Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning
[Företagets namn] presenterar: Microsoft®Office Excel® 2007-utbildning [Kommentar till utbildaren: Detaljerad hjälp för anpassning av den här mallen finns på den allra sista sidan. Titta även efter ytterligare lektionstext i anteckningsfönstret på vissa sidor. Eftersom denna presentation innehåller Macromedia Flash-animeringar kan ett varningsmeddelande om personlig information visas. Denna varning gäller bara för presentationen om du lägger till information till egenskaperna för själva Flash-filerna. Klicka på OK på meddelandet.] Kom igång snabbt Kom igång snabbt 1

2 Kursinnehåll Översikt: En praktisk introduktion
Lektion 1: Vad som har ändrats, och varför Lektion 2: Börja arbeta i Excel Lektion 3: Ett nytt filformat De två första lektionerna innehåller en lista på föreslagna uppgifter och alla lektioner innehåller en uppsättning testfrågor. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 2

3 Översikt: En praktisk introduktion
Excel 2007 har ett nytt utseende! De välbekanta kalkylbladen som du är van vid finns kvar, men med vissa ändringar. Det gamla utseendet med menyer och knappar längst upp i fönstret har nämligen ersatts av menyfliks- området. Denna kurs visar hur man använder menyfliksområdet och markerar de andra ändringarna i Excel som kommer att hjälpa dig att skapa bättre kalkylblad, snabbare. Menyfliksområdet, med flikar som du klickar på för att komma till kommandon, utvecklades för att göra Excel enklare att använda och för att hjälpa dig att snabbt hitta och använda de kommandon du behöver. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 3

4 Kursens mål Få grepp om det nya gränssnittet i Excel.
Hitta vanliga kommandon i menyfliksområdet: Klipp ut, Kopiera, Klistra in, Infoga rader, Infoga kolumner och SUMMA. Spara arbetsböcker i nya Excel-filformat. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 4

5 Vad som har ändrats, och varför
Lektion 1 Vad som har ändrats, och varför Kom igång snabbt 5

6 Vad som har ändrats och varför
Ja, mycket har ändrats i Excel Det märks mest i överkanten på fönstret. Men det är bra ändringar. De kommandon du behöver visas nu tydligare och är mer tillgängliga i en kontrollcentral som kallas för menyfliksområdet.  Menyfliksområdet är din nya kontrollcentral. Istället för att ha 30 eller fler verktygsfält som inte visas, och kommandon som finns dolda i menyer eller i dialogrutor finns nu ett menyfliksområde som för samman det som är viktigt och gör det mycket tydligt visuellt. När du testar den nya designen kommer du att upptäcka att de kommandon som du redan vet hur du använder har grupperats på ett logiskt sätt. Fortsätt nu med att lära dig mer om den nya designen, och förbered dig på att arbeta med en spännande ny version av Excel. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 6

7 Vad finns i menyfliksområdet?
De tre delarna i menyfliksområdet är flikar, grupper och kommandon.   Flikar: Flikarna representerar basuppgifter som du utför i Excel. Det finns sju flikar i överkanten av Excel-fönstret. Grupper: Grupper är uppsättningar av relaterade kommandon, som visas på flikar. Kommandon: Ett kommando är en knapp, en meny eller en ruta där du anger information. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 7

8 Vad finns i menyfliksområdet?
Hur kommer man igång med menyfliksområdet? Börja från början. De viktigaste kommandona i Excel har samlats på den första fliken, fliken Start. Kommandona på Start-fliken är de kommandon som Microsoft har konstaterat används mest när man utför grundläggande uppgifter i kalkylblad. Till exempel visas kommandona Klistra in, Klipp ut och Kopiera först på Start-fliken, i gruppen Urklipp. Kommandon för teckenformatering finns i gruppen Teckensnitt. Kommandon för att centrera text eller justera text till höger eller vänster finns i gruppen Justering och kommandon för att infoga och ta bort celler, rader, kolumner och kalkylblad finns i gruppen Celler. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 8

9 Vad finns i menyfliksområdet?
Grupper för samman alla de kommandon som du troligen behöver för en viss typ av uppgift.  När du jobbar med din uppgift visas grupperna hela tiden och är lättillgängliga. Kommandona döljs inte längre i menyer. Istället visas viktiga kommandon ovanför arbetsytan. Här är ett exempel på hur praktiskt det är med grupper: Om du vill att text ska visas på flera rader i en cell, behöver du inte klicka på ett kommando på en meny, klicka på en flik i en dialogruta och sedan välja ett alternativ i dialogrutan. Du klickar bara på knappen Radbyte i gruppen Justering på Start-fliken. Tips! En lista med flikarna och vad som finns på dem finns i snabbreferensen i slutet av den här kursen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 9

