Microsoft®Office Outlook® 2007-utbildning [Företagets namn] presenterar: Microsoft®Office Outlook® 2007-utbildning [Kommentar till utbildaren: Detaljerad hjälp för anpassning av den här mallen finns på den allra sista bilden. Titta även efter ytterligare lektionstext i anteckningsfönstret på vissa bilder.] Grundläggande om kalendern 1

Grundläggande om kalendern Kursinnehåll Översikt: Allt handlar om att välja Lektion 1: Arbeta med kalendern Lektion 2: Ett steg längre I varje lektion ingår en lista över föreslagna uppgifter och en uppsättning testfrågor. Grundläggande om kalendern 2

Översikt: Allt handlar om att välja Jämfört med en papperskalender kan du med hjälp av Outlook 2007 hålla koll på tiden på många olika sätt. Är till exempel kalenderposten ett möte eller en avtalad tid? Inträffar den en gång eller flera gånger? Ska posten markeras som Upptagen, Ledig eller Preliminärt? I den här kursen får du veta det viktigaste om Outlook-kalendern. Du lär dig även hur du bokar aktiviteter på ett effektivt sätt och hur du håller reda på viktiga datum med hjälp av återkommande aktiviteter och påminnelser. När du antecknar något i en papperskalender finns det inte så många alternativ att välja mellan. Du fattar tag i blyertspennan, eller kulspetspennan om du är modig, och börjar skriva. Grundläggande om kalendern 3

Grundläggande om kalendern Kursens mål Använda rätt typ av kalenderobjekt för varje tillfälle. Använda påminnelser för att komma ihåg aktiviteter. Skapa återkommande objekt för att snabbt schemalägga aktiviteter som inträffar mer än en gång. Använda färger och ledig/upptagen-symboler för att visa kalenderposter efter dina behov. Grundläggande om kalendern 4

Lektion 2 Arbeta med kalendern 5

Grundläggande om kalendern Arbeta med kalendern Du kan schemalägga Outlook- kalenderposterna på fyra olika sätt: avtalade tider, möten, händelser, och uppgifter.  Vilken typ av post som du ska välja är beroende av vilka andra som är inblandade och hur du vill att posten ska visas. Genom att välja poster på rätt sätt i kalendern ser du genast vad som är på gång, när och med vem. Grundläggande om kalendern 6

Grundläggande om kalendern Öppna kalendern Börja från början. Innan du kan visa innehållet i kalendern måste du öppna den. Du kan visa kalendern snabbt på två olika sätt. Klicka på Kalender i navigeringsfönstret. Grundläggande om kalendern 7

Grundläggande om kalendern Öppna kalendern Börja från början. Innan du kan visa innehållet i kalendern måste du öppna den. Klicka alternativt på ett datum i datumbläddringen. Den finns längst upp i Att göra-fält. Grundläggande om kalendern 8

Grundläggande om kalendern Öppna kalendern När kalendern visas kan du använda knapparna längst upp i fönstret för att visa/dölja information. På bilden visas alternativen: Klicka på Dag, Vecka eller Månad om du snabbt vill växla mellan olika vyer. Framåt- och Bakåt- -knapparna gör att du enkelt kan bläddra genom kalendern. Med andra knappar kan du visa eller dölja dagar eller information, beroende på vyn. Grundläggande om kalendern 9

Vilka valmöjligheter har jag? Nu när kalendern visas kan du börja schemalägga. När du har förstått de fyra olika typerna av kalenderposter kan du schemalägga på ett mycket effektivt sätt. Avtalad tid. En avtalad tid är en aktivitet som endast gäller dig, på en schemalagd tid. Möte. Ett möte sker också på en schemalagd tid. Men du bjuder även in andra personer, genom en mötesförfrågan som skickas via e-post. I kalendern här visas en enskild dag där varje typ av kalenderpost (avtalad tid, möte, händelse och uppgift) inträffar en gång. Grundläggande om kalendern 10

Vilka valmöjligheter har jag? Nu när kalendern visas kan du börja schemalägga. När du har förstått de fyra olika typerna av kalenderposter kan du schemalägga på ett mycket effektivt sätt. Händelse. En händelse är en aktivitet som sträcker sig över en hel dag. Till skillnad från en avtalad tid eller ett möte blockerar händelsen ingen tid i kalendern. Du kan därför planera in ytterligare poster i kalendern för den dagen. Grundläggande om kalendern 11

