Träff 1 2016 Dok.ombud + enhetschefer Syftet med dokumentation utifrån tre olika perspektiv: Insyn och tillsyn Vård- och omsorgsnämnden Inspektionen för.

En presentation över ämnet: "Träff 1 2016 Dok.ombud + enhetschefer Syftet med dokumentation utifrån tre olika perspektiv: Insyn och tillsyn Vård- och omsorgsnämnden Inspektionen för."— Presentationens avskrift:

1 Träff 1 2016 Dok.ombud + enhetschefer Syftet med dokumentation utifrån tre olika perspektiv: Insyn och tillsyn Vård- och omsorgsnämnden Inspektionen för vård- och omsorg Revisorer Justitieombudsmannen Verksamhet Arbetsverktyg följa händelser/åtgärder av betydelse Ny personal ska kunna utföra arbetsuppgifterna Kvalitetssäkring Underlag för planering & uppföljning Anställdas rättssäkerhet Brukare Rättssäkerhet Brukarens insyn & medverkan Inflytande & delaktighet Brukaren ska vara trygg med att personalen har tillräckliga uppgifter/kunskap om brukarens behov

2 Prioriterade områden 2015 Social dokumentation Metodutveckling Delaktighet & inflytande Åldrande & demens Livsstil

3 Hur gick det 2015 MålResultat 2014Resultat 2015 Öka inflytande i upprättande & revidering av g-plan 97 % var delaktiga. Hur många har ett hur? 94 % = presenteras i kvalitetsrapporten (%-sats utifrån svaren på kvalitetsenkäterna) 55 % saknar hur. Utveckla innehållet i g-plan Målsättning, metod (hur), uppfostrande, värderingar, behov? 66% har bakgrunden till insats beskriven. 63% har funktionshindret beskrivet 55% har beskrivning av samverkan med närstående Övergripande mål finns ofta. Delmål saknas ofta. Syfte måltidsstöd saknas ofta. 30% beskriver metoder/kommenterar Hur kommunikation med brukare skall ske saknas ofta. Mindre värderingar, fostran. Analysdelen i avvikelserna Saknas beskrivningar av hur / vad / när. Saknas fortfarande analyser och beskrivningar av uppföljning. Noteringar i social journal varje månad 0% - varje månad 61% - har notering. 18% - enstaka notering 21% - saknar notering. 0% - varje månad 77% - 3- 14 noteringar. 13% - 1- 2 noteringar 10% - saknar notering. Löpande anteckningar 89 % frekventa anteckningar 100% har anteckningar

4 Övning 1: Hur ser det ut på din arbetsplats/enhet? Hur många är delaktiga? Framgår det i Procapita? Framgår huret? Finns övergripande mål och delmål? Under rubriken Kommunikation –vad skriver man där? Hur uttrycker sig brukaren/hur gör brukarens sig förstådd? Vilken kommunikation förstår brukaren? Vad/hur måste personalen göra för att brukaren ska förstå?/Kunna göra val? Omfattning? Hjälpmedel, verktyg? Hur arbetar Ni för att utveckla och förbättra innehållet i g- planerna? Jobbar ni medvetet och systematiskt, följer ni upp?

5 ”Vi blir vad vi gör ofta. Framgång är därför inte en handling, utan en vana.” Aristoteles Vi närmar oss men vi är inte i mål än

6 Bensträckare

7 Prioriterade områden 2016 Delaktighet & inflytande = soc.dok Bemötande och förhållningssätt Samverkan Personalförsörjning - och hälsofrämjande arbete Systematiskt kvalitetsarbete

8 Mål social dokumentation 2016 MÅLAKTVITETER Minst 95% av dem som har insats inom sektor LSS ska i slutet av 2016 ha en genomförandeplan där de varit delaktiga vid utformningen. Dokumentationsombud Erbjuda kontinuerliga introduktion om social dokumentation. +inkl procapita Informerar och förankra vid planeringsdagar och p-möten Skapa ett lättläst informationsmaterial om social dokumentation /HSL-dok. Inkl. delaktighet i insatsens genomförande, genomförandeplan. Förbättra genomförandeplaner: formalia, struktur och innehåll. 1) alla genomförandeplaner ska finnas i procapita 2) form och omfattning av delaktighet ska framgå 3) Frastexter ska användas Checklista för genomförandeplan ska användas i samtal med respektive enhetschef. Brukare ska erbjudas att upprätta en levnadsberättelseRutin för levnadsberättelse + Skapa uppdaterad mall Enheten skall följa förvaltningens avvikelsehanteringsrutiner avseende LSS, SoL och HSL. enheten skall utforma en intern rutin som beskriver hur avvikelser analyseras och återförs i verksamheten. Införa nya modulen. Föra dialog med uppdragsenheten om att revidera blanketten för avvikelsehantering. Förankra sektorn arbetssätt kring avvikelser