10 Fler kommandon, men bara när de behövs
Kommandona i menyfliksområdet är de kommandon som du använder mest. Istället för att visa alla kommandon hela tiden visar Excel bara vissa kommandon när du behöver dem, som svar på en åtgärd du utför. Så oroa dig inte om du inte ser alla kommandon du behöver hela tiden. Ta första steget, så kommer de kommandon som du behöver att finnas till hands. Ett exempel: Om det till exempel inte finns något diagram i kalkylbladet, behöver du inte några kommandon för att arbeta med diagram. Men när du skapar ett diagram genom att klicka på en knapp på fliken Infoga i gruppen Diagram visas Diagramverktyg, med tre flikar: Design, Layout och Format. På dessa flikar hittar du de kommandon du behöver för att arbeta med diagrammet. Menyfliksområdet ändras beroende på vilken åtgärd du utför. Använd fliken Design om du vill ändra diagramtyp eller ändra diagrammets placering, fliken Layout om du vill ändra diagramrubriker och andra diagramelement och fliken Format om du vill lägga till fyllnadsfärger eller ändra linjeformat. När du är klar med diagrammet klickar du utanför diagramområdet. Då försvinner Diagramverktyg. Om du vill få tillbaka dem klickar du i diagrammet. Då visas flikarna igen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 10

11 Fler alternativ, om du behöver dem
Ibland visas en pil som kallas för dialogruteikonen i det nedre högra hörnet i en grupp. Det innebär att det finns fler alternativ för gruppen. Klicka på dialogruteikonen     . Då visas en dialogruta eller ett åtgärdsfönster. På bilden visas ett exempel: Vi fortsätter med detta exempel: På fliken Start i gruppen Teckensnitt finns alla kommandon som används mest för att ändra texten: kommandon för att ändra teckensnitt, ändra storlek och göra texten fetstilt, kursiv eller understruken. Om du vill ha fler alternativ, till exempel upphöjd text, använder du dialogruteikonen. På fliken Start klickar du på pilen      i gruppen Teckensnitt. Dialogrutan Formatera celler öppnas, med upphöjd text och andra alternativ som har med teckensnitt att göra. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 11

12 Placera kommandon i ett eget verktygsfält
Använder du ofta kommandon som inte är så lättillgängliga som du hade velat? Du kan enkelt lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Verktygsfältet Snabbåtkomst visas ovanför menyfliksområdet när du först startar Excel Där visas kommandona hela tiden och är nära till hands. Om du till exempel använder autofilter varje dag, och du inte vill klicka på fliken Data för att komma till kommandot Filter varje gång, kan du lägga till Filter i verktygsfältet Snabbåtkomst. Högerklicka bara på Filter på fliken Data och klicka sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du vill ta bort en knapp från verktygsfältet högerklickar du på knappen i verktygsfältet och klickar sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. [Kommentar till utbildaren:  Om du vill spela upp animeringen när du visar bildspelet högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång kan du behöva klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan klicka på Spela upp. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa i kommentarerna för den sista sidan i denna presentation om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen är den sida som följer på denna en likadan sida med statiska element. Ta bort antingen den här sidan eller den som följer innan du visar presentationen.] Spela upp animeringen om du vill se hur man lägger till en knapp i verktygsfältet och sedan tar bort en knapp från det igen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 12

13 Placera kommandon i ett eget verktygsfält
Använder du ofta kommandon som inte är så lättillgängliga som du hade velat? Du kan enkelt lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst. Verktygsfältet Snabbåtkomst visas ovanför menyflikarna när du först startar Excel Där visas kommandona hela tiden och är nära till hands. Om du till exempel använder autofilter varje dag, och du inte vill klicka på fliken Data för att komma till kommandot Filter varje gång kan du klicka på Filter i verktygsfältet Snabbåtkomst. Högerklicka bara på Filter på fliken Data och klicka sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst. Om du vill ta bort en knapp från verktygsfältet högerklickar du på knappen i verktygsfältet och klickar sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst. [Kommentar till utbildaren: Denna sida är nästan likadan som föregående sida, förutom att den har statiska element istället för en animering. Använd den här sidan om du har problem med att visa animeringen. Ta bort antingen den här sidan eller föregående sida innan du visar presentationen.] Kom igång snabbt Kom igång snabbt 13

14 Vad gäller för mina favoritkortkommandon?
Om du använder tangentbordet mer än musen vill du säkert få reda på att menyfliksområdet innehåller nya kortkommandon. Denna förändring ger dig två stora fördelar jämfört med tidigare versioner av Excel: Det finns kortkommandon för alla knappar i menyfliksområdet. För kortkommandon krävs oftast färre tangenttryckningar. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 14