Vilka valmöjligheter har jag? Nu när kalendern visas kan du börja schemalägga. När du har förstått de fyra olika typerna av kalenderposter kan du schemalägga på ett mycket effektivt sätt. Uppgift. En uppgift är en aktivitet som endast gäller dig och du behöver inte schemalägga någon tid för den. En nyhet i Outlook 2007 är ett område i kalenderns dag- och veckovy som visar uppgifter. Grundläggande om kalendern 12

Bara du? Använd en avtalad tid Använd avtalad tid när du vet att du kommer att vara upptagen och när ingen annan är inblandad. Du vill kanske blockera en tidsperiod när du exempelvis förbereder ett projekt, skriver en rapport eller uträttar ett ärende på vägen hem från arbetet. Grundläggande om kalendern 13

Bara du? Använd en avtalad tid På bilden visas de olika stegen. Placera pekaren på önskad tid i kalendern i dagsvyn och klicka. Skriv information. Om du behöver mer tid för den avtalade tiden drar du bara i handtaget för att förlänga den avtalade tiden. Så här kan du påbörja alla kalenderposter, inte bara avatalade tider. Grundläggande om kalendern 14

Är ni flera? Boka ett möte Ett möte inträffar på en schemalagd tid. Mötet består även av andra personer samt av en mötesplats. Du kan ha skapat mötet i kalendern, men du kan också ha blivit inbjuden till det av någon annan. Mötena visas i din kalender och i kalendrarna för de övriga som ska delta i mötet. Grundläggande om kalendern 15

Är ni flera? Boka ett möte I kalendern skiljer du på ett möte och en avtalad tid genom informationen i mötesposten. I en mötespost visas följande: Mötesplatsen. Organisatörens namn. Grundläggande om kalendern 16

Är ni flera? Boka ett möte I kalendern skiljer du på ett möte och en avtalad tid genom informationen i mötesposten. I Outlook skapas ett möte med hjälp av en mötesförfrågan som skickas till mötets deltagare via e-post. Grundläggande om kalendern 17

Ange en händelse för en dag En händelse betecknar en aktivitet som varar en hel dag. Den startar inte vid en viss tidpunkt utan visas överst i kalendern på det datum som du anger. På bilden är exempelvis Contoso-konferensen en händelse som varar i tre dagar och Födelsedag en händelse som varar i en dag. Grundläggande om kalendern 18

Ange en händelse för en dag Använd en händelse när du vill ange en aktivitet för en särskild dag utan att behöva uppta onödigt med utrymme för den dagens tidsluckor i kalendern. Följande aktiviteter anges vanligtvis som händelser: Obs! Födelsedagar är händelser som återkommer varje år. Under nästa lektion får du lära dig hur du anger återkommande händelser. Konferenser, affärsresor eller semestrar som varar i en dag eller längre Födelsedagar och årsdagar Helgdagar Grundläggande om kalendern 19

Grundläggande om kalendern Håll reda på uppgifter En uppgift är en post för en aktivitet som du vill ange i kalendern, men som inte måste schemaläggas för en särskild tidpunkt eller innefatta hela dagen. Om du till exempel måste uträtta ett antal ärenden, anger du att varje ärende är en uppgift. (Uppgiftsområdet visas i kalenderns dags- och veckovy.) När du har slutfört en uppgift bockar du av den. En slutförd uppgift kvarstår på den dag då den slutfördes så att du snabbt kan kontrollera när du gjorde vad. Bilden visar vad som händer när du bockar av en slutförd uppgift: Den har strukits över och markerats med en bock. Grundläggande om kalendern 20

Grundläggande om kalendern Håll reda på uppgifter Du kan ange starttid och sluttid för en uppgift. Om du inte slutför uppgiften inom denna tid flyttas den automatiskt framåt och visas på aktuell dag tills du planerar om den eller bockar av den. Mer information om hur du skapar och använder uppgifter finns i Microsoft Office Online-utbildningspresentationen ”Outlook 2007: Håll ordning i Inkorgen”. Tips! Om du snabbt vill schemalägga om en uppgift öppnar du veckovyn och drar uppgiften från en dag till en annan. Grundläggande om kalendern 21

Grundläggande om kalendern Förslag på övningar Visa kalendern. Skapa en avtalad tid. Boka ett möte. Skapa en händelse. Skapa en uppgift. [Kommentar till utbildaren: När du har installerat Outlook 2007 på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en övning online. I övningen kan du arbeta dig igenom varje uppgift i Outlook med hjälp av anvisningarna. Viktigt!: Om du inte har Outlook 2007 har du inte tillgång till övningsanvisningarna.] Öva online (kräver Outlook 2007) Grundläggande om kalendern 22

