Utvärdering_EKH_1 Göteborgs Stad Intraservice Nekk Slutrapport Antal svar: 25.

En presentation över ämnet: "Utvärdering_EKH_1 Göteborgs Stad Intraservice Nekk Slutrapport Antal svar: 25."— Presentationens avskrift:

1 Utvärdering_EKH_1 Göteborgs Stad Intraservice Nekk Slutrapport Antal svar: 25

2 Utförd av: Per Svensson Organisationsnamn: Göteborgs Stad NEKK-projektet Undersökningen utfördes från 2015-06-08 till 2015-06-15. Antal svar: 25 Antal inbjudna respondenter (via e-post): 37 Procentandel svar: 67,6% Utvärdering av införandet av ett nytt ekonomisystem Agresso

3 3 Beskriv kortfattat hur du har uppfattat din roll och ditt ansvar som lokal projektledare (LPL)? Svar[Bakgrund] Förvaltning För oss på KoV blev lite speciellt då vår LPL slutade i januari 2015 och rollen fick tas över av extern konsult. KoV har ännu inte infört Agresso fullt ut och införandet berörde endast ekonomiavdelning - där LPL ingår. Därmed har påverkan av Agresso varit liten på övrig verksamhet och rollen som LPL har endast inneburit kommunikation/information inom Ekonomiavd. Kretslopp och Vatten Vi har fått bra stöd från projektet. Önskvärt hade varit om mer tid hade varit avsatt för LPL rollen i förvaltningen och även för de andra som var involverade i införandet. Det var mycket dokumentation som skulle gås igenom. Kändes som man aldrig var i fas med det publicerade materialet. Kulturförvaltningen Ansvara för att införandet av det nya ekonomisystemet på förvaltningen går så bra som möjligt. Länken mellan det stora projektet i staden och det lokala projektet på hemmaplan. Ser till att det som måste göras på hemmaplan blir gjort. Lokalförvaltningen Jag tycker att det har fungerat mycket bra. Det har varit tydligt vilket ansvar som varit vems (projektledare, ekonomichef, förvaltning och projekt) Stödet från projektet har varit riktigt bra! Miljöförvaltningen Jag jobbar som ekonomichef för förvaltningen och har förankrat förändringen i ledningsgruppen. Informerat ledningsgruppen vad som händer och varför. Operativa arbetet har skett av controllers och vår redovisningssamordnare som varit LPL. Park- och Naturförvaltningen Arkivnämnden är en liten förvaltning med endast tre användare. Då jag som enda ekonom håller i samtliga delar inom ekonomiområdet har det periodvis blivit mycket påfrestande att svara på uppgifter inför införandet (diverse mallar ) samtidigt som bokslut, budget mm. Regionarkivet att förmedla information till/från projektet till min förvaltning och att vi på förvaltningen gör det som behövdes för vårt införande SDF Angered Pga sjukdom och personalförändringar blev rollen lite rörig. Anvsrmässigt blev det ingen större skillnad eftersom jag i min roll som ekonomichef ändå har det övergripande ansvaret. Arbetsmarknad och vuxenutbildning

4 3 Beskriv kortfattat hur du har uppfattat din roll och ditt ansvar som lokal projektledare (LPL)? Svar[Bakgrund] Förvaltning Oj, avstår, blir lätt en uppsatsSDF Lundby Kombinerat med ordinarie arbetsuppgifter så har det varit alldeles för mycket att göra. SDF Majorna Linné Att vara en länk och kanal mellan projektgruppen och förvaltningens unika behov och förutsättningar i uppsättningen. SDF Norra Hisingen Länken mellan projektet och verksamheten i vår förvaltning. Ansvarig för att planera införandet i vår förvaltning ska fungera på bästa sätt. SDF Västra Göteborg Har varit länken mellan projektet och ekonomiavd och verksamheten på hemmaplan. Varit ansvariga för att införandet i den egna organisationen skulle fungera på bästa möjliga sätt. SDF Västra Göteborg Som en spindel i nätet, ansvarig för att att få alla med på banan och att rätta personer får rätt info. SDF Västra Hisingen - ansvar för att delta i alla möten med projektet för att hålla sig informerad - ansvar för att informera om det som pågår i projektet på hemma plan - driva, förbereda och kontrollera att saker blir gjorda inför mottagande av den nya ekonomisystemet - samlade och skickade frågor till projektet vid oklarheter SDF Örgryte Härlanda LPL rollen innebar för mig att: vara "informationskanalen" mellan projektet och förvaltningen, delta i projektmöten samt delta eller vara behjälplig vid div grupp-arbete här på förvaltningen tex IT-, ekonomi-avd och konsulterna för integrationer sammanställa och skicka in material till projektet Fastighetskontoret Främst att ta hand om och sprida information från Nekk-projektet vidare till min förvaltning. Arbeta med uppsättningen av vår RE/ samla ihop info tex kunduppgifter, användaruppgifter etc. Efter införandet vara att stöd mot användarna på ekonomiavdelningen. SDF Östra Göteborg

