CASE - Ledarutveckling över gränserna 16-18 november 2015 Annelie Johansson Michaela Lindh.

En presentation över ämnet: "CASE - Ledarutveckling över gränserna 16-18 november 2015 Annelie Johansson Michaela Lindh."— Presentationens avskrift:

1 CASE - Ledarutveckling över gränserna 16-18 november 2015 Annelie Johansson Michaela Lindh

2 Bakgrund Högsby kommun har ett samverkansavtal med syftet att underlätta samverkan mellan arbetsgivaren och de fackliga organisationerna samt att öka medarbetarnas möjlighet till delaktighet. I dagsläget upplever fackliga representanter att samverkansavtalet inte efterföljs i alla verksamheter.

3 Uppdrag Vad kan Högsby kommun göra för att samverkansavtalet efterföljs i kommunens alla verksamheter?

4 Frågeställningar Vilka förväntningar har cheferna i kommunen och de fackliga representanterna på samverkansavtalet? Vad är det som chefer och fackliga representanter upplever fungerar bra och mindre bra med samverkansavtalet? Hur kan Högsby kommun arbeta framöver för att säkerställa att samverkansavtalet efterföljs i alla verksamheter?

5 Metod Intervjuer med fackliga organisationer samt chefer. Utifrån förutsättningarna fanns det utrymme för att genomföra nio intervjuer. Fackliga organisationer samt chefer fick förfrågan om möjlighet att delta. Sex anmälde sitt intresse varav en fick förhinder. Intervjuer genomfördes med följande personer: Magnus Lindeberg, Lärarförbundet, Marie Bjerkhaug, Fackförbund Kommunal Marie Larsson, förskolechef, Roger Petersson, rektor Fröviskolan samt Christina Henriksson, rektor gymnasiet

6 Resultat Vilka förväntningar har cheferna i kommunen och de fackliga representanterna på samverkansavtalet? Att öka dialogen, delaktigheten och samverkan mellan parterna. Att tillsammans resonera och finna lösningar. Att det skapar ett effektivare arbetssätt. Att samverkan ska ske från planeringsstadiet till beslut. Att slippa MBL-förhandla. Sammanfattningsvis att ha en gemensam arena för kommunikation.

7 Resultat Vad är det som chefer och fackliga representanter upplever fungerar bra och mindre bra med samverkansavtalet? I intervjusvaren har det framkommit olika åsikter vad gäller de punkter som lyfts i syftet med samverkan. I samverkansavtalet står följande: Förutsättningar för en fungerande samverkan enligt avtalet bygger på att verksamheterna bedrivs i enlighet med följande punkter: Tydliga mål för verksamheten. Klargjord arbetsfördelning mellan politiskt förtroendevalda och tjänstemän. Tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter. Ett ledarskap med en helhetssyn på verksamheten, anställda, organisation och resurser. En vilja att fatta beslut i samverkan. Samverkanssystem som följer och löpande anpassas till organisation och beslutsnivåer.

8 Vid intervjuerna har det framkommit att: Vissa upplever att målen är tydliga och begripliga medan andra inte alls upplever målen som tydliga. Utan snarare saknar innebörd. Vissa ställer sig frågan, vad står målen för? Vissa upplever att det är en klargjord arbetsfördelning, medan andra upplever en otydlig arbetsfördelning. Merparten upplever att det finns en tydlig delegering men den efterföljs inte alltid. Exempelvis att politiker och tjänstemän går in i varandras uppdrag. Vissa tror att det handlar om kommunens storlek och kultur. Vissa upplever att ledarskapet är tydligt medan andra upplever avsaknad av intresse, engagemang och kompetens hos ledare. Merparten anser att det finns en vilja att fatta beslut i samverkan. Flera ser det som något viktigt. Vissa hävdar att beslut fattas utan samverkan medan andra anser att samverkan sker via medarbetarna men inte alltid med fackliga representanter.

9 Medarbetar- och lönesamtal Följande fungerar bra: Det finns mall för medarbetarsamtal och kriterier för lönesamtal som enligt vissa helt efterföljs. Det finns en årssnurra för när samtalen ska ske. Vissa upplever att det fungerar bra med integrerade medarbetar- och lönesamtal. Det finns en förståelse för samtalen och tid för förberedelse. Det finns ett tydligt samband mellan prestation och lön.

10 Följande fungerar mindre bra: Vissa upplever mallen för medarbetarsamtalet som begränsande och inte anpassad. Vissa anser att det saknas kriterier vid lönesamtalen. Vissa medarbetare och chefer är inte förberedda till samtal trots att tid för förberedelse finns. Avsaknad av engagemang och kunskap. Vissa har enbart medarbetarsamtal, vissa medarbetare väljer aktivt att avstå från lönesamtal medan andra inte upplever att de erbjuds lönesamtal eller att det inte är en tydlig skiljelinje mellan medarbetarsamtalet och lönesamtalet då det sker vid samma tidpunkt. Tidsbrist, svårt för chefer att hinna med två samtal utifrån tidsaspekten som finns angivet i samverkansavtalet. Låg påverkansgrad vid lönesamtalet.

