Implementering och användning

En presentation över ämnet: "Implementering och användning"— Presentationens avskrift:

1 Implementering och användning
Linda Askenäs Linköpings universitet Ekonomiska informationssystem

2 Agenda Lärande i implementeringen och användningen av affärssystem
Affärssystemet som en aktör i organisationen Känslor och dess betydelse vid användning av affärssystem

3 Agenda Lärande Kunskap och lärande
Valet, implementeringen och användningen Vad innebär lärande perspektivet Frågor

4 Lärandeperspektiv Vi tänker olika, ser olika saker i samma ting. En implementering av ett affärssystem är en lärande process som aldrig avstannar, där alla som är med lär mera om verksamheten och om det nya affärssystemet. Lärande kring användning av ett affärssystem fokuserar på hur användare förstår hur det kan användas för att bäst hjälpa den enskilda situationen samt även organisationen som helhet.

5 Hjärna eller kultur Hjärna Kultur Hur vi tänker är det viktiga.
Att vi förstår. (Morgan, 1993) Kultur Vårt företag har en kultur - Vi gör saker på ett visst sätt. Vi har också olika subkulturer i organisationen som ser saker på sina sätt. (Walsham, 1993) Affärssystemet har sitt sätt. (Orlikowski, 1991)

6 Lärandeprocessen Fundamental för lärande perspektivet
Reflektion - utveckling (Giddens, 1984) Förändringsfokus - meningsskapande (Weick, 1995) Aktivitet Reflektion Aktivitet Reflektion

7 Kunskap - En förenklad syn
Tyst - explicit kunskap (Polanyi, 1966 ) Interntionalisering - externalisering (Nonaka och Takeuchi, 1995) Tyst Explicit till Tyst Socialization Externalization Från Internalization Combination Explicit

8 En studie av Implementering
Forskning fokuserat på framgångsfaktorer eller effekter Liknande resultat som vid traditionell forskning på projektledning Förespråkar då en processperspektiv 13 st fall av affärssystem Främst telefonintervjuer med uppdragsgivaren, projektledaren och en utanför projektet. Letade efter krafter som motiverade ett inköp, svårigheter, motverkande krafter, händelseförloppet och resultatet

9 Resultatet Motiverande till valet Effekter 2000 problematiken
Process förbättringar Gammalt systemsstöd Effekter + Bättre flöde, uppstrukturering - datanoggrannhet, motstånd från personalen, kunder och förlorade kompetenta medarbetare

10 Implementeringen Fann inga politiska krafter Kunskapsbarriärer
Konfigureringen Förändringen av arbetsprocesser Olika implementeringsstrategier Bara ett teknikbyte Organisationsförändring med teknikbyte Inkrementell förändring Olika förändringsstrategier Formell utbildning (minimal till omfattande) Kulturförändring (Robey et al, 2000)

11 Projektet Hantering av olika vyer - sociala konstruktioner
Mellan konsulter, leverantörer och kundföretag (Tjäder, 1999) Mellan ledning och användare, (Gäre, 1999) Mellan olika användargrupper, (Orlikowski) Olika vyer ger möjlighet till lärande Olika vyer kan skapa konflikter Olika vyer ger bättre förutseende

12 Implementering Improvisations modell för implementering
Implementering innebär en förändring Förändringar Planerade Uppdykande Möjlighets Iterativ modell mellan dessa förändringar Orlikowski (1995)

13 Improvisations modell

14 Användarmedverkan Användarrepresentanters medverkan leder till…
Att motståndet till förändring minskar Att ett lärande sker (Tjäder, 1999) Ofta är vissa med men andra är fortfarande utanför (Westelius, 1996)

15 Användarens uppfattningar om ”utbildningen”
Gav inte mycket! Kom för tidigt, innan man hade affärssystemet att testa på – Vi glömde Var för mycket på en gång – Dom lärde säkert ut mera än vad vi kommer ihåg Det är först efter när du kan använda systemet som du vet vad du vill fråga

16 Träning – Utbildning Formell utbildning Situerat lärande
Knapptryckning -träning Systemets logik Teoretiska metoder/modeller Situerat lärande Testa, prova sig fram Fråga andra Situerat lärande dominerar användarens lärande

17 Knowledge Knowledge of what to do Knowledge of how to use the system
New system

18 Vad behövs läras? Att använda affärssystemet
Att förstå sin del i processen/verksamheten Att förstå logiken i affärssystemet Kunskapen sker I form av att fylla på kundkap I olika lådor … och människor behöver starta med olika lådor (Askenäs och Westelius, 2000)

19 Utnyttjande av möjlighetsfönster
Inkrementell förändring av utnyttjande av datasystem. Perioder av förändring och rutin. (Tyre och Orlikowski, 1993) Tillgodogörande nivå Tid från installation

20 Utnyttjande av möjlighetsfönster
Underlättas av: Att post-implementeringsperioden utnyttjas Rotering av personal Förändringsaktiviteter under lugna perioder Gör det möjligt att: Hantera omgivningsförändringar Utnyttjande av erfarenheter och lärande Svårt genom att: Ovana ledare Sker ofta oplanerat och oväntat för användare Fast ibland behövs stora förändringar göras

21 Användningen Det organisatoriska minnet måste hanteras
Varje användare måste ges möjlighet att utvecklas Affärssystemets användande skiljer sig åt (jmf. Orlikowski, 2000) Förståelse för affärssystemets logik i förhållande till den verksamhets det implementeras i. Att det är en mycket känslosam process (Askenäs och Westelius, 2001) Måste arbeta aktivt med användningen så länge affärssystemets används

22 Användningen En pågående lärandeprocess Stagnation i lärandet
Lärande utanför systemet Lärande kring hantering av tekniken Erfarenhetsuppbyggande för kommande uppgraderingsprojekt

23 Lärandesynsättet Fördelar Nackdelar
Förändringsprocessen fokuseras Inte bara en grupps kunskaper tillvaratas Värderar användarens kunskaper och kompetens. Alla känner sig delaktiga och ges möjlighet att förstå förändringarna Förändringarna har större möjlighet att bli beständiga och användare kan komma med bättre förändringsförslag Underlättar att nya möjligheter kommer upp Underlättar lösandet av problem, då många olika personer blir involverade Nackdelar Ger inga klara riktlinjer under projektet Bygger på det som varit mera än att se framåt Svårt att förmedla, bygger mera på insikt än logiskt resonemang Har inga tydliga mål som kan kopplas till företagets vinst Tar inte hänsyn till politiska konflikter som kan uppstå när olika grupper har skilda synsätt

24 Lärandesynsättet - metod
Tolkande, förståelse subjektivt, social konstruktion förstå samband processer individ kontra struktur

25 Frågor att ställa Val Implementering Användning
Varifrån erhålls kunskapen i valsituationen? Kunskapsbariärrer eller bärare i valsituationen? Implementering När inträffar lärande vid implementeringen? Vilka kunskaper upplevdes saknades under implementeringen och varför? Användning Vilken kunskap har användarna om systemet? Främjar systemet kontinuerligt lärande?

26 Sammanfattning synsätt
Produktivare org. Kostnadsred. Högre kvalitet Nya processer Bättre erbjudanden Affärssystem ev också nya arbetssätt Maskinsynsättet SYSTEM Mätning av effekterna Politiskt synsätt Lärande synsätt Aktivitet Reflektion

27 Centrala begrepp vid val, införande och användning av affärssystem

28