Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Elektronisk inköps- och fakturahantering Projektledare Agneta Sjöfors Öppet hus 29/5, 30/5 och 1/6 2006.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Elektronisk inköps- och fakturahantering Projektledare Agneta Sjöfors Öppet hus 29/5, 30/5 och 1/6 2006."— Presentationens avskrift:

1 Elektronisk inköps- och fakturahantering Projektledare Agneta Sjöfors Öppet hus 29/5, 30/5 och 1/6 2006

2 Nya systemet heter LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system

3 Innehåll Projektets uppläggning och tidplan Bakgrund: Varför? Från behov till betalning. Nya roller, attesthierarkier, rutiner… Hur ser det ut i systemet

4 Projektet drivs i 3 parallella spår Förändringsarbete (Information/utbildning/support, processer/ansvarsfördelning/roller) Kerstin Larsson, Camilla Andersson Leverantörsanslutning & inköp Katarina Börjeson, Sten Weijdegård Konfigurering och integrationer Karin Olandersson, Helena Jönsson, Mikael Nilsson

5 Aktivitets-/tidplan 2006 April-juni  Utbildning av projektgruppen m fl  Uppsättning/konfigurering av systemet; attesthierarki  Information: områdesekonomer, kanslichefer, enhetschefer, dekaner, öppet hus för alla… Augusti-september  Pilot start  Ca 10 leverantörer anslutna för inköp (mål till 30/9)

6 Aktivitets-/tidplan 2006 September-december  Information, institutionsmöten, utbildning…  Områdesvisa stormöten: info, starta tankearbetet… Målgrupp: Prefekt (obl.), ev övriga ledningspersoner inkl adm stöd, oftabeställare, övriga intresserade i mån av plats  Institutionsbesök: delegation, styrning, uppsättning Målgrupp: Prefekt (obl.), ev övriga ledningspersoner inkl adm stöd, inköpssamordnare  Institutionsbesök: uppföljning, utbildning Målgrupp: Prefekt m fl, oftabeställare, attestanter  Utrullning

7 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Mer tid åt kärnverksamheten Ökad kvalitet Miljövinster Omvärldstryck

8 Årsbelopp per leverantör 2005 < 1 tkr Andel leverantörer som fakturerar 1-10 tkr per år tkr 100 tkr - 1 mkr 1-50 mkr mkr

9 Fakturor per leverantör 2005 Andel leverantörer med EN faktura per år

10 Fakturor per leverantör endast de med fler än 4 fakturor/år leverantörer (tot 8 400) fakturor (tot ) (exklusive fakturor från / betalningar till privatpersoner) VIA TRAVEL AB6 066 BTI NORDIC AB4 706 VWR INTERNATIONAL AB3 706 TELIA SONERA SVERIGE AB3 131 VODAFONE SVERIGE AB2 853 TNT SVERIGE AB2 706 SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB2 514 DUSTIN AB2 251 REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE2 010 AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB1 936 KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB1 862 ADLIBRIS AB1 569 FRANS SVANSTRÖM & CO AB1 517 INVITROGEN AB1 477

11 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? BESTÄLLARE Beställningsarbetet lättare och enklare att följa upp Bättre överblick över inköp Bättre information om vilka leverantörer det finns avtal med Bättre stöd för direktupphandling Bättre kontroll rätt villkor och pris

12 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? EKONOMIANSVARIGA/BUDGETANSVARIGA Godkännande av inköpet sker i samband med beställningen Större möjlighet till påverkan av inköp Större avtalstrohet som kan ge bättre avtal och lägre kostnader i framtiden Bättre ekonomiska styrmöjligheter

13 Varför elektronisk inköps- och fakturahantering? EKONOMIADMINISTRATÖRER Ingen leverantörsfakturahantering = mindre rutinarbete (kopiering, arkivering, inmatning…) Ger möjlighet till kompetensutveckling och till andra arbetsuppgifter, t ex kvalificerad ekonomisk uppföljning => kan jobba smartare!

