Enklare företagande med digitala tjänster

En presentation över ämnet: "Enklare företagande med digitala tjänster"— Presentationens avskrift:

1 Enklare företagande med digitala tjänster
Serverat Enklare företagande med digitala tjänster

2 Många myndighetskontakter för en restaurang
Restaurangföretagarens verklighet Den här bilden visar vilka olika tillstånd en restaurangföretagare som ska starta en verksamhet behöver ansöka om. Det kan handla om att registrera företaget, få bygglov för att bygga om lokalen eller sätta upp skyltar på fasaden, tillstånd för att servera alkohol, tillstånd för att få laga och sälja livsmedel och så vidare. Det är flera olika myndigheter inblandade. Det är inte lätt för en oerfaren person att känna till vilka tillstånd som behövs och var man ska ansöka om dem. Många restaurangföretagare är små, enskilda företagare som startar verksamhet för första gången. Dessutom ser tillstånden ganska olika ut i olika kommuner. Man tolkar lagen lite olika och det kan variera vilka uppgifter man frågar efter. En del av arbetet i Serverat är att ta fram nationell information till ansökningarna. Om ansökningarna ser likadana ut i alla kommuner blir det mycket enklare för företagare som har restauranger i flera kommuner. Dessutom blir det lättare för kommunerna att inte behöver tänka på att uppdatera sina ansökningshandlingar om lagen ändras. Den biten tar Serverat hand om.

3 Länk till film om Serverat >>
Filmen om Serverat (Visa filmen om Serverat genom att klicka på länken vid sidan av bilden eller på själva bilden.) Filmen om Serverat visar hur processen kan underlättas. Länk till film om Serverat >>

4 Samarbete mellan regeringskansli, SKL myndigheter, kommuner och deras IT-leverantörer
Om programmet: Regeringens ambition och överenskommelse med SKL Sveriges regering vill att det ska bli lättare att starta och driva företag. Därför har Näringsdepartementet gjort en överenskommelse med Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Syftet med överenskommelsen är att göra det enklare att starta och driva företag genom att erbjuda digital information, guidning och tjänster som utgår från företagens behov. Så här står det i överenskommelsen: ”Målsättningen med överenskommelsen är att år 2017 kunna erbjuda majoriteten av alla restaurangföretagare i Sverige digitala tjänster för att starta och driva sin verksamhet. En majoritet av dessa restaurangägare ska använda tjänsterna och uppleva att dessa förenklar för dem i deras verksamhet.” Till att börja med inriktas arbetet mot restaurangbranschen som är en regeltung bransch med omfattande myndighetskontakter. Ambitionen är att framöver även omfatta andra branscher där tillväxtviljan och sysselsättningspotentialen är stor. SKL driver projektet i nära samarbete med myndigheterna Tillväxtverket och Bolagsverket. Serverat utvecklas i nära samarbete med kommuner. Hittills har många kommuner bidragit i arbetet med att ensa informationen i tillståndsansökningarna. Det arbetet pågår ännu men är i slutspurten med de sista tillstånden. I arbetet med att införa Serverat i kommunens verksamhet blir även kommunernas leverantörer av IT-tjänster involverade. Serverat bygger inga e-tjänster utan det är leverantörerna som bygger dessa. E-tjänsterna ska innehålla den ensade informationen, de behöver utformas på ett sätt som möjliggör framtida uppdateringar av informationstexter och e-tjänsterna ska fungera med anslutning till myndigheternas sammansatta bastjänst. SKL har ett nära samarbete med leverantörerna kring kravställning och innehåll. När en leverantör har utvecklat en e-tjänst hos en kommun går det lättare att införa samma e-tjänst hos flera kommuner. En enskild kommun har sällan resurser att själv skapa och underhålla avancerade e-tjänster. När många kommuner går samman skapas andra möjligheter.

5 Medverkande kommuner Dessa kommuner har varit med i arbetet hittills. Antingen i arbetet med att ensa innehållet i olika ansökningar till e-tjänsterna eller som pilotkommuner.

