Välkomna till Ekonomienhetens seminarium 14 september 2016 Kristina Strindlund och Annica Eriksson

Ny version av Raindance Raindance 2016 VÅR –Stort steg 3 versioner av systemet NY layout Det mesta av nyheterna finns i de nya modulerna KRP/LRP Nya möjligheter till rapport och bildkonstruktion (uppföljning, BoP, PP) 2

Ny version av Raindance Utökad funktionalitet gällande bl a –Utbetalningsfiler –Elektroniska fakturor –Inköp/marknadsplats Demo av vissa nyheter i systemet 3

Tips från Användarforum 4 Välj en favoritbild bland visningsbilderna i Frågor & Analys Sökning av leverantör

Delårsbokslut

6

7

8

9

Rättvisande bild? Hur uppnår vi en rättvisande bild på alla nivåer? Är det bara till hel- och delår som det är viktigt? Fokus på kostnader – men intäkter då? För- och nackdelar med att fakturera ”direkt”? 10

Ny handledning – bidrag exkl EU Länk till handledning och mallar: service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupning- ekonomi/regelverk/ service/fordjupningar/fordjupningsomrade/fordjupning- ekonomi/regelverk/ 11

12

Resultatföring bidragsprojekt Projekt med angiven dispositionstid fram till Meddela Ekonomienheten ev. justering av datum eller annan anledning till att projekt inte ska resultatföras, senast 14 oktober. Hur det påverkar institutionens ekonomi 13

Periodisering av underprojekt Gäller aktiva bidragsprojekt (vh 12 och 22) med status R, där det finns ett angivet huvudprojekt Huvudprojekt får medel direkt från bidragsgivaren Underprojekt får medel via internfaktura eller bokföringsorder 14

Internfaktura eller periodisera? Om underprojekt får kostnader ersatta inför hel/delår och inget större saldo finns på projektet => behöver inte periodiseras! Periodisera enbart om: a)Intäkter utfördelade i förväg och de överstiger upparbetade kostnader b)Får ersättning för upparbetade kostnader i efterhand, tidpunkt först efter bokslut c)Det finns ett balanserat kapital som tillsammans med årets utfall medför ett saldo på projektet 15

Vanliga frågor – belopp? Om det finns balanserat kapital (kto 2070) från föregående år. Lägg då ihop med det aktuella utfallet på innevarande år. Kvarvarande medel alt underskott ska föras upp mot huvudprojektet och där redovisas som oförbrukat/förväntat bidrag Obs, gäller bara underprojekt – inte bidragsprojekt som resultatförts med kvarvarande saldo p g a avslutat projekt/passerad disp tid. 16

Vanliga frågor – belopp? Använd bild V50 Utfall komplett (under Uppföljning/Frågor & analys, 05 Visning/Utfall) Välj ”Rapp prognos 2016 Inst 4” Ange Bukod: Ange FN3, ORG och aktuellt PROJEKTNR Välj att visa projekt i första kolumnen, dölj VH Kom ihåg att dra av för ev. kostnader som inte är godkända av finansiären och som ska finansieras av andra medel 17

18

Kontering – vid underskott på underprojektet 19

20

Kontering – vid överskott på underprojekt 21

Uppdrag (vh 13, 23) Samlingsprojekt för balanserat kapital inom vh 13 och 23 Rekommendation att kapital förs om från avslutade uppdrag till samlingsprojekt Möjliggör avslut av gamla projekt och samlad bild av tillgängliga medel Obs, inom samma vh, omföring via

Vid upplägg av samlingsprojekt Titel ”Samlingskonto bal kap vh 13 (alt 23)” Finansiärskod och status R service/fordjupningar/fordjupningsomrade/f ordjupning-ekonomi/regelverk/ service/fordjupningar/fordjupningsomrade/f ordjupning-ekonomi/regelverk/ 23

