Kommunal verksamhetsutveckling Styrelsemöte den 17 juni 2015.

En presentation över ämnet: "Kommunal verksamhetsutveckling Styrelsemöte den 17 juni 2015."— Presentationens avskrift:

1 kommunal verksamhetsutveckling Styrelsemöte den 17 juni 2015

2 kommunal verksamhetsutveckling Bakgrund –Många guider & vägledningsdokument finns det ….. SKL –Kommunala samverkansformer, SKL 2009 –Kommunal IT i samverkan, Juridiska förutsättningar för olika samverkansformer, SKL 2005 –CeSam – programkontor för egna projekt/utredningar/förstudier & kravbeskrivningar eDelegationen –20 st Vägledningar –8 st rapporter/PM –8 rapporter/projekt –DOCK; mycket lite / obefintligt ”handgripligt”, nära & konkret praktiskt stöd till / i kommunernas projekt 34.1 Kommunal insatsstyrka (1) 2

3 kommunal verksamhetsutveckling FÖRSLAG – Kommunal Insatsstyrka –Ingående funktioner (exempel) Projektledare Stödfunktion för processanalys / -utredning IT-specialist Extern verksamhetsexpertis / FoU –Exempel på genomförandeprocess (baserat på eDel:s väglednings- & metodstödsdokument) Initial/grundläggande behovs-/nyttoanalys Projektetablering (ev inkl Sambruk-”upprop”) Genomförande av utrednings- och/eller utvecklingsprojektet Stöd vid införande + etablering av drift-/förvaltningsfunktion (ev inom Sambruks samverkanskoncept) 34.1 Kommunal insatsstyrka (2) 3

4 kommunal verksamhetsutveckling Befintlig stöddokumentation - exempel –eDel:s ’Vägledning för utveckling i samverkan’ –Utgår från och ”förhåller sig till” ffa statliga myndigheters befintliga projektmodeller 34.1 Kommunal insatsstyrka (4) 4

5 kommunal verksamhetsutveckling Konceptets två ”spår” –A. Övergripande/allmänt – Sambruk ( allm. verks.budget) initiala kontakter & informationsinsamling information i För:s nätverk, för inhämtning av fler intressenter övergripande proj.plan, inkl rekrytering av relevanta resurser (ev) etablering av och sammankallande för projektstyrgrupp uppföljning och informationsspridning i Sambruks nätverk, avseende projektets framskridande och leveranser –B. Kommun- & projektspecifikt (kommunens budget) kommun- & behovsspecifikt genomförande av projektet, baserad på den generella beskrivningen ovan tillsättning av relevanta resurser från kommunens verksamhet 34.1 Kommunal insatsstyrka (5) 5

6 kommunal verksamhetsutveckling Genomförandeprocessen 34.1 Kommunal insatsstyrka (6) 6 ProcesstegUngefärlig kalendertid Uppskattad kostnad Initial, grundläggande behovs-/nyttoanalys 1 vecka20.000 – 50.000 kr Projektetablering2 – 6 veckor (om flera kommuner) Kommunens egna resurser + Föreningen Sambruk Genomförande av utrednings- och/eller utvecklingsprojektet 1 – 6 månaderHelt beroende på projektets karaktär och omfattning. Extern(a) resurs(er) kan begränsas till övergripande stöd, t ex 1 – 2 dgr/månad, dvs 10’-25’ / mån Införande + etablering av drift- /förvaltningsfunktion 1 – 2 månaderProjektspecifikt – målsättning av fortlöpande drift-/förvaltningskostnader ska kunna delas av flera kommuner, åtminstone på sikt

7 kommunal verksamhetsutveckling Sammanfattning, resultat – intäkter –Medlemsintäkter 2.452 TKr (exkl Örebro) – 1 utträde (helår) + 3 st nya (L:a Edet, Sölvesborg, Örebro) –Projektverksamheten => underskott (hittills) –För övrigt; inga anmärkningar ( resultatrapport )resultatrapport 35. Ekonomi - 201505 7

8 kommunal verksamhetsutveckling Pågående projekt / förvaltningsåtaganden –Ekonomiskt bistånd –FixaMinGata –Öppna verksamhetssystem för skolan –NEBULA – Cloud computing –UKAA; uppföljningssystem för ungdomar –FoU-projekt – ’Öppen, innovativ skolplattform’ –FoU-projekt – ’Självbetjäning i Socialtjänsten’ Projekt under uppstart / diskussion –LOU-upphandling av förvaltningstjänst för ProVisum/ÖFM –Samlad ärendehantering –MM-sender Övriga aktiviteter –eMedborgarveckan 2015 –Konferenser & Seminariedagar 36.1 Genomgång av nuläget (1) 8

9 kommunal verksamhetsutveckling Ekonomiskt bistånd –Fullständig integration Multifråga – verks.system (iSOX) –Integration eAnsökan-EkBist – ProCapita – i test –Flera nya medlemmar + nya förfrågningar FoU-projekt – ’Självbetjäning i Socialtjänsten’ –1:a fas; juridisk förstudie m h a jurist/expert från eDelegationen FixaMinGata –Förvaltning av applikationen –Fortsatt info-satsning nödvändig Standardisering av I/O – Öppna Skolsystem, SIS –Projekt för schemaläggningsinfo igång –”Vagt” intresse för motsv projekt avseende HR-info 36.1 Genomgång av nuläget (2) 9

