Microsoft® Lync™ 2010 Attendant-utbildning

En presentation över ämnet: "Microsoft® Lync™ 2010 Attendant-utbildning"— Presentationens avskrift:

1 Microsoft® Lync™ 2010 Attendant-utbildning

2 Mål Den här träningen täcker in följande funktioner i Microsoft Lync 2010 Attendant: Använda kontaktlistan Förstå samtalsstyrning Ringa och ta emot samtal Hantera flera konversationer Ställa in gruppsamtalsgrupper Parkera och återuppta samtal

3 Översikt över Lync Attendant
Lync Attendant är en samtalshanteringsprogramvara som hjälper dig att hantera många samtidiga samtal. Lync 2010 Attendant körs i fullskärmsläge för att ge en skarvlös skrivbordsupplevelse. Följande funktioner är nya i Lync Attendant: Sortera sökresultat: Fältet Ordnat efter har lagts till, vilket gör det möjligt att sortera sökresultaten. Agentanonymitet: Samtal kan besvaras anonymt som del i din svarsgrupp. Din identitet avslöjas inte för den som ringer upp. Samtalskoppling med svarsgrupper: I Attendant kan agenterna nu se och besvara alla köade samtal, oavsett deras status. Förbättrade skrivbordsaviseringar: Skrivbordsaviseringar meddelar dig om inkommande samtal eller snabbmeddelanden. Växla ljudenhet under en konversation: Byta ljudenhet utan att avbryta konversationen. Rapportera störande samtal: Rapportera ett störande samtal till supportgruppen när samtalet har avslutats. Förbättrat stöd för plats- och räddningstjänstinformation: Din geografiska placering noteras så att räddningstjänsten kan lokalisera dig. Parkera ett samtal: Samtal som måste överföras kan placeras i en kö i stället för att parkeras.

4 Förstå fönstret i Lync Attendant
Attendant-fönstret är indelat i två huvudområden, konversationer och kontakter. Inkommande, aktiva och väntande konversationer visas konversationsområdet. Inkommande-området – Här visas nya konversationer i Attendant. Aktiva-området – Huvudfönstret för en konversation, där flera åtgärder kan utföras. Området Väntande – Område där parkerade eller minimerade konversationer placeras.

5 Använda kontaktlistan
Dina kontakter är en lista med de kontakter som du oftast kommunicerar med. Den visar tillgänglighet på kontakten och du kan se ytterligare kontaktuppgifter genom att högerklicka på namnet och sedan på klicka på Egenskaper. Du kan ringa ett samtal, starta en snabbmeddelandekonversation (IM, Instant Messaging), starta en e-postkonversation eller starta en konferens med någon av dina kontakter. Attendant har tre standardgrupper: Vanliga, Tillgängliga och Alla kontakter. Vanliga visas i fallande ordning namnen på de personer du har varit i kontakt med nyligen via Lync Attendant. Tillgängliga visas alla kontakter vars närvaro inte är Inte vid datorn, Okänd eller Offline. Alla kontakter visas alla kontakter som har lagts till i din kontaktlista (utom de som endast är medlemmar i en distributionslista). Du kan även skapa anpassade grupper för att hantera dina kontakter.

6 Ringa ett samtal och avsluta ett samtal
Om du vill ringa någon i din kontaktlista dubbelklickar du på personens namn eller klickar på telefonknappen bredvid namnet. Välj ett av följande alternativ: Var uppmärksam på att några av dessa alternativ kan variera beroende på hur Attendant är installerat hos dig. Arbetsnummer Mobil Lync-samtal Röstmeddelanden Om du vill avsluta konversationen klickar du på ikonen Avsluta konversation eller så stänger du konversationsfönstret.

7 Besvara ett samtal När du tar emot ett samtal visas en avisering på höger sida om Aktivitetsfältet och i området Inkommande. Aviseringen visas när Attendant är minimerat eller stängt men körs. Du kan då ta samtalet och på en gång ta fram Attendant i förgrunden. Om du vill besvara ett samtal dubbelklickar du på det inkommade samtalets avisering eller klickar på Acceptera. Om du vill avböja samtalet klickar du på Neka. Om telefonsvararen är aktiverad omdirigeras ditt samtal dit. Obs! Samtalsaviseringen ser ut på ett annat sätt för en kontakt som har ringt dig flera gånger. Svara på samtalet på samma sätt, genom att dubbelklicka på aviseringen eller genom att klicka på Acceptera eller Neka. Avisering om inkommande samtal Acceptera eller neka ett samtal

8 Besvara ett samtal (forts.)
När du tar emot ett samtal har du andra lämpliga alternativ att välja på. Klicka på aviseringen och välj ett av följande alternativ: Acceptera: Kopplar upp samtalet. Vidarekoppla-röstmeddelanden: Vidarekopplar uppringaren till röstbrevlådan - som sedan skickas till din inkorg. Ignorera: Vidarekopplar uppringaren till röstbrevlådan. Stäng: Vidarekopplar uppringaren till röstbrevlådan och stänger aktiva snabbmeddelandesessioner. Stör ej: Vidarekopplar uppringaren till röstbrevlådan och anger din status till Stör ej. Om din status är Stör ej vidarekopplas inkommande samtal automatiskt till röstbrevlådan. Obs! De här alternativen är tillgängliga både i området för avisering och aktiva konversationer i Attendant.