5 3 Beskriv kortfattat hur du har uppfattat din roll och ditt ansvar som lokal projektledare (LPL)? Svar[Bakgrund] Förvaltning Ansvarig för införandet av Agresso i Social resursförvaltning. Planering, utformning, information, utbildning, stöd till användare. Social resursförvaltningen Inhämta information och kunskap om systemet så att vi i dialog med projektet kunde sätta upp vår redovisningsenhet på ett korrekt sätt. Förde vidare information från projektet till olika berörda grupper på förvaltningen. Såg till att vi levererade uppgifter i tid. Vara ett stöd i förvaltningen vid implementeringen av systemet. Testa funktionerna i systemet och vid behov ställa frågor till projekt och supporten. Ta initiativ till att utarbeta kringrutiner på förvaltningen som stöder systemutformningen. Sammanfattningsvis; se till att det fungerade från driftstart. Stadsbyggnadskontoret Min roll har varit att hålla ihop det lokala arbetet och informera i organisationen om det som var nödvändigt att veta. Jag/vi på ekonomi har även föreslagit och beslutat om ändrade arbetssätt med anledning av byte av ekonomisystem. Inom SLK har vi reducerat antalet användare. Stadsledningskontoret Rollen har varit intressant eftersom man har erhållit information i tidigt skede, visserligen tidskrävande. Det har även varit roligt då man i viss mån kunnat påverka insatserna före utrullningen. Naturligtvis har det varit ett ansvarstagande vilket är stimulerande. Trafikkontoret har haft en projektsamordnare för utrullning Agresso tiden nov-maj. Trafikkontoret Att hålla ihop införandet av Agresso. Se till att information ges till samtliga i lokala projektgruppen Hålla kontakten med central projektgrupp. Se till att alla uppgifter blir utförda. Se till att lokala användare utbildas. Att tillsammans med övriga i projektgruppen tolka den information som översänds. Se till att övergången från Horisonten blev så bra som möjligt. Utbildningsförvaltningen Kom in efter avslutad produktionsstart. Då Carina Andersson lämnat över till mig. Det har varit att förmedla problem och förbättringar till projektet och information från projektet till användarna. Idrott- och föreningsförvaltningen Hålla ihop förberedelser och införande av Agresso och vara en länk till projektet Intraservice

6

7 4 Markera de informationskällor som ni på förvaltningen har använt för att få information om projektet. % Nyhetsbrev från NEKK-projektet96% Projekthemsidan på Quickr, tex. utformningsprinciper, utbildningsmaterial100% Genom att ställa frågor till projektet via telefon och mail88% Genom att ställa frågor till kollegor på andra förvaltningar67% Stormöten96% Projektmöten96% Kvartssamtal79% Mailutskick88% Övrigt:17% Ack. svar24 4 Markera de informationskällor som ni på förvaltningen har använt för att få information om projektet. Övrigt:[Bakgrund] Förvaltning omvärdsbevakningSDF Västra Göteborg Omvärldsbevakning, se hur andra som har Agresso arbetar.SDF Västra Göteborg InfomötenSDF Östra Göteborg Träffat Mölndals Kommun för att diskutera AgressoUtbildningsförvaltningen

8

9

10

11

12

13

14

15

16 5 Vad tyckte du om informationen från följande källor?: DåligtMindre braBraMycket braVet ej/ingen uppfattning %%%Ack. svar Nyhetsbrev från NEKK-projektet0%5%59%32%5%22 Projekthemsidan på Quickr, tex utformningsprinciper, utbildningsmaterial 4%8%58%29%0%24 Genom att ställa frågor till projektet via telefon och mail 0%8%29%58%4%24 Genom att ställa frågor till kollegor på andra förvaltningar 0%21%46%8%25%24 Stormöten0%25%67%8%0%24 Projektmöten0%4%42%54%0%24 Kvatssamtal4%12%46%29%8%24 Mailutskick0%4%57%35%4%23 Totalt24 Horisontell procentberäkning 5 Vad tyckte du om informationen från följande källor? Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Utbildningsmaterialet upplevde vi bristfälligt - vi efterfrågade mer hands-on- info tex lathundar, steg-för-steg-beskrivningar Stormötena gav inte så mycket nytt men var bra för att verifiera att man uppfattat informationen korrekt och att träffas fysiskt gör det lätt att ställa frågor och underlättar vidare kontakt via e-post och telefon. Kretslopp och Vatten

17 5 Vad tyckte du om informationen från följande källor? Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Svårt att hitta i QuickrKulturförvaltningen Nyhetsbreven har varit väldigt få. Projekthemsidan svår att hitta i periodvis. Projektmöten hade behövt mer information och genomgång av mallarna innan de skulle fyllas i, diskussionsforum hade varit bra fler som engagerade sig. Mer kontakt med den andra gruppen. Kvartsamalen/extra möte, extra möten har varit ett bra forum för att lyfta problem. SDF Västra Göteborg * Nyhetsbreven: kommer väldigt sällan *Quickr: ganska rörigt till en början och svårt att hitta i men är bättre ordning nu! * Projektmöten: Var i formen stormöte men i mindre grupp dvs ej diskussionsforum. Vi skulle alla lämna in svar på massa mallar som vi inte hade en aning om hur vi skulle fylla i, flera av oss gjorde fel och fick göra om och tänka om. Hade varit bättre att sitta ner i grupper och diskutera och där vi kunde få konkret hjälp och genomgång. * Kvartsamtal/ extra insatta möten istället för kvartsamtal: Kvartsamtalen var ingen bra form tycker jag. Stressigt och svårt att ställa frågor, ljudet försvann etc. De extra insatta mötena är ett mycket bättre forum. Har dock en synpunkt och det är att man blev indelad i samma grupp hela tiden. 130-135 och 136- 140. Redan från projektmötena har vi haft dessa grupper och känner inte att den gruppen hjälpt oss speciellt utan vi har diskuterat mer (vid sidan av) med kollegorna i de andra förvaltningarna tyvärr. * Mailutskick: Har ju varit otroligt mycket mail under den här tiden men det är ju enklaste vägen så så får det nog vara! SDF Västra Göteborg Rörigt pga att det ej funnits något färdigt material, för mycket material och ändringar under tidens gång. SDF Västra Hisingen Dokumentationen på Quickr har varit ett jättebra stöd, dock är sidan lite rörig. Lite svårt att hitta rätt bland alla begrepp, utformning, utrullning, fördjupning osv SDF Östra Göteborg

