KAIA - kvalitetsarbete i administrationen SUHF - kvalitetskonferens 18 augusti

Agenda 15 minuterPresentation av projektet 20 minuterPaneldiskussion 5 minuterFrågor

Några fakta om Uppsala universitet Tre vetenskapsområden: –humaniora och samhällsvetenskap –medicin och farmaci –teknik och naturvetenskap Nio fakulteter Ca. 60 institutioner Omsättning: mnkr Anställda: st

KONSISTORIET REKTOR Innovation Bibliotek Vetenskapsområdet för medicin och farmaci Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap FAKULTETER Medicinska Farmaceutiska FAKULTETER Teknisk- naturvetenskapliga FAKULTETER Teologiska Juridiska Historisk-filosofiska Språkvetenskapliga Samhällsvetenskapliga Utbildningsvetenskapliga Institutioner Akademiska senaten Kollegiet för samhällsforskning (SCAS) Internrevisionen Universitetsförvaltningen Rektors ledningsråd Nationellt centrum för kvinnofrid (NCK) Organisation

KAIA - kvalitetsarbete i administrationen

Syfte Underlätta och förenkla för utbildning, forskning och samverkan Rätt kvalitet Möta de förändrade kraven Minska andelen administrativa kostnader för hela universitetet Frigöra resurser och öka handlingsfriheten Arbetsmiljö och karriärmöjligheter Gemensamma arbetsformer för kvalitetsutveckling inom universitetet

Varför, bakgrund Stort växande universitet Behoven av och krav på administrativt stöd förändras Statens servicecenter Interna och externa revisioner

Utdrag ur projektetdirektivet Kartlägga arbetsflöden Identifiera behov och föreslå förbättringar Implementera förändringar Föreslå effektiviseringar Kontinuerlig dokumentation Definiera och identifiera behov av basadministration Nyckeltal Gemensamma verktyg och arbetsmetoder Tid

Referensgrupp Prefektråds administratörer Flödeskoordinatorer Referensgrupper/ Arbetsgrupper Flödeskoordinatorer Referensgrupp/ Arbetsgrupper Universitetsdirektör Katarina Bjelke Projektledare Therése Iveby Gardell Löne- och personal administration Projektägare Stina Nyström Projektledare Ekonomi- administration Projektägare Claes Nilsson Projektledare Studie- administration Projektägare Karin Apelgren Projektledare IT verksamhet Projektägare Mia Lindegren Projektledare IT verksamhet Projektägare Mia Lindegren Projektledare Sekretariat/ Förändringsledning Referensgrupp Prefektråd KAIA – Projektorganisation Förvaltningens externa styrgrupp Förvaltningens interna styrgrupp

Personal- administration LöneadministrationMottagandeservice Timanställningar Ekonomi- administration Projektredovisning och uppföljning AnläggningstillgångarIn- och utbetalningar Support Leverantörsfakturor Inköp Studie- administration Kurs- och programinformation Ansökan om examen Etablering av utbytesstudenter Studieavgifter IT- administration Universitetsgemensam driftsmiljö ServicedeskIT-arbetsplats Tekniskt ramverk för e-Lärande Översyn av förvaltningen av IT-system Benchmarking IT-kostnader Flöden/område

Utdrag ut övergripande riskanalys -Att vi inte gör gemensamma prioriteringar -Vi har för stort förvaltningsfokus -Att vi inte lyckas leverera nytta -Resursfördelning, löpande verksamhet och utveckling -Tidsfördröjningar -Brist på helhetssyn -Intern konkurrens -Brist på uthållighet i förändringsarbetet

+Stärkt konkurrenskraft + Mer tid till ”nya” arbetsuppgifter + Förbättrad arbetsmiljö + Ökad flexibilitet/samordning + Effektivare administration (hela universitetet) + Utveckla styrmodell för utvecklingsarbete Utdrag ut övergripande riskanalys

Metod Förstudier Processkartläggningar –NU-läge –Ny-läge Referensgrupper Institutionsdialoger Stormöten Skriftlig kommunikation - webb Utbildning i förändringsledning

Delaktighet - Helhet

KONSISTORIET REKTOR Innovation Bibliotek Vetenskapsområdet för medicin och farmaci Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap FAKULTETER Medicinska Farmaceutiska FAKULTETER Teknisk- naturvetenskapliga FAKULTETER Teologiska Juridiska Historisk-filosofiska Språkvetenskapliga Samhällsvetenskapliga Utbildningsvetenskapliga Institutioner Akademiska senaten Kollegiet för samhällsforskning (SCAS) Internrevisionen Universitetsförvaltningen Rektors ledningsråd Nationellt centrum för kvinnofrid (NCK) Delaktighet 33st 40st 22st 56st 64 institutioner/ motsv. 151 st aktiva deltagare

Inför beslut… Flexibilitet/Standard Lokalt/centralt Närhet Personberoende Delaktighet/förankring Tydlighet

Ett universitet, En myndighet, En arbetsplats

Frågor till projektägarpanelen 1.Vad har varit mest lärorikt/givande med att vara med i KAIA projektet? 2.Vad har varit mest utmanande för dig som projektägare? 3.Om UU skulle starta KAIA på nytt – vad skulle du då vilja att UU gör annorlunda? 4.Har du något råd att ge till åhörarna som står i begrepp att genomföra ett övergripande administrativt utvecklingsprojekt?

Tack! Karin Apelgren Avdelningschef för Studentavdelningen Claes Nilsson Ekonomidirektör Mia Lindegren IT chef Stina Nyström Personaldirektör Therése Iveby Gardell Projektledare Administrativchef Campus Gotland