Välfärdens processer Introduktion socialsekreterare 9 oktober 2018

En presentation över ämnet: "Välfärdens processer Introduktion socialsekreterare 9 oktober 2018"— Presentationens avskrift:

1 Välfärdens processer Introduktion socialsekreterare 9 oktober 2018

2 Startsidan för Välfärdens processer. Hittas från förvaltningarnas startsidor, är en del av stadens styrsystem. Visar på delarna som ingår. Hur många har varit inne här och klickat runt? Hur många har fått en introduktion av materialet, på något sätt?

3 Innehåll Varför processer Utvecklingsarbete 2019
Tips om användning – så här hittar du grejer

4 Hur tänker du om ditt jobb?
Frihetsgrader Hur tänker du om ditt jobb?

5 Följa upp och utvärdera insatsen
Funktion och process Direktör Område 1 Enhet 1 Område 2 Ta emot behov Åtgärda behovet Följa upp och utvärdera insatsen Ofta visar vi ett organisationsschema när vi ska prata om vår verksamhet. Det visar hur vi valt att fördela arbetsuppgifter och resurser och har inte fokus på den enskildes behov och lösning på detta. Processer annat sätt att presentera organisationen. När vi beskriver våra processer visar vi vad som görs och varför för att lösa den enskildes behov alltså vårt grunduppdrag.. Båda beskrivningarna behövs! Processorientering innebär att ha en systemsyn på verksamheten Att utifrån kundens perspektiv se verksamheten som ett system som har förmåga att reagera på kundens behov Att fokusera på sambanden mellan delarna i verksamheten då helheten är något annat än summan av delarna Funktionsorientering är att dela upp verksamheter i dess beståndsdelar (funktioner, enheter etc.) och styra dem som om de vore oberoende av varandra. Men många problem ligger inte i delarna i sig, utan hur de relaterar till varandra Visar hur organisationen valt att fördela arbetsuppgifter och resurser Visar vad som görs och varför för att lösa den enskildes behov.

6 Göteborgs Stads uppdrag:
Göteborgs Stads uppdrag: Service, omsorg och vård med rätt kvalitet Individanpassat stöd/service Gott bemötande Kostnadseffektivitet Engagerade professionella medarbetare Ett innovativt klimat Likabehandling Rättsäkerhet Processerna är till för att stärka framförallt likabehandling och rättssäkerhet.

7 Göteborg – en stad för alla
Göteborg – en stad för alla Likvärdig service oberoende av var man bor Likvärdighet Rättsäkerhet Delaktighet Syftet med gemensamma processer är att driva verksamhet på ett mer enhetligt sätt i staden och kunna erbjuda en mer likvärdig service, ökad rättssäkerhet och delaktighet för de vi är till för. Det är stadens sätt att driva samordnad verksamhetsutveckling. Målsättningen är: En stad för alla, med likvärdig service oberoende var man bor. ”En stad för alla” men 10 stadsdelar. Samordning över staden där det är prioriterat och till nytta för medborgaren. Ett verktyg i verksamhetsutvecklingen: Processorienterad verksamhetsutveckling i staden innebär att: sätta medborgaren/brukaren i fokus skapa enhetliga arbetssätt tydlighet gentemot brukaren

8

9 Vad betyder likvärdighet för våra brukare för dig?

10 Mycket i huvudet, mycket att använda under en dag. IT-stöd, i vilken ordning var det nu?, vilka lagtexter gäller här?, Vad var stadens policy? Skönt om det finns en ingång. Åtminstone det som gäller er alla.

11 Vad är Välfärdens processer?
Vad är Välfärdens processer? Beskrivningar av arbetssätten i vår kärnverksamhet. Stadens sätt att driva samordnad verksamhetsutveckling. Ett stöd i vardagen. Det ska vara lätt att göra rätt. kärnverksamheter med utgångspunkt i behoven hos de vi är till för. Det ska vara lätt att göra rätt. För att kunna utveckla verksamheten behöver man se verksamheten. Processer är ett sätt att ”se” verksamheten.

