PROJEKT Projektkurs - DA7075 VT04

Vanligaste skälen till att projekt inte blir klara i tid Dålig planering Dåligt skriven kravspecifikation Instabil problemdefinition Oerfaren projektledning Orealistiska tidsplaner

Projektplanens syfte Skapa överblick över ARBETET Skapa överblick över vilka RESURSER som behövs Skapa underlag för projektORGANISATION och ARBETSFÖRDELNING Skapa förståelse för UPPGIFTEN Skapa underlag för UPPFÖLJNING

Projektplanens upplägg * ISO9000 säger att projektplaner bör innehålla Projektets definition och målformulering Organisation av projektets resurser, som t.ex. gruppstruktur, huvudansvar och användning av material Vilka utvecklingsfaser projektet skall genomgå Tidplan för projektet med identifiering av huvuduppgifter som ska utföras, samt resurser som krävs för att genomföra dessa * Se även IEEE Std 1058-1998 – Standard for Software Project Management Plans

Projektplanens avsnitt – Översikt Projektplanen bör inledas med en översikt som beskriver Bakgrunden till projektet Vad syftet är Vilken funktion lösningen ska få i ett större sammanhang hos beställarna Alla gruppmedlemmar kan inte förhandla med beställaren och därför behövs denna vision dokumenteras tydligt och tidigt En mer detaljerad bild är kravspecifikationen

Projektplanens avsnitt – Organisation Här beskriver man vilka personer som är engagerade i projektet Vad deras huvudsakliga uppgifter är Deras ansvarsområden avgränsas Hur skall arbetet bedrivas inom gruppen? Om man skall ha fasta veckomöten varje måndag kl 09.15 Vem som är mötessekreterare eller roterar detta mellan projektmedlemmarna?

Projektplanens avsnitt – Målformulering Många projektfel kan spåras till oklara och inexakta projektmål Man lägger för lite tid på att precisera varför man gör projektet, vad det skall syfta till och hur man skall uppfylla kraven i kravspecifikationen Utan målsättning – alltid ett misslyckande Utan målsättning – ökar konflikter kring vad som skall göras Utan målsättning – mindre tydlig väg till målet Låt projektgruppen tillsammans formulera målsättningen – först enskilt och sen i grupp

Projektplanens avsnitt – Fas- och tidsplan I fasplanen beskriver man de faser som projektet delas upp i För varje fas beskriver man vilka aktiviteter, dokument och personer som är aktiva För varje fas anges de milstolpar som måste uppnås innan fasen lämnas I tidsplanen så fastslås hur faserna ligger i tiden Startdatum Slutdatum Färdigdatum för dokument Datum för redovisningar

Projektplanens avsnitt – Intressenter Intressenter är parter som påverkar eller berörs av projektet Kan vara sponsorer, underleverantörer, m.fl. Ett projekt kan vara helt beroende på intressenternas välvilja gentemot projektet I projektplanen bör man därför identifiera projektets intressenter och deras intressen

Projektplanens avsnitt – Riskanalys Det finns många hot mot projektet och dess framgång, t.ex. att utrustning går sönder För att skapa handlingsutrymme eller för att helt förebygga hot gör man en enkel riskanalys Identifiera risker och hot, analysera dess påverkan och sannolikhet så att varje RISK får en gradering För liten eller stor PÅVERKAN och Låg eller hög SANNOLIKHET att den inträffar Varje risk och hot bör ha sin handlingsplan Risker kan förebyggas (arbetas bort) eller Minimeras när de händer mha handlingsplanen

Projektplanens avsnitt – Förändringsplan Här beskriver man hur man hanterar förändringar, avvikelser ifrån planer, målsättningar och kundkrav De regler man bestämmer här är till för att på ett smidigt, enhetligt och säkert sätt skall kunna hantera och genomföra de förändringar som sker i projekt Förändring är KAOS – förändringsplanen är ett stöd för hanteringen av kaos Förändringar sker alltid i projekt Behandlar t.ex. vem som föreslå förändringar, vem som godkänner förändringar och ansvarar för dem samt vilka procedurer och kontrollpunkter som måste checkas av för att förändringen skall genomföras

Projektplanens avsnitt – Dokumentplan Detta avsnitt beskriver dels alla dokument som man ska ta fram och dels vilka personer i projektet som ansvarar för dessa dokument Man bör bestämma en standard för hur de olika dokumenten skall struktureras och skrivas Man beskriver även hur det går till innan dokumenten godkänns (vem avgör att det är klart?) och till vem det färdiga dokumentet distribueras Även förvaring, hantering och vem som är ansvarig för detta bestäms

Projektplanens avsnitt – Rapport- och granskningsplan Det är normalt projektledarnas ansvar att rapportera om projektets status till överordnande och till beställarna och sker enligt rapportplanen vid förutbestämda tidpunkter Det behöver inte alltid vara just projektledaren som redovisar något men han/hon är ansvarig för att det sker Sker skriftlig rapportering så talar man här om vem som är ansvarig för vilka rapporter och vem som skall läsa dem – undvik ”infomation overload” Man beskriver även hur granskningsförfarandet skall gå till

Varför planera? "Ingen plan överlever kontakten med fienden.” – Fältmarskalk Helmuth von Moltke