Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Modul 02: Aktörer och deras roller och ansvar www.msb.se #grundSoL Detta är en av.

En presentation över ämnet: "Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Modul 02: Aktörer och deras roller och ansvar www.msb.se #grundSoL Detta är en av."— Presentationens avskrift:

1 Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Modul 02: Aktörer och deras roller och ansvar #grundSoL Detta är en av fyra grundmoduler i utbildningspaketet ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar”. Modulen ligger på en grundläggande nivå. Denna powerpoint-presentation är ett utbildningsmaterial för att kunna genomföra den modulen. (Modul 02) Det finns också ett huvudmaterial i form av ett PM som är tänkt att vara ett detaljerat stöd för dig som genomförare – dels med vilka förberedelser som behöver göras inför genomförandet, dels med ett detaljerat upplägg.

2 Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim
Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilden ger en översikt av de olika modulerna Den röda ringen markerar just denna modul, en del av basen. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version

3 Aktörer och deras roller och ansvar
Syftet är att du ska utveckla kunskap om olika aktörers roller, ansvar och mandat för att kunna bidra till inriktning och samordning vid en samhällsstörning. Syftet är att du ska utveckla kunskap om olika aktörers roller, ansvar och mandat för att kunna bidra till inriktning och samordning vid en samhällsstörning. Version

4 Kunskapsmål Redogöra för det egna ansvarsområdet och andra berörda aktörers ansvarsområde och roller vid samhällsstörningar. Förklara hur olika perspektiv och bilder av samhällsstörningar kan påverka hanteringsprocessen och händelseutveckling. Förklara hur den utökade ansvarsprincipen utgör grunden för en helhetssyn. Kunskapsmålen för utbildningsmodulen återkommer också mot slutet av denna presentation och blir en avstämning kring om målen har uppnåtts. Kunskapsmålen är hämtade från boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” (MSB777), sid Målen kan upplevas som höga, men vi har valt att använda de mål som är fastställda i boken. Version

5 Diskussion om roll och ansvar Helhetssyn – teori och diskussion
Program Inledning Bakgrund Diskussion om roll och ansvar Helhetssyn – teori och diskussion Perspektivförståelse – teori och diskussion Reflektion Avslutning Programmet ger en översikt av upplägget för deltagarna. Mer detaljer kring tider och annat hittar du i PM för Modul 02 Aktörer – roller och ansvar. Version

6 Kort presentationsrunda
Namn Organisation Arbetsuppgifter vid samhällsstörning Mycket kort presentation av föreläsare och deltagare utifrån nyckelorden (namn, organisation och arbetsuppgifter vid samhällsstörning). Version

7 Analys av vad som brister i hanteringen av olyckor och kriser
Aktörer känner inte till andra aktörers ansvar, mandat och roller. Aktörer känner inte till vad andra aktörer kan bidra med och behöver. De olika aktörernas ansvar, roller och mandat brister i tydlighet. Kontakter på fältnivå verkar fungera bättre än kontakter på högre nivåer. Sociala nätverk är ofta en framgångsfaktor. Sociala nätverk saknas mellan de som inte arbetar tillsammans till vardags. Ofta saknas samlade lägesbilder, alternativt uppvisar brister. Skäl till lägesbildsproblemen verkar ligga i metoder, datakällor och arbetssätt. Bedömningar och analyser grundar sig ofta enbart på ”egen information”.¨’ Bedömningar och analyser saknar ofta ett helhetsperspektiv. Aktörer tenderar att vara passiva snarare än proaktiva. Samarbetet mellan privata och offentliga aktörer är svagt. Syftet med bakgrundsbeskrivningen är att få en förståelse för att aktörer generellt sett har för låg kunskap om varandras roll, ansvar och uppgift. Som ett första steg i arbetet med projekt Ledning och samverkan gjordes en analys av vad som ofta brister vid hanteringar av samhällsstörningar. Resultaten visar att sammantaget kan aktörerna vara bra på att, var för sig, lösa sina respektive uppgifter. Genomgången i rapporten grundar sig främst på tjugo rapporter från övningar och verkliga händelser Dessa tjugo rapporter är ett urval som MSB UB-ÖVN gjort tidigare, som underlag till den kommande FOI-rapporten Inriktning av tvärsektoriella övningar inom området samhällsskydd och beredskap. Dessutom har MSB rapport Risker och förmågor 2012 använts. Genomgången svarar på frågan: vad var det som inte fungerade? Resultaten visar att sammantaget kan aktörerna vara bra på att, var för sig, lösa sina respektive uppgifter och att kommunicera med allmänheten. Det som verkar brista är det aktörsgemensamma. Bristerna kan kategoriseras i sex teman: -kunskap om andra aktörer -ansvar och struktur -kommunikation och information -kontaktytor och sociala nätverk -samlad lägesbild -privat-offentlig samverkan Version