10 kommunal verksamhetsutveckling NEBULA – Cloud computing –Utbildningsmtrl (omfattande) levererat – engelska/franska –Projektmöte & ”train-the-trainer”-session i Valencia i juli –Pilotutbildningsomgång; 30/9 – 1/10 (två anmälda) UKAA; uppföljningssystem för ungdomar –Förvaltningskoncept & -grupp etablerad + vidareutveckl. –Örebro åter medlem & nyttjare av systemet –1:a halvårsrapport till Skolverket vid halvårsslut –Integritetsaspekter diskuteras FoU-projekt – ’Öppen, innovativ skolplattform’ –Utvecklingsarbetet igång, enl plan –Grundplattform klar, inkl 1 applikation + admin-funktioner 36.1 Genomgång av nuläget (3) 10

11 kommunal verksamhetsutveckling Vårens aktiviteter– översikt (utöver fortlöpande projektverksamhet) Vårkonferens 21 april - Tekniska muséet i Sthlm –Få deltagare / bra = uppskattat arrangemang & innehåll –Korta videoreferat ULI Geoforum - OSGS2015 – Öppen källkodskonferens, GIS –Presentation av FixaMinGata.se Offentliga Rummet i Visby – 1-3 juni –Fördjupningsdagen – 3 föredrag (Samverkan / Kundcenter / Öppna system) –Konferensen – 3 föredrag (iVIS/ UKAA / Öppna verks.system i skolan) VINNOVAs programkonferens –Sambruks projekt iVIS + 12 projekt inom utlysningen –Flera möjliga synergier, iVIS – övriga proj.leveranser 36.1 Genomgång av nuläget (4) 11

12 kommunal verksamhetsutveckling Höstplanering – översikt (utöver fortlöpande projektverksamhet) September –Pilotutbildning – molntjänster (30/9 – 1/10) Oktober –eMedborgaveckan 5 – 9 okt –eFörvaltningsdagarna 7 – 8 okt – ev deltagande med iVIS November –Kvalitetsmässan 3 – 5 nov - ev deltagande m iVIS –Sambruks höstkonferensdag; 17 / 18 / 19 nov (alternativ) samarrangemang m VINNOVA – fokus på framtidens digitala skola –Internetdagarna 23 – 24 nov deltagande m DigiDel-nätverket 36.1 Genomgång av nuläget (5) 12

13 kommunal verksamhetsutveckling Bakgrund –Överenskommelse om samverkan Västerås - Sambruk Upphovsrätt och förvaltningsåtagande enligt Sambruks ramverk SGM Västerås’ önskan om bredare samverkan i förvaltningsfasen –Projektleverans kraftigt försenad –Diskrepans levererad funktionalitet vs förväntan –Mycket stort intresse bland Sveriges kommuner –Förslag till avgränsat vidareutvecklingsprojekt, med initial finansiering av Föreningen Sambruk 36.2 Nytt verks.system - ÖF (1) 13

14 kommunal verksamhetsutveckling FÖRSLAG –Överenskommelse om vidareutveckling, baserad på fatställd kravspecifikation och fast pris –Sambruk svarar för initial investering under 2015Q3 –Befintliga och tillkommande kommuner, dvs användare av systemet debiteras en extra månatlig avgift (20% av ursprunglig inträdesavgift för systemet) under 24 månader –Extradebiteringen avser ”återbetalning” av Sambruks investering för vidareutvecklingsinsatsen –Investeringen beräknas återbetald under 2016 (baserat på ”prospect-läget”) –Västerås & Nacka har godkänt upplägget 36.2 Nytt verks.system - ÖF (2) 14

15 kommunal verksamhetsutveckling Bakgrund –Sambruks samverkansmodell & SGM-ramverk gäller idag exklusivt för Föreningens medlemmar –Flera kommunala verksamheter (enskilda förvaltningar / -representanter) intresserade av Sambruks lösningar / leveranser OCH koncept för systemförvaltning i samverkan MEN –ibland svårt att för enskild förvaltning(-srepresentant) att ”övertyga” kommunledningen om medlemskap –Föreningen Sambruks modell är fortfarande unik i Sverige Projekt-, förvaltnings- och finansieringssamverkan Anskaffning – LOU 37.1 IT-stöd & icke-medlemmar (1) 15

16 kommunal verksamhetsutveckling FÖRSLAG –Gemensam workshop/seminarium under hösten 2015 –Styrelsen + medlemsrepresentanter –Genomgång av viktigaste frågorna för Föreningen, samt verksamhetsplanering för 2016 ( och ev på längre sikt) 37.2 Verksamhetsplanering 2016 16

17 kommunal verksamhetsutveckling FÖRSLAG 37.3 Valberedning 2016 17

18 kommunal verksamhetsutveckling Bengt S – pågående arbete –Förvaltningsfunktion - SSBTEK –Inera 38. SKL – Sambruk 18

19 kommunal verksamhetsutveckling 19