Bankupphandling för Stockholms stad 2006 Projektbeskrivning Version 1.8 Bilaga Diarienr /2006

Projektetbeskrivningens innehåll: Projektets bakgrund, mål och syfte Projektets omfattning Projektorganisation Projektets tidsplan Projektets aktiviteter och leveranser per projektfas Kommunikation av projektet Projektbudget

Projektets bakgrund, mål och syfte Bakgrund Stadens nuvarande bankpartner är Nordea gjordes senaste bankupphandlingen. Syfte Optimera kommunkoncernens kassaflöden till lägsta möjliga kostnad, med bibehållande av högsta möjliga processsäkerhet. Målsättning Vald bankpartner i drift andra halvåret 2007

Projektet kommer att beröra flera delar i cash management värdekedjan Verksamhtetens strukturer Strukturer för likviditets- hantering Likviditets- prognosticering Kortsiktig placering och upplåning Kassaflöden Fakturerings- rutiner Betalningsvillkor Handläggnings- processer Kravrutiner Betalningsformat systemval m.m. Koncernkonto- strukturer Netting Electronic banking-verktyg Säkerhet Limiter Behörigheter Handläggnings- processer finans- administration m.m. System för livkiditets- prognosticering Process för livkiditets- prognosticering Finansiering av verksamheten Villkor för kortsiktig placering/ upplåning Fysiska transaktioner med interna och externa mottagare

Projektets omfattning (sid 1 av 2) Organisatorisk omfattning Kommunkoncernen Stockholms stad, dvs. alla Stockholms stads stadsdelsförvaltningar, fackförvaltningar, helägda bolag samt bolagskoncernen Stadshus AB. Tjänster som omfattas Koncernkonto med kredit Kontostruktur Räntevillkor Valuteringsregler Normalvalutering (det vi har idag) Förmånsvalutering Kvittningsgaranti Plus/bankgirokoppling Internetbank, funktioner Betalningsförmedling Ocr-betalningar Autogiro E-fakturahandel (avgående fakturor alt. e-fakturaväxel) Löneförmedling Löneutbetalningar Lönespecifikationer Lönebesked via internet

Projektets omfattning (sid 2 av 2) Tjänster som omfattas, fortsättning Dagskassor Betalning via kortterminaler Inköps-betalkort Försörjningsstöd kontoinsättningar Utbetalningskort Valutering Utbetalningssystem, plus/bankgiro/SUS Förmedling av kommunalskatt Support Införandeprocess och utbildning Tjänster som ej omfattas; Leasing Projektet ska även beakta Säkerhetsfrågor Administration Löpande utveckling/effektivisering

Projektorganisation Styrgrupp Ekonomidirektör Staden, ordförande Finanschef Redovisningschef Staden Ekonomidirektör Stadshus AB Chef för upphandlingsenheten Slk Chef för personalstrategiska enheten Slk Enhetschef systemenheten, välfärd och utbildningsavd., Slk Projektgrupp Projektledare Maria Lilja Projektstöd upphandling Stefan Nordin upphandlingsenheten Projektstöd juridiska avdelningen Malin Lindvall Projektsamordnare IT frågor Rolf Lindqvist Projektsekreterare Arbetsgrupp Stadshus AB Projektsamordnare ekonomidirektör Inger Kjaerboe Arbetsgrupp kostnadsanalys Projektstöd Extern konsult Arbetsgrupp finansförvaltning Projektsamordnare Kerstin Joelsson Arbetsgrupp Staden Projektsamordnare Susanne Eriksson

Exempel på projektgruppernas fokusområden Löner  Lönefiler  Lönebesked  Registerdata  E-tjänster BetalningarKostnadsanalys  Kvantifiera nuläget  Beräknings- modell  kvantifiera anbuden Koncernkonto/ finansförvaltning  Kontostruktur  Betalningsförmedling  Kvittning  Floater/ Valutering  Ränteräkning  Checkräkningskredit Socialbidrags- utbetalningar Inkommande betalningar (kundreskontra)  Inbetalningar (elektroniska)  Betalning med kort  Inbetalningskort  Kontantbetalning  Autogiro  e-faktura  Rapporter  Återredovisning  Avprickning  Netting Utgående betalningar exkl. socialbidrag (leverantörsreskontra)  Utbetalningar (elektroniska)  Inköpskort  Betalkort (privatkort/ företagskort)  e-faktura  Rapporter  Återredovisning  Netting  Limiter och säkerhet  Värdepappersdepå  Rapporter  Återredovisning Dagskasse- hantering