11 Arbetsplatsträff Följande fungerar bra: Mall för dagordning finns och inbjudan skickas till medarbetare. Tider för APT planeras in årsvis. Möten hålls en gång per månad. Protokoll skrivs och kommer medarbetarna tillhanda. Följande fungerar mindre bra: Dagordningen saknar tydligt och meningsfullt innehåll och kommer ut för sent eller inte alls. Tider för APT planeras inte alltid in på årsbasis. Protokoll kommer ut sent. Avsaknad av intresse från medarbetare att ta del av tidigare protokoll efter frånvaro. Gemensamma APT har förekommit.

12 Samverkansgrupp/skyddskommitté Följande fungerar bra: Inom vissa verksamheter framgår att dagordning skickas ut. Inom vissa verksamheter skrivs protokoll. Inom vissa samverkansgrupper sker en bra och öppen dialog. Inom vissa samverkansgrupper sker träffarna kontinuerligt en gång per månad enligt avtalet. Följande fungerar mindre bra: Inom vissa verksamheter saknas dagordning, protokoll, dialog, kompetens och engagemang. Rekryteringssvårigheter till chefspositioner påverkar samverkan negativt. Samverkangruppens möten prioriteras inte alltid.

13 Kommuncentral samverkansgrupp Följande fungerar bra: Dagordning kommer ut i tid. Protokoll skrivs. Bra klimat, en öppen dialog och alla kommer till tals. Följande fungerar mindre bra: Protokoll kommer ut sent. Avsaknad av dialog.

14 Resultat Hur kan Högsby kommun arbeta framöver för att säkerställa att samverkansavtalet efterföljs i alla verksamheter? Följande förslag har givits vid genomförda intervjuer: Grunderna i samverkansavtalet efterföljs inte och därför behövs ett nytt samverkansavtal upprättas, där alla parter är införstådda med syfte och mål. Arbeta mer verksamhetsnära med medarbetarna och inte genom samverkansavtalet exempelvis genom debattmöten med medarbetarna, för att därigenom nå framgång i verksamheten. Chefer, medarbetare och fackliga representanter behöver bli bättre på att ha samverkansavtalet som ett levande dokument. Kunskapsnivån om samverkansavtalet hos parterna behöver höjas. En tydlig mall för dagordning bör finnas för både APT och samverkansgrupperna som alltid ska följas av alla. Tätare samverkansmöten för att därigenom möjliggöra en god dialog och för att ge förutsättningar till samverkan från planering till beslut. Arbeta mer med implementering av samverkansavtalet i hela organisationen och därmed öka förståelsen för grundernas syfte och mål. Arbeta för att öka tilliten mellan arbetsgivare och medarbetare.

15 Reflektion Under arbetet med caset har följande punkter väckts hos oss: Varför finns det två exemplar av samverkansavtalet? Blir resultatet av caset missvisande tillföljd av de få intervjuer som genomförts. Önskemålet hade varit att kunna genomföra fler intervjuer för att få en djupare förståelse och mer nyanserad bild. Finns en risk att den enskildes uppfattning tydligt går att utläsa i resultatet vilket inte är vårt syftet med caset. Vi ser att det hade varit en vinst om intervjuer även genomförts med medarbetare. Något som arbetsgivaren kan arbetas vidare med? För oss som utomstående blev vissa avsnitt i samverkansavtalet mer otydliga då vi inte hade 100% kännedom om organisationsstrukturen. Så som exempelvis samverkansgrupp/skyddskommitté och den kommuncentrala samverkansgruppen.

16 Förslag på förbättringsåtgärder Samverkansavtalet bör finnas tillgängligt på kommunens hemsida och intranät. För ökad tydlighet bör det finnas ett dokument. I nuläget finns samverkansavtalet samt en mer avgränsad folder. Vilket bidrar till otydlighet bland chefer och medarbetare. Det bör finnas en stående dagordning för arbetsplatsträffar som ska efterföljas av alla oavsett verksamhet. Den bör läggas till som en bilaga i samverkansavtalet. Det bör finnas en stående dagordning för samtliga samverkansgrupper, så att alla verksamheter oavsett arbetsområde arbetar efter samma struktur. Den bör finnas med som bilaga i samverkansavtalet. Implementering är en viktig faktor för framgång och därmed bör det vara en del av introduktionen av nyanställda. Kontinuerligt arbeta för att höja kompetensen avseende samverkansavtalets innehåll och innebörd i hela organisationen.

17 Vi ser att det behöver arbetas med mål och syfte med samverkansavtalet. Detta behöver arbetas med inom alla nivåer i organisationen. För att på så vis kunna få samverkansavtalet till ett levande dokument. Det har visat sig att det finns en brist på tillit mellan arbetsgivare och fackliga representanter. Tilliten måste byggas upp, vi-känslan behöver stärkas. Vi arbetar alla för samma mål. Tydligheten och förståelsen för varandras uppdrag behöver förbättras. Att sammankallande till APT, samverkansgrupper samt den kommuncentrala samverkansgruppen skickar ut en inbjudan med dagordning i avsatt tid, att protokoll skrivs och skickas till berörda parter inom avsatt tid samt att träffarna bokas upp årsvis. Önskvärt med en organisationsskiss i samverkansavtalet som tydligt visar vilka olika nivåer samverkansarbetet ska bedrivas inom. Arbeta aktivt med uppföljning/utvärdering av arbetet med samverkansavtalet.

18 Tack för intressanta och givande dagar.