokument följer Nackastandard Kontakta registrator