GIS i ett managementperspektiv

En presentation över ämnet: "GIS i ett managementperspektiv"— Presentationens avskrift:

1 GIS i ett managementperspektiv
Varför GIS? Kostnader och nytta med GIS Att planera och införa GIS i verksamheter Erfarenheter och problem vid GIS-införande i verksamheter Faser i införande av GIS

2 Vad är geografisk information ?
I det närmaste alla företeelser som går att lokalisera till en plats skapar geografisk information Inom offentlig verksamhet kan detta vara information om; - vattenledningar - avrinningsområden - markstorlek, kvalité, nyttjande - fastigheter ägande/bygglov - adresser, vem bor var - brottsplatsstatistik - hemtjänstens kunder - taxeringsvärden - arbetsplatser - valresultat i olika områden I näringslivet nyttjas information om: - naturresurser - vattentillgångar - energitillgångar - infrastruktur - kundsegmentering ålder, kön, inkomst, intresse

3 Geografiska Informations System - GIS
Enkelt uttryckt är GIS "kartor på data", dvs digitala kartor som hanteras av en dator för analyser m.m. Fördelen med digitala kartorna är att man kan skapa vilka kartor man vill, genom att lägga på de lager som du själv vill ha just för tillfället. Det som gör det ännu mera kraftfullt, är att man kan koppla information till varje objekt på kartan, t. ex. den yta som visar en fastighet innehåller information om vem som äger den, vilken adress den ligger på, hur många som bor där m.m. Det går att lägga till hur mycket information som helst, det är bara fantasin som sätter gränser.

4 "Var finns fastigheten som ägs av Assmo?"
Med GIS kan sedan en rad olika operationer och analyser genomföras med såväl geografiska data som tabelldata. "Hur många barn bor i fastigheter inom 500 meters avstånd från skolan?" "Var finns fastigheter för permanentboende med enskilda avloppsanläggningar?"; "Var finns fastigheten som ägs av Assmo?" "Var ligger fastigheten Stadskärnan 1:283?"

5 GIS Historik Datorbaserade system för att samla, lagra, analysera och presentera geografisk information var tidigare tekniskt svåra och användes huvudsakligen för att framställa kartor, administrera vägnät eller kommunala avloppsnät, projektera vägar med CAD-program. Systemen har blivit väsentligt billigare och mer lättanvända. Den allmänna IT-utvecklingen med nätverk och kraftfulla persondatorer har givit nya möjligheter. Idag är nya och enklare GIS-tillämpningar på väg in bland traditionella kontorsverktyg för ordbehandling, kalkyl och presentation

6 Varför GIS ? ökad effektivitet förbättrat beslutsunderlag
Hantering av databaserad information ökar i alla delar av kommunala och statliga verksamheter liksom inom näringslivet Krav på: ökad effektivitet förbättrat beslutsunderlag snabbare beslut ökad tillgänglighet till beslut

7 GIS Vad kan man uppnå med GIS ?
Effektivare spridning och överföring av information Många användare delar gemensam information Snabbare & enklare tillgång till information GIS Medborgare & kunders möjligheter till information och påverkan Bättre kvalitet i beslutsunderlag Effektivare arbetssätt - vardagsrationalisering Integration mellan förvaltningar/verksamheter

8 Tillgång till information Lagring av information
NYTTA MED GIS Ekonomisk nytta Tillgång till information (struktur, kvalitet, känd, sökbar) Arbetsmetoder (handläggning, remisser, beslutsunderlag, tidsåtgång) Lagring av information (gemensam, metadata)

9 NYTTA MED GIS Kvalitativ nytta Bättre beslut - färre överklaganden
Medborgarnas insyn - relevanta förhållanden - påverka i tid Flera slags relevant information - selektering Hela informationshanteringen

10 GIS inom offentlig verksamhet kan exempelvis bidra till:
* Effektivare offentlig administration * ökad samordning mellan verksamheter * Säkrare räddningstjänst * Bättre miljöarbete och kontroll * Öka medborgarnas insyn i offentligt arbete

11 KOSTNADER MED GIS Datahantering (Insamling, lagring, konvertering)
Kompetensuppbyggnad och kompetensutveckling Teknisk lösning (datorer, nätverk, kommunikation, behörighet) Programvaror

