Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland

Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland
Presentationsmaterial Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland En samlad hjälpmedelsförsörjning i Västra Götalandsregionen och i Västra Götalands 49 kommuner Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland ska hjälpa förskrivare, kostnadsansvarig, MAS/MAR och verksamhetsansvarig att följa avtalet på bästa sätt genom att förklara innehållet, kraven och villkoret i avtalet. Det här presentationsmaterialet är framtaget för att presentera guiden och hjälpmedelsavtalets innehåll. Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland och detta tillhörande presentationsmaterial finns att hitta på Kommentar till nyckelperson: Det här presentationsmaterialet är framtaget för att tillse att alla förskrivare får samma information om hjälpmedelsavtalet. Vid användning av det här presentationsmaterialet har du möjlighet att komplettera med egna bilder, t ex om lokala anvisningar, eller ta bort bilder som inte berör din verksamhet. Vi ber dig att inte göra ändringar i befintligt material som förändrar innehållet. Januari 2010

Gemensam hjälpmedelsförsörjning i Västra Götaland
Västra Götalandsregionen och de 49 kommunerna i Västra Götaland har tillsammans upphandlat en samlad hjälpmedelsförsörjning. Ett avtal har slutits med Område Hjälpmedel, Regionservice. Avtalsperiod tom år Våren 2008 tog samtliga kommuner och regionen beslut om att upprätta ett samverkansavtal för en gemensam hjälpmedelsförsörjning i Västra Götaland. Västra Götalandsregionen och de 49 kommunerna i Västra Götaland har tillsammans genomfört en upphandling av hjälpmedelsförsörjning. Ett avtal har slutits med Område hjälpmedel, Regionservice. Det nya avtalet är lika för alla 50 kunder och syftar till en enhetlig hantering för hjälpmedelsförsörjningen i Västra Götaland. I Västra Götaland är en gemensam hjälpmedelsförsörjning en förutsättning för att hjälpmedelsansvaret ska kunna följa hälso- och sjukvårdsansvaret och att hjälpmedlet ska kunna följa patienten/brukaren i vårdkedjan. En samordnad lösning för hjälpmedelsförsörjning mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna bedöms också vara en förutsättning för att gemensamma kvalitetsmål gällande produkter, tjänster, leveranser, teknisk drift samt uppföljning av hjälpmedelsförskrivningar ska kunna utvecklas och tillämpas. Avtalsperioden löper fram till med möjlighet att förlänga avtalet ytterliggare 2 år. Implementering av hjälpmedelsavtal

Implementering av hjälpmedelsavtal
Varför en guide? Guiden ska hjälpa förskrivare, kostnadsansvarig och hjälpmedelsansvarig att följa avtalet på bästa sätt genom att förklara innehållet, kraven och villkoren i avtalet Kunderna inom kommunala och regionala verksamheter behöver vara väl förtrogna med det nya avtalet och kunna använda det i vardagen Det nya avtalet tydliggör rollerna mellan kunderna (beställande enheter) och leverantören som distribuerar hjälpmedlen. Som förskrivare/ beställare behöver man agera som en professionell kund. Förskrivare, kostnadsansvariga och verksamhetschefer inom kommunala och regionala verksamheter behöver vara väl förtrogna med det nya avtalet och kunna använda det i vardagen. Avtalet innehåller många delar och som förskrivare behöver man känna till vad som innefattas och hur jag använder mig av tjänsten. Guiden ersätter inte avtalet, kostnadsansvariga/ verksamhetschefer/kundforums representant bör läsa avtalet. Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland finns att hitta på Guiden kommer att kompletteras kontinuerligt, se till att alltid gå till webben för att hitta den senaste utgåvan. Versionsnummer hittar du på framsidan. Implementering av hjälpmedelsavtal

Symbolförklaringar Definition av ord och begrepp eller förklaring av innehåll Här finns mer information på kundernas eller leverantörens webbplats Här kan det finnas lokala avtal eller bestämmelser Separat prislista Det här kan du förvänta dig i hjälpmedelsavtalet Definition av ord och begrepp eller förklaring av innehåll Här finns mer information på kundernas eller leverantörens webbplats Här kan det finnas lokala avtal eller bestämmelser Separat prislista Det här kan du förvänta dig i hjälpmedelsavtalet Symbolerna används i guiden och i det här presentationsmaterialet. Implementering av hjälpmedelsavtal

Att hitta i guiden Innehållsförteckningen i guiden är klickbar. Du kan snabbt komma till rätt kapitel eller avsnitt med hjälp av denna funktion. Man kan också navigera genom att använda bokmärken i Acrobat Reader. Guiden är en pdf och då kan man alltid söka i dokumentet när man har öppnat det i Acrobat Reader genom att använda den inbyggda sökfunktionen, där man söka på ord och fraser som finns i dokumentet. Implementering av hjälpmedelsavtal

Spridning av guide och bildmaterial
Guiden får användas, kopieras och spridas, men endast i sin orginalform. Den får inte förändras eller redigeras. Bilderna får inte användas, kopieras eller på annat sätt spridas utan upphovsrättsinnehavarens tillstånd. Implementering av hjälpmedelsavtal

Hjälpmedel – en del av vård och behandling
Målet med hjälpmedelsförsörjningen är att: tillgodose patientens behov av funktionellt fullgoda hjälpmedel tillgodose behov av expertkunskap inom hjälpmedelsområdet kopplat till patientens behov Insatserna ska kännetecknas av god kvalitet, expertkunskap, tillgänglighet, gott och respektfullt bemötande samt i övrigt god service.

Kvalitetsmål för hjälpmedelsförsörjningen
Patient och brukarsäkerhet Leveranssäkerhet Tillgänglighet Det finns tre övergripande kvalitetsmål för hjälpmedelsförsörjningen 1. Patient- och brukarsäkerhet - Att patientens/brukarens behov av funktionellt fullgott hjälpmedel säkerställs. Med patient/brukarsäkerhet avses att minimera skador och risker med hjälpmedlen. Patient/brukarsäkerhet avser även att levererat hjälpmedel överensstämmer med förskrivning, utprovning och individanpassning. 2. Leveranssäkerhet - Att säkerställa så att rätt produkt och/eller tjänst levereras i rätt tid till rätt plats. Med rätt produkt menas att det är förskriven produkt eller annan överenskommen produkt som levereras. Med rätt tid menas att produkten/tjänsten levereras inom avtalad tid, tid för leverans till lokala buffertförråd överenskommes med respektive kund. Med rätt plats innebär att produkten levereras till den av förskrivaren angivna platsen. 3. Tillgänglighet - Att god tillgänglighet uppnås och säkerställs för förskrivare och patient/brukare. Med god tillgänglighet avses att hjälpmedelscentralerna skall anpassa telefon-, öppethållande- och mottagningstider för konsultation/utprovning, anpassning / specialanpassning och service, efter ställda krav samt att förskrivande enheter har tillgång till lokala buffertförråd. God tillgänglighet avser även att det finns god fysisk och kognitiv tillgänglighet till lokaler och att verksamheten tillhandahåller information i anpassad form. Implementering av hjälpmedelsavtal

Avtalets innehåll och omfattning
Avtalet omfattar förskrivning av hjälpmedel till personer i behov av hjälpmedel som är folkbokförda inom Västra Götaland samt personer som bor i annat område än Västra Götaland men som erhåller hälso- och sjukvård inom Västra Götaland.

