Forma kontoret Lisa Rönnbäck,

En presentation över ämnet: "Forma kontoret Lisa Rönnbäck,"— Presentationens avskrift:

1 Forma kontoret Lisa Rönnbäck, 161019
Projektledare Prevent, utvecklingsavdelningen Ska prata om hur man använda Prevents webbverktyg Forma kontoret för att få stöd i sitt kontorsprojekt. Lisa Rönnbäck, 161019 Kunskaper för en bättre arbetsdag

2 Det här är Prevent En ideell förening inom arbetsmiljöområdet sedan 1940-talet. Svenskt Näringsliv, LO och PTK som huvudmän. Vi är en ideell organisation inom arbetsmiljöområdet. Våra huvudmän är Svenskt Näringsliv, LO och PTK - alltså samma som AFA. Alla vinner på att arbeta med arbetsmiljön, och de parterna gjort tillsammans via oss sedan 1942 – nästa år firar vi 75-årsjubileum. Kunskaper för en bättre arbetsdag

3 Det här är Prevent Kunskapsnav i arbetsmiljöfrågor med uppgift att ge arbetsplatserna stöd i arbetsmiljöarbetet. inspirera förmedla kunskaper utveckla produkter Prevents arbete är målgruppsanpassat och forskningsnära för att skapa största möjliga nytta på arbetsplatserna. Forskningsnära – i vårt uppdrag ingår att föra ut ny forskning på arbetslivsområdet så att det kommer företagen till nytta. Därför extra kul att vara på AFA i detta sammanhang, efter att vi fått lyssna på två forskare. Kunskaper för en bättre arbetsdag

4 Kunskaper för en bättre arbetsdag
prevent.se utbildningar och seminarier böcker om arbetsmiljö verktyg och metoder tidningen Arbetsliv arbetsmiljöupplysningen.se – arbetsmiljö för nybörjare Vi skapar och förmedlar kunskaper för en bättre arbetsdag. Det gör vi i alla möjliga format – utbildningar, böcker, tidningen Arbetsliv, checklistor och fler och fler digitala verktyg. Har ni inte tittat in på prevent.se så rekommenderar jag att ni gör det, där finns massor! Kunskaper för en bättre arbetsdag

5 Forma kontoret Kostnadsfritt webbverktyg
Guide för de som står inför en kontorsförändring Jag är här idag för att presentera ett verktyg som Prevent lanserade i fjol, Forma kontoret. Utvecklat med en styrgrupp från parterna. Det är ett kostnadsfritt verktyg, och handlar om alla typer av kontorsförändringar. Flytta till nytt, kanske tom. bygga nytt hus Göra om befintliga lokaler Gå från egna rum till landskap eller aktivitetsbaserat som också innebär ett AKTIVITETSBASERAT ARBETSSÄTT Är det någon här som står inför en förändring av sitt kontor? Kunskaper för en bättre arbetsdag

6 Syfte Underlätta processen för företag som står inför förändring av kontorsmiljön Syftet med verktyget är att underlätta processen. Det är mycket att tänka på och komplext, som vi har fått höra under morgonen. Man kan hamna snett/det finns en del fallgropar. Kunskaper för en bättre arbetsdag

7 Målgrupp chefer HR intern projektledare skyddsombud /arbetsmiljöombud
Beslutsfattare vid planering av kontorsförändring: chefer HR intern projektledare skyddsombud /arbetsmiljöombud Målgruppen är de som har mandat att påverka och fatta beslut vid en ändring: chefer, HR-personer, interna projektledare, skyddsombud. Ofta har man en intern grupp som arbetar med kontorsförändringen, de är också målgruppen Kunskaper för en bättre arbetsdag

8 Hur gör man på bästa sätt?
Kunskaper för en bättre arbetsdag

9 Tog hjälp av två experter
Aram Seddigh Doktor, Stressforskningsinsitutet, SU Sara Hernäng Seniorkonsult, Sweco För att hamna rätt kopplade vi in två experter: Sara Hernäng och Aram Seddigh. Aram är doktor vid Stressforskningsinstitutet SU. Han deltog i ett AFA-finaniserat forskningsprojekt ”Kontorslandskap, ledarskap och hälsa” som avslutades för ett par år sedan. Sara är seniorkonsult i hyresgästrådgivning på Sweco och har lång praktisk erfarenhet av att hjälpa företag och myndigheter med kontorsprojekt. Kunskaper för en bättre arbetsdag