15 Vad gäller för mina favoritkortkommandon?
De nya kortkommandona har också ett nytt namn: Tangenttips. Du trycker på ALT för att visa tangenttipsen. Så här använder du till exempel tangenttips för att centrera text: Mer om att använda kortkommandon: När du trycker på ALT visas tangenttips för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst och Microsoft Office-knappen (som presenteras längre fram). Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas alla tangenttips för den flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck på H för att markera fliken Start. Tryck på A och sedan C för att centrera den markerade texten. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 15

16 Vad gäller för mina favoritkortkommandon?
Vad gäller för kortkommandona? Tidigare kortkommandon som börjar med CTRL går fortfarande att använda och du kan använda dem på samma sätt som du alltid har gjort. Till exempel kopierar du fortfarande objekt till Urklipp med kortkommandot CTRL+C och du klistrar fortfarande in objekt från Urklipp med kortkommandot CTRL+V. Om du vill veta mer om kortkommandon kan du läsa i snabbreferensen som länkas till i slutet av denna presentation. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 16

17 En ny vy Det är inte bara menyfliksområdet som är nytt i Excel 2007.
Sidlayoutvyn är också ny. Om du har arbetat i sidlayoutvyn i Microsoft Office Word, kommer du att bli glad över att Excel nu har liknande fördelar. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 17

18 En ny vy Om du vill se den nya vyn klickar du på Sidlayoutvyn i verktygsfältet Visa Så här ser det ut i kalkylbladet: Du hittar verktygsfältet Visa i den nedre högra delen av fönstret. Ett annat sätt att se sidlayoutvyn är att klicka på fliken Visa i menyfliksområdet och sedan klicka på Sidlayoutvy i gruppen Arbetsboksvyer. Kolumnrubriker. Radrubriker. Marginallinjaler. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 18

19 En ny vy I sidlayoutvyn finns sidmarginaler i överkanten, vid sidorna och i nederkanten av kalkylbladet, och ett blått område visas mellan kalkylblad. Linjalerna i överkanten och vid sidan hjälper dig att justera marginalerna. Andra fördelar med den nya vyn: En mer omfattande beskrivning av dessa punkter: Du kan aktivera och inaktivera linjalerna efter behov (klicka på Linjal i gruppen Visa/Dölj på fliken Visa). Mer information om att använda förhandsgranskningen kommer i nästa lektion. När du skriver i det nya området för sidhuvud och sidfot längst upp respektive längst ned på en sida öppnas fliken Design med alla kommandon du behöver för att skapa sidhuvuden och sidfötter. Mer om detta kommer i nästa lektion. Du kan visa varje blad i en arbetsbok i den vy som fungerar bäst för just det bladet. Om du vill visa ett kalkylblad i en annan vy väljer du bara en vy i verktygsfältet Visa eller i gruppen Arbetsboksvyer på fliken Visa för varje kalkylblad. Både Normalvy och Förhandsgranska sidbrytningar finns här. Du behöver inte använda förhandsgranskning för att hitta problem innan du skriver ut kalkylbladet. Det är enklare än någonsin att lägga till sidhuvuden och sidfötter. Du kan visa olika kalkylblad i olika vyer. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 19

20 Arbeta med olika skärmupplösningar
Allt som har beskrivits hittills gäller om din skärm är inställd på hög upplösning och Excel-fönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser allt annorlunda ut. När och hur ser skärmen annorlunda ut? Mer om låg upplösning: Om du arbetar i låg upplösning måste du klicka på pilen på gruppknappen för att visa kommandona. Till exempel finns det flera kommandon för att visa och dölja olika kommandon i gruppen Visa/Dölj på fliken Visa. Med en högre upplösning kommer du att se alla kommandon i gruppen Visa/Dölj. I upplösningen 800 gånger 600 kommer du att se knappen Visa/Dölj, inte kommandona i gruppen. Om så är fallet klickar du på pilen på gruppknappen Visa/Dölj för att visa kommandona i gruppen. De grupper som bara visar gruppnamnet vid en mindre upplösning är de som innehåller kommandon som inte används så ofta. Vid låg upplösning. Om skärmen är inställd på låg upplösning, till exempel 800 gånger 600 bildpunkter, kommer några grupper i menyfliksområdet bara att visa gruppnamnet, inte kommandona i gruppen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 20

21 Arbeta med olika skärmupplösningar
Allt som har beskrivits hittills gäller om din skärm är inställd på hög upplösning och Excel-fönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser allt annorlunda ut. När och hur ser skärmen annorlunda ut? Mer om mindre fönster: Vid alla upplösningar finns det en fönsterstorlek då vissa grupper bara visar gruppnamnet. Så om du arbetar i ett Excel-fönster som inte är maximerat måste du klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. Mer om Tablet PC: Om du har en Tablet PC med en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. När Excel-fönstret inte är maximerat. I vissa grupper visas endast gruppnamnet. Med Tablet PC. På datorer med mindre skärmar anpassas menyfliksområdet så att det visar mindre versioner av flikar och grupper. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 21