Avtalet omfattar hjälpmedel för
rörelsehinder kognitivt stöd och kommunikation medicinsk behandling* grundutrustning till kundernas egna verksamheter* Avtalet avser hjälpmedel för: rörelsehinder kognitivt stöd och kommunikation hjälpmedel vid medicinsk behandling (tilläggsavtal) grundutrustning till kundernas egna verksamheter (tilläggsavtal) Inom ramen för avtalet finns det möjlighet för kunderna att utlösa optioner som omfattar hjälpmedel vid medicinsk behandling samt inköp av grundutrustning till kundernas egna verksamheter. Mer information på nästa bild. Avtalet omfattar inte hjälpmedel inom områdena syn, hörsel och ortopedteknik. * Option, tilläggsavtal Implementering av hjälpmedelsavtal

Optioner - tilläggsavtal
Inom ramen för avtalet finns det möjlighet för kunderna att utlösa optioner som omfattar: rekonditionering av kundägda hjälpmedel jourreparationer inköp av grundutrustning hjälpmedel för medicinsk behandling Inom ramen för avtalet finns det möjlighet för kunderna att utlösa optioner – tilläggsavtal som omfattar rekonditionering av kundägda hjälpmedel, jourreparationer samt inköp av grundutrustning. Det är varje kund som avgör när och om en option ska utlösas. Detta innebär att det kommer att det för kunderna kommer att finnas skillnad i hantering av hjälpmedel, tex. för rekonditionering, hjälpmedel vid medicinsk behandling. Hjälpmedel vid medicinsk behandling är ett speciellt område och det kommer framförallt att hanteras av hjälpmedelscentralerna för Skaraborgs Sjukhus och NU-sjukvården, medan SU och SÄS använder hjälpmedelcentralernas tjänster mycket sparsamt inom detta område. Det är viktigt att du som förskrivare känner till vilka tilläggsavtal som finns för din verksamhet. Det kommer att finnas lokala avvikelser inom Västra Götaland. Implementering av hjälpmedelsavtal

Sortiment Målet för leverantörens sortimentsarbete ska vara att tillhandahålla funktionella och säkra hjälpmedel på lägsta effektiva hjälpmedelsnivå , det vill säga uppfylla brukarnas behov utan överutrustning. Leverantören ansvarar för upphandlingsprocessen Sortimentsgrupperna tar fram funktionskrav Handbokens riktlinjer & produktanvisningar gäller Kostnadseffektivitetsprincipen Det är leverantören som ansvarar för upphandlingsprocessen av hjälpmedelssortimentet där de av sortimentsgrupperna ställda funktionskraven utgör grunden för kravspecifikationen. Funktionskraven ska beskriva patient/ brukares funktionsnedsättning/aktivitetsproblem och utgår ifrån ICF:s definition. Sortimentsgruppernas representanter utses av kundforum. Sortiment ska godkännas av kundforum och uppfylla riktlinjer och produktanvisningar i handboken. Sortimentsarbetet ska kontinuerligt i samarbete med Kunderna. Alla hjälpmedel i avtalat sortiment finns tillgängliga i web-SESAM med produkt- och artikelinformation för såväl huvudhjälpmedel som tillbehör samt bild och bruksanvisning. Enligt Hälso- och sjukvårdslagen § 28 ska vårdgivaren ansvara för att utnyttja sina resurser så effektivt som möjligt utan att hög patientsäkerhet och god kvalitet åsidosätts, den så kallade ”Kostnadseffektivitetsprincipen”. ”Lägsta effektiva hjälpmedelsnivå” som både förskrivare och hjälpmedelsleverantör har att följa, innebär att brukarens behov ska uppfyllas. Enklast möjliga lösningar utifrån patient/brukares behov ska prövas innan mer komplicerade och kostsamma hjälpmedel prövas. Implementering av hjälpmedelsavtal

A-, B- och Ö- sortiment A-sortiment är produkter med hög förskrivningsvolym och/ eller där det finns behov av snabb leverans. Leveranstiden är max fem arbetsdagar. B-sortiment är produkter med lägre förskrivningsfrekvens och mindre volym, leveranstid 15 dagar. Övrigt sortiment, här finns produkter utanför upphandlat sortiment, begagnade produkter. Proformalån. Sortimentet kommer ständigt att förändras med nya upphandlingar, förskrivarmönster mm. Vilka produkter som kommer att vara A- och B-sortiment kommer löpande att revideras utifrån behov. Hjälpmedelssortimentet är uppdelat i ett A- och B-sortiment samt ett Övrigt sortiment. • A-sortimentet är produkter med hög förskrivningsvolym och/eller behov av snabb leverans. Leveranstiden är max fem arbetsdagar. • B-sortimentet är produkter med en lägre förskrivningsfrekvens och/eller mindre förskrivningsvolym. Leveranstiden är max 15 arbetsdagar. • I det övriga sortimentet finns främst produkter utanför upphandlat sortiment, ovanliga eller begagnade produkter utanför ordinarie sortiment. Övrigt sortiment kan komma att delas upp i flera underkategorier. Leveranstid för Övrigt sortiment ska överenskommas vid beställning Proformalån innebär att förskrivare kan låna hjälpmedel ur B-sortiment eller övrigt sortiment under en tvåveckorsperiod för utprovning. Proformalån debiteras med dygnshyra. Implementering av hjälpmedelsavtal

Rekonditionerad, likvärdig och ny produkt
Vid förskrivning/beställning ska i första hand ett rekonditionerat hjälpmedel levereras. I andra hand levereras en likvärdig produkt och i tredje hand sker ett nyinköp. Handbokens riktlinjer om rekonditionerad / likvärdig / ny produkt gäller. Om den beställda artikeln inte finns begagnad på lager, ska förskrivaren i webSESAM få ett förslag på likvärdig produkt. Förskrivaren avgör om likvärdig produkt kan accepteras. Om likvärdig produkt inte accepteras sker ett nyinköp av den beställda artikeln. Vad som betecknas som likvärdig produkt inom sortimentet avgörs av respektive sortimentsgrupper eller beredningsgrupp för sortiment. Implementering av hjälpmedelsavtal

WebSESAM kundernas beställningssystem
Används för all beställning av hjälpmedel, expertstöd eller tjänst. Information om aktuellt sortiment, produkt. Leveransbekräftelse, kvittens Registrerar leveransavvikelse. WebSesam är hjälpmedelsförskrivarnas beställnings- och informationssystem. Systemet ska användas för all beställning av hjälpmedel och expertstöd. I webSesam beställer förskrivarna artiklar, skriver hämtorder och arbetsorder. Utöver detta kan förskrivaren via webSesam bl.a. söka information om produkter och tidigare beställningar. Artiklar i det avtalade sortimentet finns i webSesam. Sortimentet revideras efter beslut om sortimentsförändringar, nya inköpsavtal m.m. I webSesam presenteras sortimentet i produktgruppsordning efter ISO-kod. I webSesam kan artiklarna sökas via leverantör, leverantörens artikelnummer, artikelbeskrivning, produktnamn eller via en kombination av dessa. Bruksanvisning eller brukarmanual medföljer hjälpmedlet vid leverans. Via webSesam kan förskrivarna hämta hem övrig information från tillverkarna. Vid beställning av hjälpmedel i webSesam får förskrivaren besked om beräknat leveransdatum. Sesam används också som stöd för registrering av eventuella leveransavvikelser. Förskrivare behöver inte registrera avvikelser gällande leveranstid av hjälpmedel, tex.: a-sortiment ska levereras inom 5 dagar, leveranser dröjer 12 dagar. Systemet registrerar då denna avvikelse som sammanställs och används vid uppföljning. Implementering av hjälpmedelsavtal

