Zenit Bilpool ITKontoret Software

Full kontroll över fordonsparken Minskade kostnader Minskad miljöpåverkan Bättre arbetsmiljö Ökad trafiksäkerhet Bättre service Automatisk km-registrering* * Kräver tillägget ”Zenit OPUS”

Zenit Drift & Underhåll Administrera användare och fordon mycket enkelt och effektivt Få information och visuella varningar när bilen skall in på besiktning, på verkstad, när ett fordon är trasigt, när leasingavtal upphör m.m. Få information om fordonens över- och undermil. Flytta på fordon i bilpoolen för att maximera nyttjandet enligt leasingavtalet Systemet genererar underlag för körjournal, interndebitering, fakturering, miljörapport, kostnadskalkyl per fordon och användare, statistik m.m. m.m. Zenit Bilbokning Ett mycket användarvänligt webbaserat bokningssystem Systemet hjälper dig finna en ledig bil utifrån resans start- och sluttid Systemet ger förslag på samåkning om flera användare skall till samma destination under samma tid Sök bland dina egna bokningar och få utförligt debiteringsunderlag direkt på skärmen m.m. Zenit Bilpool innefattar två system

Zenit Drift & Underhåll Windows-baserad klient/server applikation som installeras på administratörens klient. Mycket bra översikt över fordonsparken Få information och visuella varningar när bilen skall in på besiktning, på verkstad, när ett fordon är trasigt, när leasingavtal upphör mm Få information om fordonens över- och undermil. Flytta på fordon i bilpoolen för att maximera nyttjandet enligt leasingavtalet Systemet genererar underlag för körjournal, interndebitering, fakturering, miljörapport, kostnadskalkyl per fordon och användare, statistik, mm mm

Gränssnittet Mycket bra översikt över fordonsparken, bra mappstruktur och åtgärdslista. Fordon Åtgärder Fordonsinformation (konto) Kategorier & Urval

Gränssnittet – Meddelanden Få information och visuella varningar när bilen skall in på besiktning, på verkstad, när ett fordon är trasigt, när leasingavtal upphör mm Meddelande- hantering Meddelande/ påminnelse Meddelande/ påminnelse

Gränssnittet – Övermil Information om hur långt bilarna skall gå per månad beräknat på leasingperiod och antal km. Anpassa bilpoolen för att på bästa vis följa leasingavtalet!

Gränssnittet – Fordon Formulär för att lägga till nytt fordon, här läggar man till information om bilen, leasingavtal, besiktning, service, internleasing, kostnader mm

Gränssnittet – Rapporter I systemet kan användaren ta fram ett antal rapporter för uppföljning och presentation av bilpoolens resultat. Alla rapporter kan styras med hjälp av urval, rapporterna går även att exportera till Excel.

Gränssnittet – Rapporter Exempel

Gränssnittet – Bokningar För att redigera bokningar och exportera data från bilpoolens boknings- och uppföljningssystem klickar användaren på fliken ”Bokningar". Här kan användaren exportera data från bestämd period direkt till ekonomisystemet eller till en bestämd fil. I detta läge kan även en export återställas om fel måste åtgärdas. Systemet stödjer flera av dom stora ekonomisystemen på marknaden!

Zenit Bilbokning Helt webbaserad, körs via webbläsaren Ingen installation på klienterna Mycket användarvänligt, lathund alltid tillgänglig Automatformaterade fält och smarta celler Enkel administration av mina bokningar Få ut specificerat debiteringsunderlag för din förvaltning/avdelning Hantering av regioner och parkeringar/förvaltningar Ger förslag på sammåkningsmöjligheter när flera personer skall till samma destination näraliggande tider

Gränssnittet Gränssnittet är enkelt och påminner om Microsoft Outlook. Varje dag har en svart skiljelinje för att markera gränsen mellan dagarna (utom innevarande dag vars linje är röd)

Gränssnittet – Boka För att boka ett fordon fyller användaren i ett bokningsformulär. Formuläret är dynamiskt och blir anpassat efter er organisation. Systemet ger förslag på start- samt sluttid beroende på vilken dag och vilket tidsintervall användaren har klickat på.