Beslut om användning av överskott 24

Exempel från anvisningen 25

Inventering 2016 Information via e-post inklusive instruktion ALLA prel. AT anskaffade tom augusti 2016 SKA vara överförda till det definitiva anläggningsregistret Inventeringslista ska tas ut under perioden 1 – 15 september Senast 30 september ska inventeringen vara klar och inskickad till EA 26

Riksrevisionen 27

Hantera och betala lev.fakturor Betalningspåminnelser ökat! Påminnelseavgifter Merarbete att hantera Räntefakturor 28

Utbildningar 29 Dokumentation kopplad till varje utbildningsmoment Rekommendera berörda på din institution att delta i vissa utbildningsmoment OK att repetera Kom gärna med tips

Stickprov representation o konferenser 30 Syfte att höja kvaliteten i redovisningen Representation10 fakturor stora belopp /fakultet o förvaltning Deltagarförteckning Syfte Kontering Korrekt momsavdrag Konferenser10 fakturor stora belopp /fakultet o förvaltning Deltagarförteckning Syfte Program Kontering

Lite info och tips….. 31 Vi uppdaterar och gör om våra manualer i Raindance under hösten – håll utkik! Inläsning personaldata från Primula till personalbudgeten 20 september Lathund i Rapportmanualen Periodisera i P85 och lägg prognos på årets resultat o årets kapitalförändring i P89 – underlättar vid budget för 2017

Förändringar bilder och rapporter 32

Nya bilder 33

Visningsbild 3-årsbudget 34

Nytt innehåll i mappen KODER 35

Innan du stänger budget alt. prognos 36 Kontroller, t.ex. att HUV är reg på vh *0

Forts kontroll att HUV är reg på vh *0 37

Budgetera medfinansiering På bidragsprojekt vh 12 och 22 – följ instruktion i handledningen Kom ihåg att budgetera institutionens kostnad för medfinansiering, vh 11 och 21 Bukod 315, baskonto 3092 alt

Budgetera medfinansiering 39

Vilken typ av medfinansiering måste bokföras manuellt? Bidragsprojekt märkta med D* alt. ÖVR Institutionens kostnad för medfinansiering Reducering medfinansiering på vissa JA-märkta projekt 40

Bidragsprojekt märkta med D* alt. ÖVR projekt vh 12 kreditxxxx debet projekt vh 22 kreditxxxx debet 41

Bokföra medfinansiering: Bidragsprojekt märkta med D* alt. ÖVR Vilka belopp ska bokföras som medfinansiering? D*-märkta projekt: den del av UGEM, FGEM och IGEM som finansiären inte godkänner ÖVR-märkta projekt: institutionen medfinansierar UGEM, FGEM och IGEM, helt eller delvis 42

Beräkna medfin., exempel på bilder: 43

Beräkna medfin., exempel på bilder: 44

Beräkna medfin., exempel på bilder: 45

Bokföra medfinansiering: Institutionens kostnad för medfinansiering Datum 46

Bokföra medfinansiering: Institutionens kostnad för medfinansiering 47 Bokför ALLTID medfinansiering med konto 3092 eller 3093 Definition av institutionens kostnad för medfinansiering: JA-märkta projektInst. medfinansierar IGEM D*-märkta projektInst. medfinansierar den del av IGEM som bidragsgivaren inte finansierar. Varje nivå (U, F o I) finansierar proportionerlig del av medfinansieringskostnaden ÖVR-märkta projektInst. medfinansierar hela eller delar av UGEM, FGEM o IGEM

Reducera bokförd medfinansiering Projekt vh 22, finansiär: ex.vis Wallenbergstiftelserna alt. Riksbankens Jubileumsfond Projektet är JA-märkt = 100 % medfinansiering bokförs Finansiären tillåter viss procent av gemensamma kostnader Reducering av bokförd medfinansiering måste göras manuellt Reducering av medfinansiering bokförs ALLTID på konto 3092 alt

Reducera bokförd medfinansiering 49