9 Använda samtalskontrollerna
När du har besvarat ett samtal visas det i området Aktiva samtal. Med hjälp av samtalskontrollerna kan du sedan utföra olika uppgifter, inklusive följande. Sätta samtal på vänt eller parkera samtalet Överföra ett samtal Rådfråga mottagaren innan du överför ett samtal Så här bjuder du in någon annan till samtalet Avsluta samtalet (lägga på) Området för aktiv konversation Samtalskontroller Undantag Fråga Slut Överföring Bjud in

10 Göra anteckningar under en konversation
Du kan anteckna under ett samtal och skicka konversationsanteckningar med e-post. Klicka på fliken Anteckning i konversationsfönstret. Klicka var som helst i anteckningsområdet och skriv din anteckning. Om du vill skicka anteckningar per e-post skriver du ett ämne för anteckningen genom att klicka på Skriv ett ämne för denna konversation och klicka sedan på Skicka anteckningar. Ett e-postmeddelande öppnas med anteckningarna och ämnet förifyllt.

11 Parkera eller överföra ett samtal
Parkera ett samtal Klicka på ikonen Parkera i konversationsfönstret. Uppringaren hör väntmusik, timern startas och löper tills du återupptar samtalet. Klicka på knappen Parkera en gång till för att återuppta samtalet. Överföra ett samtal Klicka på ikonen Överför i konversationsfönstret. Dubbelklicka på det namn i kontaktlistan som du vill överföra samtalet till. Samtalet försvinner från ditt konversationsfönster. Om överföringen misslyckas visas ett felmeddelande. Överföra ett samtal

12 Rådfråga innan du överför ett samtal
Klicka på knappen Fråga före överföring eller sammanslagning av samtal i konversationsfönstret. Samtalet parkeras. Klicka på mottagarens telefon-ikon i kontaktlistan. (Eller klicka på snabbmeddelande-ikonen om du vill använda snabbmeddelanden.) Om mottagaren går med på överföringen klickar du på anslutsknappen Ring den här kontakten. Samtalet försvinner från konversationsfönstret om överföringen lyckas. Ett felmeddelande visas om överföringen inte lyckas. Om mottagaren inte vill ta emot samtalet avbryter du förfrågan och klickar på knappen Parkera/Återuppta samtal för att återuppta samtalet med uppringaren.

13 Så här bjuder du in någon annan till samtalet
Du kan lägga till kontakter under ett konferenssamtal genom att klicka på ikonen Lägg till. Dubbelklicka på kontaktens namn eller dra kontakten från kontaktlistan till konferensområdet.

14 Hantera flera konversationer
Du kan använda konversationsområdet för att hantera flera konversationer, inklusive inkommande, aktiva och väntande. Du kan upprätthålla flera aktiva konversationer samtidigt, förutsatt att endast en av demär en röstkonversation, åt gången. Du kan till exempel acceptera ett inkommande samtal samtidigt som du upprätthåller två andra snabbmeddelandekonversationer. I det här fallet flyttas den snabbmeddelandekonversation du befinner dig i för ögonblicket till det aktiva området och röstkonversationen förblir aktiv (vilket indikeras av en röd pil) även om den flyttas till området för väntande samtal på skärmen.

15 Översikt över svarssamtalsgrupp
Med Svarssamtal kan inkommande samtal vidarekopplas till en definierad grupp. När en svarssamtalsgrupp tar emot ett samtal ringer varje gruppmedlems telefon och alla medlemmar kan se vem som vidarekopplade samtalet. När en gruppmedlem besvarar samtalet slutar det att ringa i de andra gruppmedlemmarnas telefoner. Svarssamtalsfunktionen är användbar om du tillhör en grupp som delar ansvar för ett specifikt område, till exempel personal eller ekonomi. Du kan ställa in den här funktionen så att den ringer dig och gruppen samtidigt eller så kan du ställa in en fördröjning så att dina samtal ringer dig först och sedan din svarssamtalgrupp efter ett angivet antal sekunder.

16 Konfigurera en svarsgrupp
Klicka på Visa eller ändra vidarekopplingsinställnigar i verktygsfältet. När fönstret Vidarekopplingsinställningar öppnas klickar du på Ring mig och svarsgruppen i den nedrullningsbara menyn Gör något av följande när jag får samtal. Lägg till under Lägg till medlemmar i svarsgruppen som kan besvara samtal åt dig. Ange namnet på en kontakt som kan besvara dina samtal och klicka sedan på OK.

17 Ange fördröjd uppringning
När du använder svarsgrupper är det viktigt att ange en fördröjd uppringning. När du aktiverar fördröjd uppringning rings du upp först och sedan svarsgruppen efter en tidsfördröjning. Så här anger du en fördröjd uppringning: Klicka på en av dina kontakter och klicka sedan på Fördröjd uppringning. Markera kryssrutan Aktivera fördröjd uppringning och ange sedan tiden för den fördröjda uppringningen och klicka på OK. Klicka på OK igen för att spara inställningarna.