8 Diskussion Utgå från dina egna erfarenheter
Redovisning av hemuppgift: ”Kunskap om min organisation” Utgå från dina egna erfarenheter - Vad är din organisations roll och ansvar vid samhällsstörningar? - Vad kan din organisation bidra med vid samhällsstörningar i form av personal, resurser och kunskap? Syftet med diskussionen är deltagarna i varje grupp ska få möjlighet att dela med sig till varandra om sina roller, ansvar och uppgifter vid en samhällsstörning. Härmed ges deltagarna möjlighet redovisa sin hemuppgift (kunskap om min organisation). Dela in deltagarna i mindre grupper (4-5 personer) mixade med olika aktörer. Deltagare kan berätta utifrån ett generellt perspektiv, t.ex. den lagstiftning som reglerar den verksamhet han eller hon arbetar i. Deltagare kan diskutera utifrån en specifik samhällsstörning (oväder, översvämning, strömavbrott, smitta, terror, IT-störning, stor olycka/brand etc.) Vilka resurser man har i form av material och/eller personal, expertis, erfarenheter m.m. Diskussionen ska inte redovisas, ny kunskap kommer med nästa moment. Version

9 Film - Helhetssyn Fundera under filmen:
- Hur stämmer det överens med hur ni arbetar med helhetssyn idag i din organisation? Syftet med filmen är få en presentation av vad helhetssyn har sin grund i dvs. den utökade ansvarsprincipen – att ta ansvar för helheten och inte bara fokusera på att lösa egen uppgift. Vi aktörer behöver utgå från de totala behoven och de totala effekter som ska uppnås. Film: Olof Ekman, MSB gör en kort sammanfattning kring helhetssyn. En övergripande presentation av utgångspunkter och förhållningssätt Version

10 Gemensamma förhållningssätt
Helhetssyn Perspektiv- förståelse Människan som en del av systemet Tid, proaktivitet, samtidighet I grunderna finns det rekommenderade förhållningssätt som kommer att underlätta den gemensamma hanteringen, de är indelade i de här huvudrubrikerna: Ha en helhetssyn på det som ska skyddas, på vilka hjälpbehov som finns, på resurser och på effekter av olika sätt att agera. Se olika perspektiv för att förstå hela skeenden och identifiera flera behov. Att fatta beslut i en medveten process, gärna tillsammans med andra. Ta hänsyn till människan som en del av systemet. Ta hänsyn till tidsskalor, proaktivitet och samtidighet. Ha snabb, tidig öppen och korrekt kriskommunikation. Det går även bra att låta deltagarna diskutera de olika förhållningssätten och vad de kan innebära. De förhållningssätt som är rödmarkerade, är centrala när vi samverkar. Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation Beslutsfattande Version