22 Förslag på övningar Skriva in text. Justera kolumnbredden.
Ändra dokumentvy. Visa eller dölja vitt utrymme. Lägga till en knapp i verktygsfältet Snabbåtkomst. [Kommentar till utbildaren: När du har installerat Excel 2007 på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en övning online. I denna övning kan du arbeta igenom alla dessa uppgifter i Excel, med instruktioner som vägleder dig. Viktigt!: Om du inte har Excel 2007 har du inte tillgång till övningsanvisningarna.] Öva online (kräver Excel 2007) Kom igång snabbt Kom igång snabbt 22

23 Test 1, fråga 1 Du kan anpassa Excel 2007 genom att lägga till kommandon i verktygsfältet Snabbåtkomst. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 23

24 Test 1, fråga 1: Svar Sant. Det går att lägga till de kommandon som du vill ha nära till hands i verktygsfältet Snabbåtkomst. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 24

25 Test 1, fråga 2 Vissa kommandon visas bara när de behövs. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 25

26 Test 1, fråga 2: Svar Sant. Ta ett första eller andra steg, och en ny flik visas med alla kommandon som du behöver. Till exempel kan du infoga ett diagram eller ett sidhuvud och en sidfot. Då visas fler kommandon. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 26

27 Lektion 2 Börja arbeta i Excel Kom igång snabbt 27

28 Börja arbeta i Excel Den första lektionen hjälpte dig att bekanta dig med det nya utseendet i Excel Nu är det dags att börja arbeta. Du kanske har en halvtimme på dig före nästa möte för att göra några ändringar i ett kalkylblad som du skapat i en tidigare version av Excel. Kan du utföra de grundläggande åtgärder som du behöver i Excel 2007 på bara 30 minuter? Under den här lektionen får du veta hur du ska göra. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 28

29 Öppna filen Börja från början. Du vill öppna en befintlig arbetsbok som har skapats i en tidigare version av Excel. Gör så här: Det är allt du behöver göra för att öppna en fil som har skapats i en tidigare version. Du är nu redo att komma igång med arbetet. Men innan du gör det kommer här några tips om att använda Microsoft Office-knappen, som finns i det övre vänstra hörnet av fönstret. Om du klickar på den öppnas en meny som visar samma kommandon som du använde förut för att öppna och spara dina arbetsböcker. I denna meny finns massor av praktiska saker. Till exempel hittar du de programinställningar som styr aktivering och inaktivering av referenstypen R1C1, och visningen av formelfältet i programfönstret. Klicka på Excel-alternativ längst ned i menyn om du vill visa alternativen. I tidigare versioner av Excel kunde du ställa in sådana alternativ i dialogrutan Alternativ som öppnades från Verktyg-menyn. Nu finns många av de alternativen här, där de syns bättre och är nära till hands när du börjar arbeta med gamla eller nya filer. Klicka på Microsoft Office-knappen Klicka på Öppna och markera önskad arbetsbok. Observera också att du kan klicka på Excel-alternativ längst ned i menyn för att ställa in programalternativ. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 29

30 Infoga en kolumn Nu kan du lägga till en kolumn i ditt kalkylblad för att identifiera produktkategorier. Du vill infoga den mellan två befintliga kolumner med data. Animering: Högerklicka och klicka på Spela upp. Kalkylbladet innehåller rader med produkter som har beställts från olika leverantörer. Den nya kolumnen identifierar olika produkter som mjölkprodukter, spannmål och så vidare. Animeringen illustrerar processen: Du vill lägga till kolumnen till höger om kolumnen Kvantitet, så du klickar i kolumnen Leverantör. På fliken Start i gruppen Celler klickar du på pilen på Infoga. I menyn som visas klickar du på Infoga kolumner. En ny tom kolumn infogas, där du anger nya data. [Kommentar till utbildaren: Om du vill spela upp animeringen när du visar bildspelet högerklickar du på animeringen och klickar sedan på Spela upp. När du har spelat upp filen en gång kan du behöva klicka på Spola tillbaka (när du har högerklickat) och sedan klicka på Spela upp. Om du har problem med att visa animeringen kan du läsa i kommentarerna för den sista sidan i denna presentation om att spela upp en Macromedia Flash-animering. Om du fortfarande har problem med att visa animeringen är den sida som följer på denna en likadan sida med statiska element. Ta bort antingen den här sidan eller den som följer innan du visar presentationen.] Visa animeringen om du vill se hur man infogar en kolumn i kalkylbladet. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 30