18 5 Vad tyckte du om informationen från följande källor? Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Bra och gediget utformningsmatierial men samtidigt väldigt omfattande att ta del av. Social resursförvaltningen Dialogen med projektet har fungerat bra. Snabba och bra svar! Lätta att samarbeta med. Stadsbyggnadskontoret XStadsledningskontoret Ibland svårt att hitta informationen på Quickr. Bra med utförligare dokument men inte så bra att de ändras så ofta. Om det hade varit möjligt skulle dokumentationen varit klar tidigare- Utbildningsförvaltningen

19

20

21

22 6 Kommunikation/information.:DåligMindre braBraMycket braVet ej/ingen uppfattning %%%Ack. svar Hur upplevde du kommunikationen och informationen från projektet som helhet? 0%4%70%26%0%23 Hur upplevde du tillgängligheten till projektet, ex att få svar på frågor (både före, under och efter driftstart)? 0%9%35%57%0%23 Hur tycker du att projektet har lyckats med att skapa förståelse för förändringen och dess grundläggande syfte och motiv? 0%18%50%14%18%22 Totalt23 Horisontell procentberäkning 6 Kommunikation/information. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Grundinformationen har varit bra och att man använd flera olika kanaler. Det som framför allt kunde ha varit bättre är utbildningsmaterialet som vi önskade var mer konkret. Kretslopp och Vatten Alla mallarna var väldigt svåra att fylla i hade underlättat med en ordentlig genomgång av mallarna innan vi skulle fylla i dom. SDF Majorna Linné

23 6 Kommunikation/information. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Det är svårt att sätta sig in i nya system och alla små detaljer i förväg. De extra insatta mötena bra. Kommunikationen mellan de olika försystemen Treserva o Procapita kunde skötts på ett bättre sätt av projektet centralt. När man drar info för tredje gruppen o kan systemet är det lätt att missa information. SDF Västra Göteborg Det har inte varit någon lätt uppgift. Det är svårt att ta till sig något man aldrig sett och för er som jobbat mycket längre med programmet och i projektet har ni nog trott att vi har förstått mer än vad vi har! Även om det funnits hur mycket dokumentation som helst hjälper det inte att läsa utan man måste relatera till något. Vi som LPL ska ha kunnat svara på detaljer inom väldigt många olika områden tex vad det gäller våra försystem kring sådant vi inte funderat på tidigare. Tänker på Treserva och Procapita så där tycker jag det kunde skötts på ett bättre och smidigare sätt. Det känns som det hamnat mellan stolarna. Grupperna har inte kunnat kommunicera på rätt sätt. I vissa frågor hade vi velat vara med i diskussionerna innan besluten togs. SDF Västra Göteborg Projektet skapade bra förståelse för förändringen... men först när man började laborera i systemet själv fick man den riktiga uppfattningen om vad det innebär. Tidsramar blev oförändrade,... man ska kunna och klara av allting vid månadslut precis som vanligt, ingen hänsyn att vi bytte ekonomisystem. Resurser är oförändrade men vår arbetssätt är ändrad, vi hinner inte, processer i Agresso tar längre tid, åtminstone inlärningsträcka.... SDF Örgryte Härlanda Duktiga projektledare och deltagare var utan tvekan en stor styrka som skapade tillit och förtroende till hela projektet. Tillgängligheten var bra men vi hade upplevd att projektet var lite underbemmanat. Fastighetskontoret Om jag fick önska skulle mindre fokus läggas på punkt 3 ovan. Det hade man kunnat gå igenom ganska snabbt. Att uppdatera system känns inte som ngt konstigt utan en naturlig del i utvecklingen av vårt arbete. Jag hade istället velat ha mer fokus på själva systemet och nya arbetssätt redan från början. SDF Östra Göteborg xStadsledningskontoret

24

25

26

27

28 7 Utbildning.:DåligtMindre braBraMycket braVet ej/ingen uppfattning %%%Ack. svar Vad tyckte du om utbildningsmodellen "train the trainer"? 9%50%23%5%14%22 Vad tyckte du om de utbildningar som projektet genomförde? 4%35%48%13%0%23 Vad tyckte du om det utbildningsmaterial som tagits fram av projektet? 0%22%65%9%4%23 Hur tyckte du att projektets utbildningspaket som helhet fungerade som stöd för er lokala utbildning? 0%35%57%9%0%23 Totalt23 Horisontell procentberäkning 7 Utbildning. Vad hade kunnat göras annorlunda med avseende på utbildningarna? Övriga kommentarer: [Bakgrund] Förvaltning Fördjupningskurserna uppfyllde inte kravet som vi hade på kursen. Vi önskade mer focus i utbildning på rollen som lokal systemadministratör och allt vad det innebär inte hur man gör fsg order och bfo. Vi saknade svar på hur man gör när det inte fungerar som tänkt, vila vyer man bör gå in o titta på, moms, mm. Kursmaterialet fokuserade på hur man gör när allt fungerar. Det skulle finnas en koppling mellan utformningsprinciperna och utbildningen. Kulturförvaltningen