6 Aktörer i samverkan nationellt/lokalt – offentligt/privat
E-tjänsteplattformar Verksamhetssystem Övergripande Myndigheter Kommuner Leverantörer

7 Strategiskt vägval Företag och medborgare förväntar sig digitala tjänster När många kommuner går samman skapas nya möjligheter Resurser används effektivt Utformas lokalt Målgrupp: Kommunledning, Näringsliv/Förvaltning En klar majoritet av svenska folket är positiva till den digitala utvecklingen men bara 2 av 10 tycker att kommuner lever upp till deras förväntningar när det gäller digitala tjänster. Utvecklingen går fort. Kommunens företagsklimat kan definitivt spela en viktig roll när företag ska etablera sig i nya områden. Att underlätta etablering och överblick har betydelse. En enskild kommun har sällan möjlighet att utveckla och underhålla avancerade e-tjänster med uppdaterat innehåll. Nu när många kommuner går samman och hjälps åt skapas helt andra möjligheter. Resurserna används betydligt mer effektivt. Tillsammans kan många kommuner påverka lagstiftning inom området. Se tillgången till myndigheternas sammansatta bastjänst som ett exempel. Eller utvecklingen av tjänsten Mina meddelanden. Det innebär en kostnad för kommunen att utveckla IT-tjänsterna. Men Serverat ställer krav på IT-leverantörerna att använda standardiseringar som skapar möjlighet till väl utbyggd arkitektur av verksamhetssystemet. I och med att e-tjänsten ligger hos kommunen styr ni själva över hur ni använder den. Självklart kan medborgarna använda e-tjänsterna direkt via er webbplats/verksamhetssystem utan att gå vägen via verksamt.se. Ni väljer själva hur ni nyttjar den.

8 Guide och checklista på verksamt.se
Vad är verksamt.se Tillväxtverket och Bolagsverket står bakom verksamt.se Verksamt.se är en webbplats där företagare exempelvis kan läsa om hur det går till att starta och driva företag, skriva en affärsplan och skicka in en anmälan om att starta företag. På verksamt.se har Serverat skapat en guide och en checklista för restaurangföretagare. Genom att svara på frågor som den verksamhet företagaren ska starta skapas det en checklista. Checklistan visar vilka tillstånd restaurangföretagaren behöver ansöka om och vilka myndighetskontakter som behöver tas. Checklistan som skapas kommer att leda vidare direkt till e-tjänster hos den kommun där man ska starta verksamhet eller till de myndigheter som berörs. Detta gör hela processen betydligt enklare. All information finns samlat på en plats. Företagaren behöver inte söka information på flera olika myndigheters och organisationers hemsidor. Företagaren får en tydlig översikt och missar inga tillstånd. Den här checklistan finns redan på verksamt.se och flera kommuner är anslutna till den.

9 Vilka tillstånd gäller mig
Vilka tillstånd gäller mig? Jag ska starta en restaurang på en viss adress. Vilka tillstånd behöver jag? Före: Alla tillstånd ligger uppradade i en lista på hemsidan eller spridda på olika sidor – hur ska jag veta vilka tillstånd jag behöver söka och i vilken ordning? Efter: En intelligent tjänst hjälper mig beskriva min verksamhet. Utifrån detta får jag en checklista över tillstånd jag behöver. Tillstånden sorteras i den ordning jag behöver söka dem, dels för att de tar olika lång tid att handlägga och dels för att det ibland krävs ett tillstånd för att få söka nästa. Navigation, koordination GUIDE/CHECKLISTA

10 Hur fyller jag i rätt uppgifter
Hur fyller jag i rätt uppgifter? Jag behöver information för att fylla i uppgifter på rätt sätt direkt. Slippa göra om och om igen Före: Den information jag behöver ligger spridd på kommunens hemsida och ser olika ut i olika kommuner. Är ofta svår att tolka. Jag är osäker på vad som krävs. Information Transaktion Nationellt ensade informationstexter Nationellt ensade kommunala e-tjänster Efter: Enkel, uppdaterad och samlad information på ett ställe, oavsett vilken myndighet som ansvarar för den. På längre sikt är det möjligt att ansöka om ett enhetligt sammanhållet ”restauranglov” som med undantag av några lokala olikheter ser likadant ut oavsett vilken kommun jag ska etablera min restaurang i.