14 Vad är ett elektroniskt inköp? Godkännande Leveranskvittens Leverans Order Order via telefon, e- mail, brev, på sta’n Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Abonnemangs- avtal Behov

15 Vad är elektronisk fakturahantering? Matchning mot abonnemangs- avtal Matchning mot order/ leveranskvittens Ej matchning/ ej order Granskning Attest pappers- faktura Skanning digital faktura elektronisk faktura Betalning

16 Abonnemangs- avtal Godkännande Leveranskvittens Leverans Order Order via telefon, e- mail, brev, på sta’n Matchning mot abonnemangs- avtal Matchning mot order/ leveranskvittens Betalning Ej matchning/ ej order Granskning Attest Faktura Skanning digital faktura Abonnemangs- avtal Order via telefon, e- mail, brev, på sta’n pappers- faktura Skanning elektronisk faktura Från behov till betalning! Beho v Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition

17 Grupper Lunds universitet Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Område B Färdig, Klara Duktig, Bror Kula, Kalle Värden (aktiviteter, v- grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesöken i höst! Grupp z

18 Kontering Kostnadsställe Konto Verksamhets- gren Koncernkod FinansiärkodRapportkod AktivitetFritt fält Finns ej i LUPIN: Värden tilldelas grupper och individer så att segmenten antingen blir förifyllda eller får korta väljlistor. Ex. En forskargrupp tilldelas endast ”sina” aktiviteter och den/de verksamhetsgrenar som behövs med tanke på hur deras projekt är finansierade. Mer administration vid uppläggning och vid löpande förändringar, men snabbare/enklare för beställare/granskare. Central administration: LUPIN Helpdesk Finns i LUPIN: ev

19 Roller Idag: RegistrerareSakgranskare (sakattest) Verksamhets- ansvarig (utbetalningsorder) Betalnings- godkännare (”betalknapp”) Nya: Sakgranskare (beställare/granskare) Verksamhets- ansvarig (godkännare/attestant)

20 Ny delegationsordning Förslag till innehåll i ny delegationsordning Prefekten delegerar - efter godkännande av området? Formaliserat förfarande med årlig revision och uppdatering Per belopp eller uppdrag/verksamhet (kst, aktivitet) Budget skall finnas Mottagaren skriva under informationsskrivelse Ej möjligt delegera vidare i tredje led Övrigt samma innehåll som i befintlig delegationsordning (t ex betr. egna utgifter)

21 Ny attesthierarki Styr vilken/vilka personer som ska godkänna beställningen respektive attestera fakturan Ramar: Delegationsordningen! Beloppsgränser i kombination med kostnadsställe / aktivitet Ex. Prefekt A kst , belopp – X kr Avd f 1 kst , belopp 0 – X kr Avd f 2 kst , belopp 0 – X kr => avd f godkänner alla inköp på sina avd; om inköp på över 25 tkr godkänner även prefekten

22 Hur fungerar systemet?

23 Beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

24 Produktsökning - katalog 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

25 Underlag för beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Fördefinierade leveransadresser

26 Underlag för beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Automatisk kontering

27 Godkänna beställning – i systemet 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

28 ….eller direkt via e-post! 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

29 Order till leverantör/-er Beställningen går vidare automatiskt Varje beställning genererar en eller flera order 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

30 Leveranskvittens 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

31 Fakturahantering och betalning Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och leveranskvittens Om order saknas eller avvikelser: efterattest Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

32 Roller B– Beställare/granskare A – Godkännare/attestant E – Ekonomiadministratör * – Automatiskt steg Roller B– Beställare/granskare A – Godkännare/attestant E – Ekonomiadministratör * – Automatiskt steg Beställning Godkännande Order till leverantör Manuellt inköp Sakattest Utbetalnings- order Fakturahantering i Orfi Ankomst- registrering Definitiv- registrering Betalnings- godkännande Till betalning B A B E B E A A/E * Gamla flödet (förenklat)

33 Granskning och kontering Granskning och kontering Attest Fakturahantering i LUPIN Till betalning i redov.syst. Till betalning i redov.syst. B A * Beställning Godkännande Order till leverantör Manuellt inköp B A B Roller B– Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg Roller B– Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg Nya flödet: manuellt inköp och elektronisk fakturahantering

34 Beställning och kontering Beställning och kontering Godkännande Order skickas till leverantör Order skickas till leverantör Leverans- kvittens Leverans- kvittens Faktura- matchning Faktura- matchning Till betalning i redov.syst. Till betalning i redov.syst. Inköp via LUPIN B A * B Fakturahantering i LUPIN * Roller B– Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg Roller B– Beställare/granskare A – Godkännare/attestant * – Automatiskt steg Nya flödet: elektronisk inköps- och fakturahantering

35 E-learning för anställda: Proceedo Academy ww.proceedo.net/academy Vid Login första gången Företag: Lunds universitet Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Kommer att finnas annat alternativ för Mac-användare


Ladda ner ppt "Elektronisk inköps- och fakturahantering Projektledare Agneta Sjöfors Öppet hus 29/5, 30/5 och 1/6 2006."

Liknande presentationer


Google-annonser