9 Årshjul social dokumentation Jan Feb Mar Apr Maj JunJul Aug Sep Okt Nov Dec Träff 3 soc.dok + EC 8:e + 14:e Träff 1 dokombud+ec 25:e Introduktion soc.dok Uppföljning statistik delaktighet procapita Träff 1 dok.ombud + EC 3:e Lättläst informations- material om social + HS-dokumentation =klart Mall levnads- berättelse klar Dialog UE, avvikelseblankett Introduktion soc.dok 27:e Uppföljning statistik delaktighet procapita Träff 2 dok.ombud + EC 26:e Träff 2 dok.ombud + EC 1:a Träff4 soc.dok + EC Rutin levnads- berättelse klar Ny modulen införd Träff 4 soc.dok + EC Uppföljning statistik delaktighet procapita Löpande Förankra arbetssätt avvikelser Förbättra g-planer: formalia, struktur och innehåll. 1) alla g-planer ska finnas i procapita 2) form och omfattning av delaktighet ska framgå 3) Frastexter ska användas Checklista för g-plan ska användas i samtal med EC Informera och förankra vid planeringsdgr och p-möten.

10 Checklista genomförandeplan - Tips, trix och råd Finns i procapita? Tips: Om genomförandeplanerna inte finns i procapita, ta hjälp av verksamhetsutvecklare och/eller kvalitetsansvarig! Är personbilden uppdaterad? Är ansvarsfördelningen tydlig vem gör det? Lägg in alla viktiga uppgifter i personbilden, inte i löpande text. Det ni vill få med på utskriften bockar ni för under personbilden. Personalbilden kan användas till mer än idag ex lght-nr, vitvaror som ingår, spisvakt, larm mm. Används personens namn alt jag? Tips: Tänk att personen som själv kan läsa ska förstå. Använd inte brukaren eller initialer. Smeknamn som används dagligt ex Cilla är helt ok. Används personal istället för vi? Tips: För tydligare planer använd personal, ibland betyder ”vi” alla i personalgruppen ibland betyder det brukaren och kontaktmannen. Skriv så det tydligt framgår vem som ska göra vad inte ex ”sängen bäddas vid behov”. Utan personalen bäddar sängen vid behov. (Den bäddar inte sig själv) Är de aktuella? Tips: om ni bara har en grön pil har ni troligen reviderat i befintlig plan ist för att göra en ny. Gör alltid en NY plan vid revideringar – då blir det en ny grön pil. DÅ kan vi se att den är aktuell, datum för uppdatering och hur aktiva ni är att löpande revidera planerna o.s.v. Framgår delaktighet & på vilket sätt? Hög primo! När ni gör NY plan måste vi aktivt, manuellt kryssa i att brukaren varit delaktig (om den har det) och skriva i rutan nedanför med löptext på vilket sätt. OM brukaren inte varit delaktig är det ännu viktigare att vi skriver orsak i rutan. Finns bakgrundsbeskrivning? Ja, hänvisa gärna till ärendeblad och/eller berättelsen om mig (levnadsberättelse) samt var den finns. Tänk så här: ju viktigare något är desto tidigare i g-planen ska det komma ex eldat, arg & hotfull, rädd, självskade o.s.v.

11 Checklista genomförandeplan - Tips, trix och råd Är funktionsnedsättning/problematik beskrivet? Tips: Utveckla till mer specifikt såsom ex svårt att komma ihåg, komma igång, klä sig efter väder och situation, hitta saker/platser, behov av framförhållning, kommunikationssvårigheter. Skriv gärna diagnoserna med utveckla och beskriv konsekvenserna av och/eller graden av ex autism, utvecklingsstörning, schizofreni, mm. Finns tydliga målformuleringar? Tips: kom ihåg övergripande mål = drömmar, visioner, på lång sikt – inga hur här och inga värderingar. Delmål:Tänk på att de ska gå att mäta måluppfyllelse ex ”XX ska bli mer självständig på morgonen”, vad är utgångsläget, mer självständig än vad? Bryt ut en delaktiviteter ex ”XX mål är att kliva upp själv när klockan ringer”. Är förhållningssätt & bemötande beskrivet? Vad är bra för personalen att veta, tänka på och göra för att det ska bli så bra som möjlig för ”Lisa”? Ex Lisa vill inte hälsa genom att ta i hand, Personalen ska titta Lisa i ögonen vid samtal, Personalen ska inte lova sånt vi inte kan hålla, Personalen ska svara på alla frågor, personalen ska inte ställa flera frågor samtidigt, personalen ska inte prata om privata saker o.s.v. Kommunikation? Beskriv utifrån två perspektiv. Hur kommunicerar, uttrycker sig, signalerar XX? Hur förmedlar sig personalen? Hjälpmedel, verktyg, tecken, bilder, känslokort o.s.v. Nya strukturen/rubrikerna/frastexterna? Använd frastexterna, använd rubrikmallen till hjälp. I huret ska det i första hand beskrivas vad personalen ska göra ex ”Kalle ska följa med och slänga soporna” istället Personalen ska motivera Kalle så att han följer med och …” Finns hänvisning till veckoschema/metodblad mm? Hänvisa gärna så planerna inte behöver bli så långa. Har chefen medverkat vi upprättandet ? Övrigt? Tänk på att språket ska var enkelt och tydligt, försök att skriva saker en gång, hänvisa till överenskommelse med god man under rubriken ekonomi, hänvisa till upprättad HOV under rubriken hälsa, om det står påminna ofta – fundera på varför/behovet och förtydliga