11 Myndigheterna sammansatta bastjänst underlättar för företagaren
Grundläggande företagsuppgifter Korrekta uppgifter – direkt från myndigheternas register Förifyllnad – underlättar för företagaren Säker och enkel inloggning med e-legitimation Genom avtal får kommunen tillgång till tjänsten Informationen lämnas kostnadsfritt Om nyttan med myndigheternas sammansatta bastjänst Bolagsverket står bakom en lösning som heter Myndigheterna sammansatta bastjänst. Det är en lösning som samlar myndighetsinformation från Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska Centralbyrån. Genom att koppla ihop den sammansatta bastjänsten med kommunens verksamhetssystem får kommunen tillgång till företagsuppgifterna. För kommunen innebär det att ansökningarna blir fullständigt och korrekt ifyllda. Det blir mindre arbete med kompletteringar. På så vis effektiviseras handläggningen. Företagaren behöver inte fylla i alla uppgifter om sitt företag flera gånger utan dessa uppgifter blir förifyllda. Företagaren loggar in med e-legitimation. Myndighetens eget namn på den sammansatta bastjänsten är SSBTGU.

12 Sammansatt bastjänst för grundläggande företagsuppgifter
Jag vill lämna en uppgift en gång! Varför ska jag fylla i samma uppgifter på nytt i varje ny ansökan? Före: Många av uppgifterna jag ska fylla i har jag redan lämnat i en tidigare ansökan, eller finns redan i statliga eller kommunala register – men jag måste fylla i dem varje gång. Jobbigt och onödigt! Redundans Sammansatt bastjänst för grundläggande företagsuppgifter Efter: De uppgifter som redan finns i olika register fylls i automatiskt. Det minskar min arbetsbörda radikalt, samtidigt som jag får en smidig hantering av min ansökan hos kommunen.

13 Jag vill veta vad som händer Hur vet jag att kommunen mottagit min ansökan och börjat med handläggningen? Före: Jag får ingen återkoppling att min ansökan mottagits, om handläggning startat och hur lång tid det tar. Ofta får jag ringa kommunen för att få besked. Transparens Efter: Så fort min ansökan kommit till kommunen skickas en bekräftelse via Mina meddelanden. Jag får regelbundet nya meddelanden som beskriver hur ärendet fortskrider och slutligen skickas beslutet också via Mina meddelanden.

14 Så här realiseras Serverat
Transparens Redundans Sammansatt bastjänst för grundläggande företagsuppgifter Förenklad bild av processen (alternativ: välj nästa slide som är mer utförlig) Så här är det tänkt att processen för företagare ska se ut. Restaurangföretagaren fyller i guiden och checklistan på verksamt.se. Checklistan kopplar till e-tjänster för att ansöka om tillstånd hos den kommun och de myndigheter som berörs. Bolagsverket står bakom en lösning som heter Myndigheterna sammansatta bastjänst. Det är en lösning som samlar in företagsinformation från olika myndigheter. Genom att koppla ihop den med kommunens verksamhetssystem behöver inte företagaren fylla i alla uppgifter om sitt företag flera gånger utan dessa uppgifter blir förifyllda. För kommunen innebär det att ansökningarna blir fullständigt och korrekt ifyllda. På så vis effektiviseras deras handläggning. Restaurangföretagaren kan se att kommunen och myndigheterna har tagit emot ansökningarna och de kommer kunna följa var i processen handlingen ligger. Det ger företagaren bättre återkoppling, transparens och tillgänglighet. Navigation, koordination Information Transaktion Verksamhetssystem GUIDE/CHECKLISTA INFORMATION E-TJÄNSTER