BMB- byte av betalningsansvar
Betalningsansvar styrs av baskod i webSESAM Förskrivaren är ansvarig för att kontrollera baskod i samband med förskrivning av hjälpmedel Leverantören utför inga krediteringar mellan vårdgivare Byte av mottagare/ betalare registreras utifrån lokala rutiner Enligt det avtal som reglerar hälso- och sjukvårdsansvaret mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland samt handboken för förskrivning av personliga hjälpmedel är det den som övertar hälso- och sjukvårdsansvaret för patienten som är ansvarig för att byta betalningsansvar och utföra byte baskod i webSesam. Vid nyförskrivning av hjälpmedel, ska förskrivaren kontrollera patientens baskod i webSesam och eventuellt rätta till baskoden innan beställning/arbetsorder sker. Detta gäller inte för sjukhusen. Byte av mottagare/betalare s.k. BMB-order registreras av förskrivare enligt manual i webSesam. Överföring av hälso- och sjukvårdsansvar beskrivs i lokala rutiner. Leverantören utför inga krediteringar mellan olika vårdgivare. Kostnadsreglering på grund av fel baskod är kundernas ansvar. Implementering av hjälpmedelsavtal

Asylsökande, skyddad identitet eller folkbokförd utanför Västra Götaland Rutiner för beställning och bekräftelse finns på webben Vid förskrivning till patienter med skyddad identitet, ange aldrig bostadsadress som leveransadress utan den förskrivande enheten Följ lokala rutiner vid förskrivning till patienter med skyddad identitet, folkbokförda utanför Västra Götaland eller asylsökande För förskrivning av hjälpmedel till patient/brukare som saknar fullständigt personnummer eller är folkbokförd utanför Västra Götaland, exempelvis asylsökande eller person med skyddad identitet, ska manuella ordrar skickas. Förskrivaren ska kunna ange vart hjälpmedelskostnaderna ska faktureras vid beställning. I fall där brukaren har skyddad identitet får brukarens hemadress aldrig anges som leveransadress. Som leveransadress anges den förskrivande enheten. Förskrivaren ska få kvittens/orderbekräftelse i web-Sesam på inskickade manuella beställningar, t.ex. för personer med skyddad identitet, asylsökande, annan vistelseadress än i Västra Götaland. Implementering av hjälpmedelsavtal

Funktionstjänst Hjälpmedelsleverantören ska leverera funktionellt fullgoda hjälpmedel och ansvarar för den tekniska kvaliteten på produkterna. Begreppet funktionstjänst är ett helt nytt sätt att se på den tjänst vi köper och som är avtalat. Man kan jämföra det med en ”all inclusive” dvs. nästan allt ingår. att tillgodose behov av funktionellt fullgoda hjälpmedel

Enhetlig prismodell En enhetlig modell för vilka hjälpmedel som kommer att köpas respektive att hyras med funktionshyra kommer att gälla i hela Västra Götaland. Hjälpmedel med funktionshyra har en prismodell som innebär en dygns- och månadshyra. Hjälpmedel som är förskrivna del av månad ger en dygnshyra, för hel månad utgår månadshyra. En enhetlig modell för hjälpmedel med funktionshyra och köphjälpmedel gäller i hela Västra Götaland. Grundprincipen är funktionshyra, vilket innebär att det i hyrespriset ingår en rad tjänster bl a fri leverans i funktionsfärdigt skick. Hjälpmedel som köps är individuellt förskrivna hjälpmedel med låga värden. Hjälpmedel ska förskrivas samma dag som det lämnas ut. Exemplet i bilden visar ett hjälpmedel som förskrivs den 10 mars och som återlämnas den 23 maj. Mars April Maj Juni Dygnshyra Månadshyra Dygnshyra Implementering av hjälpmedelsavtal

Funktionshyra Funktionshyra omfattar funktionsdugligt hjälpmedel, logistik, montering/installation, ankomst/leveranskontroll, förebyggande och avhjälpande underhåll, rekonditionering, biträde vid utredning av medicinteknisk avvikelse, återtag, försäkring och utrangering samt leverantörens administrativa kostnader. Funktionshyra omfattar funktionsdugligt hjälpmedel, logistik, montering/installation, ankomst/leveranskontroll, förebyggande och avhjälpande underhåll, rekonditionering, biträde vid utredning av medicinteknisk avvikelse, återtag, försäkring och utrangering samt leverantörens administrativa kostnader. Samtliga hjälpmedel med funktionshyra är märkta med individnummer på varje enskilt hjälpmedel så att de är spårbara på individnivå. Implementering av hjälpmedelsavtal

Köphjälpmedel I priset för köphjälpmedel ingår fri leverans i funktionsfärdig skick till angiven plats Två års garanti gäller för köphjälpmedel. I priset för köphjälpmedel ingår fri leverans i funktionsfärdigt skick till angiven plats samt två års garanti. Implementering av hjälpmedelsavtal

Lokala buffertförråd Varierat sortiment och volym utifrån verksamheternas behov Automatisk påfyllnad och uppackning i lokalt buffertförråd Leverans i funktionsfärdigt skick Lagerränta 12% av funktionshyra Det är kunden som bestämmer vilket sortiment och volym som ska finnas i det lokala buffertförrådet. Förråden fylls på med det antal artiklar som är uttagna via webSesam, vid automatpåfyllnad. Det går också att beställa hjälpmedel till förråd manuellt. Valet av artiklar som skall finnas i buffertförrådet ska spegla de vanligaste artiklarna som används. Lagernivån är inte fast utan kan justeras sedan allt eftersom behovet ändras. Leverantören kan hjälpa till att ta fram underlag hur det nuvarande flödet ser ut i förrådet. Alla kunder i det nya hjälpmedelsavtalet kan få automatisk lagerpåfyllnad i buffertförråd och uppackning i förråd. Detta innebär att leverantören packar upp leveransen i hyllorna och personmärkta artiklar ställs på angiven plats. Denna tjänst ingår i funktionstjänsten. Hur det praktiskt ska gå till med kvittens av levererade varor, nycklar till förråd mm sker i överenskommelse med Leverantören. Funktionsfärdigt skick innebär att hjälpmedlet är monterat och färdigt att användas, men inte individuellt inställt för patienten/brukaren. Kunderna betalar lagerränta för artiklarna i buffertförråden. Lagerräntan i det nya avtalet är 12% av funktionshyran. Buffertförrådet skall betraktas som ett akutlager. De artiklar som inte är akuta utan kan planeras bör beställas och levereras vid nästa leveranstillfälle. Leverantören och respektive kund ska i samverkan minst en gång årligen följa upp att de lokala buffertförrådet bedrivs kostnadseffektivt efter verksamhetens behov. Sjukhusen ska följa upp fyra gånger om året. I början av avtalsperioden kan tätare uppföljning behövas. Implementering av hjälpmedelsavtal

Leverans och hämtning av hjälpmedel
Då du beställer hjälpmedel anger du leveransadress. Hjälpmedelscentralen ska efter beställning leverera hjälpmedel till förskrivande enhet eller till patient/brukares vistelseadress, inom Västra Götaland. Kostnader för dessa leveranser ingår i kostnaden för funktionshyra eller köp av hjälpmedlet. Hjälpmedelscentralen kommer att planera leveranser och hämtningar av hjälpmedel enligt fasta körscheman. I första hand gäller Handbokens grundprincip om att patienten/ brukaren själv ska ombesörja att hjälpmedlet återlämnas till förskrivande enhet eller annat anvisat mottagningsställe och det är främst skrymmande hjälpmedel som levereras till hemadress.