29 7 Utbildning. Vad hade kunnat göras annorlunda med avseende på utbildningarna? Övriga kommentarer: [Bakgrund] Förvaltning Jag hade velat att alla på vår ekonomiavdelningen hade fått gå på kurs i desktop. Vi vara några som gick på utbildning i början/mitten på december. Sedan fick vi inte tillgång till systemet förrän den 7/1 och då var vi mitt uppe i ett bokslut så det var först i slutet på januari som vi tog oss an Agresso och då var det inte mycket man komihåg från utbildningen. Utbildningsmaterialet har ju utvecklats sedan vi gick in och sedan vi hade våra interna utbildningar. (med bla bilder, dessa saknade vi) Vi saknade även utbildning i browser frågor som vi nu fått lärt oss lite om genom att fråga andra på andra förvaltningar. Lokalförvaltningen Instruktionerna som finns är stora och omfattande, vilket fyller sitt syfte att vara ett uppslagsverk. Men vi har upplevt att man saknat enklare rutiner hur man genomför vissa moment, samt att ibland har det varit otydliga instruktioner. Train the trainer är en svår modell om inte den som först blir utbildad får en bred kunskap. Nu blev det kort tid mellan ek.avd utbildning tills verksamheten utbildades, vilket medför att ek.avd inte kan så bra och ger verksamheten utbildning man inte helt behärskar själv. Park- och Naturförvaltningen Det blev bättre när vi fick fler utbildningar. Vi hade gärna övat mer i testmiljö. Utbildarna visste inte hur vi skulle arbeta utan lärde ut någon sorts standard och vi tyckte inte att vi riktigt fick det vi behövde SDF Angered mer och mer anpassat till gbg:s rutiner och lösningSDF Lundby Utbildningarna låg alldeles för långt i från starten. Det man lärde sig på utbild. kom man inte ihåg. Att inte ha tillgång till en övningsmiljö hemma var mycket dåligt. SDF Majorna Linné

30 7 Utbildning. Vad hade kunnat göras annorlunda med avseende på utbildningarna? Övriga kommentarer: [Bakgrund] Förvaltning train the trainer: Synd att Ekonomi o HR inte är jämnställda inom staden. I Personec utbildas alla centralt hur mycket som helst. En vecka efter vi fick systemet ska man kunna utbilda i kundfaktura för att de interna fakturorna ska gå iväg enligt plan. Vi ska också sälja in systemet till verksamheten och förmedla hur bra det är när vi inte själva kan det. Utbildningsmaterialet är väldigt stort. Det som saknas är när något går fel hur gör man då? I den centrala utbildningen togs endast upp hur man gör BFO utan attest! Projektets utbildningar var väldigt ojämna i kvalitet. Utbildningsmiljö på hemmaplan hade varit bra. Utbildningsmaterialet fick göras om för hemmaplan. Bra med extra omgången med utbildningar. SDF Västra Göteborg *train the trainer: I detta fallet tycker inte jag att det varit bra då vi själva gick utbildningen så sent precis innan vi fick Agresso själva. Vi hade då utbildning med verksamheten två dagar efter vi fått systemet och hade knappt sett systemet live innan vi skulle hålla utbildning för andra och sälja in systemet hos verksamheten. Den utbildning vi själva gick var ju långt ifrån tillräcklig för att ha koll på allt. *Utbildningsmaterialet: Var väldigt mycket fokus på bfo men det är ju inte det enda vi gör i systemet. Hade varit mycket bättre om det fanns med någon från Götebors stad som kunnat tala om hur man tänkt i staden. De som höll utbildningarna sa "att detta är möjligt i Agresso men jag vet inte om Göteborgs stad köpt den lösningen". Hur jobbade vi i de gamla systemen och hur översätter man det till Agresso. Tidigare central utbildning om vi kunnat få tillgång till utbildningsmiljön på hemmaplan. Central utbildning för alla i verksamheten som fakturerar. Vi som LPL och redovisningsavdelning behövde själva tid under maj månad att lära oss systemet och inte behöva tänka på alla utbildningstillfällen för verksamheten och alla förberedelser för det. Har ju varit en frustration både för ekonomiavdelningen och verksamheten där vi känt oss otillräckliga och verksamheten inte tyckt vi funnits till hands för alla frågor! SDF Västra Göteborg