15 Bättre företagsklimat
Service i framkant Ökad tillgänglighet Överskådligt Färre blanketter Förifyllda företagsuppgifter Ökad kundnöjdhet Underlättar för ovana företagare Om nyttan för näringslivet i kommunen Digitala tjänster förenklar för företagare och skapar ett gynnsammare företagsklimat i kommunen. Ni underlättar för nya företag att etablera er i kommunen. Samtidigt som e-tjänsterna finns tillgängliga för medborgare och befintliga företag som inte går vägen via verksamt.se Med de ensade e-tjänsterna blir det betydligt enklare för företagare och medborgare att söka tillstånd. I ensningsarbetet som kommuner gjort tillsammans med SKL har all information i de olika tillstånden gåtts igenom. Mycket överflödig information har rensats bort och det viktigaste har kokats ner. Det har gjort att antalet blanketter kraftigt minskat. Och innehållet i blanketterna likaså. Det blir betydligt enklare för företagaren att fylla i och få överblick. I och med att kommunens verksamhetssystem kopplas ihop med den sammansatta bastjänsten kommer e-tjänsterna dessutom att förifyllas med företagsuppgifter så att företagaren slipper fylla i samma uppgifter flera gånger. Inom restaurangbranschen finns många små egenföretagare. Det är mycket att hålla reda på första gången man startar ett företag. Genom att samla all information i tydliga checklistor och vägleda till rätt myndigheter underlättar man för dem. Många nyföretagare inom restaurangbranschen har inte bott så många år i Sverige. För dem som är ovana vid språket och inte känner till myndigheterna i Sverige är detta en stor hjälp.

16 Höjer kvalitéten Tillgång till myndigheternas sammansatta bastjänst
Kvalitetsgranskad information Nationell uppdatering Rättssäkerhet Utveckling av lagstiftning Om nyttan för kommunen med Serverat och nationella lösningar För kommunen är tillgången till myndigheternas sammansatta bastjänst en stor fördel. Det kan ge möjlighet att kontrollera företagsstyrelsens sammansättning, företagstecknare och en mängd andra företagsuppgifter. All information till e-tjänster och informationstexter är granskade av jurister och berörda tillståndsmyndigheter. Kommunen behöver inte besörja det arbetet och behöver inte oroa sig Det kommer finnas en förvaltning inom Serverat som framöver bevakar förändringar i tillstånden och justerar informationen därefter. Detta kommer att göras nationellt. E-tjänsterna kommer vara byggda på så vis att nya uppdateringar kan ”skjutas ut” nationellt. Det här kommer underlätta kommunens framtida arbete. Säg adjöss till arbete med att se över och upprätthålla korrekta ansökningsblanketter. Även om många kommuner är digitaliserade är det svårt för enskilda kommuner att påverka lagstiftningen. Ibland innebär lagstiftningen begränsningar för kommuner som vill utveckla digitalisering och erbjuda tjänster på nytt sätt. Statliga myndigheter har drivit en kontinuerlig utveckling av lagstiftning kring digitalisering och e-tjänster i jämförelse med kommuner. När många kommuner går samman i ett projekt som är prioriterat av regeringen kan sådan förhoppningsvis

17 Effektivare handläggning
Färre och korrekt ifyllda blanketter Mindre tid i telefon Kan lägga tid på dem som verkligen behöver hjälp Ökad tillgänglighet Rätt handläggare för rätt frågor Tillfredsställelse att kunna guida lättare Kompetensutveckling Hur handläggningen effektiviseras Samtidigt som det blir enklare för företagare kan kommunens handläggning bli betydligt effektivare. I ensningsarbetet som kommuner gjort tillsammans med SKL har all information i de olika tillstånden gåtts igenom. Mycket överflödig information har rensats bort och det viktigaste har kokats ner. Det har gjort att antalet blanketter kraftigt minskat. Och innehållet i blanketterna likaså. Via e-tjänster går det att kontrollera att alla fält är korrekt ifyllda. I och med att kommunens verksamhetssystem kopplas ihop med den sammansatta bastjänsten kommer e-tjänsterna dessutom att förifyllas med företagsuppgifter. Det är en ”kvalitetsstämpel”. Och korrekt ifyllda ansökningar innebär betydligt mindre arbete med kompletteringar. Det digitala arbetssättet kontra pappersblanketter ger möjlighet till effektivare handläggning. Det blir mindre tid för administration och telefonsamtal. För handläggarna innebär e-tjänster ett nytt arbetssätt. Det blir kompetensutvecklande.