Leveranstid Leverans av hjälpmedel inklusive tillbehör och anpassning av hjälpmedel inom A-sortiment ska ske senast 5 arbetsdagar efter beställning. B-sortiment inklusive tillbehör och anpassning ska levereras senast 15 arbetsdagar efter beställning. Övrigt sortiment och specialanpassade hjälpmedel gäller att leveranstid ska överenskommas vid beställning Leveranstid för hjälpmedel som består av olika komponenter med olika långa leveranstider styrs av det hjälpmedel/tillbehör som har den längsta leveranstiden och ska överenskommas mellan förskrivare och leverantören vid beställning. Leverans av hjälpmedel inklusive tillbehör och anpassning av hjälpmedel inom A-sortiment ska ske senast 5 arbetsdagar efter beställning. B-sortiment inklusive tillbehör och anpassning ska levereras senast 15 arbetsdagar efter beställning. För Övrigt sortiment och specialanpassade hjälpmedel gäller att leveranstid ska överenskommas vid beställning Leveranstid för hjälpmedel som består av olika komponenter med olika långa leveranstider styrs av det hjälpmedel/tillbehör som har den längsta leveranstiden och ska överenskommas mellan förskrivare och leverantören vid beställning. Implementering av hjälpmedelsavtal

Leverans Leverans till beställande enhet eller till patient/brukares vistelseadress Tidpunkt för leverans Information som lämnas vid leverans Vad gäller vid ”bomköring” Vid beställning av hjälpmedel så anger förskrivaren plats för leverans. I arbetsorder för beställning kan förskrivaren ange viktiga uppgifter till leverantörer t ex kod till kodlås. Förskrivaren kan också ange namn och telefonnummer till eventuell kontaktperson som ska kontaktas för att finnas på plats att ta emot leverans 30 minuter innan förväntat leverans. Tidpunkt för leverans Tidpunkten för leverans till patient/brukares vistelseadress ska överenskommas mellan hjälpmedelscentral och förskrivare. Leveranser sker normalt enligt uppgjorda körscheman med tidsintervall på två timmar, t. ex. kl Förskrivaren får en bekräftelse i webSesam när leverans till patient/brukares vistelseadress är utförd. ”Bomkörning” Om en leverans eller hämtning av hjälpmedel är beställd och inte kan utföras för att ingen mottagare kan kvittera leveransen/hämtningen, debiteras den beställande enheten för körningen. Förskrivaren måste då lägga en ny beställning av leverans eller hämtning. Information som lämnas vid leverans Vid leverans till patient/brukares vistelseadress kommer hjälpmedlet att märkas med information om att hjälpmedlet inte får tas i bruk innan patient/brukare fått instruktioner av förskrivaren om hur hjälpmedlet fungerar och ska användas. Detta för att säkerställa att patienten ej börjar använda hjälpmedlet innan förskrivaren genomfört utprovning i den miljö som hjälpmedlet ska användas. Märkning kommer förslagsvis ske med tejp med texten: ”Detta hjälpmedel får inte användas innan din förskrivare genomfört individuella inställningar av hjälpmedlet” Implementering av hjälpmedelsavtal

Kvittens och kontroll av leverans
Kvittens av buffertförråd Kvittens av leverans till patient/brukares vistelseadress eller annan adress Kontroll av leverans Mer information kommer att finnas på webben Kvittens buffertförråd Där kunder har valt leverantörens tjänst av uppackning i buffertförråd ansvarar leverantören för den praktiska kvitteringen i webSesam. Detta kräver dator på plats i buffertförrådet. Finns inte dator på plats övergår kvitteringsansvaret till kunden efter att leverantören har signerat manuellt på följesedeln. Om kunden inte har valt att utnyttja leverantörens tjänst för uppackning ansvarar kunden för kvittering i webSesam. Kvittens ska utföras 24 timmar efter mottagen leverans. Kvittens av leverans till patient/brukares vistelseadress eller annan adress Ansvaret för att kvittera leverans på följesedel sker av patient/närstående patient eller personal på plats. Därefter sker registrering av utförd leverans i webSesam av leverantören. Kontrollera leverans Förskrivaren ansvarar för att snarast, senast inom fem dagar, kontrollera att leverans skett enligt beställning. En rutin för kvittens vid leverans till buffertförråd eller annan leveranspunkt kommer att finnas på webben. Implementering av hjälpmedelsavtal

Akutleverans Beställning av akutleverans kan göras för hjälpmedel i A-sortiment Avtalad leveranstid, senast 24 timmar eller närmast följande arbetsdag efter beställning, eller vid överenskommelse samma dag Akutleveranser tilläggsdebiteras Förskrivaren kan beställa akut leverans av förskrivna hjälpmedel ur A-sortimentet, mot debitering av akutavgift. Förskrivaren får en bekräftelse i webSesam när leveransen är utförd. Leverans ska ske senast 24 timmar eller närmast följande arbetsdag efter beställning men ska vid särskilda behov kunna ske samma dag. Implementering av hjälpmedelsavtal

Hämtning och återlämning av hjälpmedel
Förskrivaren eller annan ansvarig registrerar en arbetsorder om hämtning i webSESAM. Leverantören ska hämta hjälpmedlet ifrån angiven plats. Hämtning ska ske så snabbt som möjligt, max fem arbetsdagar efter att en hämtorder är lagd i webSESAM Hyran avslutas inom 3 dagar Återlämningskvitto Mer information finns på leverantörens webb Förskrivare ska vid återlämning av hjälpmedel avregistrera hjälpmedlet i webSesam snarast samt lägga en arbetsorder om hämtning i webSesam. Leverantören ska efter registrering av återlämnat hjälpmedel hämta hjälpmedel från angiven plats. Hämtning ska ske så snabbt som möjligt, max fem dagar efter att en hämtorder är gjord i webSesam. Debitering av funktionshyra får ske maximalt tre vardagar efter registrering av återlämnat hjälpmedel i webSesam. Leverantören ska tillhandahålla återlämningskvitto till återlämningsställe och vid hämtning hos patient/brukare även till denne. Återtag ingår i kostnaden för funktionshyra och köp. Om en patient/brukare har hjälpmedel på två platser t. ex. korttidsenhet och egna hemmet så måste order för hämtning läggas på två order, en om hämtning ifrån korttidsenhet och en för hämtning ifrån bostad. I första hand gäller Handbokens grundprincip om att patienten/brukaren själv ska ombesörja att hjälpmedlet återlämnas till förskrivande enhet eller annat anvisat mottagningsställe och det är främst skrymmande hjälpmedel som hämtas. Mer information på webben. På leverantörens webbplats hittar du mer information om vad som gäller vid hämtning. Hämtning ska gå att genomföra, en person måste finnas på plats och öppna och kvittera hämtningen. Leverantören kommer att planera sina körningar utifrån ett fastställt körschema. Implementering av hjälpmedelsavtal

Montering och installation
Med montering/installation avses montering, uppsättning, installation av hjälpmedel i patient/brukares bostad som kräver teknisk eller fackmannamässig kompetens. Exempelvis montering av stationär personlyft som kan kräva installation i tak samt elinstallationer. Kostnaden ingår i funktionshyra.