31 7 Utbildning. Vad hade kunnat göras annorlunda med avseende på utbildningarna? Övriga kommentarer: [Bakgrund] Förvaltning Det här är stort, verkligen omfattande... önskar att varje process var för sig utan att man behöver titta i både i utbildningsmaterialet och utformningsprinciper plus alla lösa papper/infoblad. SDF Örgryte Härlanda Förtydliga utbildningarna och framförallt ha en utbildningsdel som förklarar menyn i Agresso, hur man ta fram och jobbar med BR och RR från överläge till enskild transaktion. Tex utb i kundreskontra innehöll hur man registrerar en försäljningsorder men inget om hur man jobbar med kundreskontran - hur man hittar en kund, hur man hittar uppgifter ifall en kund ringer ang en faktura, skriva kommentarer, parkera mm. Fastighetskontoret De centrala utbildningarna var jättebra, mkt duktiga kursledare. Dock är man inte tillräckligt upplärd efter en dag (Web-utbildning) för att kunna vidareutbilda användarna ute och svara på deras frågor. Det har gått OK men det kändes väldigt osäkert vid utbildningar och man framstod nog som lite oprofessionell. SDF Östra Göteborg Det var svårt att genomföra bra utbildningar på hemmaplan när vi själva var så osäkra på systemet. Vi har en omfattande manuell fakturering som görs ute i verksamheten och var tvungna att dra igång våra lokala utbildningar direkt efter driftstart för att få iväg fakturorna i tid. Det bästa hade varit om lokala utbildningar hade kunnat genomföras av oss tillsammans med Agresso- utbildare. Att Agresso hade haft vissa delar av utbildningen och vi stod för information om den lokala anpassningen. Social resursförvaltningen Utbildningarna skulle utgått från uppsättningen i Gbg:s stad. För lite utbildning angående tex kundreskontran ledde till mycket frågetecken vid driftstart. Frågorna och utbildningen kring periodavsluten var bra och nödvändig. Skulle behöva mer "grundläggande systemkunskap" för att förstå upplägget och möjligheterna bättre. Mer utbildning i rapportutformning tex behövs. Stadsbyggnadskontoret

32 7 Utbildning. Vad hade kunnat göras annorlunda med avseende på utbildningarna? Övriga kommentarer: [Bakgrund] Förvaltning Vi har inte så många användare på SLK vilket gjorde att vi inte körde "train the trainer" så mycket. Jag var personligen ute och visade de få användare vi har och skräddarsydde det som behövdes. Annars var de centralt anordnade utbildningarna väldigt bra och även material var väldigt bra. Dock kunde de lite mer sammanfattande PP-presentationerna kommit lite tidigare. Stadsledningskontoret Inte helt lätt att alla som har gått utbildning kan utbilda vidare i alla led. Agresso är inte ett självinstruerande system, utan man måste förstå hur det är uppbyggt. Har inte själv deltagit i kundreskontrautbildningen. Utbildningsförvaltningen

33

34

35 8 Tidplan.:Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer till stor del Instämmer helt Vet ej/ingen uppfattning %%%Ack. svar Anser du att tidplanen för projektets olika aktiviteter varit tydlig? (T.ex. tidpunkter för aktiviteter runt utrullning) 0%4%46%50%0%24 Anser du att tidplanen för projektets aktiviteter varit realistisk? (T.ex rätt sak i rätt ordning, tillräckligt med tid för respektive aktivitet etc.) 8%17%54%21%0%24 Totalt24 Horisontell procentberäkning 8 Tidplan. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning VI borde ha fått se Agresso innan vi fyllde i mallar mm, när det var dags för utbildningen visade det sig att jag borde ha gjort på annat sätt. Det var inte heller tydligt vilka delar av utbildningen som var lämpligt för de olika rollerna. Regionarkivet Mer info o kommunikation hade gjort det lättare med ex mallarna.SDF Västra Göteborg Tidplanen var realistiskt handlar nog om vår okunskap i många fall.SDF Västra Göteborg För dålig information om vad koder m m skulle användas till. Man borde få se systemet innan, typ hur man skall sända iväg en faktura, eller göra en utbet.Utbildningsmiljö tidigare. SDF Västra Hisingen Vi hade ibland önskat att ha mer info/förklaringar eller visning hur vissa saker fungerar i Agresso innan vi hade skickat svaret. Ex artiklar och artikelgrupper hade vi inte riktigt fattat hur de fungerar - hade varit mycket enklare att bestämma sig och ange vilka artiklar man vill ha om vi kunde få en visning hur man gör en faktura i Agresso. Fastighetskontoret Driftstart 1 maj var inget bra datum, för nära inpå semestern. Vi har inte lärt oss systemet tillräckligt bra för att ge bra info till våra kollegor och rutinerna har inte hunnit sätta sig. Social resursförvaltningen

36

37

38

39

40

41

42 9 Ert lokala införande.:Instämmer inte alls Instämmer delvis Instämmer till stor del Instämmer helt Vet ej/ingen uppfattning %%%Ack. svar Anser du att det varit tydligt vad er förvaltning förväntats göra under införandet av Agresso? 0%21%50%29%0%24 Anser du att ni hade fungerande lokala förutsättningar (ex lokal tidplan, lokal projektorganisation och lokala kompetenser) under införandearbetet? 4%13%70%13%0%23 Anser du att ni har frigjort tillräckligt med resurser/tid för ert lokala införandeprojekt? 29%42%21%8%0%24 Anser du att insatsen som krävts lokalt på er förvaltning i samband med införandet varit rimlig? 4%42%38%17%0%24 Anser du att utbildningen av förvaltningens användare har fungerat bra? 4%43%39%13%0%23 Anser du att ert lokala införande som helhet har gått bra? 0%38%46%17%0%24 Totalt24 Horisontell procentberäkning