11 vilka behov och konsekvenser kan uppstå?
Ha en helhetssyn som utgår ifrån det som ska skyddas Var får tidiga åtgärder störst effekt? Vem kan ha nytta av den info och de resurser jag har? Vad har hänt, vilka behov och konsekvenser kan uppstå? Vem kan ha info och resurser som jag kan ha nytta av? Ett centralt förhållningssätt är att ha en helhetssyn, vilket innebär att känna ansvar för mer än den egna uppgiften. Att se sin egen och andra aktörers hanteringar som en helhet. och bidra till att helheten använder samhällets samlade resurser effektivt. I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om helhetssyn, s.35-37 Tänk igenom: Skeendet - Vad har hänt, vilka behov och konsekvenser kan uppstå? Behoven - Vem kan ha info och resurser som jag kan ha nytta av? Resurserna - Vem kan ha nytta av den info och de resurser jag har? Effekterna - Var får tidiga åtgärder störst effekt? Det som är viktigt är att man inte utgår ifrån att lösa sin egen uppgift, utan att man behöver utgå från vad som ska skyddas och hur alla involverade aktörer kan bidra. Skyddsvärden: Människors liv och hälsa Samhällets funktionalitet Demokrati, rättssäkerhet och mänskliga fri- och rättigheter Miljö och ekonomiska värden Nationell suveränitet. Version

12 Tillämpa helhetssynen praktiskt
Tänk utanför hanteringen av det egna uppdraget. Upptäck de effekter som saknas. Gör en gemensam prioritering. De delar av samhället som drabbas av samhällsstörningar är delar av system med ömsesidiga beroenden. Även de aktörer som hanterar samhällsstörningar är delar av system med ömsesidiga beroenden. Därför påverkar de olika effekterna varandra. Som ett resultat av detta måste en helhetssyn etableras så att de olika behoven och effekterna betraktas både var för sig och sammantaget. Detta är skälet till att en helhetssyn alltid måste inbegripa den samlade bilden av det totala behovet och den totala effekten. Förhållningssättet är direkt kopplat till den helhetsmetod som presenteras lite längre fram för att analysera behov, resurser, effekter och åtgärder. Det gäller att förstå vilka behov skeendet leder till. Behoven finns där en eller flera av samhällets skyddsvärden inte kan upprätthållas. Därför är det viktigt att kunna tänka utanför hanteringen av det egna uppdraget i en given situation. När man förstår behoven kan man också förstå vilka effekter som behöver uppnås för att tillgodose dem. Genom att först se vilka effekter som redan har uppnåtts eller håller på att uppnås, kan man identifiera de effekter som saknas. Det är dessa saknade effekter som helhetssynens praktiska tillämpning ska fokusera på. Eftersom varje aktör alltid har en egen inriktning för sitt agerande utifrån sitt ansvar eller intresse gäller det att skapa en bild av hur de olika aktörernas inriktningar tillsammans värnar samhällets skyddsvärden. Vilka skyddsvärden som är mest angelägna kan variera över tid och rum. Därför är det bra om en planering, så långt det är möjligt, genomförs i förhand för att identifiera sådant som är viktigt för att sam­hället ska fungera. Prioritera om de samlade resurserna inte räcker för att möta alla behov. Prioriteringen bör vara genomtänkt och gemensam för att bäst tillgodose helheten. Version

13 Enskild uppgift Läs artikel: Prinsbröllop i Stockholm
Fundera på följande frågeställning: - Vilket ansvar kan din egen organisation ha i hanteringen för att bidra till att helheten tas om hand och att inget missas? Syftet med uppgiften är att varje deltagare ska få möjlighet att, utifrån sitt perspektiv, komma fram till vad de som aktör kan bidra med till helheten. Be deltagarna läsa artikeln och fundera enskilt för att sedan kunna föra en diskussion med andra deltagare. Låt deltagarna läsa artikeln: Prinsbröllop i Stockholm, läs enskilt 5 minuter. Se bilaga 1 i PM. Version

14 Diskussion Bikupa – diskutera med den du sitter bredvid
- Vad har ni kommit fram till när det gäller ansvar för att hantera helheten? Redovisning i forum. Syftet med diskussionen är att tillämpa helhetssyn. Bikupa - låt deltagarna diskutera med den de sitter bredvid. Låt 2-3 bikupor kort redovisa i forum vad de kommit fram till. Antal bikupor är avhängigt storleken på hela gruppen. Understryk att det brukar bli synergier när man är flera och att de får en bättre helhetsbild när de är flera aktörer som diskuterar och bidrar med olika perspektiv och kunskap. Version