Grundläggande om kalendern Test 1, fråga 1 Om du vill visa kalendern måste du avsluta och starta om Outlook. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Grundläggande om kalendern 23

Grundläggande om kalendern Test 1, fråga 1: Svar Falskt. Du kan växla till kalendern på många olika sätt. Du kan dock inte göra det genom att starta om Outlook. Grundläggande om kalendern 24

Grundläggande om kalendern Test 1, fråga 2 Vilket av följande anger du lämpligast som en händelse i kalendern? (Välj ett svar.) En fest som börjar klockan 16:00 och slutar klockan 18:00. En födelsedag. Ett tandläkarbesök. Grundläggande om kalendern 25

Grundläggande om kalendern Test 1, fråga 2: Svar En födelsedag. Din eller någon annans födelsedag varar hela dagen och sådana företeelser anges som händelser. Fördelarna med att ange detta som en händelse är att du kan visa händelsen överst på den aktuella dagen i kalendern så att du kommer ihåg den, men du kan fortfarande boka alla tider i kalendern. Grundläggande om kalendern 26

Grundläggande om kalendern Test 1, fråga 3 Vilken typ av kalenderpost bör du använda om andra på arbetsplatsen ska delta?  (Välj ett svar.) Ett möte. En avtalad tid. En händelse. Grundläggande om kalendern 27

Grundläggande om kalendern Test 1, fråga 3: Svar Ett möte. Du skapar lämpligen ett möte om flera personer ska delta. Grundläggande om kalendern 28

Lektion 2 Ett steg längre 29

Grundläggande om kalendern Ett steg längre Att anteckna en post på papper är inga problem. Men vad gör du om någonting är inbokat den första dagen varje månad under hela nästa år? Då måste du skriva samma information hela 12 gånger. Låter inte det lite jobbigt? Du kanske hellre skulle vilja skriva det bara en gång och att resten sköttes automatiskt i Outlook. Under denna lektion får du information om just detta. Du får också reda på hur Outlook-kalendern kan påminna dig om tiden, se till att du får mer gjort på kortare tid och hur tiden kan visas för andra. Här följer några punkter som du kan använda under det sista stycket: Du kan bli påmind i Outlook om viktiga möten och datum så att du alltid kommer i tid. Med färgkodningssystemet i Outlook kan du strukturera uppgifterna och de avtalade tiderna snabbare. Du kan styra hur tiden i din Outlook-kalender visas för andra, så att de kan se när du är tillgänglig eller upptagen. Grundläggande om kalendern 30

Återkommande aktiviteter Något kan upprepas med jämna mellanrum, men det betyder inte att du måste skriva in det om och om igen. Om du vill ange i Outlook att en avtalad tid, ett möte eller en händelse inträffar regelbundet kan du använda funktionen Återkommande. Aktivitetens frekvens d.v.s. hur ofta den återkommer kallas dess mönster för återkommande. Som du ser på den avtalade tiden för träning på bilden visas en återkommande avtalad tid upprepade gånger med ikonen för återkommande aktiviteter .       Grundläggande om kalendern 31

Återkommande aktiviteter Något kan upprepas med jämna mellanrum, men det betyder inte att du måste skriva in det om och om igen. Om du vill skapa ett mönster för återkommande, öppnar du den avtalade tiden och klickar på knappen Återkommande i gruppen Alternativ på fliken Avtalad tid.  Grundläggande om kalendern 32

Öppna en återkommande post Om du vill öppna en återkommande kalenderpost och visa informationen i den eller ändra den, dubbelklickar du på posten. Ett meddelande, som det på bilden, visas. Där kan du välja mellan två olika alternativ: Till exempel: Använd Öppna denna förekomst om du en särskild dag bestämmer dig för att träna en halvtimme senare än vanligt, men inte vill ändra den vanliga tiden. Använd Öppna alla förekomster om du vill senarelägga samtliga förekomster med avtalade tider för träning en halvtimme. Öppna denna förekomst. Välj detta alternativ när du vill visa eller ändra endast en förekomst. Öppna alla förekomster. Välj detta alternativ när du vill visa eller ändra alla förekomster. Grundläggande om kalendern 33

