Superkontaktombudsträff2016-04-07. Inledning Införandeprojekt nytt IT-stöd för samordnad vård- och omsorgsplanering Fika 09.45 – 10.15 Funktionsbeskrivning.

En presentation över ämnet: "Superkontaktombudsträff2016-04-07. Inledning Införandeprojekt nytt IT-stöd för samordnad vård- och omsorgsplanering Fika 09.45 – 10.15 Funktionsbeskrivning."— Presentationens avskrift:

1 Superkontaktombudsträff2016-04-07

2 Inledning Införandeprojekt nytt IT-stöd för samordnad vård- och omsorgsplanering Fika 09.45 – 10.15 Funktionsbeskrivning superkontaktombud Mötesstruktur vid vårdplanering Lunch 11.30–12.30 Följsamhet till rutin kring rehab Distansmöte Fika 14.30 Hemsidor Aktuella frågor – gemensam diskussion! Övrigt…

3 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen ITMV Införande Ny IT-tjänst som ersätter KLARA SVPL

4 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Idag används IT-tjänsten KLARA SVPL inom Västra Götaland för samordnad vård- och omsorgsplanering och omfattar både vård- och omsorgsperspektivet samt betalningsperspektivet. Avtalet upphörde 2015-12-31. Efter upphandling har nytt avtal slutits med Cerner Corporation, avseende:  Support- och underhållsavtal för KLARA SVPL tills ny IT-tjänst är på plats  Införande av ny IT-tjänst under år 2016  Optioner på utökad funktionalitet att införas under 2017 och 2018

5 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Projektet ITMV Införande ska under år 2016:  Ersätta KLARA SVPL med en ny IT-tjänst med motsvarande funktionalitet men med förbättrad användbarhet, i hela VG (Västra Götaland).  Genomföra alla förberedelser för införandet av ny IT-tjänst o Kvalitetssäkring av IT-tjänsten o Etablering av ny teknisk plattform o Utbildning av samtliga aktiva användare o Etablera support  Utreda/förbereda för funktionalitet som ska implementeras år 2017-2018 o SIP o Ny funktionalitet i IT-tjänsten i enlighet med upphandlingens bör-krav o LPT/LRV o NPÖ koppling o Privatpersoners åtkomst till ”vårdplaner” o Behovet av mobil åtkomst till tjänsten  Tekniskt avveckla KLARA SVPL

6 Grov tidplan Start 2016-11-29 *Utbildning av pilotens utbildare

7 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen

8 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen

9 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen För en smidig övergång till användande av den nya IT-tjänsten  Delta i erbjuden utbildning o Det kommer att finnas olika utbildningsalternativ -Utbildning av utbildare -Utbildning av användare  Håll dig informerad via o Hemsidan www.vgregion.se/SVPLwww.vgregion.se/SVPL o Ditt lokala införande projekt, Vårdplaneringsgruppen Skaraborg  En ny webb-adress kommer att förmedlas ut. Spara den som favorit eller knuten till ikon eller startsida, motsvarande som ni har idag. (ofta hjälper ett IT-stöd till med detta)

10 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen  Länken till KLARA SVPL (från ikon, startsida, favoritlista..) kommer inte att fungera. Varken klient- eller webb-versionen.  Använd den nya webb-adressen.  Samma inloggning/lösenord användas.  Samma ärenden ligger i nya IT-tjänsten eftersom databasen inte ändrats.  Navigera runt och bekanta dig med nya IT-tjänsten  Arbeta vidare som vanligt med din enhets ärenden.

11 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen  Vänd dig till ditt lokala systemstöd i första hand Användarekontaktombudsuperkontaktombudförvaltare  Läs på hemsidan, vart ni vänder er om ni inte löser problemet lokalt.  En förstärkt support-grupp kommer att sitta samlad under några veckor, för att säkerställa att införandet går så smidigt som möjligt.