31 Infoga en kolumn Nu kan du lägga till en kolumn i ditt kalkylblad för att identifiera produktkategorier. Den ska infogas mellan två befintliga kolumner med data, Kvantitet och Leverantör. Ditt kalkylblad innehåller rader med produkter som har beställts från olika leverantörer, och du vill lägga till den nya kolumnen för att identifiera olika produkter, som mjölkprodukter, spannmål och så vidare. [Kommentar till utbildaren: Denna sida och nästa sida är nästan likadana som föregående sida, förutom att de har statiska element och text istället för en animering. Använd dessa sidor om du har problem med att visa animeringen. Ta bort antingen den här två sidorna eller föregående sida innan du visar presentationen.] Kom igång snabbt Kom igång snabbt 31

32 Infoga en kolumn Följ dessa steg om du vill lägga till kolumnen mellan kolumnen Kvantitet och kolumnen Leverantör: Klicka i kolumnen Leverantör. På fliken Start i gruppen Celler klickar du sedan på Infoga. Klicka på Infoga kolumner i menyn som visas. En ny tom kolumn infogas där du anger nya data. Om du behöver justera kolumnens bredd för att få plats med alla uppgifter klickar du på pilen vid Format i gruppen Celler. I listan som visas klickar du på Autopassa kolumnbredd. I listan Format finns alla kommandon som behövs för att justera radhöjd och kolumnbredd, samt dölja och ta fram rader, kolumner och blad. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 32

33 Formatera och redigera data
Du formaterar och redigerar data genom att använda kommandon i grupper på fliken Start. Till exempel syns kolumnrubrikerna bättre om de skrivs med fet stil. Om du vill göra texten fetstilt markerar du raden med rubriker och klickar sedan på Fetstil i gruppen Teckensnitt på fliken Start. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 33

34 Formatera och redigera data
Medan rubrikerna fortfarande är markerade beslutar du dig för att ändra färg och storlek på dem, så att de ska synas ännu mer. Klicka på pilen vid Teckenfärg i gruppen Teckensnitt. Där hittar du många fler färger att välja mellan än förut. Du kan också se hur rubriken kommer att se ut med olika färger genom att peka på en färg och vänta en stund.  Denna förhandsgranskning innebär att du inte behöver göra ett val för att se färgen, och sedan ångra ditt val om det inte är det du vill ha. När du hittar en färg som du gillar klickar du på den. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 34

35 Formatera och redigera data
Du kan använda gruppen Teckensnitt för andra alternativ för formatering och redigering också. Om du vill öka teckenstorleken klickar du på Öka teckenstorlek     . Medan rubrikerna fortfarande är markerade kan du centrera dem i cellerna. Klicka på Centrera i gruppen Justering      . Slutligen ska du skriva en eller flera beställningar på Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Markera det produktnamnet och klicka på Kopiera i gruppen Urklipp. Klicka sedan i den nedersta raden och klicka på Klistra in i gruppen Urklipp     . Alternativ till att klicka på Öka teckenstorlek: Klicka på pilen bredvid rutan Teckenstorlek för att visa en lista över storlekar. Med denna metod får du samma direkta förhandsgranskning som för teckenfärger. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 35

36 Skriva en formel Innan du lämnar in din rapport räknar du samman siffrorna i kolumnen Kvantitet. Det är enkelt: Använd knappen SUMMA . Placera markören i den sista cellen i kolumnen Kvantitet, och klicka sedan på knappen SUMMA på fliken Start. (Den finns i gruppen Redigera.)  Tryck på RETUR om du vill visa resultatet av formeln. Siffrorna adderas med hjälp av funktionen SUMMA. Om du vill göra mer än summera klickar du på pilen på knappen SUMMA. Klicka sedan på någon av funktionerna i listan som visas: Medel, ANTAL, MAX eller MIN. Om du klickar på Fler funktioner öppnar Excel dialogrutan Infoga funktion där du kan välja mellan alla Excel-funktioner. Du kan även klicka på fliken Formler och titta på grupperna Funktionsbibliotek och Beräkning. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 36

37 Lägga till sidhuvuden och sidfötter
Som sista finputsning lägger du till sidhuvud och sidfot i kalkylbladet. De gör det tydligt för alla vad uppgifterna avser. Så här gör du: Genom att växla till sidlayoutläge blir det mycket enkelt att lägga till sidhuvud och sidfot. Du lär dig hur du gör i nästa övning. Växla till sidlayoutläge. Du kan klicka på fliken Visa och sedan klicka på Sidlayoutvy i gruppen Arbetsboksvyer. Du kan även klicka på mittenknappen i verktygsfältet Visa                 längst ned i fönstret. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 37

