Kvalitet i administrationen verksamhetsstödet på KTH – effekterna av AAE:n 2014. SUHF-konferens 170824 – Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administrationen.

En presentation över ämnet: "Kvalitet i administrationen verksamhetsstödet på KTH – effekterna av AAE:n 2014. SUHF-konferens 170824 – Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administrationen."— Presentationens avskrift:

1 Kvalitet i administrationen verksamhetsstödet på KTH – effekterna av AAE:n 2014.
SUHF-konferens – Kvalitets- och utvecklingsarbete inom administrationen

2 KTH och omvärlden – ett verksamhetsstöds-perspektiv
Sektorn inkl. KTH växer… Samband mellan excellens och tillväxt… Tillväxt inom nya områden; mellanrum Ställer nya och andra krav på verksamhetsstödet! Enhetlighet & värderingar! Malin Ryttberg - KTH

3 Ett KTH – fyra parallella organisationer
Linjeorganisationen Fakultetsorganisationen Samverkansorganisationen Informella organisationen Malin Ryttberg - KTH

4 AAE – Administrative Assessment Excersice
Varför en utvärdering av administrationen? Ökad kvalitet i administrationen Ökad kunskap om utvärdering och kvalitetsarbete bland administrativ personal Ökad synlighet för det administrativa arbetet Malin Ryttberg - KTH

5 Metod 1(3) – triple helix i administrationen?
Service Kostnad Kompetens Rätt stöd, tillräckligt stöd och ett effektivt stöd? Malin Ryttberg - KTH

6 Metod 2(3) – Lean-filosofi
Process INTE funktion Förbättrad kvalitet som mål att vara lean Eliminera onödig aktivitet att bli lean Reducera tid - att göra lean Reducera totalkostnader - att tänka lean Värde nu, värde senare eller värde oklart? Kontinuerliga (små) förbättringar… 1 Malin Ryttberg - KTH

7 Hur gjordes utvärderingen?
Malin Ryttberg - KTH

8 Vad utvärderades? Utbildningsprocessen ur systemstöd- och studentperspektiv/Studie- och karriärvägledning Lokalförsörjning Rekrytering, befordran, anställning av fakultet Arbetsmiljö, komplicerade personalärenden Internationella studenter Avtalshantering Stöd till externfinansiering a. Innovation och b. samverkan Dokumenthantering Controllerfunktion, prognoser, budget, uppföljning Internkommunikation Upphandling Uppföljning av utbildning och forskning Internrevisionens granskningsprocess Malin Ryttberg - KTH

9 Metod 3(3)…och sedan? Uppföljningen är den viktigaste delen!
Lämnas över till linjen – kontinuitet och engagemang Utvecklingsprojekt – hundratals små + ett fåtal större, strategiska Princip: många små steg Malin Ryttberg - KTH

10 Vilka var de största frågorna/ resultaten?
KTH – ett föränderligt universitet med ”växtvärk”: Balans mellan fakultetsstöd och myndighetsroll Konflikt mellan innovation/ risktagande och förutsägbarhet/ riskminimering Snabb förändringstakt - svårt att etablera administrativa processer Behov av strategier, vägledning och enhetliga system Kompetensen hos medarbetarna är hög, men används inte optimalt - inte tillräckligt verksamhetsnära Kulturella aspekter, relationer, kunskap och förståelse, dialog mellan fakultet och verksamhetsstöd mellan skolor och universitetsförvaltning Kommunikation inom universitetsförvaltningen Organisation: centralisering vs. decentralisering, integrerad vs. parallell administration Processorienteringen behöver utvecklas Malin Ryttberg - KTH

11 Efter AAE…och KTH 2017! Från vad och hur till värderingar…
Lean och processtänk…. Triangeln har blivit en diamant… Ny ledning, ny utvecklingsplan, nya möjligheter… Målbild: Enhetlighet & värderingar leder till vi-känsla?! Omorganisation! Malin Ryttberg - KTH

12 Tack! Malin Ryttberg - KTH