12 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Byte av IT-tjänst för Samordnad vård och omsorgsplanering innebär utmaningar på en rad områden:  Till viss del ny teknik, helt webb-baserat  Till viss del nya kommunikationsvägar, helt via Internet(?)  Att informationen om nya IT-tjänsten når alla användare  Att resurser/tid avsätts för utbildning i nya IT-tjänsten  Ökad kunskap om rutinen ute i verksamheterna behövs

13 Gemensam IT samordningsfunktion 49 kommuner i Västra Götaland och Västra Götalandsregionen Information om projektet kommer att finns tillgänglig  På hemsidan www.vgregion.se/SVPLwww.vgregion.se/SVPL  Nyhetsutskick (?)  Från era lokala Införandeprojekt, vårdplaneringsgruppen Skaraborg

14 Fördelning av utbildningsplatser

15 Utbildningsplanering Skaraborg Fastställa vem som är utbildare – superkontaktombud? Förutsättningar inför utbildning av utbildare: - Väl insatta i rutinen för samordnad vård och omsorgsplanering - Införstådd med att ansvara för utbildning av alla användare i den egna verksamheten 21 september utbildning för utbildare, SkaS Skövde, lokal insikten 25 platser kl. 08-12 och 25 platser kl. 13-17 29 september utbildning för utbildare, Vänersborg, lokal Trumpeten NÄL. 10 platser kl. 08-12 Utbildning av alla användare ska ske vecka 44-47 Utbildningsmaterial kommer finnas framtaget via projektgruppen och är anpassat efter både storsalsutbildning (inte datasal) och för mindre datasalsutbildningar 29 november uppstart av nytt IT-stöd för SVPL

16 Funktionsbeskrivning för Superkontaktombud Att ha kunskap om den gemensamma rutinen som ligger till grund för samordnad vårdplanering och registrering i KLARA SVPL. Att hålla sig uppdaterad om förändringar i den gemensamma rutinen och KLARA SVPL. Vara ett stöd för kontaktombuden i det egna området i första hand och vid behov på övriga områden. Administrationsbehörighet nivå 2. Se sysadm. användarhandbok Behörighet att ta fram rapporter. Behörighet att felanmäla ärende till VGR-IT och få support om gemensam rutin och KLARA SVPL. Vara kanalen mellan kontaktombud och VGR-IT vid felanmälan och supportärenden. Handleda kontaktombud att bli självständiga i hantering av samordnad vårdplanering. Identifiera utbildningsbehov för KLARA SVPL och i den gemensamma rutinen för samordnad vårdplanering. Verka som informationskanal mellan förvaltningsorganisationen och det egna området t ex. vid förändringar i KLARA SVPL. Att ansvara för att områdets kontaktombud får tillgång och utbildning i KLARA SVPL och den gemensamma rutinen. Att medverka på förekommande möten gällande SVPL och ansvara för informationsspridning till och från dessa. Att medverka i strukturerat förbättringsarbete t.ex. i processgrupper gällande SVPL.

17 Mötesstruktur vid samordnad vård- och omsorgsplanering Samtliga punkter ska gås igenom men kan ske i annan ordning beroende på patient och organisation. I vårdplaneringen skall sådan personal från berörda enheter delta som besitter den kompetens som behövs för att tillgodose patientens behov av insatser efter utskrivningen (SOSFS 2005:27) Utarbetat av regional arbetsgrupp för distansmöten vid Samordnad vård- och omsorgsplanering på uppdrag av Styrgrupp IT i Väst (SITIV) 2015-10-30 http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad- vardplanering/Videomote/Manualer-Videomote/

18

19 Uppföljning av följsamhet till rutin kring rehab Rutin för informationsöverföring i KLARA SVPL mellan arbetsterapeut och sjukgymnast Skaraborgs sjukhus, kommuner och primärvård i Skaraborg http://www.vardsamverkanskaraborg.se/upload/V%c3%a5rdsamverkanSkaraborg/V%c3%a5rdplanering/Doku mentbibliotek/RutinVardplanering.pdf

20 Distansmöte via video Lync har bytt namn till Skype for business Information finns via www.vgregion.se/svplwww.vgregion.se/svpl Uppföljning av ”Utbildning i videomöte” Distansmöte under sommaren

21 Effekter av distansmöte via video i vård- och omsorgsplanering  Patientsäkerheten ökar när samtliga vårdgivare deltar  Primärvården kan delta i mötet  Ökad samverkan mellan vårdgivare ger bättre flöden i utskrivningsprocessen  Ökat deltagande från vårdgivarna ger ökad trygghet för patient och närstående  Närstående kan sitta med på sjukhus, i primärvård, i kommun, delta via egen dator eller per telefon  Patienten orkar medverka. Strukturerat videomöte med checklista 30 min. Fysiskt möte 50 min  Tidsbesparing för alla som deltar i mötet  Res fria möte är tidseffektiva och minskar klimatpåverkan