Montering och installation
Med montering/installation avses montering, uppsättning, installation av hjälpmedel i patient/brukares bostad som kräver teknisk kompetens. Exempelvis montering av stationär personlyft som kan kräva installation i tak samt elinstallationer. Kostnaden ingår i funktionshyra. Väntetid för montering och installation följer leveranstid för hjälpmedel inom A- och B-sortiment. Bekräftelse skickas i webSESAM när montering / installation är utförd. Förskrivaren beställer hjälpmedlet och lägger en arbetsorder om montering i webSESAM. Leverantören ansvarar för hela processen från beställning till montering/installation i patient/brukares bostad (bl a kontakter med hjälpmedelstillverkare och underleverantörer). Förskrivaren ansvarar för kontakt med och godkännande av fastighetsägare. Leverantören ska vid leverans utföra funktionskontroll enligt tillverkarens anvisningar av hjälpmedlet vid montering/installering. För de hjälpmedel som patient/brukare måste använda direkt efter montering, t.ex. säng, ger leverantörens personal en kortare. Leverantören ska kunna göra enklare ommöbleringar, tex. flytta ut en säng ur rummet för att göra plats för en annan. Samma väntetid gäller för leverans av hjälpmedel inom A- respektive B-sortiment som för montering/installation. Vid behov av dubbelkompetens, t.ex. både montör och elektriker, ska montering/installation ske inom max 10 arbetsdagar efter hjälpmedlets leveranstidpunkt. Förskrivaren får en bekräftelse i WebSesam när montering/installation är utförd. Implementering av hjälpmedelsavtal

Förebyggande och avhjälpande underhåll
Förebyggande underhåll är åtgärder för att förebygga uppkomst av fel och för att säkerställa patientsäkerheten och som kräver fackmannakompetens. Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet och efter de kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder. Avhjälpande underhåll är åtgärder för att avhjälpa uppkomna fel. Det är oplanerade åtgärder som utförs när ett hjälpmedel är trasigt och måste repareras.

Förebyggande underhåll
Förebyggande underhåll är åtgärder för att förebygga uppkomst av fel och för att säkerställa patientsäkerheten och som kräver fackmannakompetens. Förebyggande underhåll ska utföras på hjälpmedel med den periodicitet/kontrollscheman/motsvarande som anges i tillverkarens anvisning eller enligt gällande krav från myndigheter och vid varje tidpunkt aktuella standarder. Förebyggande underhåll ska företrädesvis ske på Hjälpmedelscentralen men vid behov i kundens lokaler eller i den miljö där patient/brukare vistas. Kostnader för förebyggande underhåll ingår i funktionshyran. Implementering av hjälpmedelsavtal

Avhjälpande underhåll
Avhjälpande underhåll är åtgärder för att avhjälpa uppkomna fel. Det är oplanerade åtgärder som utförs när ett hjälpmedel är trasigt och måste repareras Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom tre arbetsdagar och avslutas senast fem dagar efter arbetsorder är lagd i webSESAM Akut avhjälpande underhåll kan beställas av förskrivaren Avhjälpande underhåll sker efter beställning från förskrivare, patient/brukare, närstående eller personal/assistent. Vem som får beställa avhjälpande underhåll beslutas och informeras av respektive förskrivande enhet. Avhjälpande underhåll kan företrädesvis ske på Hjälpmedelscentralen, men vid behov på förskrivande enhet eller i den miljö där patient/brukare vistas. Avhjälpande underhåll ska påbörjas inom tre arbetsdagar efter beställning och vara genomfört senast fem dagar efter arbetsordern i webSesam. Avhjälpande underhåll ingår i funktionshyran. Om ett hjälpmedel inte längre är funktionsdugligt förväntas leverantören byta ut det mot ett likadant hjälpmedel som blir inställt på samma sätt som det utbytta hjälpmedlet, detta ska meddelas förskrivare. Om annat hjälpmedel behövs ska kontakt med förskrivare eller förskrivande enhet ske. Implementering av hjälpmedelsavtal

Förebyggande underhåll som vårdgivaren själv beslutar om
Exempel, regelbundet underhåll av rullstolar Tilläggsdebitering Rutiner kommer att tas fram och publiceras på webben Sådant förebyggande underhåll som förskrivande verksamheter själva beslutar om (utan att tillverkaren har angivit att det ska ske eller som inte kräver fackmannakompetens) ingår inte i detta begrepp och kan komma att tilläggsdebiteras. Vid behov av sådant underhåll ska förskrivare lägga arbetsorder i webSesam. Om förskrivaren upptäcker ett fel på produkten så ska ett avhjälpande underhåll beställas. Implementering av hjälpmedelsavtal

Jourreparationer Option, tilläggstjänst Nödsituation, omfattar säng/lyft samt personlyftar Jourreparationer utförs kvällar (kl ) och helger med 5 timmars inställelsetid Skriftlig information och märkning av produkt Tilläggsdebitering Kunden har möjlighet att utlösa optionen som omfattar jourreparationer av sängar, sänglyftar samt personlyftar på kvällar och helger (vardagar kl – samt lördag, söndag och helgdag dygnet runt) med 5 timmars inställelsetid. Nödsituationer som åtgärdas ska vara kopplat till svårigheter att sköta basala behov såsom sova, komma till/från toalett samt klara att äta och dricka. Övriga hjälpmedelsbehov räknas inte som akuta utan brukaren får, trots besvär, klara sig den tid det tar för ordinarie reparation att utföras (inom 3 arbetsdagar). Märkning av produkt kommer att ske för de kunder som köpt tilläggstjänsten med uppgift om akutnummer att ringa vid behov av reparation utanför hjälpmedelscentralens ordinarie öppettider. Skriftlig information lämnas till patient/brukare vid leverans av hjälpmedlet, här finns också information om att innan jourreparation påbörjas ska en felsökning göras. Kostnaden regleras mot tilläggsdebitering. Implementering av hjälpmedelsavtal

Rekonditionering och utrangering
Rekonditionering är de åtgärder som utförs på ett hjälpmedel som är återlämnat från en patient/brukare innan det kan förskrivas till annan patient/brukare. Rekonditionering innebär att hjälpmedlet återställs till fullgott skick inom ramen för det av tillverkaren avsedda ändamålet. Leverantören ansvarar för bedömning av när utrangering (skrotning) ska ske. Det är också leverantörens ansvar att hjälpmedel kasseras på ett miljövänligt sätt. Det finns möjlighet för kunden att utlösa option för rekonditionering av kundägda hjälpmedel.

Försäkring för skada och förlust
Samtliga produkter med funktionshyra är av leverantören försäkrade mot skada och förlust. Avtalet reglerar skada och förlust mellan leverantör och kund. Handboken reglerar relationen mellan patient och vårdgivare. Vårdgivarens avgör om ersättning Samtliga hjälpmedel som omfattas av funktionshyra är försäkrade mot skada och förlust av leverantören. Om patienten/brukaren förlorat förskrivet hjälpmedel ska kostnader för detta svinn täckas av leverantören för produkter som omfattas av funktionshyran. Kunden ska stå för kostnaden för det svinn som överstiger 0,5 % av den totala omsättningen för respektive kund. Avtalet om skada och förlust reglerar relationen mellan kund/vårdgivare och leverantör. Om patienten/brukaren hanterat förskrivet hjälpmedel så att onormalt slitage uppkommit kan leverantören kräva ersättning från kunden. Leverantören bedömer i samråd med vårdgivaren/kostandsansvarig när onormalt slitage kan åberopas. Handboken reglerar relationen mellan patient/brukare och vårdgivare/förskrivande enhet. Vårdgivaren avgör i vilka fall patienten ska ersätta hjälpmedel p.g.a onormalt slitage eller förlust. Implementering av hjälpmedelsavtal

