Välkomna! Budget – varför då? Vad menas med ordet budget?

En presentation över ämnet: "Välkomna! Budget – varför då? Vad menas med ordet budget?"— Presentationens avskrift:

1 Välkomna! Budget – varför då? Vad menas med ordet budget?

2 Pre-budget Avslut Budgetarbetet Genomförande
Förberedelser Avslut Budgetarbetet Revidering Genomförande

3 Pre-budget Hur ser vi på budgeten? Vad tänker vi om budgeten?
Varför gör vi budget? För vem? Budget vs Redovisning, rättvisande bild, kristallkula?, budget vs. Vp, rollfördelningen

4 Hur ser vi på budgeten?

5 Några tankar om budgetproblem:
Det blir alltid tidsbrist, sena förutsättningar Det råder bristande respekt och intresse för budgeten på institutionen Det finns motstånd från olika forskare, de vill behålla ”flexibilitet” Vi måste göra avsiktlig felbudgetering   Det är omöjligt att budgetera alla projekt för sig Det är väldigt olika kompetens och fokus hos inblandade  Dålig kommunikation Uppföljning används inte

6 VARFÖR BUDGET?

7

8 Budgettaktik Önsketänkande Avsiktlig överdimensionering
Avsiktlig underdimensionering Budgeten kan ”missbrukas”

9 Förberedelser Mål, visioner och direktiv VP och budget
Ekonomisk nulägesanalys Budgetforum

10 Mål och visioner Vad innehåller detta dokument? Känner ni till några stora frågor som UMU brottas med?

11 Verksamhetsplanering vs Budget?
Hur länka ihop verksamhetsplanering med budgetarbetet?

12 Ekonomisk SWOT-analys
Styrkor Svagheter Möjligheter Hot Internt Externt Analys av det balanserade kapitalet, oförbrukade bidrag för de olika verksamheterna

13 Alla ryggsäckar, även stödets

14 Budgetforum

15 Budgetarbetet Budgetnivå Budgetposter Budgetverktyg Budgetarbetet
Den tekniska biten

16 Budgetnivå Som man budgeterar får man följa upp

17 Budgetposter - Intäkter
Anslag Utbildning Forskning Bidrag Avgifter Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Försäljningsintäkter Finansiella intäkter

18 Budgetering av intäkter - Anslag

19 Budgetering av intäkter - Anslag
18 september 2013

20 Budgetering av intäkter - Anslag
Regleringsbrev 13 december 2013 ?

21 Budgetering av intäkter - Anslag

22 Budgetering av intäkter – Anslag till utbildningen
Behöver tilldelat anslag justeras? Finns det anledning att tro att man inte klarar av att nå utbildningsuppdraget?

23

24 Budgetering av intäkter – Anslag till forskningen
Hur stor del av forskningsanslaget ska användas till medfinansiering (samfinansiering)?

25 Budgetering av intäkter - Bidrag
Pågående projekt Kända projekt som planeras starta under budgetåret Ännu ej kända projekt

26 Ur ÅR 2012, UMU

27 Budgetering av intäkter – Bidrag Intäktsbegreppet
Exempel Bidrag på 3 mkr kommer att erhållas från Vetenskapsrådet. Kalkyl för 2014 Personalkostnad 600 Lokaler 100 Drift Avskrivningar 50 Gemensamma kostnader 500 Total kostnad 1450 Intäkten blir i exemplet 1450 för 2014.

28 Att budgetera osäkra externa intäkter
Varför? Hur?

29

30 Budgetering av intäkter - Avgifter
Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Försäljningsintäkter

31 Budgetering av intäkter – Avgifter Uppdragsverksamhet
Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Särskilja från bidrag

32 Budgetering av intäkter – Avgifter Försäljningsintäkter
§4 avgifter (t ex publikationer, böcker, informationsmaterial, konferenser, kurser) • Uthyrning av lokaler • Avgiftsfinansierade utomeuropeiska studenter • Internfakturering till andra institutioner Med § 4 avgifter avses mindre avgifter som universitetet får ta ut med stöd av 4 § i Avgiftsförordningen. Dessa avgifter skall vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Med mindre omfattning avses ett belopp som är maximalt fem procent av verksamhetens totala kostnader.