18 Besvara samtal för en svarsgrupp
Som agent i en svarsgrupp hjälper du till att besvara telefonsamtal för en eller flera grupper. Med hjälp av Attendant kan du svara på och hantera inkommande telefonsamtal till din grupp. När du utses till agent för en svarsgrupp av den svarsgruppsansvarige visas en avisering i Lync Attendant med information om vilken grupp du har lagts till i. När du är inloggad i en grupp kan du ta emot samtal. Om det är en formell inloggningsgrupp måste du logga in via en webbsida som visar de grupper de tillhör. Om det är en informell grupp kan du automatiskt ta emot samtal så snart som du loggar in. Obs! Om sekretesspolicy är aktiverad på servern måste du söka efter svarsgruppskontakten och lägga till den i din kontaktlista för att kunna ta emot samtal. En avisering om ett inkommande samtal visar vilken grupp som skickar samtalet till dig. Klicka på aviseringen om du vill besvara samtalet. Avisering

19 Parkera ett samtal Istället för att parkera ett samtal kan du placera det i kö. Parkera samtalet Klicka på menyn Parkera. Klicka på Parkera samtal. När samtalet har parkerats får du ett meddelande med numret du använder för att hämta samtalet igen. Vidarebefodra hämtningsnumret till den person eller den avdelning samtalet vidarekopplas till. Återuppta samtalet Ange hämtningsnumret i sökrutan för att återuppta samtalet. Du meddelas sedan när samtalet har återupptagits. 2 1 Hämtningsnummer Parkera samtalet

20 Ta samtal från någon annan
Som ett exempel kan en assistent ta emot sin chefs samtal med hjälp av Attendant- konsolen. Chefen måste utföra följande steg för att välja ett ombud: Öppna Lync och klicka på Alternativ på verktygsfältet och sedan på Vidarekoppla samtal. Klicka på Redigera mina ombud och sedan på Lägg till för att välja ett ombud. Klicka på Mina ombud i avsnittet Vidarekoppla samtal. Vidarekoppla samtal till ombud Redigera ombud Obs! Alla inkommande samtal går till det angivna ombudet. Lägg till ombud

21 Så fungerar vidarekoppling av samtal
Ombuden får ett meddelande om inkommande samtal i Lync Attendant och besvarar samtalet. Ett e-postmeddelande skickas till personen som har delegerat sina samtal med all information om samtalet.

22 Kontrollera Röstmeddelanden
Du får ett meddelande när du har ett nytt röstmeddelande. Kontrollera dina röstmeddelanden: Klicka på menyn Röstmeddelanden i verktygsfältet. Visa dina röstmeddelanden i Outlook: Klicka på Visa röstmeddelanden. Du kan se en förhandsgranskning av dina röstmeddelanden i ett Outlook-meddelande. Lyssna av dina röstmeddelanden: Klicka på Ring röstbrevlåda. Du ansluts till röstbrevlådan och får höra alternativ för att lyssna, radera eller vidarebefodra dina meddelanden.

23 Lync 2010 Attendant-alternativ
Ändra Attendant-alternativ: Klicka på Alternativ i verktygsfältet och klicka sedan på Alternativ. I fönstret Alternativ finns anpassningsalternativ som närvaro, historik, telefonnummer, programinställningar, ljud, etc.

24 Granska aktivitet Slutför följande aktiviteter:
Använd kontaktlistan för att hitta en kontakt. Ring ett samtal. Ta anteckningar om ett samtal. Använd samtalskontrollen för att parkera ett samtal. Överlägg och koppla samtalet till någon annan. Vidarekoppla ett samtal. Lägg till någon i en gruppsamtalsgrupp.

25 Granska Den här kursen behandlade följande funktioner i Lync Attendant: Använda kontaktlistan Förstå samtalsstyrning Ringa och ta emot samtal Hantera flera konversationer Ställa in gruppsamtalsgrupper Parkera och återuppta samtal

26 © 2010 Microsoft Corporation. Med ensamrätt
© 2010 Microsoft Corporation. Med ensamrätt. Microsoft, Exchange ActiveSync, Excel, Lync, Outlook, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Windows, Windows Live, Windows Mobile, Windows Server, och andra produktnamn är eller kan vara registrerade varumärken och/eller varumärken i USA och/eller andra länder/regioner. Informationen häri är endast informativ och representerar den aktuella synen Microsoft Corporation har från och med den här presentationens datum. Eftersom Microsoft måste svara på förändrade marknadsvillkor ska det inte tolkas som ett åtagande från Microsofts sida och Microsoft kan inte garantera riktigheten i information som distribueras efter den här presenationens datum. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, BESTÄMDA, UNDERFÖRSTÅDDA ELLER FÖRESKRIVNA, FÖR INFORMATIONEN I DEN HÄR PRESENTATIONEN. Tillbaka till Mål