Expertkunskap inom hjälpmedelsområdet
Att tillgodose behov av expertkunskap inom hjälpmedelområdet kopplat till patient/brukares behov Leverantören ska erbjuda expertstöd till stöd för förskrivare. Expertstödet arbetar med ett konsultativt arbetssätt och ska ha fördjupad och aktuell kunskap samt erfarenhet inom samtliga produktområden. Vid rådgivning och konsultation skall principen om lägsta effektiva hjälpmedelsnivå utifrån patientens/brukarens behov gälla. Det är förskrivaren som gör valet av produkt. Expertstöd omfattar rådgivning, konsultation vid förskrivning, utbildning/information och anpassning/specialanpassning. Tillgången till expertkunskap ska erbjudas och vara densamma i Västra Götalands fyra geografiska områden: Fyrbodal, Göteborg, Skaraborg och Sjuhärad, dvs. samtliga hjälpmedelscentraler. Implementering av hjälpmedelsavtal

Rådgivning Generell och individuell rådgivning Individuell rådgivning debiteras som tilläggspris, generell ingår i funktionshyra Leverantören ska ge generell och individuell rådgivning Individuell rådgivning ska vara hjälpmedelsspecifik och kopplad till enskild patient/brukares behov. Rådgivning avseende individuella patienter/brukare debiteras som tilläggspris. Kostnad för generell rådgivning ingår i funktionshyran. Exempel på generell rådgivning kan handla om sortiment, hjälpmedlets funktion/möjlighet/begränsningar, möjlighet till anpassningar. Implementering av hjälpmedelsavtal

Konsultation vid utprovning
Konsultation vid utprovning avser när hjälpmedelscentralens personal ger förskrivaren expertstöd gällande hjälpmedel kopplat till patient/brukares behov Kompetens som krävs ingår Leveranstid, väntetid Bokning och beställning Vid konsultation ska den kompetens som krävs ingå, t. ex såväl hjälpmedelskonsulenttjänst som teknikertjänst. Om konsultationen innebär att du behöver expertstöd vid en specialanpassning där både tekniker och konsulent ska medverka, debiteras detta med samma pris oavsett antalet personer. Konsultation ska ske på Hjälpmedelscentralen, förskrivande enhet eller i den miljö där patient/brukare vistas. Konsultations-/utprovningstid ska erbjudas senast tio arbetsdagar efter beställning. Vid akuta behov ska konsultations-/utprovningstid erbjudas inom tre arbetsdagar. Bedömning av akut behov ska överenskommas mellan förskrivare och leverantör. Förskrivare ska innan mötet med hjälpmedelskonsulent ha utfört en bedömning av patienten/brukaren samt relaterat dennes behov av hjälpmedlet till andra vidtagna eller planerade åtgärder. Detta dokumenteras i konsultationsunderlaget. Bokning av konsulent ska göras i två steg. En arbetsorder samt ett konsultationsunderlag, (bifogas som fil till arbetsorder) måste alltid göras av förskrivaren. Därefter ska kundtjänst kontaktas för bokning av konsulenten. Implementering av hjälpmedelsavtal

Utprovningsrum och visning av representativt urval
Bokas med eller utan expertstöd Produkter som ingår i avtalat sortiment Beställning sker i webSESAM och via kundtjänst Hjälpmedelscentralerna har lokaler för utprovning med ett representativt urval av hjälpmedel utifrån avtalat sortiment där patient/brukare och förskrivare kan prova hjälpmedel tillsammans med eller utan expertstöd. Hjälpmedelscentralerna har lokaler för visning av hjälpmedel från samtliga produktgrupper som ingår i avtalat sortiment. Kostnaden för att låna ett visnings-/utprovningsrum ingår i funktionshyran. Utprovnings- och visningsrum kan bokas av förskrivare utan att personal från Hjälpmedelscentralen närvarar. I anslutning till att förskrivaren bokar ett utprovnings- och visningsrum ska denne beställa de aktuella hjälpmedlen som ska provas. Beställning av produkter och tillbehör i det bokade rummet sker via webSesam med leveransadress utprovningsrum. Leveranstid gäller för A- alternativt B-sortiment. Beställning av produkter och tillbehör i det bokade rummet är kostnadsfritt. Utprovnings- och visningsrum är utrustade med takmonterad lyft, brits och dator finns i nära anslutning. Bokning av utprovnings- och visningsrum ska göras i två steg. En arbetsorder måste göras i webSesam vid beställning av utprovning/visning där expertstöd ska delta. Vid egenutprovning utan expertstöd behövs ingen arbetsorder. För att få besked om tillgängliga tider och boka lämplig tid kontaktas Kundtjänst. Bekräftelse av bokad tid ska lämnas till förskrivaren i webSesam. Implementering av hjälpmedelsavtal

Information Information och visning av aktuellt sortiment Ingår i funktionstjänsten Hjälpmedelscentralen ska informera om aktuellt sortiment och fortlöpande om förändringar i hjälpmedelssortimentet. Samtliga förskrivare ska årligen erbjudas information och visning av produkter på ett sådant sätt som beslutas i samverkan mellan leverantören och Kundforum. Kostnader för information och visning av produkter ingår i funktionstjänsten. Implementering av hjälpmedelsavtal

Utbildning Utbildning, fördjupad kompetens Debiteras som tilläggstjänst Vårdgivaren ansvarar för grundläggande förskrivarutbildning Hjälpmedelscentralen ska erbjuda utbildning som tillgodoser förskrivares behov av fördjupad kompetens kring hjälpmedelsprodukter kopplat till olika funktionsnedsättningar och förskrivning av hjälpmedel i en habiliterings- /rehabiliteringsprocess. Utbildningsinsatserna ska planeras och genomföras i samverkan med respektive Kund och/eller Kundforum. Utbildning faktureras som tilläggstjänst. Grundläggande förskrivarutbildning är de förskrivande verksamheternas eget ansvar och ingår inte i upphandlingen. Arbetet med att ta fram ett gemensamt utbildningsmaterial pågår i Samarbetsrådet. Implementering av hjälpmedelsavtal

Anpassning och specialanpassning
Anpassning av hjälpmedel avser de åtgärder som krävs för att det ska passa den enskilda patienten/brukaren Specialanpassning avser de åtgärder som krävs då den enskilda patienten/brukarens behov inte kan tillgodoses genom anpassning av befintliga produkter. Anpassning sker inom de ramar som tillverkaren anger och kan uppnås genom att hjälpmedlet förses med tillbehör som anvisas av tillverkaren, kombineras med andra hjälpmedel som tillverkaren medger eller genom justering av inställbara funktioner. Specialanpassning avser de åtgärder som krävs då den enskilda patienten/brukarens behov inte kan tillgodoses genom anpassning av befintliga produkter. En specialanpassning är när ett hjälpmedel och/eller tillbehör kombineras på annat sätt än vad tillverkaren avsett, när konstruktionsmässiga ingrepp görs, när ett tillägg görs på en färdig produkt, om en ny produkt konstrueras och tillverkas eller när produkten används på ett nytt sätt eller inom ett nytt användningsområde. Implementering av hjälpmedelsavtal