43 9 Ert lokala införande. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Trots att KoV:s införande var ganska begränsat tog det mycket tid i anspråk - mycket pga integrationsproblem mellan Navet och Agresso Om vi vårt införande hade varit mer omfattade hade vi behövt mer resurser både internt och från centralt håll. Kretslopp och Vatten Att byta ekonomisystem är både tidskrävande och komplext. Vilket medför att det blir stor påfrestning på relativt få personer. Att uppskatta hur stor arbetsbelastning det kommer bli är svårt men vi frigjorde lite tid hos operativ LPL, dock inte så mycket frigjord tid hos övriga controllers. Park- och Naturförvaltningen Alla tre på utbildning som hölls av projektet.Regionarkivet Vi hade behövt öva mer. Svårt att förmedla kunskap till alla användare när vi inte själva kan systemet. Vi lär oss fortfarande. Periodavslutet med den snäva tidplanen blev kaotisk SDF Angered Första projektledarjobbet för Karin o mej, svårt att få tiden att räcka med ordinariearbete samtidigt. Vi visste att det var mycket, men kanske missade en del. Satte själva fel person på att hjälpa oss med kartläggning, vilket gav oss merjobb. Lokala införandet har gått bra Men vi missade vilka rapporter som skulle köras vid utbetalningar= ingen fick några pengar. Fälttexter vilka ska vi använda här har vi en del SDF Västra Göteborg Detta var första gången för Ingrid och mig så vi visste nog inte till en början. Vi la uppgifter på fel personer vilket gav oss merjobb. Har känts som vi haft tidsbrist hela våren. Vi har haft kvar våra ordinarie arbeten utöver detta. SDF Västra Göteborg Se kommentar på tidigare frågor om lokala utbildningar och fokus i införandet.SDF Östra Göteborg Införandet har krävt betydligt mer tid än vad jag trodde. Lokala utbildningen har gått bra men vi som utbildade hade behövt mer tid för att träna oss i systemet innan vi utbildade. Vi har fått svara "vet inte" på alldeles för många frågor. Social resursförvaltningen xStadsledningskontoret

44 9 Ert lokala införande. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Trafikkontoret har haft en projektledare (konsult) vid utrullning av Agresso. Det fanns många buggar i systemet, som behövdes rättas till, suck! Det borde även varit en större förvaltning med som pilot. Trafikkontoret Ingen speciell tid har frigjort i samband med införandet utan vi har proriterat om, och senarelagt andra aktiviteter. Vi har lyckats skapligt med införandet, men mycket arbete återstår bland annat i att förändra arbetsätt inom förvaltningen. Vi har underskattat Agressos komplexitet- Färre personer måste arbeta i Agresso. Utbildningsförvaltningen

45

46 10 Markera vilka informations- och kommunikationskanaler ni på förvaltningen använt för att sprida information om införandet. % APT-möten75% Specifika informationsmöten62% Ledningsgruppsmöten83% Utbildningar75% Öppet hus25% Användarsupport via mail och telefon58% På platsen-support46% Intranät62% Mail75% Annat:8% Ack. svar24 10 Markera vilka informations- och kommunikationskanaler ni på förvaltningen använt för att sprida information om införandet. Annat:[Bakgrund] Förvaltning Frukostmöte o i Focus chefsbrevSDF Västra Göteborg Talat på frukostmöten dit chefer i förvaltningen är inbjudna. Där talade vi mest om Winst tömningen och vikten av den. SDF Västra Göteborg

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57 11 Vad tyckte du om de informations- och kommunikationskanaler som ni använde?: DåligtMindre braBraMycket braVet ej / inget svar %%%Ack. svar APT-möten0%10%70%5%15%20 Specifika informationsmöten0%4%43%17%35%23 Ledningsgruppsmöten0% 61%9%30%23 Utbildningar0% 55%14%32%22 Öppet hus0%6%19%12%62%16 Användarsupport via mail och telefon0%11%42%21%26%19 På platsen-support0%6%33%28%33%18 Intranät0%5%57%5%33%21 Mail0%5%70%10%15%20 Annat0% 100%11 Totalt24 Horisontell procentberäkning 11 Vad tyckte du om de informations- och kommunikationskanaler som ni använde? Kommentarer, om du angett annat konkretisera gärna:[Bakgrund] Förvaltning Då införandet bara berört Ekonomiavd har informationen ut varit begränsadKretslopp och Vatten