Projektets preliminära tidplan Etablera projekt April-Juni 2006 Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering Augusti- Oktober 2006 November- December 2006 December 2006 Jan April 2007 April 2007Maj Juli 2007 Implementering andra halvåret 2007

Aktiviteter och leveranser per delmoment ”Etablera projekt” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER Sammanfatta kort vad som ska upphandlas Skapa projektplan Etablera projektgrupp och tydliggör roller Etablera styrgrupp Etablera referensgrupp Resurssäkra kritiska personer Tidsplanera Initiala möten med banker Definiera projektberoenden mot angränsande projekt Cash management förstudie Validera beslutsordning LEVERANSER Projektplan Mötesanteckningar bankmöten Cash management förstudie

Aktiviteter och leveranser per delmoment ”Nulägesanalys och strategi” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER Kartläggning av dagens bankprocesser och tjänster Identifiera behov och ev. förbättringsområden Definiera dagens kostnad för bankprocesserna samt ta fram en beräkningsmodell för att kvantifiera anbud Kvalificering av leverantörer Utarbeta och skicka ut en annons LEVERANSER Definition av vad som ska upphandlas Beräkningsmodell samt en bedömning av besparingspotential Definition av målet med upphandlingen (ev effektmått/nyckeltal) Val av upphandlingstyp Kvalificeringskriterier Publicerad annons

Aktiviteter och leveranser per delmoment ” Förfrågningsunderlag” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER Framtagande av: förfrågningsunderlag krav på leverantören i den tänkta förvaltningen av ett avtal mallar för utvärdering och urval slutliga urvalskriterier, inkl. simulering och ev. poängsättning avtalsförslag MBL-förhandling av förfrågningsunderlaget LEVERANSER Förfrågningsunderlag, inkl. ev. avtalsförslag Urvalskriterier Utvärderingsmodell 1

Aktiviteter och leveranser per delmoment ”Publicera” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER Förfrågningsunderlaget utsänt Översyn av tidsplanen samt resurssäkring inför utvärdering av anbud Besvara kompletterande frågor på förfrågningsunderlaget LEVERANSER Distribuerat förfrågningsunderlag Besvarade frågor

Aktiviteter och leveranser per delmoment ”Prövning och utvärdering” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER Anbudsöppning Diarieföring av inkomna anbud Bedömning av anbud utifrån skallkrav på tjänsterna Sammanställning av anbuden Bedömning av anbud mot utvärderingskriterier Ev. förhandlingar vid förhandlad upphandling Framtagande av rekommendation till leverantörsval Framtagande av förslag till tilldelningsbeslut LEVERANSER Diariefört öppningsprotokoll Förslag till tilldelningsbeslut och upphandlingsrapport Mötesanteckningar från leverantörsmöten Rekommendation till leverantörsval

Aktiviteter och leveranser per delmoment ”Tilldelning” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER MBL-förhandling i förekommande fall Tilldelningsbeslut fattas och undertecknas Offentliggörande av tilldelningsbeslut Information om tilldelningsbeslut till samtliga anbudsgivare Avtalstecknande Ev. försvara beslut I domstol om det blir överprövning Efterhandsannonsering LEVERANSER Tilldelningsbeslut Undertecknat avtal Ev anmälan till nämnd/ utskott Efterannons

Aktiviteter och leveranser per delmoment ”Implementering och utvärdering” Etablera projekt Nuläges- analys och strategi Förfrågnings -underlag Publicera Prövning och Utvärdering Tilldelning Implementerings planering och utvärdering AKTIVITETER Ta fram ny kommunikationsplan och informera intressenter Ta fram implementeringsplan och börja driftssätta avtalet Ta fram förvaltningsplan, inkl. avtalsägare, förvaltningsorganisation och uppföljningsrutiner Ta fram utbildningsplan, ev. börja utbilda Dokumentera upphandlingen Utvärdera projektet LEVERANSER Kommunikationsplan (ny) Implementeringsplan Ev. tillämpnings- anvisningar Utbildningsplan Förvaltningsplan Utvärderingsprotokoll

Projektet behöver kommunicera med sina målgrupper i flera kanaler Projektets främsta målgrupper för kommunikation och exempel på kommunikationsinsatser; Politisk ledning Stadshus AB ledning och tjänstemän Stockholms stad ledning och tjänstemän Initialt ärende till kommunfullmäktige/ kommunstyrelse. Information om projektet vid avdelningsträffar, ekonomichefsträffar, styrelsemöten, via intranät mm. Information till och från projektet via deltagare i arbetsgrupper och referensgrupper Externa intressenter BankkontakterKontakter med andra kommuner och landsting Återrapportering till kommunfullmäktige/ kommunstyrelse. Medborgarna Kommunikation vid implementeringen