Öppna en återkommande post Om du vill öppna en återkommande kalenderpost och visa informationen i den eller ändra den, dubbelklickar du på posten. När alla förekomster har öppnats, ändrar du mönstret för återkommande genom att klicka på knappen Återkommande på fliken Avtalad tid . Kom ihåg följande tips när du arbetar med återkommande objekt: Ta inte bort en återkommande post. Ändra i stället tiden för "Slutar". På så sätt bevaras alla tidigare förekomster. Du kan behöva skapa flera olika återkommande kalenderposter för att skapa rätt intervall för en enskild aktivitet. Om du till exempel vill skapa en betalningshändelse som inträffar den 15:e dagen i månaden och även den sista dagen i månaden, måste du skapa två återkommande händelser för att åstadkomma detta. Grundläggande om kalendern 34

Kom ihåg med hjälp av påminnelser När du skapar en kalenderpost, ställs en påminnelse in automatiskt. Som standard visas ett meddelande om avtalade tider och möten i Outlook 15 minuter innan tiden eller mötet börjar. Grundläggande om kalendern 35

Kom ihåg med hjälp av påminnelser På bilden visas hur du ändrar påminnelsetiden för en kalenderpost. Öppna den avtalade tiden genom att dubbelklicka på den. Välj påminnelsetiden i rutan Påminnelse på fliken Avtalad tid. Påminnelsen visas på den angivna tiden. Grundläggande om kalendern 36

Kom ihåg med hjälp av påminnelser Kan du få påminnelser om händelser också? Du får ett meddelande i Outlook om händelser 18 timmar innan de börjar. Du kan inte ändra denna automatiska inställning, men däremot kan du följa stegen på bilden om du vill ändra påminnelser för enskilda händelser. Grundläggande om kalendern 37

Håll ordning med hjälp av färgkodade kategorier Vill du bli uppmärksammad på födelsedagar och snabbt kunna skilja på personliga avtalade tider och jobbets avtalade tider? Det gör du enkelt i Outlook. Nämligen med hjälp av färgkodade kategorier. Du namnger färgkategorierna (och ändrar namnen när du så önskar) och använder färgerna för att framhäva vissa poster framför andra. Grundläggande om kalendern 38

Håll ordning med hjälp av färgkodade kategorier Om du använde etiketter i Outlook 2003 för att färgkoda kalenderposterna, undrar du kanske om du måste redigera varje kalenderobjekt för sig för att kunna använda det nya systemet. Lyckligtvis är svaret nej. När du uppgraderar till Outlook 2007, uppdateras kalenderetiketterna automatiskt till färgkodade kategorier. Mer information om hur du uppdaterar kalenderetiketterna till färgkodade kategorier finns i Snabbreferensen i slutet av den här kursen. Information om hur du färgkodar e-postmeddelanden med samma system finns i Microsoft Office Online-utbildningspresentationen ”Outlook 2007: Håll ordning i Inkorgen”. Grundläggande om kalendern 39

Har du flexibel lunchtid? Visa det. När du schemalägger ett möte ska du bestämma en tid då andra kan delta. I Outlook kan du och dina arbetskamrater ta reda på när ni är upptagna, vem som inte är på jobbet och vem som är ledig och när. Kantfärgen för en kalenderpost anger om den tiden har schemalagts som Ledig, Upptagen, Preliminärt eller Frånvarande. Kantfärgen visas även i din egen kalender och du kan ändra den. Grundläggande om kalendern 40

Har du flexibel lunchtid? Visa det. Nya avtalade tider och möten anges automatiskt som upptagna och händelser anges automatiskt som lediga. Om du ser till att denna information är uppdaterad och korrekt får du stor användning av funktionerna som gör att du kan dela ditt schema med andra. Grundläggande om kalendern 41

Har du flexibel lunchtid? Visa det. Obs! Om du ändrar tidsinställningen för en händelse från ledig till något annat, skuggas hela dagen för den händelsen. Om du ändrar tidsinställning för ett möte som du inte har skapat själv skrivs din ändring över om mötesorganisatören uppdaterar tiden för mötet. Grundläggande om kalendern 42

Grundläggande om kalendern Förslag på övningar Skapa övningsposter i kalendern. Visa påminnelsetiden och ändra en påminnelse. Skapa en återkommande avtalad tid. Ändra en förekomst av en återkommande avtalad tid. Strukturera med färger. Ändra hur tiden visas. Meddela din tillgänglighet via e-post (valfritt). [Kommentar till utbildaren: När du har installerat Outlook 2007 på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en övning online. I övningen kan du arbeta dig igenom varje uppgift i Outlook med hjälp av anvisningarna. Viktigt! Om du inte har Outlook 2007 har du inte tillgång till övningsanvisningarna.] Öva online (kräver Outlook 2007) Grundläggande om kalendern 43