Anpassning och specialanpassning
Anpassning enligt förskrivarens anvisning Avtalad leveranstid Lägsta effektiva hjälpmedelsnivå Offert vid specialanpassning Lokala rutiner Leverantören ska anpassa hjälpmedel enligt förskrivarens anvisning. Anpassning av förskrivet hjälpmedel ska företrädesvis ske på Hjälpmedelscentralen. I särskilda fall kan förskrivaren beställa att anpassning sker hos förskrivande enhet eller i den miljö där patient/brukare vistas. Anpassning av hjälpmedel ska påbörjas senast 3 arbetsdagar efter beställning, om hjälpmedlet finns att tillgå. Tid för specialanpassning (tid från anvisning till att påbörja arbetet med specialanpassning) ska överenskommas i dialog mellan Hjälpmedelscentralen och förskrivare. Leverantören/expertstödet ska tillsammans med förskrivaren bedöma möjligheten att göra specialanpassning i relation till andra lösningar och utföra specialanpassningen. Vid specialanpassning svarar Hjälpmedelscentralen för att föra teknisk dokumentation. Lägsta effektiva hjälpmedelsnivå ska vara gällande. Anpassning ingår i funktionshyra. Förskrivaren kan beställa att Hjälpmedelscentralen ska lämna offert på omfattning och beräknat pris för specialanpassning. Specialanpassning debiteras som tilläggstjänst. Lokala rutiner för specialanpassning kan finnas vad gäller köphjälpmedel. Patientjournal Hjälpmedelscentralens personal ansvarar för att föra patientjournal enligt gällande lagstiftning samt följa aktuella regler och föreskrifter om tystnadsplikt och sekretess. Detsamma gäller för underleverantör/underkonsult. Implementering av hjälpmedelsavtal

Tillgänglighet Med god tillgänglighet avses att leverantören ska anpassa lokaler, telefontider, öppethållande och mottagningstider för utprovning, individanpassning och service, efter ställda krav.

Öppettider Hjälpmedelscentralerna ska ha verksamhet öppen för förskrivare och patienter/brukare alla helgfria vardagar klockan Öppettider Hjälpmedelscentralerna ska ha verksamhet öppen för förskrivare och patienter/brukare alla helgfria vardagar Midsommarafton, julafton och nyårsafton likställs med helgdag. Bemannad reception finns på alla hjälpmedelscentraler. Implementering av hjälpmedelsavtal

Telefon, e-post och webbplats
Ett telefonnummer, infoadress in till leverantören Kundtjänst Leverantörens webbplats Telefon, e-post och webbplats Hjälpmedelscentralerna är tillgängliga per telefon under ordinarie öppettider för information och rådgivning samt för tidsbokning på ett ingående telefonnummer, Utanför ordinarie öppettider ska telefonsvarare lämna information om öppettider. Hjälpmedelscentralerna ska kunna ge sakkunnig rådgivning och information avseende logistik, konsultation, teknisk service, lagerhållning och per telefon inom 5 minuter. Exempel: Förskrivare ska kunna få kontakt med en kunnig konsulent för rådgivning för varje produktområde. Inkommen e-post till Hjälpmedelscentralerna ska besvaras inom 24 timmar helgfri arbetsdag. Detta gäller samtliga e-postadresser hos leverantören. Hjälpmedelsleverantören har en webbplats där det finns information till förskrivare och patient/brukare om utbildningar, sortiment, kontaktuppgifter, avvikelsehantering, felanmälan med mera. Implementering av hjälpmedelsavtal

Leverans och väntetider
Sammanställning över avtalade leveranstider finns i guiden Sammanställningen finns på sidan 17 i guiden. Implementering av hjälpmedelsavtal

Felanmälan och reklamation
Ett strukturerat kvalitetsarbete i syfte att ständigt förbättra verksamheten kräver att brister och fel rapporteras, sammanställs och analyseras för att kunna åtgärdas. Det innebär att förskrivare måste rapportera alla uppkomna fel gällande de hjälpmedel och tjänster som de beställer. Leverantören ska regelbundet redovisa inkomna felanmälningar och reklamationer till kundforum.

Beställarens ansvar att reklamera!
Felanmälan och reklamation sker via webSESAM och leverantörens hemsida, kundtjänst. Arbete pågår. Hjälpmedel och tjänst som inte uppfyller beställning eller ställda krav Vid leverans av felaktig/ trasig produkt ska ny leverans ske påföljande dag Felanmälan och reklamationer av produkter och tjänster som är beställda i webSesam, görs via en länk i webSesam. Övriga synpunkter lämnas via leverantörens hemsida: eller Kundtjänst tfn: Ovanstående kommer i drift inom kort, fram till dess sker all felanmälan och reklamation via leverantörens webbplats. Vad ska reklameras och felanmälas? Några exempel: • Hjälpmedel som levereras stämmer inte med hjälpmedel som beställts • Hjälpmedel är trasiga, smutsiga eller har annat fel vid leverans • Hjälpmedel levereras inkomplett – det saknas t. ex ett beställt tillbehör • Hjälpmedlet levereras inte i funktionsdugligt skick (exempelvis inte anpassat eller monterat enligt överenskommelse) • Situationer då expertstöd, tillgänglighet, bemötande eller liknande inte uppfyller de ställda kraven i avtalet Om produkten är felaktig vid leverans ska den omgående reklameras av kunden, som då antingen har rätt att häva del av beställning alternativt hela beställningen eller kräva ersättningsleverans. Avvisad produkt ska skickas tillbaka efter överenskommelse med leverantören, kostnadsfritt för kunden. Vid reklamation ska leverantören omgående ta kontakt med kunden för att komma överens om åtgärd. Leverantören garanterar att felaktiga produkter ersätts kostnadsfritt (inkluderande kostnader för frakt, extra fraktkostnader för brådskande leveranser och returer föranledda av felaktiga produkter och/eller leveransförseningar). Reklamation på grund av exempelvis felexpedierad produkt eller felaktigt antal ska kostnadsfritt ombesörjas av leverantören. Vid felaktig/trasig leverans ska ny leverans ske påföljande dag. Om kunden beställt fel produkt ska ny leverans ske vid nästa ordinarie leveranstillfälle. Returer ska återtas av leverantören vid påföljande ordinarie leveranstillfälle. Leverantören kan ta ut en kostnad för korrigering vid felbeställning från kunden. Leverantören ska vid misstanke om felbeställning göra en rimlighetsbedömning av leverans i förhållande till kundens normala behov och kontakta kunden för en kontroll. Orimlig leverans bör tas tillbaka omgående. Implementering av hjälpmedelsavtal

Medicinteknisk avvikelse
Teknisk utredning och dokumentation Information om medicinteknisk avvikelse ska meddelas förskrivaren Anmälan av medicinteknisk avvikelse ska rapporteras till vårdgivare och Läkemedelsverket enligt rutin Mer finns på information på webben Ansvarsfördelning mellan Område hjälpmedel och Kund Det är vårdgivaren (kunden) som inom sitt kvalitetssystem och sitt ansvarsområde utreder och ev. anmäler avvikelser avseende medicintekniska produkter skall en samverkan finnas mellan leverantören och Kunden där ansvarsfördelningen är tydlig. I samband med avvikelse och utredning avseende medicinteknisk produkt som genomförs av kund kan hjälpmedelscentralens tekniker på begäran bistå med teknisk utredning och dokumentation gällande de hjälpmedel som leverantören äger. Detta ingår i funktionshyran. Ansvarig chef eller MAR/MAS hos Kund är ansvarig för bedömning av avvikelsen och om anmälan ska göras till tillverkaren och Läkemedelsverket. Om kunden anmäler avvikelsen till tillverkaren och till Läkemedelsverket ska kopia på anmälan och på återrapporteringen lämnas till Område Hjälpmedel. Om hjälpmedelscentralens personal upptäcker att medicinteknisk avvikelse inträffat ska ansvarig förskrivare, eller vårdgivare meddelas omgående. Viktig information om sortiment och produkter som bör nå förskrivarna snabbt publiceras i webSesam. Avvikelser med hjälpmedel som leder till risk eller tillbud för patient/brukare ska rapporteras enligt lokal rutin hos respektive vårdgivare. Mer information, rutin om hur du går tillväga med de hjälpmedel som varit involverade i en medicinteknisk avvikelse finns på webben. De hjälpmedel som vid medicinteknisk avvikelse skickas till Område Hjälpmedel/hjälpmedelscentral ska vara märkta med blanketten ”Medicinteknisk avvikelse för vidare transport till leverantör”. Implementering av hjälpmedelsavtal