10 Viktigt att tänka på Det finns ingen optimal lösning – utgå ifrån verksamhetens behov! Arbeta systematiskt och strategiskt med lokalfrågorna Analys som grund för ett lyckat kontorsprojekt Förändringsarbetet Om man ska sammanfatta budskapet så finns det några saker som är viktiga att tänka på. Grundbudskapet: Det inte finns något lösning som funkar för alla. Man måste själv komma fram till vad verksamheten behöver för att fungera bäst. Arbeta systematiskt och strategiskt med de här frågorna. Hur gör man det, jo genom att göra en ordentlig analys både av nuläget – hur man arbetar – men också att fundera på hur man skulle vilja arbeta. Man bör göra ett rejält grundarbete. Ta förändringsarbetet på allvar. Att lyckas med det en framgångsfaktor. Lokalprojekt kan skapa oro och det gäller att planera för att bemöta den på ett bra sätt, så att man får de anställda med på tåget. Kunskaper för en bättre arbetsdag

11 prevent.se/formakontoret
Enkelt uppbyggt med tre sektioner: Enkät Fakta Filmer Kunskaper för en bättre arbetsdag

12 Förändringsprocessen Den fysiska arbetsmiljön Inför genomförandet
Enkät i fem steg Analys Förändringsprocessen Den fysiska arbetsmiljön Inför genomförandet Uppföljning Syftet med enkäten är att få upp alla frågor på bordet, organisatoriska och fysiska aspekter, men också rent praktiska. Då har man bättre förutsättningar att kunna jobba systematiskt med dem. Enkäten består av 30 frågor och är indelade i dessa fem avsnitt. Varje frågar presenterar ett område, med fakta, som man får ta ställning till – hur långt har vi kommit med detta? Man drar sitt svar till ett högt eller lågt värde. Resultatet av enkäten ger en bra översikt – man ser tydligt vilka frågor man inte har kommit så långt med. Resultatet går att spara som pdf och mejla ut för att använda som underlag för internt arbete.

13 Faktasidor FAKTATEXTER som utvecklar begrepp och ämnen som nämns i enkäten. Om olika kontorstyper, för- och nackdelar med alla kontorstyper och inte värderande. Också fakta om förändringsprocessen, hur man bemöter krav/önskemål från enskilda medarbetare, fysiska faktorer som akustik, belysning, klimat, samt källor. När vi gjorde Forma kontoret var den vanligaste kontorstypen i Sverige fortfarande cellkontor, runt 60 %. Vanligaste förändringen man gör är att flytta från eget rum till öppet kontor, men aktivitetsbaserade kommer som en stark konkurrent. Hörde en siffra om att det närmar sig 10 %? Har inte de exakt senaste siffrorna men intresset och införandet för aktivitetsbaserade kontor ökar i hela landet, från början kanske mest ett storstadsfenomen. Dyrare lokaler i storstäder så man sitter gärna kvar i befintliga lokaler om de har ett centralt läge t.ex.

14 Filmer Till sist har vi filmer, vi har intervjuat Swedbank som flyttade personer till sitt nya huvudkontor i Sundbyberg för ett par år sedan, som är aktivitetsbaserat. De berättar öppet om sin process – planering, genomförandet och vad som hänt efter inflyttningen. De berättar om vad som gått bra och om de utmaningar de har haft. Visa Det fortsatta arbetet När man har ett kontorsprojekt är det väldigt bra att gå på studiebesök för att se hur andra har gjort, men alla har inte den möjligheten. Forma kontorets faktadelar och filmer kan användas som ett komplement till studiebesök och andra förberedelser, för medarbetare som är oroliga inför en flytt eller förändring.

15 Utbildning: Lyckas med kontorsförändringen
Från cellkontor till aktivitetsbaserat och allt däremellan Heldagsutbildning som kan företagsanpassas Om ni vill ha mer stöd för att arbeta med frågorna så rekommenderar vi Prevents utbildning Lyckas med kontorsförändringen, som bygger på innehållet och upplägget i Forma kontoret Kunskaper för en bättre arbetsdag