12 Övning 2: På vilket sätt kan ni använda, ta hjälp av checklistan? Brainstorming!

13 Avvikelser, vad gäller? Rutin VoF: All personal är skyldig att rapportera avvikelser och ska känna till rutinen. Syfte: säkra kvaliteten undanröja orsaker till att avvikelsen upprepas. Ska leda till att säkerställa brukarens behov av stöd och service på det sätt som överenskommits. Genom att rapportera uppmärksammas riskfaktorer förebyggande åtgärder och ökad kunskap och kompetens. Vad ska rapporteras: Utebliven personlig omsorg eller stöd & service. Det kan också gälla att personlig omsorg eller stöd och service inte utförts på överenskommet sätt, våld och hot om våld samt risk för våld och hot om våld mellan brukare. Rapporten ska också fyllas i om personal utövat våld eller hotat brukare samt om personal bemött brukare på ett dåligt sätt. Hur? När personal upptäcker eller får kännedom om en avvikelse ska detta rapporteras på avsedd avvikelseblankett och lämnas till enhetschef. EC ansvarar för att göra en riskbedömning och vidta åtgärder för att förhindra att liknande händelser sker igen. En kopia på avvikelsen sänds till ansvarig handläggare.

14 Avvikelser, vad gäller? Hantering sektor LSS: Vi arbeta aktivt med avvikelserapportering, utredning och analys. Syftet är att: säkra kvaliteten för den enskilde att uppmärksamma riskfaktorer och att arbeta med förebyggande åtgärder Ingår i det systematiska förbättringsarbetet men är också en del i den enskildes dokumentation. SÅ HÄR GÅR VI TILL VÄGA 1)Vi ska följa vård- och omsorgsförvaltningens rutiner och blankett 2) Ta två kopior! Skicka en kopia till handläggare LSS, och en kopia till Ann-Christin Rydén-Persson i sektor LSS, behåll ORIGINALET. 3) Dokumentera i social journal att avvikelserapport har skrivits, 4) Ansvarig chef ska noggrant dokumentera och analysera den del i avvikelserapporten som fylls i av chef.

15 Avvikelser, analys? VAD bestod avvikelsen av? Kontrollera även att det tydligt framgår vad avvikelsen består av. (exempel: Olycksfall/skada/fall, utförande/bristande/felaktig/utebliven/ej enligt överenskommelse, våld/hot o våld/övergrepp, ej upprättat plan/ej följt rutin/överenskommelse/policys/samverkan) HUR kunde det inträffa?/VARFÖR kunde det ske (orsak)? (exempel: Rekrytering, introduktion, kompetens, information, planer/dokumentation, arbetsbelastning, bemötande, förhållningssätt, kommunikation o.s.v.) Finns det några MÖNSTER? Har det hänt tidigare? Kan det hända igen? Där det frekventa, upprepade avvikelser dokumentera på en samlingslista (ex A4) och skriv avvikelserapport månadsvis och skicka in samlingslistan som bilaga. Observera att analysdelen i dessa situationer fortfarande är av stor vikt. Gör alltid en avvägning om en Lex Sara/Lex Maria-rapport är aktuell.

16 A vvikelser 2015: Ca 30 av 77 LSS/SoL-bostäder skriver avvikelser Övning 3, diskutera: Hur kommer det sig att inte alla LSS/SoL-bostäder skriver avvikelser? Varför saknas analysen? Har ni blanketterna lätt tillgängliga? Används avvikelser för uppföljning? Kan vi hjälpa till? Med vad isf?

17 Vad kan vi hjälpa till med? Vi kan visa, förklara och berätta om: utvecklingsarbetet, mål & aktiviteter, styrdokument, rutiner, lagstiftning, procapita mm Vi kan tipsa om litteratur, utbildningar, kurser, övningar mm Vi kan lägga in genomförande- planerna i procapita åt er eller tillsammans med er Vi kan göra genomförandeplaner tillsammans med er, helt eller delar av Ni kan få feedback från oss på genomförandeplaner och annan dokumentation Ni kan komma till oss, vi kan komma till er. Vi kan komma till hela enheten, hela personalgruppen eller till det enskilda dokumentationsombudet eller kontaktmannen, enhetschefen