Utvecklade handläggarprocesser Kulturmiljö Dialogmöte Per Asserup

Agenda Bakgrund Beskrivning av projektet Var står vi? Vilka är vi? Kommunikation och förankring

Bakgrund Ojämn tillämpning av KML, handläggningen varierar Olika praxis leder till rättsosäkerhet Svårt att få nationell överblick Stor förbättringspotential, bland annat genom bättre IT-stöd Samverkan med Riksantikvarieämbetet Koppling till DAP-programmet och Nya Källa-projektet Britta

Om projektet Ett verksamhetsutvecklingsprojekt på Länsstyrelsen med tydlig koppling till Riksantikvarieämbetet Övergripande målsättning Effektivisera ärendehandläggningen inom sakområdet Kulturmiljö genom ensade processer i två centrala ärendegrupper Tillgängliggöra beslutsinformation för RAÄ Att åstadkomma en enkel, rättssäker och transparent process för kunderna

Syfte Verka för att de statliga kulturmiljöresurserna används på ett effektivt sätt. Öka nyttan i kulturmiljöarbetet genom högre kvalitet i beslutsfattande och bidragsgivning. Effektivisera hanteringen av ärenden och förkorta handläggningstider Verka för att göra kulturmiljöverksamheten tillgänglig och transparent Förenkla ansökning och underlätta för kunder i sin kontakt med berörda myndigheter. Skapa bättre förutsättningar för att lagar och förordningar tillämpas lika i hela landet, så att spelreglerna inom kulturmiljöområdet är lika för alla aktörer inom området en hög grad av rättssäkerhet kan uppnås Förbättra förutsättningarna för såväl länsstyrelsernas som Riksantikvarieämbetets uppföljning Bidra till att informationen från den arkeologiska processen blir samordnad med syfte att bl a minska kostnader för samhällsbyggnadsprojekt

Prioriteringar Fokus på två ärendegrupper för att få genomförbarhet Bidrag till värdefulla kulturmiljöer Arkeologiska utredningar Fokus på samordning med projekt Nya Källa och DAP- programmet Finns med i regleringsbrevet 2015 – rapportering till RAÄ

Översiktlig tidplan Etapp 2 – Genomförande Etapp 1 – Förstudie Verksamhetsanalys och processutveckling Identifiera områden för fortsatt utredning Kravanalys Etapp 2 – Genomförande Fördjupade utredningar Utveckling av handläggarstöd och tjänster Förändring arbetssätt och ev organisation Utbildning och införande Översiktlig tidplan 2015 2016 2017

Förutsättningar Projektet har en liten budget under etapp 1 och bygger på frivilligt deltagande hos länsstyrelserna För etapp 2, genomförande och införande behövs gemensamma utvecklingsmedel Projektledare, konsult via RAÄ, 3 år (2015-2017) RAÄ ställer upp med den personal som behövs för projektet

Projektmål Beskrivna och förankrade nylägen i handläggningsprocesser Framtagning av mallar, checklistor och handläggningsordningar som stöd för handläggningen. En samordnad hantering av de utvecklade processer och IT-stöd som projektet genererar, som vid projektslut överlämnas till en utsedd förvaltningsorganisation. Ett flertal utvecklade och anpassade nya IT-funktioner som stöd för en ensad handläggning. E-tjänster för ansökan. Digital överföring av information till RAÄ, som kan ersätta dagens manuella aviseringar och registreringar och möjliggör uppföljning. Utbildningsinsatser i samband med implementeringen på länen. Etapp 1 Etapp 2

Aktiviteter 2015-2017

Vad ska vi göra i närtid, etapp 1? Processanalyser, från nuläge till nyläge med förankring Identifiera områden för vidare utredning Genomföra kravanalys och ansöka om utvecklingsmedel Skapa organisation för mottagande (förvaltning) Kommunikationsinsatser Löpande samordning med RAÄ och DAP Britta om förvaltning kopplat till verksamhet

När börjar vi? Vi är igång! Arbete med bidragsprocessen pågår Arbete med arkeologiprocessen pågår Påbörjad samordning med DAP och projektet Nya Källa

Workshop-serie processutveckling och krav WS 1 Nuläge 1 WS 2 Nuläge + förändringar WS 3 Nyläge 1 WS 4 Nyläge 2 WS 1 (gem) Användarfall WS 2 Användarfall och krav WS 3 Krav WS 4 Krav Mellanliggande arbete Fördelat arbete med dokumentation, mallar, checklistor, beslutsdokument, informationsförsörjning, styrande faktorer, arkitekturfrågor, mm Mellanliggande arbete Fördjupning, dokumentation, mm Förankring Förankring Förankring Förankring Förankring Förankring Förankring Förankring Frågor för vidare utredning Samordning mellan processer och projekt Metodfrågor, informationsförsörjning, styrande faktorer, arkitekturfrågor, mm

Bemanning Arkeologi Arbetsgrupp: Deltagare – Fredrik Sandberg, LST Dalarna Deltagare – Kerstin Fogelberg, LST Västmanland Deltagare – Kerstin Lundin-Segerlund, LST Norrbotten Deltagare – Olof Pettersson, LST Sörmland Deltagare – Thomas Eriksson, LST Gävleborg (reserv) Deltagare – Rickard Lindberg, LST Skåne Deltagare – Carolina Andersson, RAÄ Deltagare – Berit Stagg, RAÄ Referensgrupp verksamhet: Referens Norr Arkeologi – Gunilla Edbom, LST Norrbotten Referens Norr Arkeologi – Katrine Nygren, LST Västerbotten Referens Mitt Arkeologi – Annie Johansson, LST Värmland Referens Väst Arkeologi – Henrik Zedig, LST Västra Götaland

Projektorganisation

Dagsläget Bidrag Arbetsgrupp: Arbetsgruppsledare - Jonas Jansson, LST Örebro Deltagare - Karolina Matts, LST Stockholm Deltagare - Mattias Schönbeck, LST Östergötland Deltagare - Elin Sahlin, LST Kronoberg Deltagare - Birthe Pedersen Sieurin, LST Kalmar Deltagare – Cecilia Wallin, RAÄ Referensgrupp verksamhet – bidrag: Referens Norr Bidrag – Jeanette Aro, LST Norrbotten Referens Mitt Bidrag – Cecilia Lagerfalk-Roth, LST Västmanland Referens Väst Bidrag – Jessica Jönsson, LST Halland Referens Syd Bidrag - Ann Tschannen, LST Skåne

Kommunikation Identifierat som framgångfaktor Kommunikationsplan finns framtagen Samarbetsyta finns tillgänglig Dialogmötena en möjlighet att informera och forma projektet Externt riktade insatser kommer att göras under etapp 2

Förankring av projektets resultat Lokal förankring är central för ett lyckat införande Stark koppling till Kulturmiljöforum Förankring av projektresultat med representanter från länsgrupper i KMF Återkommande träffar med länsgrupperna i KMF Löpande samordning med DAP, andra projekt och organisationer Extern förankring kommer att ske genom särskilda aktiviteter

Kontaktinformation: Per Asserup, tfn 010-45 77 013, e-post: per Kontaktinformation: Per Asserup, tfn 010-45 77 013, e-post: per.asserup@lansstyrelsen.se www.lansstyrelsen.se/stockholm