Fakturering Kunden ansvarar för att ange rätt betalare Faktura och fakturaunderlag Innehåller uppgift om enskilda personers hälso- och sjukvård och måste hanteras som sådana uppgifter Fakturering sker den siste i varje månad Hjälpmedel följer patient/brukare i vårdkedjan, och betalningsansvaret kan för vissa produktgrupper flyttas mellan vårdgivare över tid. Leverantören fakturerar kostnader till den vårdgivare som har betalningsansvaret för patientens hjälpmedel. Kunderna ansvarar för att meddela leverantören vem som har betalningsansvar för patientens/brukarens hjälpmedel. Förskrivning och registrering av hjälpmedel till patienter/ brukare som är folkbokförda utanför Västra Götaland samt till exempel asylsökande kan hanteras av SESAM. Här finns en rutin för hur du som förskrivare ska gå tillväga. Faktureringen delas upp på en faktura och ett fakturaunderlag. Dessa handlingar utgör tillsammans underlaget för betalning. Kunden ges möjlighet att välja mellan pappersfaktura och elektronisk faktura. Innehållet i faktura, fakturaunderlag och statistikunderlag i SESAM är gemensamt utformat för samtliga kunder. Fakturaunderlaget och dess kopia innehåller uppgifter om enskilda personers hälso- och sjukvård och måste hanteras och arkiveras som sådant material. Det är upp till varje kund att säkerställa formerna för detta. Exempel: Underlaget för statisk används många gånger för uppföljning av vilka hjälpmedel som patient/brukare har. Hur detta bearbetningsbara Excel fil sparas och hanteras bör det på varje enhet finnas rutiner för. Leverantören fakturerar via regionens ekonomisystem. Underlag för fakturan finns i webSESAM - eFaktureringsunderlag. Fakturering sker den siste i varje månad. Implementering av hjälpmedelsavtal

Organisation och samverkan
Samverkan och organisation för hjälpmedelsförsörjning Avtalet förutsätter en ständig samverkan mellan kund och leverantör, begreppet kundinflytande ses som viktigt. Under avtalsperioden kan samverkansformerna förändras och utvecklas i dialog mellan leverantör och kunder.

Uppföljning av avtal Gemensam uppföljningsplan behov, prestationer och kvalitet Uppföljningsområden telefontillgänglighet, patientsäkerhet och leveranser Nyckeltal ex; förebyggande underhåll, jourreparationer, nyförskrivna hjälpmedel, konsultationer, medicintekniska avvikelser Det finns en gemensam uppföljningsplan mellan alla parter. Syftet är att granska om leverantören uppfyller avtalets åtaganden och att skapa en grund för gemensam utveckling av det uppdrag som leverantören arbetar med. Uppföljningen är indelad i tre perspektiv: behov, prestationer och kvalitet. De huvudsakliga uppföljningsområdena är telefontillgänglighet, patientsäkerhet och leveranser A- och B-sortiment. Till dessa tre områden finns en vitesklausul. Det finns en rad nyckeltal som kommer att följas, t. ex antal förebyggande underhåll, jourreparationer, nyförskrivna hjälpmedel, konsultationer och medicintekniska avvikelser. Rapporter som bygger på felanmälan, reklamationer och statistikunderlag kommer att sammanställas, följas upp, analyseras och diskuteras av kundforum, ledningsgruppen och med leverantören för att förebygga och förbättra. Enkäter till patient/brukare och förskrivare kommer att genomföras under avtalsperioden i samverkan mellan leverantören och kundforum. Implementering av hjälpmedelsavtal

Hjälpmedelsförsörjning
Hjälpmedelsfrågorna i Västra Götaland delas in i två spår, dvs. hjälpmedelsförsörjning och hjälpmedelsförskrivning. Frågor som rör hjälpmedelsförsörjning ska hanteras i ledningsgruppen för hjälpmedel samt kundforum och frågor som handlar om förskrivning hanteras av samarbetsrådet. Samverkan mellan förskrivning (samarbetsrådet) och försörjning (ledningsgrupp, kundforum) ska ske kontinuerligt. Ledningsgruppen för hjälpmedelsförsörjning behandlar och tar ställning till övergripande frågor av långsiktig och principiell karaktär rörande hjälpmedelsförsörjning enligt samverkansavtalet för Västkom och Västra Götalandsregionen. Kundforum är ett forum för samråd, informationsutbyte och diskussioner för kunderna emellan och gemensamt med hjälpmedelsleverantören. Forumet ska verka för gemensamma och samordnade arbetssätt. Kundforum utgörs av kundrepresentanter och leverantören adjungeras vid behov till kundforum. Kundforum genomför inga avtalsförhandlingar. Kundsamordnares uppdrag är att samordna kunderna i kundforum för att agera som ”en kund” gentemot leverantören och att stödja och företräda kunderna i kontakten med hjälpmedelsleverantören. Beredningsgrupper. Det finns fasta beredningsgrupper som ansvarar för att bereda frågor gällande kundforum, avtal, sortiment och IT-stöd. Vid behov kan tillfälliga grupper sättas samman .Beredningsgrupperna ska vara partsammansatta med representanter från kommun, primärvård, habilitering och länssjukvård. Sortimentsgrupperna har till uppgift att bevaka att det avtalade sortimentet uppfyller behoven hos patienter och förskrivare. Deltagare i sortimentsgrupper ska vara sakkunniga och ha god kunskap om patienters behov. De utses utifrån kompetens och förskrivande yrkeskategori. Det finns en sortimentsgrupp för varje produktområde i Västra Götaland. Kundforum är sortimentsgruppernas uppdragsgivare och utser vilka som ska medverka i sortimentsarbetet. Mer information om organisation och de olika grupperna uppgifter och ansvarsområde finns på webben. Implementering av hjälpmedelsavtal

Webb Mer information på webben På webben hittar du avtalet, information om kundforum, sortimentsarbete och annat du behöver veta. Där finns också inloggning till webSesam för att beställa hjälpmedel och länkar till handboken för förskrivning av personliga hjälpmedel och till leverantörens webbplats. Guiden kompletteras och uppdateras kontinuerligt, så se till att alltid gå till webben för att hitta den senaste utgåvan. Versionsnummer finns på framsidan. Som beställare/förskrivare behöver man besöka både kundernas egen webbplats och leverantörens webbplats. Kundernas webbplats är ny och den har tillkommit för att tydligare stödja kund- och leverantörsförhållandet. Informationen finns publicerad hos den part som är informationsägare. Implementering av hjälpmedelsavtal

Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss

Logga in

Logga in via sociala nätverk:

Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland

Liknande presentationer

En presentation över ämnet: "Din guide till hjälpmedelsavtalet i Västra Götaland"— Presentationens avskrift:

Liknande presentationer

Om projektet

Kontakta oss