58 11 Vad tyckte du om de informations- och kommunikationskanaler som ni använde? Kommentarer, om du angett annat konkretisera gärna:[Bakgrund] Förvaltning Controllers sitter med i avdelningarnas ledningsgrupper vilket medför att informationen på ett naturligt sätt når verksamheten och specifika frågor kan avhandlas på plats vilket underlättat mycket. Vidare arbetar controllers ute i verksamheten och möter användarna på plats vilket ger ett bra resultat Park- och Naturförvaltningen Eftersom vi visste för lite själva så blev information och utbildning inte så braSDF Angered Användarsupport och "på plats support" pågår ständigt med de användare som använder agresso i verksamheten. Tar väldigt mycket tid. SDF Majorna Linné Att gå ut till verksamheten på deras möten är väldigt bra då får man en relation till de man träffar- Det har varit svårt att planera utbildningarna ex för vilka vill vi nå? ska vi ändra arbetssätt? Svårt att informera om något man inte har koll på själv. SDF Västra Göteborg Det är väldigt svårt att nå alla berörda och om vi tycker att vi inte förstår eller är långt bort så är de som inte arbetar som LPL eller i verksamheten ännu längre ifrån, och de har svårt att ta in informationen. Det är först när det är live som många frågor dyker upp. Har fått synpunkter om att attesten är borta från en del chefer på kundfakturorna. SDF Västra Göteborg Ledningsgruppen har primärt informerats av ekonomichefen och jag vet inte hur det har tagits emot. Dessutom är ledningsgruppen aldrig inne i ekonomisystemet. Utöver detta har stadsdirektören/ekonomidirektören EH haft kopplingar till styrgruppen för NEKK/Agresso..... Stadsledningskontoret Eftersom endast vi på ekonomistaben använder Nekksus har informationen till chefer varit begränsad Intraservice

59

60 12 Ditt helhetsintryck.:DåligtMindre braBraMycket braVet ej/ingen uppfattning %%%Ack. svar Hur upplever du att införandet av Agresso har fungerat som helhet? 0%4%70%22%4%23 Totalt23 Horisontell procentberäkning 12 Ditt helhetsintryck. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Om den centrala projektorganisationen hade haft tid att närvara ute på vår förvaltning tror vi att införandet hade kunnat gått smidigare. Kretslopp och Vatten Allt förutom utbildningarna i fördjupningskurserna har fungerat bra.Kulturförvaltningen Överlag har det fungerat bra, dock finns vissa detaljer man är mindre nöjd med. Tveksamheter vid utbetalningsorderhantering och BFO hantering samt att användarantalet är begränsat och ibland är det fullt vilket medför att våra användare inte kommer åt systemet. Om vi inte kommer åt systemet kan det innebära stora problem vid delårsbokslut etc. Kundreskontran är en svaghet, idag är det svårt att få en överblick av modulen när man ska kvitta något etc, där var hanteringen i gkr lättare och mer överblickbar. Park- och Naturförvaltningen

61 12 Ditt helhetsintryck. Kommentarer:[Bakgrund] Förvaltning Supporten har fungerat bra i samband med införandet. Men det märks stor skillnad nu när SDN är inne. Otroligt stressande att inte veta OM eller NÄR jag kommer in i Agresso. Hoppas att problemet löst innan Delårsbokslutet. Det är fortfarande ett STORT utbildningsbehov hos användarna. Måste finnas användargrupper som har kontinuerlig uppföljning/utbildning. Saknar utbildning i rapportuttag. Tyvärr så är systemet mycket tråkigt att arbeta i. Känns omodernt och inte användarvänligt. Men det är bara att gilla läget..... eller kan man hoppas på utveckling av systemet? Regionarkivet Det har gått för snabbt. Vi känner oss väldigt osäkra fortfarande och undrar hur vi ska klara semesterperioden. Vi får bra stöd och svar på våra frågor SDF Angered Totalt sett för lite tid/resurser avsatt, gäller alla involveradeSDF Lundby Vet ej pga av att dessa frågor kommer för tidigt. Man vet inte om utbildningar mm har gått hem förrän man varit igång ett tag SDF Västra Hisingen Omställningen har varit mkt mer omfattande än vad jag förväntade mig innan vi började jobba med Agresso. Som jag skrev tidigare hade jag önskar mer fokus på det förändrade arbetssättet tidigare i införande processen och mindre "bakgrundsinfo". SDF Östra Göteborg Jag tycker egentligen att det har gått mycket bra men det har varit oerhört tidskrävande och systemet har varit svårt att "ta till sig" med sina två gränssnitt. Vad gäller integrationen mot försystem hade jag önskat att projektet hade haft direktkontakt med systemleverantören. Social resursförvaltningen Vi är igång med de flesta delar men det tar tid att skapa nya rutiner och bra arbetsfördelning. Stadsbyggnadskontoret Bra och dedikerat arbete från projektet och även en stor eloge till Per S som har hållit ihop all utbildningsplanering och en massa datum. Stadsledningskontoret Förberedelsetiden borde varit längre för det centrala projektet i syfte att lära känna systemet bättre. Vi upplevde att man i projektet många gånger blev "överraskade"................. Trafikkontoret