12 Erfarenheter och problem av GIS i organisationer & verksamheter
Generella problem Tidsbrist Organisationsstruktur Otydliga mål och otydlig styrning Chefers vilja/förmåga att prioritera Initiera för mycket för stort Teknikorienterat

13 Exempel på problem i kommuner
Bristande förståelse och/eller likgiltighet (hos politiker) för vilka investeringar som krävs i dagens informationssamhälle vad gäller hantering, spridning, tillgänglighet, sekretess, integritetsskydd etc Kommunal förvaltning kontra kommunala bolag Småskalighet, revirtänkande och organisationsstruktur kan hindra GIS-samarbete inom likväl som mellan kommuner Hög medelålder bland medarbetarna och gamla IT-system som redan är i bruk försvårar förnyelse och integrering

14 Olika faser i processen
Övertygande Kartläggning Konstruktion Genomförande

15 Övertygande Att på ett enkelt sätt få ledning att förstå och vilja satsa på GIS - Tydligt ställningstagande Att nyttja argument som biter och kan påverka attityder som hindrar förändring Att inkludera initiering av GIS, med alla beståndsdelar, i beslutsprocesserna Att använda en strategiskt planering med villkor för det fortsatta arbetet

16 Mål Förstå betydelsen och nyttan av att initiera och använda GIS för att utveckla verksamheten Kvalitativ nytta Ekonomisk nytta

17 Något väsentligt att komma ihåg!
Börja inte med att bestämma vilken GIS-programvara som skall anskaffa eller vilka databaser ni måste skaffa Starta definitivt inte med att fundera på vilket konsultföretag ni tänker anlita Börja med att bestämma vilka verksamheter som skall få GIS-stöd och i vilken ordning!

18 Kompetensuppbyggnad redan från start
Kartläggning Riktlinjer och avgränsningar från ledningen Förankring i existerande organisation Projektgrupp Kartläggningen skall utmynna i; - Tydliga förslag - Beslutsunderlag för ledningen - Handlingsplan för genomförandet - Noggrann aktivitetsförteckning Sammanfattning Kompetensuppbyggnad redan från start

19 Förstudie Var står vi idag? Vad kan vi åstadkomma?
Hur får vi fart på processen? Vad har andra gjort? Vem skall vi samarbeta med? Resursbehov - bedömd nytta Mål: Handlingsplan för tre år Utkast till GIS-strategi Förteckning över databaser Förslag till metadata

20 Kartläggning av omvärlden
Botkyrka? Åmål? Hammarö? ? Nynäshamn? Sandviken? Lycksele? Trollhättan? Växjö? Sollentuna? Härnösand?

21 ? Intern Kartläggning GIS-eldsjälar? Var är den stora potentialen?
Data i bruk? ? Verksamhetssystem? Tillämpningar i bruk? Vilka avtal finns? Data som saknas? Vem jobbar med ”GIS” idag?

22 Konstruktion INFORMERA, DEMONSTRERA, UTBILDA
Nyttja vad andra gjort!! Börja först med det enkla som når många först. Små, synliga, säkra succéer enkla kompatibla verktyg för dataförsörjning/hantering Karta – fastighet – innevånare Planera noggrant – trovärdighetsfråga INFORMERA, DEMONSTRERA, UTBILDA

23 Användaren i fokus Organisation Information
Doktrin Organisation Information Tillämpningar Funktionalitet Användaren Data Maskinvara Utbildning Programvara Informationshantering Etik

24 ’Startpaketet’ De viktigaste baserna att börja med
Bakgrunds- Innevånar- karta information ID Fastighets- Adresser information

25 Ökad användning Trafik Ytor Vägnät Befolkningsstatistik
Fastighetsinformation Bakgrundskarta ID Adresser Innevånarinformation Verksamhetsutövare Natur och Kulturmiljö Planinfo Lokalanvändning

26 Genomförande Utnyttja eldsjälarna
Återförankra hos ledning och verksamhet Strategin utformad & införd under konstruktionsfasen Införande och utbildning i fas med varandra Håll utlovade tider och överenskomna kostnader Informera och skapa delaktighet