38 Lägga till sidhuvuden och sidfötter
Som sista finputsning lägger du till sidhuvud och sidfot i kalkylbladet. De gör det tydligt för alla vad uppgifterna avser. Så här gör du: Bland Verktyg för sidhuvud och sidfot finns alla kommandon för att arbeta med sidhuvud och sidfot. Det finns också ett kommando som är nytt för Excel 2007, som gör att man kan använda olika sidhuvuden och sidfötter på jämna och ojämna sidor. I den här rapporten ska du skriva Försäljningsrapport för juni och sedan är du klar. När du klickar på kalkylbladet försvinner Verktyg för sidhuvud och sidfot och fliken Design tills du behöver dem nästa gång. När du vill visa dem igen klickar du i sidhuvuds- eller sidfotsområdet i sidlayoutvyn. Klicka i det område längst upp på sidan där det står Klicka för att lägga till sidhuvud. När du har gjort det visas Verktyg för sidhuvud och sidfot och fliken Design längst upp i menyfliksområdet. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 38

39 Skriv ut Det är dags att skriva ut rapporten.
I sidlayoutvyn kan du göra justeringar och se ändringarna på skärmen innan du skriver ut. Så här använder du sidlayoutvyn: Genom att använda sidlayoutyn blir det enklare att förhandsgranska kalkylblad än det var i tidigare versioner av Excel. Växlade du till exempel fram och tillbaka flera gånger mellan förhandsgranskningsvyn och den normala vyn, och justerade kalkylbladet för att få allt rätt innan utskrift? Eller var du tvungen att göra flera försök innan kalkylbladet skrevs ut på det sätt du ville ha det? Det slipper du nu. Klicka på fliken Sidlayout. I gruppen Utskriftsformat klickar du på Orientering och väljer sedan Stående eller Landskap. I sidlayoutvyn ser du hur orienteringen ändras, och hur dina data kommer att se ut vid båda alternativen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 39

40 Skriv ut Det är dags att skriva ut rapporten.
I sidlayoutvyn kan du göra justeringar och se ändringarna på skärmen innan du skriver ut. Så här använder du sidlayoutvyn: Du befinner dig fortfarande i gruppen Utskriftsformat och klickar på Storlek för att välja pappersstorlek. Du kommer att se resultatet av dina val medan du gör dem. (Du ser hur utskriften kommer att bli.) Kom igång snabbt Kom igång snabbt 40

41 Fönstret Ny arbetsbok Fönstret Ny arbetsbok är det perfekta stället att börja på i Excel. När du klickar på Microsoft Office-knappen och sedan klickar på Nytt öppnas fönstret Ny arbetsbok. Till vänster finns olika kategorier av mallar som installeras tillsammans med Excel Klicka på Produkt under Microsoft Office på webben till vänster om du vill ha länkar till videodemonstrationer och onlinekurser för budgetar, kalendrar, utgiftsrapporter och så vidare. Längst upp i fönstret kan du välja antingen en ny tom arbetsbok eller en mall. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 41

42 Förslag på övningar Infoga en kolumn. Använda autosumma.
Lägga till ett sidhuvud och en sidfot. Göra några slutgiltiga finjusteringar. Utforska utskriftsalternativen. [Kommentar till utbildaren: När du har installerat Excel 2007 på datorn kan du klicka på länken i bilden och gå till en övning online. I denna övning kan du arbeta igenom alla dessa uppgifter i Excel, med instruktioner som vägleder dig. Viktigt!: Om du inte har Excel 2007 har du inte tillgång till övningsanvisningarna.] Öva online (kräver Excel 2007) Kom igång snabbt Kom igång snabbt 42

43 Test 2, fråga 1 Om du vill infoga en ny kolumn använder du kommandona i gruppen Celler på fliken Start.  (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 43

44 Test 2, fråga 1: Svar Sant. Klicka sedan på pilen vid Infoga och klicka på Infoga kolumner. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 44

45 Test 2, fråga 2 Var finns knappen du ska klicka på för att öppna och stänga filer? (Välj ett svar.) På den första fliken. I det övre vänstra hörnet i fönstret. Under menyfliksområdet. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 45

46 Test 2, fråga 2: Svar I det övre vänstra hörnet i fönstret.
Klicka på den stora runda Microsoft Office-knappen i det övre vänstra hörnet. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 46

47 Test 2, fråga 3 Du är i sidlayoutvyn och vill lägga till ett sidhuvud i kalkylbladet, men du ser inte de kommandon du behöver. För att visa kommandona ska du klicka i det område där det står “Klicka för att lägga till sidhuvud.” (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 47