12 Process – vad är det? Processer – vi och det vi gör
Process – vad är det? Processer – vi och det vi gör Processkarta – förenklad bild av verkligheten För hur många är detta en process för er också? Hur många har mött Välfärdens processer på sin nuvarande arbetsplats? Hur många av er har tidigare varit på en arbetsplats som använt processer? Under denna presentation är process lika med ett flöde motsvarande bilden. Processer är vi, det vi gör och det resultat det ger, bilden här är en processkarta, en förenklad bild av en komplex verklighet. Det var en process för mig att komma hit i morse och nu är jag här, samma för er. Det har jag ingen processkarta för, det är inte så komplext och jag gjorde det själv. Men när man är flera tillsammans som ska åstadkomma något och det är komplext, då kan en karta hjälpa till. Så processer – vi och det vi gör Processkarta – förenklad bild av verkligheten Snart kommer några kollegor i staden att göra en genomgång med er av Socialtjänstprocessen. Jag ska försöka ge er en kort kontext om varför den och andra processer tas fram och arbetas med.

13 Processer – samma information i olika format
Processer – samma information i olika format Kartan ger läsaren en mycket större frihetsgrad i sitt agerande. Det blir också mycket lättare att komma upp på banan igen om man ”går fel”. I den skrivna vägbeskrivningen, kör man fel där, kanske man tom tvingas välja annan väg pga vägbygge, ja då är man helt lost. Instruktionen funkar bara om man följer den till punkt och pricka. Med kartans hjälp kan jag ta mig till målet ändå.

14 Processer – samma information i olika format
Processer – samma information i olika format Fakturera Sista dagen varje månad skall den som har rollen fakturahanterare ta ut allt faktureringsunderlag. Sortera detta i Excelmallen efter Affärs-id och skriv volym. Ändra även Status på fakturerade timmar. Vidare skall fakturahanteraren upprätta fakturor… Visualisering i olika former stärker kommunikationen i en grupp. När vi skapar gemensamma bilder gör det något med oss och det ger oss en gemensam grund att utgå ifrån när vi pratar med varandra. Eftersom vi alla är olika behöver vi olika bilder. Eftersom våran värld är så komplex behöver vi olika bilder för att kunna beskriva den.

15 Hur ska jag kunna räkna ut rätt avgift med den här informationen?
Samarbete är svårt Jag har ju talat om vilken insats som ska ges och ändå ………… Hur ska jag kunna räkna ut rätt avgift med den här informationen? Hur ska min personal kunna utföra det här? Vi gör vårt bästa, varför gör inte andra det?

16 Följa upp och utvärdera insatsen
Funktion och process Direktör Område 1 Enhet 1 Område 2 Ta emot behov Åtgärda behovet Följa upp och utvärdera insatsen Ofta visar vi ett organisationsschema när vi ska prata om vår verksamhet. Det visar hur vi valt att fördela arbetsuppgifter och resurser och har inte fokus på den enskildes behov och lösning på detta. Processer annat sätt att presentera organisationen. När vi beskriver våra processer visar vi vad som görs och varför för att lösa den enskildes behov alltså vårt grunduppdrag.. Båda beskrivningarna behövs! Processorientering innebär att ha en systemsyn på verksamheten Att utifrån kundens perspektiv se verksamheten som ett system som har förmåga att reagera på kundens behov Att fokusera på sambanden mellan delarna i verksamheten då helheten är något annat än summan av delarna Funktionsorientering är att dela upp verksamheter i dess beståndsdelar (funktioner, enheter etc.) och styra dem som om de vore oberoende av varandra. Men många problem ligger inte i delarna i sig, utan hur de relaterar till varandra