27 Framgångsfaktorer att utnyttja
Ändamålsenlig projektorganisation med tydlig ledningsstruktur och klara befogenheter Stöd från högsta ledningen Tillräcklig kompetens och kontinuitet i bemanningen Väl genomarbetad plan Utnyttjande av vad andra redan gjort Små – säkra – synliga – succéer Påtagligt inflytande från slutanvändarna Tillräckligt med tid och ekonomiska resurser God dokumentationskvalitet

28 GIS-nätverk (en kommun)
Tekn kontoret + Räddningstjänsten Socialkontoret Skolkontoret + Stadsbyggnadskontor Kval. användare GIS-samordnaren GIS-samordnarkompetenta

29 GIS-nätverk (Två kommuner samverkar)
Kommunledning Tekniska kontoret Skolkontoret Socialkontoret GIS-samordnaren GIS-samordnarkompetenta Kval. användare

30 Rätt GIS-verktyg till varje användare
Specialist, GIS-administratör > kr/licens ~5 Kvalificerad analys Skapa data 10-20 Ca kr/licens 25-40 Enkel analys Presentationer ~300 Max 300 kr/licens ’TittskåpsGIS’ Volymsiffrorna avser exempel från Uddevalla kommun

31 Trollhättan Trollhättans Stad satsar på GIS - Geografiska Informations System. En stor del av de kommunala förvaltningarna inom Trollhättans Stad använder sig av GIS. Kommunens politiker och tjänstemän kan snabbt och enkelt via sin dator ta fram kartor med just den information som behövs för tillfället, exempelvis: Fastighetsinformation, adresser och företagsinformation Befintlig och planerad markanvändning Miljöförhållanden Naturgivna förhållanden Planer och bestämmelser Statistik Flygbilder

32 Uddevalla Uddevalla kommun har valt att göra en stor satsning på GIS under de kommande åren. Med GIS kan man hantera information om företeelser som går att lokalisera till en bestämd plats. En mycket stor del, ca 80%, av all den information som används i kommunen är av denna karaktär. Till GIS hör ett stort antal verktyg som gör det snabbt och enkelt att ta fram tex analyser och beslutsunderlag redovisade i kartform. Inom de närmaste åren kommer därför kommunen att bygga ut och koppla ihop sina GIS-system, så att alla kommunala förvaltningar och bolag kommer att få tillgång till gemensamma GIS-databaser.

33 KÖBYT-GIS Tillsammans med kommunerna Kinda, Ödeshög, Boxholm och Ydre bygger vi upp ett gemensamt webbaserat GIS. GIS står för Geografiskt Informations System vilket kort och gott innebär kartor med tillhörande information i digital form. Med ett GIS gör datorn mycket av det jobb, t ex beräknar avstånd, letar fastigheter på kartan, skapar listor som jämför olika lokaliseringsalternativ osv som man annars måste göra manuellt. Genom att bygga upp ett gemensamt system får vi möjligheten att dela på teknisk utrustning och specialkompetens för att bibehålla kvalitén på verksamheten men även förbättra den kommunala servicen. Det blir dessutom billigare än om kommunerna var för sig ska bygga upp ett eget system.

34 Ett nytt sätt att navigera i skärgården Nu finns all information lagrad på en CD-skiva Fråga nästan vad som helst om Göteborgs södra skärgård och du kan få svar. Svaren finner du på en CD-skiva som digitalt ger dig möjlighet att ta del av samtliga inventeringar och dokumentation. Alla fornlämningar har en beskrivning och dessa är nu tillgängliga parallellt med kartorna. På samma sätt kan man leta reda på uppgifter om all annan dokumentation. I inventerings- och dokumentationsarbetet, som ligger till grund för GIS-kartorna, ligger flera tusen timmars idogt och engagerat arbete från hundratals personer, varav flera har gjort en helt ideell och oavlönad, mycket värdefull insats. Det är oerhört fascinerande att få sitta och "ratta" GIS-kartorna. Allt finns naturligtvis inte med men man har försökt att få med i första hand sådant som folk frågar mest efter. Allt om fartygen som förlist I GIS kan man med utgång från markeringen på kartan ta reda på uppgifter om fartygens namn, deras hemort och destination, lasten, vad som orsakat förlisningen, hur många som eventuellt omkom och inte minst uppgiftskällan.

35