MILJÖREVISION DAG 3 Planering inför miljörevision samt formulering av inledande frågor. Vi genomför en övningsrevision där vi använder våra inledande frågor.

En presentation över ämnet: "MILJÖREVISION DAG 3 Planering inför miljörevision samt formulering av inledande frågor. Vi genomför en övningsrevision där vi använder våra inledande frågor."— Presentationens avskrift:

1 MILJÖREVISION DAG 3 Planering inför miljörevision samt formulering av inledande frågor. Vi genomför en övningsrevision där vi använder våra inledande frågor. Diskussion vad revisionsrapporten skall innehålla och hur man kan formulera delarna med avseende på den information man fick under övningsrevisionen. Principer för värdering av avvikelser. Kursen avslutas med ett prov och en kursutvärdering.

2 MILJÖREVISION Kravdokument, t ex förordning, ISO14001, EMAS Miljöledningssystemet vid myndigheten (miljöpolicy, miljöutredning, miljömål, handlingsplan, ansvarsfördelning, rutiner, kommunikation, miljöutbildning, uppföljning av miljölagar, miljörevision, uppföljning, redovisning mm) Miljöledningssystemets funktion i praktiken Miljörevisionen kontrollerar om miljöledningssystemet uppfyller alla krav enligt kravdokumentet Miljörevisionen kontrollerar om miljöledningssystemet efterlevs i praktiken, enligt alla de lagar, regler, dokument, rutiner och riktlinjer som finns.

3 MILJÖREVISION Revisionsrapport Del 1 Formalia När, var, av vem utfördes revisionen? Vilka krav och delar av organisationen tittade man på? Vad blev resultatet? Vem får resultatet, rapporten? Hur hanteras den vidare? Vad skall man göra i organisationen efter revisionen? Underskrift. Dnr, arkivering. Del 2 Textdel Skriv om iakttagelser/observationer som ni tycker är viktiga. Glöm inte att starta med positiva! Skriv om rekommendationer som ni tycker är viktiga. Del 3 Avvikelser Avvikelser i lista, numrera. En avvikelse (= en åtgärd per avvikelse). Inga långa texter! Skriv så att mottagaren förstår vad som skall göras utan att skriva vad de skall göra!

4 MILJÖREVISION Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten Tid: 16 september 2010, kl 08.30-16.00 Plats: Stockholm Revisionsledare: Nils Nilson Revisor: Mats Matson Standard/kravdokument: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, ISO 14001:2004, EMAS samt tillämplig miljölagstiftning Omfattning Miljöledningssystemet omfattar verksamheten vid följande platser: Agatan 1, ledning och förvaltning Agatan 1, 3 och 5, Avdelning A Agatan 1 och 3, Avdelning B Agatan 3 och 5, Avdelning C Bgatan 3, Borlänge, Avdelning D Syfte Syftet med denna interna miljörevision är att utvärdera om miljöledningssystem för avdelningen överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt myndighetens miljöhandbok och andra krav. Efterarbete miljörevision

5 MILJÖREVISION Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten (forts) Genomförande Revisorerna har granskat dokumentationen på avdelningens sidor om ”Miljö och hållbar utveckling”, genomfört samtal med avdelningschef, miljösamordnare, enhetschefer, miljörepresentanter och övrig personal samt genomfört besök i verksamheten. Vid denna miljörevision granskades verksamheten vid avdelningens ledning samt enhet B, C och D. Platsbesök genomfördes på Agatan 1, 3 och 5. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt noteringar enligt följande: Antal större avvikelser2 Antal mindre avvikelser12 Antal noteringar23 Efterarbete miljörevision

6 MILJÖREVISION Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten (forts) Kommentarer och slutsatser Avdelningen arbetar aktivt och med stort engagemang inom sitt miljöledningssystem. Avdelningen har ett väl fungerande miljöledningssystem … Avdelningen följer aktuella miljölagar. Avdelningens miljöledningsdokument finns samlade … Avdelningen saknade vid revisionstillfället … Rekommendationer Avdelningen rekommenderas att arbeta vidare med sitt miljöledningssystem … Vissa dokument bör uppdateras i miljöledningssystemet... Vi besöket ute i verksamheten fanns även förbättringsförslag om … som avdelningen bör arbeta vidare med. Informatören bör avsätta den tid som behövs för att hålla avdelningens miljösidor uppdaterade. Efterarbete miljörevision

7 MILJÖREVISION Revisionsrapport Intern miljörevision på avdelning A vid Myndigheten (forts) Hantering av revisionsrapport Kopia av revisionsrapporten översändes till reviderad enhet samt myndighetens miljösamordnare. Originalet skickas till registrator för arkivering genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer att delges generaldirektören vid ledningens genomgång av miljöledningssystemet. Underskrift Bilagor med avvikelser och noteringar Efterarbete miljörevision

8 MILJÖREVISION AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION Formulering av avvikelser: Tala om vad som inte fungerar. Skriv inte vad organisationen skall göra Bedömning av avvikelse: Stor avvikelse: följer ej lagstiftning eller kravdokument Mindre avvikelse: följer ej egna rutiner, gamla dokument, miljöhandboken ej uppdaterad mm Noteringar: friare skrivning, förbättringsförslag, länkar som inte fungerar, ansvar ej klarlagt, iakttagelser vi besök mm Efterarbete miljörevision NrKravdokAvvikelseTyp NN1ISO 14001, kap 4.2 Miljösamordnaren är inte säker på att alla anställda har fått ta del av miljöpolicyn, enligt den beskrivning som finns i miljöhandboken. Mindre Bilaga 1

9 MILJÖREVISION AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION Hantering efter revisionsrapport 1.Analys av orsak till avvikelse (verksamhetsansvarig) 2.Planerad korrigerande åtgärd (ansvarig, klart senast) 3.Uppföljning av korrigerande åtgärds effekt (ansvarig, klart senast) Efterarbete miljörevision UPPGIFT 6 Formulera analys och plan för åtgärd enligt följande exempel

10 MILJÖREVISION AVVIKELSEHANTERING INTERN REVISION AVVIKELSERAPPORTNR: NN08 Avdelning: Förvaltningen Dokumentreferens: Miljölaglistan Standardkrav: ISO14001, 4.3.4 Lagar och andra krav Bedömning: Stor avvikelse Beskrivning av avvikelse: Myndigheten har inte lämnat någon redogörelse till Transportstyrelsen för sina inköp, sin leasing och sina upphandlingar vad gäller fordon under föregående kalenderår i enlighet med de bestämmelser som finns i Förordning (2009:1) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor. 1. Analys av orsak till avvikelse: Gjord av: Datum: 2. Planerad korrigerande åtgärd: Ansvarig: Genomförd senast: 3. Uppföljning av korrigerande åtgärds effekt: Ansvarig: Genomförd senast: Efterarbete miljörevision

11 Kunskapstest Skriv namn När du är klar, gå till Ulf och byt mot kursintyg Gör därefter kursutvärdering MILJÖREVISION Kursutvärdering Tala om vad du tyckte om kursen. Allmänt. Passade den för dig? Var det något du saknade? Något vi kan ta bort? Namn: frivilligt Ullika och Ulf tackar er för en trevlig kurs och hoppas ni får göra många interna miljörevisioner.