62 13 Vilka lärdomar kan du som LPL och Staden ta med sig till kommande införande systeminföranden? Svar[Bakgrund] Förvaltning Tillgång till en testmiljö i god tid innan driftstart tror vi hade underlättat. Mer resurser i samband med driftstart för att svara på frågor på plats. Kretslopp och Vatten Mer tid på förvaltningen bör avsättas så att man är mer och bättre förberedd och påläst. Kulturförvaltningen Ta hjälp av flera personer lokalt. Staden: Trycka ännu mer på att förvaltningarna måste avsätta resurser Lokalförvaltningen Kontinuerliga avstämningar med projektet under hela införandet och efteråt har verkligen haft en bidragande orsak till att det har gått bra med införandet hos oss! Diskussioner på fackförvaltningarnas ekonomiforum har varit viktiga. Jag har haft mycket hjälp av vår IT-strateg Micael i arbetet med integrationen av Miljöreda, hans kunskap och vårt samarbete (och ett plus att vi sitter på samma våning) har varit en framgångsfaktor i arbetet. Ett plus är att vi på vår ekononomienhet har dryftat frågor fram och tillbaka inför och under införandet och att alla har varit delaktiga i processen. Miljöförvaltningen Testdatabas efterfrågas, att låta de blivande systemansvariga hantera systemet på hemmaplan innan det går i drift underlättar mycket när man sedan ska möta användarna och ge utbildning. Park- och Naturförvaltningen Visa systemet på ett tidigt stadium, ( inga Power Point bilder), så att man får en uppfattning om vad systemet innebär. Det har varit mycket information kring systemtekniska bitar och processkartor med mängder av pilar hit och dit. Jag tror att mycket att den typen av information går oss förbi då man inte klarar att ta till sig den. (informationsöverflöd) Dessutom var Stormötena alltför långa och låg ofta fredag eftermiddag det underlättar inte vid informationsinhämtande. Det var tydligt vilka personer som ingick i projektet centralt och vem man kunde vända sig i de olika frågorna. Regionarkivet

63 13 Vilka lärdomar kan du som LPL och Staden ta med sig till kommande införande systeminföranden? Svar[Bakgrund] Förvaltning Mer information innan införandet så vi blir säkrare på hur vi vill välja att arbeta. Mer tid att testa och prova i testmiljö. Vi hade behövt mer resurser på förvaltningen. SDF Angered Inget specifiktArbetsmarknad och vuxenutbildning Förändringen tar mer tid och mer resurser än vad man kan förvänta sig, generellt sätt borde proj org kopplas från löpande frågor/arbete SDF Lundby Måste ges rimliga förutsättningar att vara LPL med avlastning av ordinarie arbetsuppgifter. Att projektet inte bemannas för tajt. SDF Majorna Linné Viktigaste delen är få några få personer på varje förvaltning att bli väldigt insatta i systemet så de i sin tur kan lära ut och förklara konceptuellt för övriga medarbetare hur man söker, hittar och navigerar i systemet, även om dessa personer inte kan just den arbetsuppgift som den personen de hjälper sysslar med. SDF Norra Hisingen Mer centralutbildning. Befria LPL från ordinarie arbetsuppgifter, så att införandet blir planerat på bästa sätt. Även stadens resurser behöver bli större, för att de centrala projektledarna ska hålla. SDF Västra Göteborg Att de som jobbar som LPL bara arbetar med detta under en tid för att inte bränna ut sig och känna att de gör ett gott jobb och därmed ett bra införande. Att den centrala organisationen är tillräckligt stor för att räcka till de också! Centrala utbildningar är värt att satsa på. SDF Västra Göteborg Viktigt för att ge alla utbildningen man behöver för att nyttja ett nytt system till fullo. Inte Learn to learn. Alla förvaltningar har ej samma förutsättningar att lära ut m m. och framför allt att det finns resursers så att utbildare kan få den tid man behöver och att det inte läggs ovanpå ordinarie arbetsuppgifter. SDF Västra Hisingen - mer resurser Det var slitsamt och stressigt. SDF Örgryte Härlanda

64 13 Vilka lärdomar kan du som LPL och Staden ta med sig till kommande införande systeminföranden? Svar[Bakgrund] Förvaltning 1 tidplan och tydliga delmål 2 bra och tät samarbete mellan projektet och förvaltningen 3 kunna avsätta tid på hemmaplan för att jobba med införandet 4 samla kompetenser på förvaltningen inom olika områden (IT, ekonomi och ev konsulter) där roller och ansvaret är förankrade Fastighetskontoret Se tidigare kommentarerSDF Östra Göteborg Se tidigare svarSocial resursförvaltningen Mer "öronmärkt" tid för att jobba med projektet. Utbildningsmaterialet skulle ha varit tillgängligt tidigare. Tillgång till testmiljö hade underlättat inlärningen. Stadsbyggnadskontoret Ordning, reda och struktur är alltid bra i sådana här projekt och det tycker jag fungerat bra. Sedan kan jag tycka att vi har haft lite för mycket konsulter inblandat generellt i NEKK-projektet. Vi borde ha kunnat hitta fler inom stadens bolag och förvaltningar med både rätt kompetens och vilja. Detta hade också varit en stor möjlighet att satsa på utveckling av befintlig personal inom koncernen Gbg. Stadsledningskontoret Förlänga förberedelsetiden för att lära känna systemet. Använda minst 2 förvaltningar som piloter, en av dem med mer komplex redovisning. Trafikkontoret Vara väldigt tydlig med att informera om att sättet att arbeta med detta ekonomisystem kommer att kräva att några förvaltningar måste ändra i sin organisation, detta för att möta nya krav. Ha dokumentationen klar tidigare Utbildningsförvaltningen Mer specifik genomgång av lokal administration i systemet efter produktionsstart. Idrott- och föreningsförvaltningen Att man internt på förvaltningen borde avsätta mer tid för förberedelse och införande Intraservice

65 Utförd av: Per Svensson (per.svensson@stadshuset.goteborg.se) Organisationsnamn: Göteborgs Stad Intraservice Nekk Utförandedatum: 22-06-2015 12:01:17 Antal svar: 25 Antal inbjudna respondenter (via e-post): 37 Procentandel svar: 67,6%