48 Test 2, fråga 3: Svar Sant. När du klickar där visas Verktyg för sidhuvud och sidfot och fliken Design i menyfliksområdet. Där finns alla kommandona för att arbeta med sidhuvuden och sidfötter. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 48

49 Lektion 3 Ett nytt filformat Kom igång snabbt 49

50 Ett nytt filformat Excel har ett nytt filformat.
Men du kan fortfarande öppna och redigera äldre arbetsböcker och dela filer med personer som inte har Excel Det nya filformatet ger ökad säkerhet för dina filer, minskad risk för skadade filer, minskad filstorlek och nya funktioner. I den här lektionen visas hur du kan dela dina Excel 2007-kalkylblad med personer som inte har Excel 2007 än, och du lär dig mer om varför filformatsändringarna har genomförts. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 50

51 Arbeta med filer från tidigare versioner
I Excel 2007 kan du öppna filer som har skapats i versioner från Excel 95 till Excel Men vad gäller om du är den första på jobbet som har Excel 2007? Vad händer om du behöver dela filer med avdelningar som inte har Excel 2007 än? Inga problem. Ni kan dela alla arbetsböcker med varandra. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 51

52 Arbeta med filer från tidigare versioner
Så här går det till: Äldre filer har kvar det gamla formatet om du inte väljer något annat.  Excel sparar en äldre fil i dess ursprungsformat om inte du anger något annat. Om den till exempel påbörjades i Excel 2003 sparar Excel 2007 filen i 2003-format som standard. Om du sparar filen i ett äldre format får du en varning om den innehåller nya funktioner. När du sparar en fil i en tidigare versions format och 2007-versionens funktioner som du har använt inte är kompatibla med den tidigare versionen får du ett meddelande om det av kompatibilitetskontrollen. Äldre filer har kvar det gamla formatet om du inte väljer något annat. Om du öppnar en fil som har skapats i en tidigare version och du sparar filen och eventuellt arbete som du har utfört i den är standardinställningen i dialogrutan Spara som att spara filen i den ursprungliga versionens filformat. Om du sparar filen i ett äldre format får du en varning om den innehåller nya funktioner. Om du till exempel använder färg på ett sidhuvud i Excel 2007 och sedan sparar filen i Excel format, meddelar kompatibilitetskontrollen att tidigare versioner av Excel inte använder färg för sidhuvuden och sidfötter, och att sidhuvudet kommer att visas som vanlig text. Viktigt! Om en ny funktion inte blir tillgänglig igen då du sparar filen i ett tidigare format och sedan öppnar den igen i Excel 2007, får du en varning från kompatibilitetskontrollen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 52

53 Arbeta med filer från tidigare versioner
Så här går det till: Du kan alltid kopiera nyare filer i nyare format först. Tala bara om för Excel att du vill ha en Excel-arbetsbok (*.XLSX). Den kopian av filen innehåller alla Excel 2007-funktioner. Du kan dela dokument mellan olika versioner genom att använda en konverterare. Kolleger som har versioner från Excel 2000 till 2003 kan öppna filer i 2007-versionen genom att hämta och använda en konverterare. Du kan alltid kopiera nyare filer i nyare format först. Du kan lätt behålla en kopia i 2007-format av arbetsboken. Använd bara Spara som och tala om för Excel att du vill ha en Excel-arbetsbok (*.xlsx). Den kopian av filen innehåller alla Excel 2007-funktioner. Dela dokument mellan olika versioner genom att använda en konverterare. Om du är intresserad av tekniska detaljer: Excel 2007-filformatet baseras på XML (Extensible Markup Language) och är ett öppet Office XML-format. Det är även det nya filformatet för Microsoft Office Word 2007 och Microsoft Office PowerPoint® 2007. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 53

54 Fördelar med det nya formatet
Det nya filformatet innebär förbättringar i Excel. Här är de viktigaste fördelarna: Nya funktioner. Förutom de nya funktioner du har sett under tidigare lektioner har antalet rader i ett kalkylblad ökat från till Antalet kolumner har ökat från 256 till Du kan skriva längre formler i det nya formelfältet som ändrar storlek. Och om du klickar på en lång text i en cell, spiller formelfältet inte längre över till rutnätet. Säkrare filer. Arbetsböcker som innehåller kod eller makron som du inte vill ha är enklare att identifiera och spärra. Mindre risk att filerna skadas. Excel har en bättre förmåga att öppna skadade filer och återställa en del av arbetet som annars skulle ha gått förlorat. Nya funktioner Säkrare filer Mindre risk för skadade filer Kom igång snabbt Kom igång snabbt 54