15 Perspektivförståelse
Enskild uppgift - Varför kan aktörer uppfatta behov, hantering och konsekvenser av samhällsstörningar olika? - Hur kan perspektivförståelse påverka hanteringen vid samhällsstörningar? Syftet med uppgiften är att varje deltagare ska få möjlighet att fundera på frågorna utifrån sitt perspektiv. Fundera enskilt utifrån frågorna, i 5 minuter . Nästa moment kommer att förtydliga perspektivförståelse. En film med Olof Ekman, MSB, kommer att visas. Version

16 Film - Perspektivförståelse
Syftet med filmen är få en presentation perspektivförståelse, att förstå andra aktörers perspektiv och hur de tänker. Film: Olof Ekman, MSB gör en kort sammanfattning kring perspektivförståelse. Perspektivförståelse Version

17 Se olika perspektiv Version 1.0 2016-12-12
Ett annat centralt förhållningssätt är Perspektivförståelse som handlar om att se andra perspektiv. Det ökar förmågan att förstå hela skeendet och identifiera behov. Några perspektiv kan till exempel vara Varje aktörs uppdrag och förmågor, sätt att se på hur ledningsarbetet bör organiseras, till exempel på en skadeplats eller från en ledningscentral. Människor som drabbas av samhällsstörningar: de kan ses som medaktörer, med sitt eget perspektiv, med förmåga att agera och ta ansvar för sin situation. Lagstiftningen och den politiska styrningen innehåller många olika perspektiv som man måste kunna förhålla sig till. Organisation: olika aktörer organiserar sig på olika sätt, det gäller att hitta rätt ledningsnivåer Ledningsnivåer: Anpassa arbetssätt och ledningsorganisationerna så att inget faller mellan stolarna. Olika perspektiv kan innebära en intressekonflikt. Antingen olika intressen – man vill uppnå olika saker. Eller olika perspektiv – ser på problemet på helt olika sätt. Lösningen ligger inte i att försöka få alla att se exakt samma saker. Detta skulle ge en sämre helhetshantering eftersom viktiga perspektiv skulle förbises. Skilda perspektiv berikar alltså aktörernas gemensamma agerande. I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om perspektivförståelse, s Version

18 Perspektivförståelse
Ger insikt i vad andra aktörer behöver och kan bidra med. Ökar möjligheten till ett lyckat gemensamt agerande. Att vara medveten om att aktörer har olika perspektiv av samhällsstörningar ökar möjligheten till ett lyckat gemensamt agerande. Att förstå andra aktörers perspektiv kan säga något om vad dessa andra aktörer behöver för att utföra sina uppdrag, och om hur dessa aktörer kan bidra till andras uppdrag. En god förståelse för varandras perspektiv och värdegrunder bör utvecklas redan i planeringsarbetet för att ge en gemensam nyttoeffekt. I boken ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar” kan du läsa mer om perspektivförståelse, s Version

19 Enskild uppgift Scenario: Kärnkraftshaveri
- Identifiera de aktörer som kan vara involverade. - Beskriv vad du tror att respektive aktör fokuserar på vad gäller konsekvenser, åtgärder och behov. Syftet med den enskilda uppgiften är att få möjlighet att först fundera en stund kring vad olika involverade aktörer fokuserar på (konsekvenser, resurser, behov), för att sedan kunna föra en diskussion med andra deltagare i större grupper. Version