17 Traditionellt tänkande
Varför processer? Traditionellt tänkande Processtänkande De anställda är problemet Processen är problemet Jag gör mitt arbete Jag hjälper till att få saker uträttade i vår organisation Jag kan bäst själv Samarbeta mot gemensamma lösningar Vem gjorde fel? Vad tillät att felet uppstod? Förändra anställd Förändra processen Chefen äger och lämnar ut information Medarbetaren kan lätt hitta den information som behövs Detaljstyrning Målstyrning En hårdragen bild, men den visar ändå på några viktiga punkter. Ett samtal om vad som tillät att felet uppstod blir konstruktivare än vem som gjorde fel. Detta med informationstillgång är också viktigt. Organisationer där medarbetare har lätt åtkomst till all väsentlig information kring deras arbete blir mer innovativa. Fler ser de hinder som finns och kan göra bra analyser och komma med förslag som är möjliga att genomföra.

18 Om vi gör det vi alltid har gjort, så får vi det vi alltid har fått.
”Har inte tid, måste arbeta” Om vi gör det vi alltid har gjort, så får vi det vi alltid har fått. Om vill vi ha ett nytt resultat, så behöver vi göra på ett nytt sätt.

19 För att processen ska fungera är den beroende av olika roller
För att processen ska fungera är den beroende av olika roller Processanvändaren Processägaren Linjechefen

20 Samverkande förvaltningar
Västra Hisingen Angered Grundskole-förvaltningen Norra Hisingen Stadslednings- kontoret Östra Göteborg Lundby Centrum Social resurs-förvaltning Utbildnings-förvaltningen Västra Göteborg Idrotts- och förenings- förvaltningen Örgryte - Härlanda Majorna-Linné Askim-Frölunda-Högsbo Kultur- förvaltningen Förskole-förvaltningen

21 Göteborg – en stad för alla
Samverkan är svårt 10 stadsdelar och 6 fackförvaltningar Självständiga myndigheter Var och en större än en genomsnittlig kommun i Sverige Göteborg – en stad för alla Likvärdig service oberoende av var man bor Det är svårt, men det finns en politisk vilja att man som boende i Göteborg ska få en likvärdig service var man än bor.

22 Utvecklingsplan 2019

23 Vård och omsorg – utveckling 2019
Utveckling av genomförardelen i Socialtjänstprocessen Utveckling av genomförardelen ligger i 2018 års plan, beräknas fortsätta under Behov av översyn av delprocessen Meddela beslut/formulera uppdrag Denna har växt sen den togs fram och är idag stor och snårig. Osäkert med resurs för att göra detta under 2019

24 Vård och omsorg – utveckling 2019
Utveckling av den tredje huvudprocessen inom vård och omsorg - Serviceinsatser Vid starten 2012 definierades tre huvudprocesser inom vård och omsorg, Socialtjänstprocessen, Hälso- och sjukvårdsprocessen och Hälsofrämjande. De två första är framtagna. Den tredje huvudprocessen ligger i årets plan. Arbetet kommer starta med att identifiera vad som ska ingå i den processen. Det kommer att ske genom samtal i olika grupper. Beräknas fortsätta under 2019. Hälso- och sjukvårdsprocessen - vidareutveckling Ny central processledare på plats som kommer leda ett arbete med att se över Hälso- och sjukvårdsprocessen med fokus koppling Vigo, ordination och delegering, koppling till Socialtjänstprocessen.

25 Tvärsektoriellt – utveckling 2019
Utveckling av ledningssystem för kvalitet (Socialtjänst och hälso- och sjukvård) Avvikelseprocessen har reviderats och överlämnats. Nu är det helheten som arbetas med, arbetet med att utveckla ledningssystemet beräknas fortsätta under 2019. Specialkost en del av måltidsprocessen Processen för Vaktmästarservice med service- och felanmälan

26 Tips och trix

27 Helhetstänk med den enskilde i fokus
Social hållbarhet Ekologisk hållbarhet Ekonomisk hållbarhet

28 KONTAKT: Stadsledningskontoret Välfärd och utbildning, Göteborgs Stad Karin Bergqvist