Gränssnittet – Ändra användaruppgifter En användare i bilpoolen kan själv ändra sina användaruppgifter (om detta tillåts av de som administrerar bilpoolen). En användare kan också tvingas validera sina uppgifter med jämna mellanrum för att alltid hålla användaruppgifterna uppdaterade, detta bestäms från Zenit Drift & Underhåll.

Gränssnittet – Sök ledigt fordon Användaren kan även ange för systemet när han/hon skall resa så ger systemet automatiskt förslag på fordon som är tillgängliga! Klicka här för att söka ledigt fordon och göra en bokning. Det är samma formulär som när man klickar på en ledig tid i kalendern. Skillnaden är att här anger man tiden manuellt, sedan så visas en lista på lediga fordon utifrån sökkriterierna. Här visas en lista på lediga fordon efter man angivit datum/tid uppgifter.

Gränssnittet – Samåkning Systemet presenterar möjligheter för samåkning om flera personer skall till samma destination under samma dag Listan med samåkningar presenteras här, efter man angivit en destination som fler bokare ska till under samma dag.

Gränssnittet – Kollektivtrafik Bilpoolen är integrerad med ETIS för visning av avgångstider för bussar och tåg som visas i realtid i bokningsformuläret. På detta vis får bokaren även möjlighet att se resor för kollektivtrafik direkt från bilpoolen. Lista med alternativa färdmedel till destination. En lista presenteras även för återresan hemåt.

Gränssnittet – Rapport Varje bokning genererar en rapport som är enkel att skriva ut om användaren önskar.

Gränssnittet – Underlag Varje användare kan enkelt administrera sina egna bokningar och få underlag på sitt eget resande. Användarna kan även ta ut specificerade debiteringsunderlag direkt från systemet Exportera listan till Excel

Zenit Bilpool Fler användbara funktioner Direktkoppling till Vägverket för exakt fordonsinformation Dokumenthantering kopplat till varje bil Stöd för regionhantering Stöd för användare och användargrupper Stöd för behörighet på användare och grupper mm Stöd för automatisk återrapportering av mätarställning* * Kräver tillägget ”Zenit OPUS”

Zenit OPUS (Extra tillägg) Nyckelhantering med hjälp av intelligent nyckelskåp Dataöverföring via nyckelmodul (”dosa” på nyckelringen) Kod för hämtning av nyckel genereras vid bokning Rapporteringsenhet i fordonen för automatisk inrapportering av körd sträcka. Bilnyckel med nyckelmodul

Zenit OPUS (Extra tillägg) Bil bokas i Zenit Kod genereras Kod används för att öppna nyckelskåpet Nyckel hämtas Rapporterings- enheten i bilen kommunicerar med nyckelmodulen Bokningen slutförs automatiskt Data hämtas från nyckel Nyckeln återlämnas Nyckelmodulen transporterar data

Önskar ni starthjälp? Vi kan hjälpa er att göra en nulägesbeskrivning, behovsanalys, besparingsanalys eller ge er goda tips och råd om hur man bättre får kontroll över fordonsflottan. Våra referenser ställer gärna upp och svarar på praktiska frågor!

Avslutningsvis Zenit Bilpool är ett system som har funnits på marknaden sedan 2003 Systemet stödjer åtskilliga punkter i Vägverkets publikation “Manual för upphandling av bilpool”. Vi kan erbjuda Zenit Bilpool till en kostnad som understiger två basbelopp. Vi erbjuder nya intressenter att utvärdera Zenit Bilpool förutsättningslöst i 3 månader. Några referenser: Bollnäs kommun, Hudiksvalls kommun, Söderhamns kommun, Gävle kommun, Landstinget Gävleborg, Länsstyrelsen Gävleborg, Tierps kommun, Sandvikens kommun, Ljusdals kommun, Borgholms kommun, Hedemora kommun, Nordanstigs kommun, Länsstyrelsen Östergötland, Höghammar Skola, Svenska kyrkan i Bollnäs

Kontakta oss för mer info. Adress ITKontoret Software Stenbomsgatan Bollnäs Telefon E-post Hemsida