33 Budgetposter - Kostnader
Personal Lokaler Drift Avskrivningar Finansiella kostnader Gemensamma kostnader

34 Kärnverksamhet vs. Stödverksamhet
Funktioner Projekt Ledning Utbildning och forskning Ekonomi och personal Infrastruktur Bibliotek Övrigt

35

36 Budgetering av kostnader– Personal
Löner, arvoden och övriga personalkostnader Personalstyrka Löneökningar LKP

37 Budgetering av kostnader– Lokaler
Att budgetera lokalkostnad- en fördelningsfråga Interna lokaler Externa lokaler

38 Budgetering av kostnader– Drift
Varor Tjänster Förbrukningsinventarier Resor Representation mm Insamling av uppgifter Substantiv vs. Matematik Historik

39 Budgetering av kostnader– Avskrivningar
Befintliga anläggningstillgångar Nya anläggningstillgångar

40 Budgetering av kostnader– Gemensamma kostnader
Kostnader som är: Universitetsgemensamma (UGEM) Fakultetsgemensamma Områdesgemensamma (FGEM) Biblioteksgemensamma

41

42

43 UGEM FGEM IGEM

44

45

46 ”OH-procenten” (Påläggsprocentsatsen för indirekta kostnader)
STÖD Enligt budget KÄRN

47 Budgetverktyg

48 Genomförande Budgeten som en kompass Hur presentera uppföljning?
Uppföljning av bidragsfinansierade projekt? Genomförande

49 Budgeten som en kompass
Allmänt om uppföljning Uppföljning av intäkter Att tänka på vid uppföljning av: anslag bidrag avgifter Uppföljning av kostnader Avvikelser: vad och varför! Konsekvensen av en helårsbudget, för externa medel: kanske inte fördelningen är jämn över året. Uppföljning av HST/HPR

50 Hur presentera budgetuppföljningen?
Metod Språk Urval Hur vill man få budgetuppföljning presenterad?

51 Uppföljning av forskningsprojekt
Kontrakt: 1 mkr År 1 År 2 År 3 Inbetalningar Kostnader 290 Kostnader 330 Kostnader 340 Utrustning Personal Avskrivningar Drift OH Hur mycket pengar finns kvar i projektet efter År 1?

52 Uppföljning

53 Revidering Prognos för resten av året Revidering

54

55 Avslut Avslut Analys - utvärdering Dra lärdom av erfarenheter.

56 Analys av intäktsutfall
Exempel A Exempel A

57 Exempel A Exempel A

58 Exempel B Exempel B

59 Exempel B Exempel B

60 Exempel C Exempel C

61 v

62

63

64

65

66 Uppföljning av procentsatser
Enligt budget: (tkr) Stödkostnader forskningen = 41% Fördelningsbas Utfall: Stödkostnader forskningen Fördelningsbas Uttag blir då 41 % på =

67 Analys av avvikelse Jämfört med verklig stödkostnad har för lite kostnader fördelats ut till kärnverksamheten: = 548 för lite Avvikelsen på 548 kan delas upp i två typer: kalkyldifferens verkligt uttag minus budget – = 365 + budgetdifferens utfall minus budget – = 913 tillsammans =548

68 Uppgift! Enligt budget: (tkr) Stödkostnader forskningen 2 000= 40%
Fördelningsbas Utfall: Stödkostnader forskningen Fördelningsbas Hur stort blir uttaget? Vilken blir avvikelsen i stödverksamheten? Hur stor del är kalkyldifferens resp budgetavvikelse? 2 800 -200 +800 -1 000

69 Pre-budget Avslut Budgetarbetet Genomförande
Förberedelser Avslut Budgetarbetet Revidering Genomförande

70 Lycka till!