18 Standardiserade e-tjänster
Nya möjligheter när många kommuner samarbetar Nära samarbete med IT-leverantörer Krav på standardisering skapar förutsättningar för väl utbyggd arkitektur Nationella uppdateringar Hur e-tjänsterna byggs och underhålls Att skapa, bygga och underhålla avancerade e-tjänster kräver resurser. När många kommuner går samman används resurserna effektivt och det ger nya möjligheter. IT-leverantören som bygger e-tjänsten äger koden. Men leverantörens arbete blir mindre, liksom prislappen, när det handlar om att anpassa en e-tjänst i jämförelse med att bygga den helt på nytt. Eftersom e-tjänsterna byggs på uppdrag av kommunen kan deras utformning förstås anpassas efter kommunens egen verksamhet och önskemål. Serverats krav på standardiseringar skapar förutsättningar för att kunna bygga vidare och få en väl utbyggd arkitektur. E-tjänsterna kommer vara byggda på så vis att nya uppdateringar kan ”skjutas ut” nationellt. Det kommer finnas en nationell förvaltning. Uppdateringar blir exempelvis aktuellt om lagar och regler påverkar innehållet i tillstånden. När detta händer justeras informationen nationellt och skjuts ut via uppdatering.

19 Vilka tillståndsområden utvecklas?
Status Tillstånd Pilotdrift Serveringstillstånd (stadigvarande till allmänheten) Livsmedelsanmälan Anmälan om tobak Anmälan om folköl Granskning och användartest Övriga serveringstillstånd, 7st Anmälan om eget vatten Markupplåtelse (endast informationstext) Torghandel (endast informationstext) Ventilation (endast informationstext) Brandfarlig vara Köldmedier Utvecklas i dialog med Boverket Bygglov/bygganmälan Skyltlov Fettavskiljare Eget avlopp Kommunalt vatten och avlopp Värmepump Processen för hur innehållet i e-tjänsterna tas fram 1. För alla tillstånden inom Serverat har SKL sammanställt nuvarande information hos kommuner och myndigheter. 2. Därefter har SKL tillsammans med medverkande kommuner på workshops gått igenom vilken information som verkligen behöver lämnas i samband med tillstånd och rensat bort allt onödig. För serveringstillstånd var det en kommun som gick från 30 till 6 bilagor. Resultatet av detta blev förslag på innehåll till ansökningar och informationstexter. 3. SKL har sedan låtit kommunikatörer, jurister och berörda tillståndsmyndigheter granska innehållet. Resultatet är ensade, nationella informationstexter som alla kommuner kan använda. 4. Informationen till ansökningarna och informationstexterna har satts samman i e-tjänsteprototyper. 5. Dessa prototyper har restaurangföretagare fått testa i så kallade användartester. 6. Därefter används denna information i e-tjänsterna hos de första pilotkommunerna. Även här kommer informationen att utvärderas och vid behov görs justeringar innan ett breddinförande sker.

20 Nära samarbete med kommuner och leverantörer
Pilotfas hösten till våren 2016/2017 Leverantörer utvecklar e-tjänster i samarbete med pilotkommuner, testar anslutningar. Breddinförande hösten 2017 Kommuner kan installera kvalitetssäkrade e-tjänster. Leverantör A utvecklar e-tjänst 1 Leverantör B utvecklar e-tjänst 2 En bild som visar processen framöver - pilotkommuner och breddinförande. Pilotkommuner utvecklar e-tjänst tillsammans med sin IT-leverantör. Sedan kan IT-leverantören göra de anpassningar som behövs för att e-tjänsten ska fungera för andra kommuner. Ett breddinförande beräknas kunna ske hösten 2017. Det är flera IT-leverantörer inblandade. Alla kommuner som går in kopplar även sitt verksamhetssystem till myndigheternas sammansatta bastjänst. Leverantör C utvecklar e-tjänst 3 Anslutning till Verksamt.se och myndigheternas sammansatta bastjänst

