Kostnader för resor och möten
En samlad bild av rese- och möteskostnaderna FlygbiljetterTågbiljetterHotell, konferens, faciliteterParkeringTaxiLokala transportmedelRepresentationInternet, roamingAv- eller ombokning av biljetterTraktamenten mm
1.Kostnader direkt kopplade till en resa Kostnader gällande flyg, hotell, hyrbil, konferensanläggning etc erhålls oftast i form av statistik direkt från rese- och mötesbyrå eller från leverantör. 2.Kostnader indirekt kopplade till en resa De så kallade dolda kostnader (dvs de som oftast inte finns med i statistiken) redovisas på många olika ställen, till exempel via HR- system, reseräkningar, på olika konton internt, bensinkort med mera. Konsolidera kostnaderna
Hur stor andel är rese- och mötes kostnaderna av företagets totala kostnader. Beslut kring rese- och möteskostnaderna bör diskuteras så de gagnar företaget men även se till resenärernas bästa. Rese- och mötes kostnaderna berör alla i företaget – kommunicera så högt upp i organisationen som möjligt (t.ex. controllers, ledningsgrupp, inköp, chefer…) Presentera på avdelningsmöten, management möten, personalmöten, intranätet. Alla bör ha uppdaterad information. Presentation av rese- och mötes kostnaderna
Anlita rese- och mötesbyrå Travel Manager eller annan funktion som tar ansvar för kontroll o info Skriv avtal med leverantörer och övriga samarbetspartners Efterlevnad av policy/riktlinje Lojalitet gentemot resebyrå, leverantörer och övriga avtalspartners Kontinuerlig rapportering och statistik Uppföljning av avtal Stöd från ledningen Kommunikation internt till resenärerna Titta på alternativ till resor och fysiska möten: o Telefonkonferens o Videokonferens o Live meeting, Lync, Skype med flera Kontroll på rese- och mötes kostnaderna