20 Diskussion Diskutera i mindre grupper
- Vad har ni kommit fram till när det gäller likheter och skillnader när det gäller vilka aktörer som blir involverade, deras uppgifter och hur de hanterar hjälpbehov? Redovisning i forum. Diskutera i mindre grupper (4-5 personer) mixade med olika aktörer, i ca 20 min och jämför vad ni har kommit fram till. Låt 2-3 grupper kortfattat redovisa i forum vad de kommit fram till. Understryk att det brukar bli synergier när man är flera och att de får en bättre perspektivförståelse när de är flera aktörer som diskuterar. Synergier kan vara t.ex. att deltagarna får en förståelse för vissa beroendeförhållanden, kritiska resurser, att vissa saker behöver hanteras i viss ordning för att det ska fungera för alla, helheten och för att hantera samhällsstörningen. Version

21 Tre viktigaste budskapen
Ökad kunskap om varandras roll, ansvar och mandat är viktigt för en effektiv hantering och denna kunskap bygger man redan i vardagen. Helhetssyn utgår från den utökade ansvarsprincipen och syftar till att samhällets resurser ska användas effektivt. Perspektivförståelse ger förutsättningar för en så bra helhetsbild som möjligt kring konsekvenser, behov och åtgärder vid samhällsstörningar. Kunskapsmål Redogöra för det egna ansvarsområdet och andra berörda aktörers ansvarsområde och roller vid samhällsstörningar. Förklara hur olika perspektiv och bilder av samhällsstörningar kan påverka hanteringsprocessen och händelseutveckling. Förklara hur den utökade ansvarsprincipen utgör grunden för en helhetssyn. Syftet med budskapen är att förstärka vad som är viktigt att ha med sig efter utbildningen. Syftet med att visa kunskapsmålen är att deltagarna i nästa moment ska reflektera kring utbildningen. Det är även möjligt att göra en utvärdering. Version

22 Reflektion Fundera enskilt - Vad tar jag med mig?
- Vad vill jag utveckla i min egen organisation för att vi ska arbeta utifrån helhetssyn och perspektivförståelse framöver? Bikupa - diskutera med grannen vad ni har kommit fram till. Syftet med reflektionen är att deltagarna ska få möjlighet att fundera kring utbildningstillfället. Låt deltagarna fundera enskilt 5 minuter utifrån följande frågor; - Vad tar jag med mig? - Vad vill jag utveckla i min egen organisation för att vi ska arbeta utifrån helhetssyn och perspektivförståelse framöver? Låt deltagarna därefter diskutera i mindre grupper (4-5 personer) i ca 15 min vad de kommit fram till. Be dem skriva ner ett nyckelord för varje fråga som de vill förmedla till övriga. Genomföraren har möjlighet att samla in nyckelorden som input till kommande utbildningar/kommande utveckling. Version

23 Utbildningsmaterial – 8 moduler à 3,5 tim
Funktioner/roller Informations-delning och lägesbild Rollen som inriktnings- och samordnings-kontakt Fördjupning Att stå värd för en inriktnings- och samordnings-funktion Stöd till inriktnings- och samordnings-funktion Bas Den svenska modellen för att hantera samhällsstörningar samt regelverk Bilden visar alla modulerna i utbildningspaketet Om det finns en planering för när i tid övriga moduler är tänkta att genomföras, kan genomföraren med fördel kommunicera detta till deltagarna. Aktörer och deras roller och ansvar Aktörsgemen-samma former Kriskommunikation Version

24 MSB:s stöd till implementering
Informations- och utbildningsmaterial Webbsända seminarier Handledning Kortfilmer Presentationer Allt material finns på: msb.se/samverkanledning Funktionsbrevlåda: Syftet med denna bild är att visa deltagarna det material som finns att ta del av för fortsatt implementering av Gemensamma grunder vid samverkan och ledning vid samhällsstörningar. Varje aktör ansvarar för att implementera de gemensamma grunderna i sin egen organisation och MSB erbjuder flera olika typer av stöd till detta arbete. Stödet består till exempel i att erbjuda utbildningar och informations- och utbildningsmaterial. Informations- och utbildningsmaterial finns att beställa och ladda ned gratis från MSB:s hemsida Temadagar, anmälan via Webbsända seminarier Handledning med övningar och diskussionsfrågor Kortfilmer i alla teoretiska utgångspunkter Presentationer, bildspel i olika längder Version

25 Version