22 Införande av distansmöte i Skaraborg Förberedande information och utbildning till superkontaktombud och kontaktombud, våren 2015, 152 personer deltog Uppstart september 2015! - 6 utbildningstillfällen genomfördes, 279 personer deltog Uppföljning av införandet i samband med superkontaktombudsträff, oktober 2015 Uppföljning via MAS nätverk och superkontaktombud november och december Återrapportering till vårdsamverkans styrgrupp i december Utbildning januari 2016, 63 personer deltog Återrapportering till vårdsamverkans styrgrupp i februari Uppföljning med superkontaktombud april Planerad återkoppling till vårdsamverkans styrgrupp 13 april

23 Nuläge Skaraborgs sjukhus Utrustning finns på plats Vårdplaneringteamet har fått utbildning och har utrustning Medicinkliniken i Falköping och Mariestad samt psykiatrin kan genomföra distansmöte Sjukhuset i Lidköping genomför tillsammans med Grästorps kommun och primärvård alla vårdplaneringar via distansmöte sedan årsskiftet Test har genomförts med fyra kommuner och primärvård Test är inplanerat med två kommuner och primärvård Test ska planeras för övriga kommuner

24 Nuläge Primärvård Lågt deltagande från primärvård vid höstens utbildningstillfälle Svårigheter att nå ut till privata utförare Information och utbildning har erbjudits och genomförts efter september Utrustning finns på plats på de flesta vårdcentraler och rehab-mottagningar Några vårdcentraler har haft svårighet med lokal och med den tekniska utrustningen. Några planerar därför att delta via kommunens utrustning Flera vårdcentraler inom Närhälsan har meddelat att man inte är redo att testa Kommun Utrustning finns på plats i kommunerna I Essunga pågår förberedelser, övriga kommuner är klara och inväntar primärvården Medicinskt ansvarig sjuksköterska i respektive kommun har uppdrag att samverka med primärvården och sjukhus Grästorp vårdplanerar via distansmöte Skara, Vara och Falköping har genomfört test Datum för test är planerat i Tidaholm och Hjo

25 Sammanfattning av distansmöte Effektiva vårdplaneringar Rätt kompetenser kan medverka i större utsträckning Ökad patientsäkerhet när alla vårdgivare deltar Utdraget införande Fortfarande okänt i vissa verksamheter Förekommer fortfarande viss ovilja Kräver ett fortsatt arbete med införandet

26 Hemsidor för SVPL Minnesanteckningar och presentationer från superkontaktombudsträffarna finns på vårdsamverkan (från hösten 2015 och framåt)! Vårdsamverkan http://www.vardsamverkanskaraborg.se/sv/Vardsamverkan-Skaraborg/NyaVardsamverkanSkaraborg/ Vårdsamverkan – Samverkansgrupper – Gränssnitt Skaraborg – Samordnad vårdplanering http://www.vardsamverkanskaraborg.se/sv/Vardsamverkan- Skaraborg/NyaVardsamverkanSkaraborg/Navigering/Arbetsgrupp/Grupper/Granssnitt-Skaraborg/Samordnad- vardplanering/ Regionen http://www.vgregion.se/sv/Ovriga-sidor/Samordnad-vardplanering/

27 Aktuella frågor – gemensam diskussion! Inkomna frågor/synpunkter: Måste VPL-teamet stänga kl.15? Vi vill kunna boka en vårdplanering för nästkommande dag om kallelsen kommer på em. Annars kan det dröja innan vi kan komma. Måste kallelserna skickas kl. 15.59? Förslag: skicka kl. 08.00 dagen efter. Vilken information ska ”information vid utskrivning” innehålla? När är brytpunkt för utskrivningsklar? Hur bokar vi vårdplanering med vpl-teamet på SkaS? Avbrott i processen – när ärendet blir aktuellt igen syns inte historiken – aviserad Forcerad vårdplan, vad innebär det?

28 Aktuella frågor – gemensam diskussion! Inkomna frågor/synpunkter: Erfarenheter från rehab.valet? Patienter som missas? När meddelande till vård och omsorg aviseras från mottagningar o ärendet är avviserat både till kommun och primärvård är det viktigt att det tydligt framgår vem det riktar sig till →Det kan tex stå ”behöver hjälp med såromläggning” det är svårt att veta meddelandet då gäller kommun eller primärvård ”Det är viktigt att utskrivningsmeddelande 24 tim. före utskrivningsdatum” →Oftast kommer utskrivningsmeddelandet samma dag som patienten är utskrivningsklar och det är då svårt för kommunen att hinna att planera hemgång ….

29 Höstens superkontaktombudsträff 6 oktober, 2016 Kl. 09.00 – 16.00 Sessionssalen, stadshuset Skövde kommun