55 Fördelar med det nya formatet
Det nya filformatet innebär förbättringar i Excel. Här är de viktigaste fördelarna: Minskad filstorlek. Arbetsböcker är komprimerade. Filstorleken är ungefär 50 procent till 75 procent mindre än i tidigare versioner av Excel. Du öppnar och sparar de komprimerade filerna på vanligt sätt. Mer användbara data. Du kan göra mer med data eftersom de bygger på XML, vilket gör dem enklare att integrera med andra data från andra datorer och program. Till exempel kan du lagra dina budgetuppgifter i ett specialprogram, markera det du behöver och importera det i ett Word-dokument, ett Excel-kalkylblad eller en Access-databas. Minskad filstorlek Mer användbara data Kom igång snabbt Kom igång snabbt 55

56 Nya filformat, nya alternativ när du sparar
När du sparar en fil i Excel 2007 kan du välja bland flera filtyper. Excel-arbetsbok (*.XLSX). Använd när det inte finns makron eller VBA-kod. Makroaktiverad Excel-arbetsbok (*.XLSM). Använd när det finns makron eller VBA-kod. Excel-mall (*.XLTX). Använd när du behöver en mall.  Excel-arbetsbok (*.XLSX). Spara en arbetsbok som den här filtypen om den inte innehåller makron eller VBA-kod (Microsoft Visual Basic® for Applications). Om du försöker att spara en arbetsbok som en Excel-arbetsbok, och det finns makrokommandon eller VBA-projekt i filen, får du en varning om att makrot eller VBA-koden tas bort från filen. Makroaktiverad Excel-arbetsbok (*.XLSM). Spara arbetsboken som den här filtypen när arbetsboken innehåller makron eller VBA-kod. Om du försöker att spara en arbetsbok som innehåller makron eller VBA-kod som filtypen Excel-arbetsbok, får du en varning om det här alternativet. Excel-mall (*.XLTX). Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver en mall. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 56

57 Nya filformat, nya alternativ när du sparar
När du sparar en fil i Excel 2007 kan du välja bland flera filtyper. Makroaktiverad Excel-mall (*.XLTM). Använd när du behöver en mall och arbetsboken innehåller makron eller VBA-kod. Makroaktiverad Excel-mall (*.XLTM). Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver en mall och arbetsboken innehåller makron eller VBA. Binär Excel-arbetsbok (*.XLSB). Spara arbetsboken som den här filtypen när du har en särskilt stor arbetsbok. Den här filtypen öppnas snabbare än en mycket stor Excel-arbetsbok. Excel-funktionerna finns kvar i den här filtypen, men inte XML. Binär Excel-arbetsbok (*.XLSB). Använd vid en särskilt stor arbetsbok. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 57

58 Nya filformat, nya alternativ när du sparar
När du sparar en fil i Excel 2007 kan du välja bland flera filtyper. Excel 97 - Excel 2003-arbetsbok (*.XLS). Använd när du behöver dela med någon som arbetar i en tidigare version av Excel. Excel 97 - Excel 2003-arbetsbok (*.XLS). Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver dela den med någon som arbetar med en tidigare version av Excel, och dem som inte har Microsoft Compatibility Pack för Office 2007. Microsoft Excel 5.0/95 arbetsbok (*.XLS). Spara arbetsboken som den här filtypen när du behöver dela den med någon som använder Microsoft Excel 5.0. De flesta Excel 2007-funktioner inaktiveras när du sparar som den här filtypen. Microsoft Excel 5.0/95 arbetsbok (*.XLS). Använd när du behöver dela med någon som använder Microsoft Excel 5.0. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 58

59 Test 3, fråga 1 Om du sparar en fil som skapats i en tidigare version av Excel som en Excel 2007-fil kan filen använda de nya Excel- funktionerna. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 59

60 Test 3, fråga 1: Svar Sant. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 60

61 Test 3, fråga 2 Varför har filformatet i Excel 2007 ändrats till XML? (Välj ett svar.) Nya funktioner kan läggas till i Excel. Filerna blir säkrare. Mindre risk att filerna skadas. Minskad filstorlek. Allt av ovanstående. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 61

62 Test 3, fråga 2: Svar Allt av ovanstående. Kom igång snabbt
62

63 Test 3, fråga 3 Någon skickar en Excel 2003-fil till dig som du öppnar i Excel När du har arbetat klart med den i 2007 kommer filen automatiskt att sparas som Excel 2007 om du inte ändrar alternativet. (Välj ett svar.) Sant. Falskt. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 63

64 Test 3, fråga 3: Svar Falskt.
Om filen skapades i Excel 2003 sparas filen i 2003-formatet såvida du inte anger något annat. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 64

65 Snabbreferens: En sammanfattning av de uppgifter som har tagits upp i denna lektion finns i Snabbreferensen. Kom igång snabbt Kom igång snabbt 65