Grundläggande om kalendern Test 2, fråga 1 Du har dubbelklickat på en återkommande avtalad tid för att ändra den. I dialogrutan som öppnas visas två alternativ. Vilket alternativ ska du välja om du vill ändra detaljerna för alla förekomster för den avtalade tiden? (Välj ett svar.) Alternativet Öppna denna förekomst. Alternativet Öppna alla avtalade tider. Alternativet Öppna alla förekomster. Grundläggande om kalendern 44

Grundläggande om kalendern Test 2, fråga 1: Svar Alternativet Öppna alla förekomster . Om du vill att alla förekomster ska ändras väljer du Öppna alla förekomster. Grundläggande om kalendern 45

Grundläggande om kalendern Test 2, fråga 2 Du kan använda färgkategorier om du vill färgkoda kalenderposter. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Grundläggande om kalendern 46

Grundläggande om kalendern Test 2, fråga 2: Svar Sant. Du kan även färgkoda e-postmeddelanden. Grundläggande om kalendern 47

Grundläggande om kalendern Test 2, fråga 3 Ett möte hålls regelbundet den första dagen i månaden, och ska hållas även under det kommande årets tolv månader. Hur många gånger måste du skriva in informationen om mötet? (Välj ett svar.) En gång. 12 gånger. 365 gånger. Grundläggande om kalendern 48

Grundläggande om kalendern Test 2, fråga 3: Svar En gång. Du skapar mötet en gång och definierar det som ett återkommande möte varje månad, på den första dagen i månaden, och anger att aktiviteten upphör efter ett år. Därefter anger du informationen en enda gång. Eftersom mötet har definierats som ett återkommande möte infogas informationen automatiskt 12 gånger i kalendern. Grundläggande om kalendern 49

Grundläggande om kalendern Snabbreferens En sammanfattning av uppgifterna som ingår i denna kurs finns i Snabbreferens. Grundläggande om kalendern 50

Använda den här mallen Denna mall från Microsoft Office PowerPoint®  innehåller kursmaterial om de viktigaste kalenderfunktionerna i Outlook 2007. Med hjälp av funktionerna går det att schemalägga tiden på ett mycket effektivt sätt. Den är avsedd att användas i en presentation för en grupp och kan anpassas efter behov. Innehållet i mallen baseras på Microsoft Office Online-kursen ”Kalender I: Grundläggande om kalendern i Outlook”. Mallens funktioner Rubrikbild: På den första bilden finns det en platshållare för text där du ska skriva företagets namn. Om du inte vill ange den texten kan du ta bort rutan i stället. Animeringar: Anpassade animeringseffekter tillämpas i hela presentationen. I effekterna ingår Spetsig, Sträck ut, Lös upp och Schackbräde. Det går att visa alla effekter i tidigare versioner, till och med Microsoft PowerPoint 2000. Om du vill ändra animeringseffekterna går du till Bildspel och klickar på Anpassad animering. Där kan du arbeta med alternativen som visas. Om presentationen innehåller en Macromedia Flash-animering: Om du vill spela upp Flash-filen måste du registrera en Microsoft ActiveX®-kontroll, som kallas Shockwave Flash-objekt, på datorn. För att göra detta måste du hämta den senaste versionen av Macromedia Flash Player på Macromedia-webbplatsen. Bildövergångar: Övergången Svep nedåt tillämpas i hela bildspelet. Om du vill använda en annan övergång går du till Bildspel och klickar på Bildövergång. Där kan du arbeta med alternativen som visas. Hyperlänkar till onlinekurs: Mallen innehåller länkar till onlineversionen av denna utbildningskurs. Länkarna tar dig till den praktiska övningen för varje lektion och till Snabbreferensen som har publicerats för den här kursen. Kom ihåg: Du måste ha installerat Outlook 2007 för att få tillgång till de praktiska övningarna. Om du inte har Outlook 2007 får du inte tillgång till övningsinstruktionerna. Sidhuvuden och sidfötter: I mallen finns en sidfot där namnet på kursen visas. Du kan ändra eller ta bort sidfötterna i dialogrutan Sidhuvud och sidfot (öppnas från Visa -menyn). ANVÄNDA DEN HÄR MALLEN I anteckningsfönstret eller på de fullständiga anteckningssidorna (fliken Visa) finns detaljerad information om den här mallen. 51