21 5 Utvecklad guide och checklista
Serverat – vägen framåt Företagare kan få ännu bättre digitalt stöd, bland annat kommer de kunna följa hanteringen av sina ärenden. (Hösten 2017 – sommaren 2018) 6 Digitala processer Företagare kan ansöka om tillstånd i fler kommuner som ansluter sig i breddinförandet. (Augusti – December 2017) 4 Bredd-införande Företagare kan få ännu bättre stöd i guide och checklista. Bland annat kommer de kunna se avgifter och lokala regler i kommunerna. (Hösten 2017) 5 Utvecklad guide och checklista Företagare kan ansöka om samtliga tillstånd i ytterligare pilotkommuner som är först ut. (Februari – Juni 2017) 3 Fullskalig pilot Företagare kan ansöka om de första tillstånden elektroniskt i Halmstad och Norrköping. Uppgifter från statliga myndigheter fylls i automatiskt. (Vintern 2017) 2 Pilottjänster Företagare kan få guidestöd i processen att hitta de tillstånd de behöver för att starta restaurang. (Maj 2016) 1 Guide och checklista En alternativ bild som visar processen framöver. Inkluderar även utveckling av verksamt.se Såhär ser den närmsta framtiden ut för Serverat. Guide och checklista finns på verksamt.se sedan maj 2016. Nu befinner vi oss i tvåan. Halmstad och Norrköping är de första pilotkommunerna som kopplar samman sin verksamhet med myndigheternas sammansatta bastjänst och bygger e-tjänster med den nationellt ensade informationen. Nästa steg är att fler av e-tjänsterna byggs ho pilotkommuner. När it-leverantörerna har byggt e-tjänsterna en gång blir processen enklare för kommande kommuner. Målet är att kunna erbjuda majoriteten av alla restaurangföretagare Serverats tjänster innan 2017 är slut. Guide och checklista på verksamt.se kommer att utvecklas vidare. Det kommer bland annat kompletteras med lokala avvikelser och avgifter. Återkopplingen till företagarna utvecklas för att bli enklare.

22 Programleveranser Guider och checklista för att starta restaurang
Ensade informationstexter och tolkningar Integrerade kopplingar mellan checklista och e-tjänst för ansökan Stöd för ensad digital hantering av ärendetyper för restaurangföretagare Förifyllnad av grundläggande företagsuppgifter Standard för integration till kommunala verksamhetssystem Återkoppling i kundärende Anslutning och införandestöd för Serverat Etablerad förvaltning av programmets leveranser Fördjupning – detaljerad bild över delleveranser En mer detaljerad bild över vilka olika delleveranser, som Serverat arbetar med. Denna bild avser hela programmets leverans, dvs både SKL, Tillväxtverket och Bolagsverkets arbete. Guider och checklista för att starta restaurang: Första versionen på Verksamt är klar. Fortsatt vidareutveckling handlar om anpassningar för att få rikare stöd, större återanvändning och skalbarhet. Ensade informationstexter och tolkningar: Hantering av korta och långa nationella texter och lokala föreskrifter. Samarbete med ansvariga myndigheter, sektorsmyndigheter och kommuner. Integrerade kopplingar mellan checklista och e-tjänst för ansökan/anmälan: Sömlös övergång mellan verksamt.se och kommunala e-tjänster. Stöd för ensad digital hantering av de ärendetyper som restaurangföretagaren behöver hantera för att starta restaurang: Gemensamma specifikationer och tjänstekontrakt skapar förutsättningar för e-tjänster som hanterar de ärendetyper som restaurangföretagaren behöver. 14 ensade kommunala ärendetyper. Vissa kan komma att hanteras i samma e-tjänst. Förifyllnad av grundläggande företagsuppgifter i e-tjänster: Kommuners anslutning till den sammansatta bastjänsten ger tillgång till grundläggande företagsuppgifter för företag och i kommuners ärendehantering. Standard för integration till kommunala verksamhetssystem: Integrationer mellan programmets alla tekniska delar. System och komponenter är återanvändningsbara oavsett leverantör eller systemlösning och bygger på kostnadsfria öppna standarder. Återkoppling i kundärende: Vi vill ge företagaren insyn och återkoppling i alla de aktiviteter som ingår i kundprocessen, i den kanal där processen startade. Ex. via Verksamts eller kommunens ”Mina sidor”. Anslutning och införandestöd för Serverat: ”Kokbok” där process för anslutning framgår. Etablerad förvaltning av programmets leveranser: T.ex. för guide och checklista ska beskrivning av förvaltning av uppgiftskrav och information kopplat till uppgiftskraven tas fram.

23 Mer information Facebookgrupp: Serverat – enklare företagande med digitala tjänster